7 tareas que los propietarios de pequeñas empresas deben delegar con anticipación

Hay algunas tareas que parecen consumir tiempo. Algunas de ellas pueden ser engañosamente interesantes, o incluso adictivas. Estar atento a las redes sociales puede convertirse rápidamente en horas de navegación cuando en realidad solo querías dedicar unos minutos. Otras tareas, como el diseño gráfico, requieren habilidades y conocimientos específicos. Puede ser una ardua tarea dominarlas por ti mismo mientras intentas concentrarte en hacer crecer tu negocio al mismo tiempo. Por último, hay tareas que se pueden hacer mucho más fáciles si seleccionas la herramienta adecuada para el trabajo, en lugar de dedicar horas de trabajo manual para completarlas, como utilizar un herramienta de modelado financiero.

En cada uno de estos casos, la delegación debe ser su lema. Ya sea que delegue en otro miembro del personal, en un contratista o incluso en un software, el tiempo que libera para concentrarse en su negocio a menudo vale la pena.

Hoy tenemos un artículo invitado de Kayleigh Alexandra en Micro Startups, ¡aquí para destacar 7 tareas para delegar desde el principio!

Es sumamente difícil pasar sin problemas de dirigir una operación individual prometedora a dirigir un equipo en rápido crecimiento con grandes ambiciones. Esto se debe, en gran medida, a que ampliar un negocio en crecimiento agrega más complejidad de la que la gente tiende a esperar y se acumula rápidamente: si no se anticipa, puede verse abrumado por su carga de trabajo y no poder hacer frente a ella.

Por eso, delegar no es una mera recomendación: es un requisito práctico. Cuanto antes empiece a aligerar su carga diaria, mejor preparado estará para cumplir con sus obligaciones principales como propietario de una empresa y menos probabilidades tendrá de sufrir agotamiento.

A continuación se presentan 7 tareas que todo propietario de una pequeña empresa debería intentar despachar lo antes posible:

1. HORA

Los recursos humanos son una parte clave del crecimiento empresarial, porque será necesario dedicar mucho tiempo a... Encontrar nuevos talentos, pasar por el proceso de contratación, incorporar nuevos empleados y manejar todas las pequeñas disputas y solicitudes que inevitablemente surgen cuando tienes un equipo en crecimiento. Puedes, y debes, participar hasta cierto punto (en particular cuando buscas nuevos talentos), pero es mucho mejor que alguien más se encargue de eso.

Cuando se cuenta con un responsable de RR.HH. dedicado (con el respaldo de un portal de RR.HH. adecuado), no es necesario atender numerosas solicitudes básicas todos los días. También es ideal para la resolución de conflictos: si un empleado tiene un problema con su liderazgo, puede hablarlo con el responsable de RR.HH. en lugar de tener que dirigirse directamente a usted, y se puede encontrar una solución sin conflictos incómodos.

2. Planificación

Toda empresa en crecimiento se beneficia de un plan de negocios claro, pero a partir de cierto punto, debería ser otra persona la que se ocupe de los detalles. Las herramientas de planificación financiera como Brixx permiten que varios miembros de un equipo contribuyan al proceso de planificación y, a diferencia de las hojas de cálculo, son fáciles de entender a simple vista.

Una herramienta fácil de usar como esta garantiza que pueda mantenerse actualizado sobre los diversos objetivos comerciales y realizar un seguimiento de su progreso (mensual, trimestral y anual, por ejemplo) sin ocupar demasiado tiempo. Además, en Brixx todo es modular y no requiere conocimientos financieros, por lo que es fácil experimentar o concentrarse más cuando la empresa enfrenta grandes decisiones o necesita buscar inversiones.

3. Medios de comunicación social

Cualquier empresa que desee comenzar a construir una marca valiosa debe comprometerse a largo plazo con la actividad en las redes sociales. Es una vía tan rica que permite llegar a nuevas audiencias y mostrar la creatividad en diversas formas, que prescindir de ella (o incluso descuidarla un poco) es una decisión poco aconsejable.

Las redes sociales son exigentes, por supuesto. Los feeds se mueven rápidamente, al igual que las tendencias, y hay numerosas plataformas a tener en cuenta: como mínimo, están Twitter, Facebook, Instagram y, por supuesto, LinkedIn, pero no debes pasar por alto canales como Pinterest o Snapchat, según tu negocio. Hay tanto que hacer para promocionar en las redes sociales que necesitas un administrador de redes sociales interno, o incluso un equipo, que utilice herramientas como SocialOomph or Virus Pep Trabajar con una eficiencia óptima.

4. contabilidad

El flujo de caja es fundamental para todas las operaciones comerciales, pero es particularmente importante cuando se maneja una pequeña empresa porque se es relativamente vulnerable: tanto en lo que respecta a mantener en marcha la operación como en lo que respecta a la imagen de la empresa (no se quiere que se considere que se está pasando por dificultades). Se puede ser rentable, pero aun así llegar a un punto de fracaso debido a un mal cronograma de pagos.

El uso de una herramienta de contabilidad basada en la nube con banca, análisis y nóminas te ayudará enormemente, ya que te permitirá mantener todo en un solo lugar y mantener las cuentas equilibradas sin demasiados problemas. Por su bajo costo y compatibilidad, Contabilidad de onda Definitivamente vale la pena intentarlo, aunque Xero y QuickBooks son algunos de los nombres más importantes que existen (aunque no faltan alternativas si lo prefieres).

5. Administrador

Esta es una categoría muy amplia, pero es una de las cosas más importantes que puedes delegar porque la administración consume mucho tiempo. Piensa en tu día laboral promedio y haz una lista de todo lo que haces ese día que cuenta como tejido conectivo entre tus tareas importantes: cosas como ingresar datos, actualizar tu agenda, atender llamadas, organizar viajes, etc.

Lo ideal es que tu función como líder de la empresa sea gestionar el equipo que tienes debajo de ti y apresurarte a conseguir nuevos clientes. Es una carga de trabajo pesada y no puedes permitirte la distracción de (por ejemplo) tener que escribir varias páginas de notas 30 minutos antes de una presentación importante ante un cliente. Ya sea que contrates a una secretaria exclusiva, utilices a un profesional independiente o distribuyas las tareas entre tu equipo, quítate de encima las tareas administrativas lo antes posible.

6 Diseño gráfico

Ya sea que estés publicando algunas publicaciones para las redes sociales o renovando el diseño del sitio web de tu empresa, necesitarás que se realicen muchos trabajos de diseño gráfico. Incluso si tienes algunas habilidades en esa área, es posible que no sean de nivel profesional y tengas cosas más importantes que hacer con tu tiempo.

Puedes contratar a un diseñador gráfico exclusivo para tu equipo o puedes trabajar con un profesional independiente (o un grupo de profesionales independientes) según sea necesario (puedes utilizar sitios en línea para esto, pero sé exigente: la calidad es esencial). El enfoque que debes adoptar depende de la frecuencia con la que necesites que se realice el trabajo de diseño gráfico y del estándar que necesitas alcanzar.

7. Atención al cliente

Al principio, es bueno que el propietario de una pequeña empresa se involucre personalmente en el trato con los clientes, porque eso hace que la empresa parezca más agradable. Además, es más probable que consigas el apoyo de alguien si te ocupas tú mismo de su problema, porque demuestras la seriedad con la que te tomas su negocio (y su satisfacción). Pero no puedes seguir ocupándote de la atención al cliente por tu cuenta y, con el tiempo, eso empezará a hacerte parecer poco profesional.

No recomiendo utilizar un equipo de soporte completamente virtual para manejar todo, pero los asistentes de soporte remoto pueden ser bastante buenos si se utilizan de manera inteligente y cuentan con el respaldo de algún tipo de defensor interno del éxito del cliente. Intervenga cuando sea absolutamente necesario (si un cliente amenaza con irse, por ejemplo), pero deje que sus empleados se encarguen de las relaciones.

Si desea alcanzar sus ambiciones empresariales, no puede permitir que su carga de trabajo le quite tiempo y energía innecesariamente. Delegue cada una de estas tareas lo más rápido posible y concéntrese por completo en las cosas que solo usted puede manejar.

kayleigh alexandra es redactor de contenido para Micro Startups, un sitio dedicado a la donación a través del Growth Hacking. Visita su blog para obtener la última dosis de información sobre startups, emprendedores y organizaciones benéficas de la mano de los mejores expertos de todo el mundo, o síguenos. Micro Startups en Twitter @getmicrostarted.