En el sector minorista, la gestión del flujo de caja se refiere (simplemente) al dinero que entra y sale de la empresa. Por ejemplo, se invierte mucho trabajo en realizar una venta y, cuando los clientes compran en una empresa, en realidad están invirtiendo dinero en ella, que luego paga sus gastos, como salarios, suministros, materiales, etc.
Cuando una empresa tiene un flujo de caja positivo, obtiene más ventas e ingresos que los gastos en los que incurre para mantenerse en funcionamiento. Sencillo, ¿verdad?
Bueno, la gestión del flujo de caja consiste en supervisar, estudiar y ajustar los ingresos y gastos de efectivo para contabilizar con precisión todo el dinero entrante y pagado.
Aunque muchos aún confunden el flujo de caja con las ganancias, estamos aquí para decirle que no son lo mismo. Las ganancias son más bien un principio contable: lo que queda después de deducir todos los gastos de los ingresos generados. Podríamos seguir describiendo cómo calcular las ganancias netas, pero analicemos más de cerca la gestión del flujo de caja, específicamente para la industria minorista: ¡el tema de hoy!
Una y otra vez, la mala gestión del flujo de caja es la principal causa del fracaso de muchos negocios minoristas. Ya sea porque no se puede encontrar un flujo de caja real o porque la empresa no puede pagar a su personal o a sus proveedores debido a un flujo de caja deficiente, existen varios problemas que pueden surgir de una mala gestión del flujo de caja.
Al comprender qué es la gestión del flujo de efectivo y cómo utilizarla de manera eficaz en los negocios, las empresas minoristas podrán controlar y predecir mejor sus finanzas.
En esta publicación, cubriré:
- Una gestión eficaz del flujo de caja puede ayudar a las empresas minoristas a superar muchos tipos de problemas
- Las empresas minoristas pueden utilizar su conocimiento de la gestión del flujo de caja para mejorarlo y liberar fondos adicionales.
- El uso de una plataforma dedicada a la gestión y predicción del flujo de caja puede ayudar a los minoristas a mantenerse a flote
- Reflexiones finales
Aquí en Brixx, nos hemos enfrentado a algunas de las herramientas de gestión de flujo de caja, modelado financiero y planificación de escenarios más importantes de la industria.
“La clave para gestionar el flujo de caja de los minoristas está realmente relacionada con dos cosas: la rapidez con la que rotan sus existencias y el beneficio bruto que obtienen con cada venta”, explica Catherine Erdly, fundadora de Future Retail Consulting.
Una gestión eficaz del flujo de caja puede ayudar a las empresas minoristas a superar muchos tipos de problemas
Tener un flujo de caja sólido puede ayudar a los minoristas a protegerse contra déficits de ventas, reducir el estrés de los propietarios y el personal y ayudar a identificar áreas y momentos clave para el crecimiento, entre otros.
1. Protegerse contra los déficits de ventas
La gestión del efectivo en el comercio minorista es especialmente complicada. Cuesta mucho conseguir inventario, pagar a un buen personal y mantener las operaciones en marcha, ya sea que la tienda esté en línea o fuera de línea.
Los minoristas, como las tiendas de ropa, por ejemplo, a menudo necesitan planificar el inventario de temporada y desperdiciarían dinero si tuvieran demasiados trajes de baño en existencia para una tienda ubicada en un clima predominantemente lluvioso. Pero, a veces, incluso los mejores planes fracasan.
¿Qué sucedería si la tienda estuviera ubicada en un clima soleado pero se produjeran fenómenos meteorológicos inesperados de lluvia y tormentas? Ese tipo de evento inesperado podría hacer que el minorista cerrara si no cuenta con una proyección sólida de flujo de efectivo.
2. Reducir el estrés de los propietarios y del personal
Al tener un control del flujo de efectivo actual y proyectado, los minoristas pueden planificar con precisión los gastos, como los pagos al personal, a los proveedores, etc. Al saber a quién puede pagar la empresa y cuándo, es más fácil para el propietario y el personal concentrarse más en la empresa en lugar de preocuparse por sus finanzas.
3. Indicadores clave de crecimiento
Sin un conocimiento sólido del flujo de caja, es imposible que una empresa comprenda cómo y cuándo puede crecer. Es fundamental analizar las oportunidades de crecimiento con la cabeza despejada. Hacer crecer un negocio minorista puede implicar una serie de gastos relacionados con el inventario, la distribución, el desarrollo de productos y el marketing. Saber exactamente cuánto efectivo hay disponible y cuánto puede ingresar a la empresa en el futuro puede ayudar a tomar decisiones sobre el crecimiento o la reducción de la empresa, un proceso mucho más simple y claro.
4. Ganar influencia
Una buena gestión del flujo de caja le da a la empresa poder de negociación. Si la empresa necesita una línea de crédito del banco para superar un déficit, por ejemplo, un buen sistema de gestión del flujo de caja podrá respaldar las cifras y generar confianza.
En general, a los bancos les gusta ver este tipo de planificación, especialmente si se puede demostrar claramente cuándo se podrán devolver los fondos, y los proveedores son más flexibles cuando saben exactamente cuándo y cómo se les pagará. Estarán más dispuestos a ayudar a su empresa si se puede establecer una confianza en términos de las finanzas de la empresa.
5. Más preciso
El flujo de caja es significativamente más preciso que un presupuesto, ya que puede indicar lo que realmente está sucediendo con el negocio en lugar de brindar una versión ilusoria de la verdad.
Las empresas minoristas pueden utilizar su conocimiento de la gestión del flujo de caja para mejorarlo y liberar fondos adicionales.
Al comprender qué es la gestión del flujo de caja, la diferencia entre flujo de caja y ganancias y cómo una gestión eficaz del flujo de caja puede ayudar a prevenir una serie de problemas, los minoristas pueden utilizar esto para mejorar sus esfuerzos y liberar dinero adicional. A continuación, presentamos algunos ejemplos.
1. Tener prácticas de inventario más inteligentes
Muchos minoristas tienen su efectivo atado al inventario. Si se asegura de que la empresa tenga los productos adecuados en existencias y los venda con una ganancia saludable, el flujo de efectivo se puede mejorar con poco esfuerzo. Y cualquier exceso de existencias se puede liquidar para liberar efectivo adicional. Por ejemplo:
- Distribuye tus compras
- Mejore el valor de su inventario
- Liquidar el exceso de inventario
- Ponlos a la venta
- Combínalos con otros productos
- Venderlos a empresas de liquidación
- Véndelos en mercados en línea
- Ofrézcalos como regalos gratuitos
2. Revise sus pólizas de seguro
Martin recomienda que los dueños de empresas revisen sus pólizas de seguro cada seis a doce meses. Si habla con un corredor que represente a muchos proveedores diferentes (en lugar de solo uno), podrá averiguar qué compañía sería la mejor para ofrecerle las diferentes pólizas que compre. Además, si encuentra una cotización más baja en otro lado, por ejemplo, hable con su compañía de seguros actual para ver si está dispuesta a igualarla, lo que reducirá efectivamente sus costos.
3. Manténgase al día con las facturas
No cobrar lo debido puede dejar inmovilizado efectivo muy necesario, así que si tiene clientes que pagan en cuotas, asegúrese de estar al tanto de sus cuentas.
- Mantenga actualizados los registros de los compradores
- Monitorizar facturas pendientes
- Enviar recordatorios cuando sea necesario
La gestión de las ventas a cuenta se vuelve enormemente más sencilla si integra su sistema de punto de venta con su software de contabilidad. Siempre que un cliente paga en cuotas, utiliza su sistema para generar una factura y luego la envía a un software de contabilidad como Xero, que crea una cuenta. La sincronización de datos entre los dos sistemas facilita la gestión y conciliación de cada cuenta. Brixx, por ejemplo, Se integra perfectamente con Xero para una gestión y proyección eficaz del flujo de caja.
4. Reducción de las tarifas por servicios de tarjetas comerciales
Otra forma rápida de aumentar el flujo de efectivo es analizar nuevamente las tarifas de servicio de su tarjeta comercial. Obtenga estimaciones de la cobertura al menos una vez al año para asegurarse de no pagar más de lo necesario, no solo en tasas de interés sino también en tarifas. Trate de negociar con los procesadores de tarjetas de crédito. Si procesa muchas transacciones con tarjeta, por ejemplo, vea si puede usar eso para obtener mejores tarifas. Si eso no funciona, trate de comparar procesadores que puedan ofrecer condiciones más favorables.
6. Realizar una auditoría de mantenimiento de áreas comunes
Las tarifas de mantenimiento de áreas comunes (CAM), que cubren los gastos operativos en los que incurre el propietario, como la limpieza exterior, el mantenimiento del estacionamiento, etc., las determina el propietario de la propiedad y se cobran (normalmente) a un costo por pie cuadrado. A medida que más empresas se ven limitadas por la falta de efectivo, una cantidad cada vez mayor de comerciantes deciden auditar y conciliar los cargos de CAM para asegurarse de que los propietarios no los estén engañando.
Si su contrato de arrendamiento le otorga el derecho a realizar auditorías CAM, considere la posibilidad de hacerlo. Si encuentra errores y cobros excesivos, podría recuperar montos importantes y eliminar cargos futuros.
7. Mantenga una reserva
Siempre tenga un plan B para cuando su empresa tenga problemas de liquidez. Una buena regla general es reservarse al menos dos meses de gastos para trabajar en caso de que haya un mes de baja o una carga financiera repentina. Sin esta reserva de efectivo, estas cosas podrían ser un desastre para su empresa.
El uso de una plataforma dedicada a la gestión y predicción del flujo de caja puede ayudar a los minoristas a mantenerse a flote
Herramientas dedicadas, como Brixx, pueden ayudar a las empresas minoristas no solo a monitorear su posición financiera actual, sino que también pueden ayudarlas a saber cómo las decisiones de hoy afectarán el saldo bancario de mañana.
La plataforma Brixx ayuda a las empresas a planificar y gestionar el flujo de caja con facilidad, sin necesidad de ser un experto. Con Brixx, las empresas pueden:
- Planifique todos los ingresos, gastos, activos y financiación.
- Una imagen visual de todas sus actividades financieras
- Panel de control de flujo de caja completo, así como informes detallados
- Pronóstico mensual hasta 10 años en el futuro
Herramientas dedicadas como Brixx pueden ayudar a los minoristas a saber dónde invertir su dinero cuando
Buscando hacer crecer sus negocios brindándoles una visión estratégica de sus finanzas para ayudarlos a:
- Planifique cuándo contratar nuevo personal
- Sepa cuándo comprar equipo nuevo
- Momento del lanzamiento de nuevas campañas de marketing
- Planifique sus compras de inventario
Además, plataformas como Brixx pueden ayudar a las empresas a modelar escenarios hipotéticos con facilidad para explorar posibilidades futuras y sus efectos en el flujo de efectivo, respondiendo preguntas como:
- ¿Qué pasa si mis proveedores cambian sus costos?
- ¿Qué pasa si se retrasa el lanzamiento de mi producto?
- ¿Qué pasa si mis entregas se retrasan?
Al utilizar una herramienta o plataforma dedicada, las empresas minoristas pueden ejecutar una planificación estratégica a largo plazo. The Brixx software de previsión de flujo de efectivo No es solo una proyección de flujo de efectivo a corto plazo que lo ayudará a sobrevivir las próximas semanas. Puede planificar hasta 10 años en el futuro, lo que le permitirá explorar cómo logrará su visión y sus objetivos para su negocio.
Reflexiones finales
La gestión del flujo de caja es fundamental para la supervivencia de un negocio minorista y, con una herramienta especializada como Brixx, es más probable que tenga éxito a largo plazo. Si aún no lo ha hecho, asegúrese de probar Brixx con el Demostración de tienda de bicicletas or regístrate para explorar cómo nuestra herramienta puede ayudar con:
- Previsiones automáticas de pago de impuestos
- Establecimiento de sus condiciones de pago
- Compartiendo con sus asesores e inversores
- Pronósticos de 3 vías
- Seguimiento de los datos reales frente a las previsiones
- Exportación de flujo de caja
