Al analizar la elaboración de presupuestos y modelos de escenarios financieros para restaurantes, Identificar y comprender los efectos que los eventos y las decisiones tendrán sobre la demanda de su línea de productos es clave.
Al pasar a la modelización de escenarios financieros, podrá planificar con mayor precisión múltiples resultados. También podrá evaluar el impacto que sus decisiones comerciales pueden tener en sus finanzas futuras.
Los líderes de la industria de alimentos y bebidas están involucrando activamente sus cadenas de suministro ascendentes y descendentes para identificar posibles señales de demanda que puedan afectar su mercado.
Para tener éxito en la industria de productos de consumo, es necesario comprender con precisión la demanda: no solo detectar lo que sucede dentro de su organización, sino también estar al tanto de las tendencias del mercado y el panorama competitivo.
Es necesario medir los cambios en la demanda, analizar las tendencias de compra y luego responder de manera rápida y rentable. Pero para ello es necesario recopilar grandes cantidades de datos de fuentes internas y de terceros.
Además, el efecto que la pandemia ha tenido en la industria ha obligado a los restauradores a considerar señales de demanda adicionales, como la aplicación y flexibilización de las restricciones, el distanciamiento social, los esfuerzos de recuperación de la pandemia y más.
Con tantas incógnitas sobre el brote y cómo responderán las condiciones económicas, en lugar de confiar en estimaciones puntuales, es clave diseñar un mínimo de tres o cuatro escenarios diferentes.
Estos escenarios deben construirse en varios hitos, relacionados con la recuperación social más amplia, que puedan afectar su demanda.
Al centrarse en los hitos que indicarán cómo será la recuperación de esta industria en toda su combinación de canales, podrá anticipar más fácilmente el flujo de demanda.
Es fundamental identificar cuándo la demanda en su combinación de canales comenzará a volver a los niveles previos al brote. Al hacerlo, podrá planificar con mayor facilidad cada posible resultado.
En esta publicación, cubriré:
- La importancia de ejecutar más de un escenario de proyección financiera
- Consejos de planificación, presupuestación y previsión de escenarios para restaurantes en 2021
- especializado software de análisis de escenarios Como Brixx puede ayudarle a modelar con mayor facilidad y precisión posibles escenarios financieros.
- Reflexiones finales
La importancia de ejecutar más de un escenario de proyección financiera
La mayoría de las empresas emergentes y pequeñas empresas no se molestan en crear un presupuesto ni en pronosticar sus resultados financieros para el año siguiente, pero hay varias razones por las que debería dedicar algo de tiempo a principios de año y crear algunas previsiones para el año siguiente.
Para los restaurantes, incluso los ya establecidos, una previsión o proyección financiera debe ser una prioridad considerando los muchos desafíos que enfrenta la industria (sin contar los efectos que la pandemia global ha tenido en el sector).
Aunque no deberías esperar a principios de año para comenzar a presupuestar y hacer previsiones para tu restaurante o negocio, este debería ser uno de los primeros puntos de tu lista de tareas pendientes, sin importar cuándo comiences a planificar los próximos 12 meses.
Entonces, ¿por qué las proyecciones financieras son beneficiosas para su restaurante?
- Sepa fácilmente cuándo su restaurante podrá contratar personal adicional o si es momento de recortar
- Podrás estimar qué financiación adicional podrías necesitar de inversores o prestamistas.
- Predecir con mayor precisión el volumen de ventas que necesitará para expandir su negocio
- Pronostique el flujo de efectivo y los gastos potenciales para ayudarlo a desarrollar hitos para el éxito
- Y más…
“Nunca te puedes equivocar demasiado si piensas como un cliente que es nuevo en el negocio”. – Richard Branson, fundador de Virgin (@richardbranson)
En general, la mayoría de los restaurantes deberían crear al menos tres escenarios de proyección financiera para el año con el fin de poder planificar de manera más efectiva lo bueno, lo malo y lo feo.
1. Planifique para el caso más probable
Lo más fácil es empezar con lo que hiciste el año pasado si ya tienes un restaurante establecido, ya que probablemente sea el mejor predictor de los próximos 12 meses. Sin embargo, las empresas más nuevas y las startups pueden no tener esta información para aprovecharla, pero en nuestro artículo explicamos cómo puedes crear pronósticos sin datos previos. “Cómo crear un pronóstico financiero eficaz sin datos históricos”. Pero si su negocio establecido creció, por ejemplo, un 5% en el último año, puede asumir que es probable que la misma tasa de crecimiento continúe durante los próximos 12 meses.
Este es el tipo de escenario más probable para el que hay que planificar.
2. Esperar el mejor de los casos
A continuación, debes soñar en grande y pensar en el mejor escenario posible. Esto debería mostrarte tus proyecciones de ventas si todo sale como esperabas durante los próximos 12 meses. Esto podría incluir la planificación para retener a los clientes actuales, aumentar la cantidad de nuevos clientes que ingresan a tu restaurante, poder expandir tus instalaciones y más. Este escenario aún debe basarse en datos y debe ser realista.
3. Esté preparado para el peor de los casos
Por último, es importante planificar para el peor escenario posible. Esto es similar a las pruebas de estrés que se realizan en los bancos. Por ejemplo, debería poder realizar pruebas de estrés a su empresa para saber qué sucedería si: perdiera un porcentaje de su base de clientes; si aumentara el costo de sus suministros; si perdiera un empleado importante, etc.
Al realizar estas pruebas usted podrá mitigar mejor estos riesgos y evitar el peor escenario al saber cómo prepararse mejor para ello.
Consejos de planificación, presupuestación y previsión de escenarios para restaurantes en 2021
Cuando se trata de presupuestar, el proceso le permite alinearse mejor con los objetivos y metas financieras.
En circunstancias normales, la elaboración de presupuestos ya es complicada. Hay que tener en cuenta muchas variables en términos de palancas de ingresos, entre ellas:
- Costos de insumos para alimentos, bebidas alcohólicas y mano de obra.
- Costos operativos de ocupación y otros gastos necesarios
- Gastos generales y administrativos
- Y más…
Las incertidumbres del COVID-19 crean complejidades aún mayores para que los restaurantes elaboren y logren un plan, lo que hace necesario ejecutar múltiples escenarios financieros para estar mejor preparados para cualquier tormenta que pueda surgir durante el próximo año.
Los factores adicionales que quizás deba considerar al comenzar su proceso de presupuesto para los próximos 12 meses, dependiendo de dónde se encuentre su restaurante, pueden incluir:
- Nuevos programas gubernamentales que brindaron asistencia financiera en 2020 y 2021
- Momento asociado con los aplazamientos de diversos costos, como aplazamientos de impuestos sobre la nómina de empleados y empleadores, etc.
- Nuevos compromisos de deuda
- Compromisos de intereses nuevos o futuros
- Préstamos no perdonados
- Estacionalidad de los ingresos
- Año tras año Cambios mensuales en las ventas totales
- Nuevos pasivos por arrendamiento o proveedores que se han diferido o ajustado
Al mencionar lo anterior, los niveles de ventas probablemente serán la partida más difícil de presupuestar para el próximo año. En el proceso de planificación, sería útil hacer una lista de las iniciativas planificadas para los trimestres financieros que aumentarán las ventas. Estas pueden incluir (pero no se limitan a):
- Mejoras en las ventas online
- Cambios de precios planificados
- Aumento de entregas fuera de las instalaciones
- Instalación de ventanas drive-in
- Patio ampliado para la próxima temporada
Las estimaciones de mano de obra deben seguir los niveles de ventas estimados. La mayoría de los restaurantes han determinado sus nuevas necesidades de personal para los niveles de ingresos que están experimentando actualmente. Una vez que haya decidido implementar nuevas estrategias o tácticas, determine el impacto en su plantilla. Considere si planea continuar reduciendo las horas de operación, reducir las ofertas del menú o inclinarse por las ventas fuera del establecimiento tanto como sea posible. Todas estas decisiones afectan a la mano de obra y deben ser parte de la planificación del próximo año.
Determine sus ventas actuales por hora de trabajo y utilice esa cifra para determinar su presupuesto de mano de obra y para calcular los costos laborales que respaldan sus objetivos de ingresos. Cree un presupuesto por hora, por día y por puesto para determinar qué monto de costo laboral se incurre por cada hora de operación (así como la preparación para los horarios de apertura y cierre). Cree también estos modelos laborales para los períodos estacionales (un modelo de “invierno”, un modelo de “verano”, etc.) según sea necesario, según su ubicación y el clima.
Mantenga los costos operativos y administrativos lo más bajos posibles y, al mismo tiempo, cumpla con los compromisos de cumplimiento requeridos por las agencias de recaudación de impuestos locales, las autoridades de salud, los reguladores de seguridad y las autoridades gubernamentales. Examine los niveles de personal administrativo para determinar si es necesario y esencial tener todos los roles en la empresa. Explore las opciones de subcontratación que pueden ayudar a un costo menor que un empleado equivalente a tiempo completo en la empresa con beneficios. Por ejemplo, considere contratar consultores para:
- Gestión de costes de alimentos y bebidas alcohólicas
- Recursos humanos
- Redes sociales
- Sector contable
Incorpore la planificación de escenarios a su presupuesto y pronóstico para los próximos 12 meses. Reúna varias versiones del presupuesto: peor caso, esperado, mejor caso, como ejemplos. Incorpore suposiciones sobre los niveles de ventas para determinar cómo eso afecta el costo de la mano de obra y los alimentos. Complete un punto de equilibrio de analisis Al identificar todos los costos variables y fijos, comprender los niveles mínimos de ventas necesarios para alcanzar el punto de equilibrio.
La previsión consiste en hacer una copia del presupuesto y, luego, reemplazarlo con los datos reales de cada período para poder predecir el año completo. Establezca un proceso regular, ya sea mensual o trimestral, para analizar las tendencias recientes de ingresos y gastos. Realice actualizaciones para los meses futuros en consecuencia, con información adicional y conocimiento adquirido desde que se creó el presupuesto inicial. También puede crear una "previsión continua" que pueda proporcionar una visión de las finanzas proyectadas para 12 meses a la vez.
Un software especializado como Brixx puede ayudarle a modelar con mayor facilidad y precisión posibles escenarios financieros.
Los planes de escenarios, en definitiva, cuentan una historia con muchos finales posibles. Para elaborar la narrativa se requiere un conjunto claro de suposiciones sobre las posibles realidades comerciales y los resultados resultantes.
La planificación de escenarios ayuda a los tomadores de decisiones a identificar rangos de resultados e impactos potenciales, evaluar respuestas y gestionar posibilidades tanto positivas como negativas.
- Al visualizar los riesgos y oportunidades potenciales, las empresas pueden volverse proactivas en lugar de simplemente reaccionar a los eventos.
- Existen varias plantillas y marcos formalizados para la planificación de escenarios. Lo importante es elegir un método que funcione para su equipo.
Si hay algo que magnifica el valor de la planificación de escenarios es una pandemia, incluso si la mayoría de las empresas no tuvieran en sus modelos la “paralización económica”. En el contexto de una empresa, la planificación de escenarios es una forma de afirmar el control sobre un mundo incierto al identificar supuestos sobre el futuro y determinar cómo responderá su organización.
Al generar conciencia organizacional sobre lo que podría suceder, los líderes pueden detectar señales de advertencia de desafíos inminentes y responder en consecuencia. Cuando surge un evento desfavorable, los documentos de planificación de escenarios agregan un valor enorme al representar múltiples resultados y enumerar los pasos inmediatos para contener el daño. Los planes también son valiosos para los escenarios desfavorables: ¿qué sucede si un producto se vuelve viral y la demanda aumenta un 300% de la noche a la mañana? ¿Qué sucede si una oportunidad de adquisición aparece inesperadamente? ¿Está preparado?
Si bien muchos restaurantes y empresas optan por utilizar el método de hoja de cálculo más tradicional para planificar y pronosticar, existen herramientas de modelado financiero especializadas como Brixx que están disponibles para hacer que el proceso sea mucho más sencillo.
Brixx es una herramienta de modelado de negocios que puede ayudarle a echar un vistazo al futuro de su negocio.
Al crear una imagen de su negocio con componentes que representan sus actividades comerciales, Brixx puede ayudarlo a comprender el impacto de las decisiones que toma, ¡antes de tomarlas!
Sus exclusivas capacidades de modelado basadas en el tiempo hacen de Brixx una herramienta flexible tanto para principiantes como para contables. Con la capacidad de planificar con hasta 10 años de antelación, puede realizar su planificación y análisis financieros de manera eficiente y sencilla, sin necesidad de expertos (¡y sus grandes salarios!).
Aquí no hay jerga, solo su negocio y sus actividades. Brixx incluso se integra con Xero ¡Para ayudarle a comparar sus pronósticos con los datos reales con facilidad!
Si bien muchos restaurantes aún pueden estar indecisos sobre si usar una herramienta para realizar pronósticos financieros o quedarse con el método de hojas de cálculo, hemos escrito un artículo que lo guía a través de los pros y los contras de usar hojas de cálculo para pronósticos para ayudarlo a tomar una decisión más informada sobre lo que funcionaría mejor para su negocio. “Excel y Google Sheets frente a software para realizar previsiones financieras”
Reflexiones finales
En los tiempos inciertos que vivimos, planificar el futuro de su empresa es crucial. Ya sea que opte por utilizar hojas de cálculo o herramientas especializadas para modelar varios escenarios financieros para su restaurante, tener varios planes preparados es clave para sobrevivir en una industria en constante cambio.
Cada vez más herramientas como Brixx ofrecen pruebas gratuitas o planes gratuitos para ayudarte a tener una idea de cómo podría ser el modelado del futuro de tu empresa. ¿Por qué no pruebas a ver cómo puedes implementar y ejecutar de forma más sencilla el modelado de escenarios financieros sin ningún compromiso? Nuestra herramienta de previsión gratuita seguro que te impresionará.
Disponemos de una gran colección de recursos en el Blog de Brixx que puede ayudarlo a navegar a través de los conceptos básicos de modelado financiero, planificación de escenarios y más.
