So wählen Sie die richtige Infrastruktur für Ihr Startup

Was ist Unternehmensinfrastruktur?

Es ist wichtig, die Infrastruktur für die Gründung zu ermitteln und aufzubauen, damit die täglichen Aktivitäten Ihres Unternehmens reibungslos ablaufen.

Ein gut organisiertes und strukturiertes Unternehmen kann seine Produkte und Dienstleistungen termingerecht liefern und dafür sorgen, dass bestehende und neue Kunden zufrieden sind und das Unternehmen profitabel arbeitet.

In diesem Blogbeitrag behandeln wir die Einzelheiten zur Auswahl Ihrer Infrastruktur für ein Startup, einschließlich:

• Kommunikation – So erstellen Sie eine geschäftliche E-Mail
• Ausrüstung – welche Ausrüstung benötige ich?
• Logistik – wie man Logistik bewältigt
• Räumlichkeiten – So wählen Sie den richtigen Arbeitsplatz
• Die finanzielle Infrastruktur von Start-up Unternehmen

Kommunikation – So erstellen Sie eine geschäftliche E-Mail

Die meisten Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten, wie Kunden, Lieferanten oder Partner mit ihnen in Kontakt treten können. Wenn Sie Zugang zu Telefon, E-Mail/Internet benötigen, müssen Sie mit der Organisation beginnen, sobald Sie wissen, von wo aus Sie arbeiten werden. Manchmal kann die Organisation/Installation dieser Dinge frustrierend viel Zeit in Anspruch nehmen, und Sie müssen dafür ausreichend Zeit einplanen. Das Letzte, was Sie wollen, sind technische Kinderkrankheiten, die Ihre Kunden beeinträchtigen.

Es empfiehlt sich, Firmen-E-Mails zu erstellen, die Ihr Unternehmen klar repräsentieren, wie zum Beispiel: [E-Mail geschützt] .

Es ist auch eine gute Idee, ein Generikum zu haben [E-Mail geschützt] or [E-Mail geschützt] E-Mail-Adresse, über die Sie kontaktiert werden können, sodass mehrere Mitarbeiter Zugriff haben und Maßnahmen ergreifen können.

Sie können Ihre E-Mails häufig über Ihr Website-Hosting-Unternehmen einrichten, worauf wir später im Kapitel „Website“ noch genauer eingehen werden. Eine Standardoption ist jedoch die Verwendung eines großen Anbieters wie Googles GSuite oder Microsofts Office 365. Diese Anbieter haben relativ niedrige monatliche Kosten im Austausch für eine solide, zuverlässige Infrastruktur und aktuelle Sicherheit.

Welche Ausrüstung brauche ich?

Welche Ausrüstung benötigen Sie für Ihr Unternehmen? Auch das fällt unter die Infrastruktur für die Gründung. Mit Ausrüstung meine ich alles, was Sie zur Erstellung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen verwenden. Wenn Sie Buchhalter sind, benötigen Sie einen Computer, eine Internetverbindung und Zugriff auf Buchhaltungssoftware. Wenn Sie ein Fitnessstudio eröffnen, benötigen Sie Fitnessgeräte, Schließfächer, Matten, Musikanlagen, Fernseher, WLAN-Router …

Bei manchen Unternehmen wie Fitnessstudios oder Cafés machen die Kosten für die Ausstattung einen großen Teil der Infrastrukturkosten für die Gründung aus. Informieren Sie sich so schnell wie möglich über die Finanzierungsmöglichkeiten für die benötigte Ausstattung – Sie müssen die langfristigen Kosten berücksichtigen, um zu entscheiden, ob es eine gute Idee ist, die Ausstattung zu leasen oder direkt zu kaufen. Es steht eine überraschend große Vielfalt an Geräten zum Leasing zur Verfügung, und für Unternehmen ohne große finanzielle Mittel kann dies eine kostengünstige Möglichkeit sein, anzufangen.

So verwalten Sie die Logistik

Logistik ist die Kunst, Versorgung und Transport zu verwalten. Bei effektiver Logistik, Lieferung und Betriebsplanung geht es darum, Ihre Produkte herzustellen, zu lagern und an Ihren Endverbraucher zu liefern. Wenn Sie dies effizient verwalten, sparen Sie Zeit und Geld – es lohnt sich, darüber nachzudenken und zu recherchieren!

Der Transport von Waren kann eine der größten Herausforderungen bei der Führung eines Unternehmens sein – er kann teuer sein und viel Papierkram erfordern, insbesondere wenn das Produkt ins Ausland geliefert wird. Es ist auch überraschend, wie viele Spediteure Beschränkungen hinsichtlich der Art der Waren haben, die sie liefern.

Wenn man diesen Geschäftsbereich versteht und jemanden damit beauftragt, kann das die Effizienz erheblich steigern.

Denken Sie nicht nur darüber nach, wie Sie Ihre Produkte liefern, sondern auch über Ihre Lieferanten. Wo sind sie, wie können sie Sie beliefern und welche Kosten entstehen dabei? Die Antworten auf diese Fragen können sich nicht nur auf Ihre Logistikplanung auswirken, sondern auch auf den Standort Ihres Unternehmens.

Wenn Sie ein Unternehmen gründen, das physische Güter verkauft, ist es wichtig, dass Sie neben Ihrem Geschäftsplan auch ein Dokument zur Logistikplanung haben.

Räumlichkeiten – So wählen Sie den richtigen Arbeitsplatz

Bei der Suche nach der Infrastruktur für ein Startup sind die Wahl der richtigen Art von Räumlichkeiten und deren Standort wichtige Entscheidungen. Die glückliche Kombination aus niedrigem Preis, guter Lage und Platz für zukünftige Erweiterungen kann schwer zu finden sein. Ein Umzug ist kostspielig – sowohl in Bezug auf Zeit als auch Geld. Die Suche nach dem richtigen Ort kann eine Weile dauern – aber seien Sie versichert, dass Sie sich dann darauf konzentrieren können, die perfekte Atmosphäre und Umgebung für Ihr Unternehmen zu schaffen.

Wenn Sie Ihr Grundstück oder einen Teil davon mieten oder kaufen, müssen Sie möglicherweise zusätzlich zur Miete Gewerbesteuer zahlen. Diese wird für die meisten gewerblichen Immobilien erhoben. Kleine Unternehmen können einen Nachlass auf die Gewerbesteuer beantragen, während manche möglicherweise überhaupt keine Steuern zahlen! Einige Gemeinden erheben Gewerbesteuer von mobilen Unternehmen, wenn diese einen festen Stellplatz haben. Die Steuern werden auf der Grundlage der Grundstückskosten und nicht der mobilen Einheit berechnet.

Was ist in Ihren Räumlichkeiten vorhanden? Wenn Sie im obigen Abschnitt zur Ausstattung nicht daran gedacht haben, ist es jetzt an der Zeit. Bei der Einrichtung Ihres Büros können beispielsweise versteckte Kosten anfallen, wie z. B. für Möbel, Computer, Drucker, Kabel, Telefone, Beschilderung des Gebäudes, Sicherheit/Alarme, Hardware und Software, Softwarelizenzen (mehrere Lizenzen können teuer sein), Schreibwaren, Tee und Kaffee. In den meisten Fällen steigen diese Kosten, wenn mehr Leute in Ihr Unternehmen eintreten. Tee und Kaffee für eine Belegschaft von 50 Personen sind ganz anders als für 5.

Es ist schwierig, den richtigen Standort zu wählen. Wenn Sie auf Laufkundschaft angewiesen sind, müssen Sie häufig einen Balanceakt zwischen Kundenfrequenz (Laufkundschaft) und Kosten durchführen (in beliebteren Gegenden sind die Gewerbesteuersätze tendenziell höher).

Darüber hinaus können – abhängig vom tatsächlichen Standort Ihrer Räumlichkeiten – gesetzliche Anforderungen gelten, die Sie erfüllen müssen:

• Wenn Sie Änderungen an der Immobilie vorgenommen haben, muss dies von der Bauaufsichtsbehörde der Gemeinde genehmigt werden.
• Verfügt die Immobilie über die erforderlichen Genehmigungen für die Nutzung für Ihre Art von Geschäft?
• Gibt es Einschränkungen hinsichtlich Lärm, Umweltverschmutzung oder Abfallentsorgung, die Sie beachten müssen?

Die finanzielle Infrastruktur Ihres Startup-Unternehmens

Damit Ihr Unternehmen gut funktioniert, müssen Sie die Art und Weise klären, wie es mit allem „Geld“ umgeht. Wenn Sie sich jetzt mit diesen Praktiken und Systemen vertraut machen, sparen Sie auf lange Sicht Zeit, Geld und Ärger – also legen wir los.

Bankkonten

Gesellschaften mit beschränkter Haftung sind verpflichtet, ein Geschäftskonto zu haben, da das Unternehmen rechtlich eine von Ihnen getrennte Einheit ist. Einzelunternehmer sind dementsprechend nicht verpflichtet, ein Geschäftskonto zu haben. Es gibt jedoch oft gute Gründe, ein solches zu eröffnen:

• Ihre Bank kann dies von Ihnen verlangen (wenn in den Geschäftsbedingungen der Bank steht, dass persönliche Konten nicht für geschäftliche Zwecke genutzt werden dürfen).
• Es kann einfacher sein, persönliche und geschäftliche Transaktionen getrennt zu halten, insbesondere bei der Einreichung von Steuererklärungen an HMRC
• Es sieht professioneller aus, wenn Sie ein separates Geschäftsbankkonto haben

Ein Geschäftskonto bietet dieselben Möglichkeiten wie ein Privatkonto, ermöglicht dem Unternehmen aber auch, Geld zu leihen, eine Firmenkreditkarte zu erhalten und Kartenzahlungen von Kunden entgegenzunehmen. Je nach Kontotyp fällt eine geringe monatliche Gebühr an.

Zahlungsmethoden

Sie müssen außerdem die besten Zahlungsmethoden für Ihre Kunden und für Sie selbst zur Bezahlung Ihrer Lieferanten finden.

Ihnen stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Über Lastschrift oder Gutschrift Karten von Ihrer Bank
• BACS-Zahlungen von Ihrem Bankkonto auf das Bankkonto Ihres Lieferanten
• PayPal-Konten
• Bargeld
• Prüfen
• Online-Zahlungen über Zahlungsgateways

Kartenzahlungen – Vor Ort

Um physische Kartenzahlungen von Kunden entgegenzunehmen, benötigen Sie ein Kartenlesegerät (ein PDQ-Terminal). Sprechen Sie mit Ihrer Bank oder Ihrem Zahlungsdienstleister über die Einrichtung eines Händlerkontos für Kartenzahlungen. Dies bedeutet, dass das Geld auf einem separaten, abgesicherten Konto liegt, bis die Zahlung autorisiert wurde. Die Bank oder der Zahlungsdienstleister richtet für Sie auch ein Zahlungsgateway ein.

Ihnen stehen viele verschiedene Kartenlesegeräte zur Verfügung, darunter:

• Smartphone-Kartenlesegeräte
• Drahtlose Maschinen
• Virtuelle Terminals

Jedes dieser Angebote hat seine eigene Einrichtung und seine eigenen monatlichen Kosten und hängt davon ab, ob Sie es mieten oder kaufen. Die Kosten variieren je nach gewählter Option zwischen 15 und 30 £ pro Monat.

Sie müssen außerdem für jede Kartenzahlung eine Transaktionsgebühr bezahlen. Der Betrag hängt von der Anzahl der Transaktionen ab und davon, ob Sie einen Prozentsatz oder eine Pauschalgebühr für jede Transaktion bezahlen. Bei einigen Anbietern können auch Mindestnutzungsgebühren anfallen, wenn Sie nur wenige Transaktionen tätigen.

Kartenzahlungen oder Banküberweisungen online

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, online zu arbeiten oder Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen. eBay und Amazon sind bekannte Plattformen für den Einstieg in den Online-Verkauf, aber je nach Art Ihrer Arbeit können Etsy, Patreon, Freelancer oder Fiverr besser geeignet sein.

Wenn Sie Online-Zahlungen über Ihre Website akzeptieren möchten, ist die Verwendung eines Zahlungsgateways der sicherste und einfachste Weg. Damit erhalten Sie sofortige Zahlungen, mehr Glaubwürdigkeit und mehr Sicherheit als bei der Annahme von Lastschriftzahlungen.

Es gibt viele Anbieter, darunter:

• SagePay
• WorldPay
• 2Checkout
• Stripe
• Paypal

Für die Integration eines Zahlungsgateways in Ihre Website benötigen Sie Fachkenntnisse. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie am besten professionelle Hilfe in Anspruch nehmen.

So behalten Sie den Überblick über Ihre Finanzen

Die Buchführung ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Und leider stammen hieraus die meisten Stereotypen, dass Buchhaltung langweilig sei.

Ein Großteil der harten Arbeit, der dieser Ruf zu verdanken ist, kann heute mithilfe von Software erledigt werden, auf die sich Buchhalter spezialisiert haben. Buchhalter und Buchführer verfügen nach wie vor über unschätzbar wertvolle Fähigkeiten, und es lohnt sich, ihre Hilfe in Anspruch zu nehmen (insbesondere bei Steuererklärungen oder Unternehmensberatung), um sicherzustellen, dass die Finanzen des Unternehmens richtig gehandhabt werden.

Es gibt viele Tools, mit denen Sie Rechnungen automatisieren, Zahlungen verfolgen und alles mit Ihrem Geschäftsbankkonto verknüpfen können. Einige davon sind einfacher zu beherrschen als andere, könnten Ihnen aber Zeit sparen, wenn Sie nicht möchten, dass jemand in Ihrem Team die volle Verantwortung für die Finanzen des Unternehmens übernimmt.

Vielleicht möchten Sie sich Online-Anbieter wie Xero, Quickbooks oder Freeagent ansehen, aber Sie benötigen möglicherweise einen Buchhalter oder Finanzexperten, der Ihnen dabei hilft, dies für Ihr Unternehmen einzurichten.

Rechnungsstellung

Wenn Sie einem Kunden etwas verkaufen, sollten Sie ihm eine Rechnung ausstellen und eine Kopie dieser Rechnung für Ihre Unterlagen aufbewahren. Diese kann digital oder auf Papier erfolgen, es gibt jedoch viele digitale Rechnungssysteme, die Ihnen dies erleichtern können.

Eine Rechnung sollte Folgendes enthalten:

• Ihr Firmenname, Ihre Adresse (eingetragen und Handelsadresse) und Kontaktinformationen
• Die Unternehmensidentifikationsnummer
• Firmenname und Adresse des Kunden, an den Sie eine Rechnung stellen
• Eine klare Beschreibung der Kosten, die Sie berechnen
• Das Datum, an dem die Ware oder Dienstleistung erbracht wurde (Lieferdatum)
• Das Datum der Rechnung
• Der/die berechnete(n) Betrag(e)
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls für die Umsatzsteuer registriert
• Mehrwertsteuerbetrag der anwendbaren
• Der Gesamtbetrag der Schulden

Wenn Sie und Ihre Kunden mehrwertsteuerpflichtig sind, müssen Sie eine Mehrwertsteuerrechnung ausstellen, die zusätzliche Mehrwertsteuerinformationen enthalten muss.

So vermeiden Sie Liquiditätsprobleme

Viele dieser Kosten sind vorhersehbar und daher leicht zu planen. Sie müssen nur im Voraus darüber nachdenken.

Für jedes Thema, das wir heute behandelt haben, sollten Sie eine Liste aller Kosten erstellen, die mit der Gründung Ihres Unternehmens verbunden sind. Anschließend sollten Sie recherchieren, wie hoch diese Kosten sind und wie oft sie gezahlt werden müssen. Viele von ihnen haben eine jährliche oder monatliche Gebühr. Wenn Sie diese Kosten besser verstehen, notieren Sie für jeden Monat, welche Kosten gezahlt werden müssen und wie hoch sie sind.

Unerwartete Ausgaben können verursachen cash flow Probleme Daher ist es wichtig, im Voraus über diese Kosten nachzudenken, um diese Fallstricke zu vermeiden.

Fazit

In diesem Artikel haben wir Folgendes behandelt:

• Kommunikation – So erstellen Sie eine geschäftliche E-Mail
• Ausrüstung – welche Ausrüstung benötige ich?
• Logistik – wie man Logistik bewältigt
• Räumlichkeiten – So wählen Sie den richtigen Arbeitsplatz
• Die finanzielle Infrastruktur Ihres Startup-Unternehmens

Auch hier gibt es viel zu bedenken und das meiste davon wird in irgendeiner Form auf Ihr Unternehmen zutreffen. Gehen Sie es also langsam an und stellen Sie sicher, dass Sie alle Grundlagen abgedeckt haben, bevor Sie fortfahren.

Apropos Weitermachen: Im nächsten Artikel werden wir uns ansehen Schutz Ihres Unternehmens vor Gesetzen, Vorschriften und anderen, die Ihre Ideen kopieren!