Los problemas de flujo de caja pueden hacer que empresas que de otro modo serían exitosas quiebren. Esta es una verdad que vale la pena repetir, ¡por eso este es el tercer artículo en el que la repito!
Las pequeñas empresas corren un riesgo especial, ya que pueden no tener un acceso fiable a fuentes de financiación y tener que recurrir a préstamos para salir de problemas, lo que, a su vez, afectará negativamente a su flujo de caja futuro. Por eso, hoy vamos a analizar específicamente la teoría y la práctica de un buen flujo de caja:
- Los beneficios de la Pronosticando su flujo de efectivo futuro.
- Problemas comunes de flujo de caja que puede experimentar una empresa.
- Cinco pasos prácticos que puede seguir como propietario de un negocio o contador para garantizar que el riesgo mortal de tener efectivo negativo se pueda mitigar o evitar por completo.
Beneficios de una previsión de flujo de caja
En primer lugar, ¿qué es una previsión de flujo de efectivo? A veces denominada "estado de flujo de efectivo", pronóstico de flujo de efectivo es una predicción de cuánto efectivo recibirá y pagará la empresa cada mes. Mientras que su previsión de ganancias y pérdidas le indica cuántas ganancias está obteniendo el negocio al registrar lo que el negocio debe y se le debe, el resultado final de un flujo de efectivo muestra lo que hay en la cuenta bancaria del negocio al final de cada mes.
A veces, esto puede acercarse peligrosamente a la situación de "insuficiente". Si la empresa termina por no tener suficiente dinero en el banco para cumplir con sus obligaciones a fin de mes, entonces sucederán cosas malas. Pero, ¿cómo podría suceder esto? Bueno, fácilmente, si le pagan demasiado tarde o si la empresa tiene que asumir costos inesperados.
Esto puede suceder incluso si la empresa es rentable. ¿Cómo? Bueno, las ganancias solo muestran el resultado neto de las transacciones acordadas de la empresa en un período en comparación con las pérdidas que genera. Dependiendo de la empresa, esto podría ser muy diferente a su posición de efectivo. Confiar solo en las ganancias para determinar si una empresa será sostenible no brinda suficiente información. Debe tener una previsión del efectivo que la empresa realmente tendrá en su bolsillo para pagar sus facturas en un momento dado.
Si la empresa no dispone de efectivo para pagar a sus proveedores, a sus empleados y al gobierno, tendrá que liquidar rápidamente algunos de sus activos o endeudarse para sobrevivir. La alternativa es la quiebra.
Problemas de flujo de caja que puede experimentar una empresa
¿Qué puede provocar que una empresa tenga problemas de flujo de caja? A continuación, se indican tres ejemplos habituales:
1. Modelo de negocio – Márgenes de beneficio
Medir el éxito de una empresa basándose únicamente en el margen de beneficios puede ser un camino peligroso. El margen de beneficios es la cantidad en la que los ingresos por ventas superan los costes de la empresa durante un período determinado. Este período puede ser un mes, un trimestre o un año. Estos largos plazos ayudan a disfrazar aún más los movimientos reales de efectivo en la empresa. Como ya hemos comentado, la empresa puede tener un margen de beneficios saludable, pero la promesa de beneficios no se puede utilizar para pagar las facturas.
2. Gestión de stock y tendencias estacionales
Si tu negocio es estacional, venderás más en determinados momentos del año. Genial, ¿verdad?
Bueno, lo es, pero con el aumento de los ingresos también aumentan los costos. Ya sea que revendas productos, los construyas tú mismo a partir de materias primas o tengas otros costos que se relacionen directamente con las ventas que realizas, estos aumentarán junto con el aumento de tus ventas. Esto puede generar facturas inesperadamente altas. Si recibes el pago en el tiempo esperado, todo bien. Pero algunos pagos atrasados o facturas más altas de lo previsto podrían dejarte con un déficit de efectivo.
Además, si la empresa mantiene un inventario en stock, comprará nuevas existencias antes de venderlas. Esto aumenta el riesgo de que la empresa tenga existencias inactivas y sin vender durante un período prolongado, especialmente si se realizan compras de existencias a granel con anticipación para anticipar las tendencias estacionales. Pagar por algo antes de que genere ingresos siempre conlleva un riesgo, pero cuanto mayor sea el posible retraso entre la compra de existencias, la venta y el pago, mayor será el riesgo.
3. Acreedor y deudor
Es fácil suponer que se le pagará en una fecha determinada. Sin embargo, existen algunas formas prácticas de hacer que esto se cumpla al pie de la letra. Siempre habrá retrasos en los pagos en las empresas, pero las consecuencias para su empresa podrían ser mucho peores que para los responsables del retraso en el pago.
Gestionar acreedores y deudores puede ser un delicado acto de equilibrio, en el que usted puede encontrarse siendo el temido pagador moroso para cubrir las brechas de capital de trabajo que surgen en su negocio por la misma razón.
5 consejos para gestionar mejor el flujo de caja
1. Organice su contabilidad, facturación y previsión de flujo de caja
Prever los problemas antes de que ocurran es la base de la planificación empresarial.
Es importante invertir algo de tiempo y energía al iniciar una empresa para asegurarse de contar con buenos sistemas (¡y buenas personas!) para gestionar las actividades financieras de la empresa. Estos incluyen, entre otros:
- Facturación
- Gestión de gastos regulares
- Ordenes de compra
- Nómina (no solo salarios, sino también planes de pensiones e impuesto al seguro nacional)
- Impuestos (IVA e Impuesto sobre la Renta/Sociedades, si corresponde)
- ¡Manténgase al tanto de todo lo anterior!
Si siente que no tiene el control total de las finanzas de su empresa, el primer paso es hacerse una idea de lo que realmente está sucediendo en el ámbito financiero. ¿Cuáles son las transacciones que realiza la empresa y cuáles son sus obligaciones? Solo cuando sepa esto podrá responder a la pregunta que quizás le esté rondando la cabeza: ¿puede la empresa cumplir con sus obligaciones y aspiraciones?
La recopilación y presentación de esta información suele ser más sencilla si se utiliza un software de contabilidad en línea. La mayoría son servicios que las empresas, o sus contables, pueden utilizar para generar resultados útiles que les permitan llevar un registro de las finanzas de la empresa. Como mínimo, un gráfico de flujo de caja mensual le ayudará a controlar la posición de efectivo de la empresa e identificar qué tan cerca está de la línea en términos de efectivo disponible. Hay muchas más herramientas que puede utilizar para analizar la salud del efectivo de la empresa. Cálculos sencillos como los días de ventas pendientes (el tiempo promedio que se tarda en cobrar los ingresos de una venta) le ayudarán a identificar prácticas ineficientes y también le proporcionarán información que le ayudará a planificar eficazmente para el futuro.
2. Factura por adelantado
La mejor manera de evitar una situación de abundancia y escasez es facturar por adelantado. Puede que esta no sea la forma en que usted esté pensando hacer negocios, pero vale la pena considerar seriamente las ventajas y desventajas de esto antes de tomar una decisión. Facturar por adelantado significa que hay dinero en efectivo en el bolsillo de la empresa antes de que la empresa misma deba asumir un compromiso, ya sea un producto o un servicio.
No hace falta decir que esto es una gran ventaja si el flujo de fondos puede ser un problema para la empresa. Si factura por adelantado, los pagos retrasados solo significan demoras en la entrega de un producto o servicio. Esto puede traer sus propios problemas, pero al menos la empresa no ha gastado dinero ya.
3. Condiciones de pago de facturas
Las condiciones de pago de las facturas son otra forma de controlar el período en el que desea recibir el pago. Al reducir los días acordados para el pago, puede asegurarse de que se reduzca el intervalo entre la realización de una venta y la recepción del efectivo. Recibir los pagos rápidamente ayudará a la empresa a avanzar hacia un flujo de caja positivo y reducirá el riesgo de pagos retrasados.
4. Ofrecer formas de pago más sencillas
Sus clientes estarán más contentos de completar una transacción y realizar un pago si es sencillo y cómodo. Descubra cómo prefieren pagar sus clientes y proporcióneles esos mecanismos de pago. Ya sea que esto signifique invertir en equipos físicos o en más métodos de pago en línea, puede valer la pena a largo plazo.
5. Contrata a un contable
Gestionando la Entrada y salida El dinero en efectivo de la empresa es un arte fino, y algo que muchos Las empresas emplean un contable Además de ocuparse de los aspectos básicos de la gestión de facturas y recibos, también puede contratar a un profesional para que controle las facturas (reduciendo aún más las posibilidades de pagos atrasados) o proporcione información de buena calidad sobre el estado financiero de la empresa.
