Cómo prever fácilmente el flujo de caja de tu startup

¿Qué es un estado de flujo de efectivo?

El estado de flujo de efectivo es uno de los informes más comunes que utilizan los contables. Es una medida de toda la actividad de efectivo entrante y saliente de la empresa y, por lo general, se estima a nivel mensual. Puede pensar que lo único que importa es su margen de ganancias, pero es fundamental comprender y saber cómo pronosticar su flujo de efectivo.

La diferencia clave entre un pronóstico de flujo de efectivo y otros informes financieros como el estado de resultados (también conocido como estado de ganancias y pérdidas) es que todo es cuestión de tiempo. El momento en que se entrega o se recibe el efectivo es de vital importancia. No tendrá en cuenta las futuras ventas recibidas a crédito. Es un fiel reflejo de sus cuentas bancarias. entradas y salidas. No lo que podría ser, sino lo que es.

¿Por qué necesito pronosticar mi flujo de caja?

En pocas palabras, puede tener una empresa muy rentable y aun así declararse en quiebra. ¿Por qué? Porque su flujo de caja se vuelve negativo.

El flujo de caja depende del momento en que se realizan las transacciones. Podrías estar recibiendo miles de libras en pedidos, pero si no recibes ese dinero hasta dentro de 60 días debido a tus condiciones de pago, es posible que no tengas suficiente dinero para pagar el alquiler la semana que viene.

Los problemas de flujo de caja son la causa del fracaso de una gran cantidad de empresas, por lo que puede empezar a entender por qué es importante. Tener una idea clara de su flujo de caja es fundamental para operar su empresa a largo plazo y comprender su salud financiera. Debe planificar para poder ver cualquier déficit a una milla de distancia y encontrar una manera de cubrir el déficit antes de que sea demasiado tarde. Puede tener una empresa perfectamente viable y en crecimiento, pero si no tiene la vista puesta en el futuro, ¡todo podría salir mal!

¿Donde debería empezar?

Puede parecer que necesitas ser un Contador experto Calcular el flujo de efectivo es muy sencillo, pero es más sencillo de lo que parece. Los ingredientes son, en realidad, bastante básicos.

• Decide hasta dónde planeas llegar en el futuro
• Estima tus ventas
• Estima tus costos
• Planifique cuándo pagará o recibirá dinero

La duración de su pronóstico debe ser de al menos 12 meses en detalle. Cuanto más se adentre en el futuro, más incierto será y dependerá en gran medida de la tipo de negocioPor ejemplo, si su empresa de software desarrolla aplicaciones con un ciclo de desarrollo de dos años, necesitará un horizonte de planificación más largo.

Una vez que haya elegido una duración para su previsión, debe hacer una lista completa de todas las actividades financieras de la empresa antes de empezar a pensar en las cifras. Este ejercicio por sí solo es bueno para destacar lo que está haciendo su empresa.

Veamos cómo hacer esto usando nuestro software de planificación empresarialVoy a dividir esta tarea en lo siguiente:

• Ingresos
• El costo de ventas
• Costos de operación
• Compras de activos
• Retiros y reembolsos de préstamos

Planifique sus ingresos

¿Hasta qué punto debe usted planificar detalladamente sus previsiones de ventas?

Ahora pasamos a estimar su previsión de ingresos. La primera pregunta que debe hacerse es qué nivel de detalle desea alcanzar. Puede crear una sola línea para todos sus ingresos, lo que facilita enormemente la tarea. Compara tu pronóstico con tus datos realesSin embargo, proporciona poca información sobre el desempeño de productos o servicios individuales y será más difícil hacer pronósticos precisos para el futuro cuando no se sabe qué elementos contribuyen más o tienen un mejor desempeño.

Por lo tanto, podría agregar una fila para cada tipo de artículo que venda. Por ejemplo, si es dueño de una cafetería, es posible que venda una variedad de refrescos. Llevaría demasiado tiempo calcular pronósticos de ventas individuales para cada artículo si vende muchos productos diferentes; se daría por vencido en una semana. El valor agregado de tener ese nivel de detalle es limitado al realizar pronósticos. Si tiene muchos productos, probablemente desee consolidarlos en una línea como "bebidas frías".

El café podría dividir todas sus ventas en las siguientes líneas:

• Bebidas calientes
• Bebidas frías
• Sándwiches/sopas
• Pasteles/magdalenas/dulces
• Eventos de catering

Si lo desea, puede incluir más filas, pero con suerte podrá ver que se trata de lograr un equilibrio entre mantener la practicidad y conservar un nivel de detalle útil. Todo dependerá de cuántos artículos diferentes venda y de cuánto tiempo tenga.

¿Cómo estimar su pronóstico de ventas?

A continuación, debe anotar algunos números y estimar su pronóstico. Esto será más fácil si tiene algunas cifras existentes de las que extraer una tendencia, pero puede ser más difícil si recién se encuentra en la fase de planificación de su negocio. Como empresa emergente, debe extrapolar sus ventas probables. Una forma sencilla de comenzar con esto es utilizar la siguiente técnica:

• Calcule el alcance potencial por día/semana/mes (el tamaño del mercado al que puede apuntar)
• Calcula la proporción que verá tus productos
• Calcular la proporción de espectadores que realizarán una compra
• Multiplique esto por el precio de compra promedio.

Un ejemplo sería una tienda instalada en un centro comercial:

• El centro comercial tiene una afluencia diaria de 2000 personas (alcance).
• El 5% ingresa a la tienda, lo que genera 100 espectadores.
• El 20% de los espectadores compra un producto cuyo valor medio es de 80 £.
• Esto supone un ingreso diario de 1600 libras y un ingreso mensual de 48,000 libras.

Luego, debes tener en cuenta la estacionalidad y otras iniciativas de marketing que puedan afectar el tráfico. Puedes utilizar este método para todo tipo de empresas, sin importar lo que vendas. Siempre hay muchos factores que afectarán la cantidad que realmente vendes cada día, pero puedes comenzar a generar una buena impresión utilizando este método.

Período de aumento de ventas

Mientras que recién Planificación financiera como startup, también deberá tener en cuenta el período de arranque. Este es el tiempo que lleva crecer desde cero ventas hasta el nivel que prevé alcanzar como un negocio en pleno funcionamiento. Es poco probable que logre un gran éxito el primer día de ventas. Debe dejar tiempo para que su marca se haga conocida, para que sus esfuerzos de marketing hagan su trabajo y para que se establezca una base de clientes estable. Es fundamental que planifique este período de crecimiento en función de su flujo de efectivo, ya que determinará cuándo se quedará sin efectivo. Si su período de arranque es demasiado largo, es posible que deba buscar nueva financiación para cubrir sus costos continuos.

Eche un vistazo a la gráfica de abajo.

En el ejemplo anterior, la empresa emergente recibió un préstamo el 17 de marzo que cubría los costos iniciales. La empresa comienza a realizar ventas un año después, pero el aumento previsto de las ventas no es lo suficientemente rápido como para cubrir los costos de la empresa y la empresa cierra poco después. Este es otro caso en el que El flujo de caja ha matado un negocio potencialmente grandeComo puede ver, más adelante el negocio va bien. Solo que tardó demasiado en llegar a ese punto y la empresa se quedó sin dinero.

Planifique sus costos de ventas

Una vez que haya decidido el nivel de detalle, haya enumerado los productos o grupos de productos e ingresado algunas cifras, deberá ingresar el costo de ventas. Estos son costos que varían en función directamente del volumen de ventas. El costo de ventas común sería el costo de comprar o fabricar un producto, o el costo de empaquetarlo y enviarlo. Es útil hacer esto al mismo tiempo que su pronóstico de ingresos, ya que está muy relacionado. El momento aquí es importante. Puede comprar un producto un mes antes de obtener el ingreso por su venta, mientras que el costo de envío puede pagarse después de que un cliente haya comprado el producto. Puede comprar una gran cantidad de existencias para que le duren varios meses o puede pedir existencias solo cuando llegan las solicitudes de los clientes. Estas variaciones pueden significar la vida o la muerte para el negocio, ¡así que planifíquelas bien!

El otro factor que debe tener en cuenta es si su empresa está registrada a efectos del IVA. No encontrará el IVA en una previsión de pérdidas y ganancias porque no afecta a las ganancias. Sus clientes le pagan un 20 % adicional por sus productos, que luego retiene durante un tiempo antes de pasárselo al gobierno unos meses después. sí Sin embargo, esto puede marcar la diferencia en su flujo de efectivo, ya que varía la cantidad de efectivo que tiene en un momento dado. Recibirá más dinero de sus clientes, pero de vez en cuando puede tener que pagar una factura de IVA importante que puede sorprender a algunas empresas. ¡Otra razón para planificar su flujo de efectivo!

Planificación de sus costes operativos

A continuación, analizaremos los gastos generales de su empresa, los costos que siempre pagará, ya gane 1 libra o 10000 12 libras. Suelen ser más fáciles de predecir con precisión. ¿Por qué? Bueno, aunque tenga una buena idea de su previsión de ventas para los próximos XNUMX meses, puede ser una cifra bastante desconocida, especialmente si es una startup incipiente. ¿Quién puede predecir realmente si sus ventas se dispararán en el primer año o si se acelerarán lentamente durante los dos siguientes? Sus costos, por otro lado, son, lamentablemente, algo más predecibles.

Tendrás cantidades fijas establecidas para el alquiler, las facturas de servicios públicos, el teléfono y el resto de los costes diarios de funcionamiento de la empresa. Se trata de cantidades conocidas que no requieren de conjeturas. Consulta los acuerdos de domiciliación bancaria para tener una idea clara. Incluye aquí también los salarios, ya que forman parte de tus gastos generales. Piensa con cuidado, es muy fácil olvidarse de los costes ocultos, como el seguro, los costes administrativos y los cargos de las tarjetas de crédito. Tómate tu tiempo y hazlo bien.

Una vez que tengas todo esto junto, tendrás una idea bastante clara de cuánto dinero necesitarás para cubrir los costos operativos de tu negocio. Además, debes comenzar a tener conciencia de cuándo se producen los grandes costos. ¿Pagas las facturas mensualmente o recibes una gran suma una vez al año? ¿Hay algún mes específico que sea más alto que el resto y con el que debas tener cuidado? Asegúrate de programar estos pagos correctamente para garantizar un flujo de efectivo preciso.

¿Está listo para comenzar a planificar su flujo de efectivo de manera sencilla?

Compras de activos

Estos son los artículos que debe comprar para operar su negocio y que también conservan un valor después del costo inicial. A menudo son artículos que poseerá físicamente. Vale la pena pensar en estos costos por separado de sus costos operativos normales, ya que a menudo pueden ser compras grandes (vehículos, computadoras, etc.) que tendrán un gran impacto en su flujo de efectivo.

Si esto fuera un guia de balance Luego, ampliaría más este tema, pero aquí hay un ejemplo que la mayoría de las personas reconocerían: la compra de un automóvil. Tienes un costo inicial (que afecta tu flujo de efectivo), pero luego también tiene valor después de la compra. Entonces, a diferencia de un costo como el alquiler, el valor va a tu balance general, que, en el caso de un automóvil, comienza a reducirse inmediatamente con el tiempo debido a depreciaciónLa depreciación no aparece en su flujo de efectivo porque en realidad no es dinero que sale de su cuenta bancaria. Finalmente, al cabo de unos años puede venderlo (o amortizarlo). La venta se realiza al valor depreciado, que luego aparece en su flujo de efectivo. ¡Simple!

Las compras de activos varían mucho según el tipo de negocio. Si tiene un taller de venta de coches, será muy importante. Una empresa con sede en una oficina puede tener ordenadores, escritorios y otros equipos que se renuevan cada pocos años. Un establecimiento minorista puede tener estanterías, zonas de almacenamiento, cajas registradoras y, fundamentalmente, inventario. Todos ellos tienen plazos de compra que afectarán a su flujo de caja y, a menudo, serán compras importantes que deben planificarse con antelación.

• Lectura Recomendada: Saldo normal de cuentas

Retiros y reembolsos de préstamos

Probablemente podrías haber incluido esto en tu sección de gastos generales, pero es útil pensar en la financiación por separado. Debes estar al tanto del acuerdo de pago de tu préstamo, ya que esto afectará tu flujo de efectivo sustancialmente. Hay muchas políticas diferentes, que varían desde solo intereses hasta pagos mensuales fijos y préstamos con pago único en el que todo se paga al final del plazo. Esta debería ser una cifra bastante constante que afecte tu flujo de efectivo cada mes. La excepción podría ser un préstamo con pago único en el que pagas la suma total al final del préstamo, lo que lleva a un golpe masivo en tu flujo de efectivo. ¡Ten cuidado!

Reuniéndolo todo en un informe y un gráfico

Todo lo anterior se puede dividir en entradas y salidas. En el nivel básico:

Entradas

• Ventas de productos y servicios
• Venta de activos
• Retiro de préstamos u otras inversiones.

Salidas

• Costos operativos y salarios
• El costo de ventas
• Compras de activos
• Amortizaciones de préstamos

El resultado de todo esto debería ser una previsión del saldo que tendrás en tu cuenta bancaria al final de cada mes.

Configuración de una previsión de flujo de efectivo en una hoja de cálculo

• En una nueva hoja de cálculo, configure los meses como encabezados de columna en la parte superior.
• Añade una columna de totales al final de cada año.
• Configure filas para sus entradas y salidas.
• Divídalos en filas individuales como se describe en el artículo.
• Agregue un total en la parte inferior de Entradas y un total en la parte inferior de Salidas
• Agregue un total en la parte inferior de todo el informe que calcula la red de entradas y salidas.
• Cree un diagrama de flujo de efectivo utilizando los totales para visualizar su pronóstico. (opcional)

Alternativamente...

Regístrate en Brixx, que actuará como su herramienta de previsión de flujo de caja y hacer todo esto por ti.

Esto cubre solo los aspectos básicos. Espero que te haya resultado útil. Deja un comentario a continuación y cuéntanos qué piensas de este artículo o qué experiencia tienes con la planificación de tu negocio. ¡Cuéntanoslo!