Reducción de la carga administrativa de las PYME

Hoy en día, el dicho “el tiempo es dinero” es más cierto que nunca. Una de las mejores maneras de llevar adelante una empresa de manera eficaz es mantener bajos los costos operativos. Pero, a menudo, los procesos relacionados con la realización de negocios requieren casi tanto tiempo (y dinero) como la realización de negocios en sí. La administración, el mantenimiento de registros y la infraestructura son necesidades para cualquier empresa y no se pueden evitar. Pero muchos de ellos se pueden mejorar.

Un estudio realizado por Sage sobre pequeñas y medianas empresas reveló que La PYME británica media dedica una media de 71 días y 35,600 libras al año a tareas administrativas, como el papeleo, la contabilidad y la contratación. Eso supone un coste económico combinado de miles de millones de libras, con un récord 5.7 millones de empresas del sector privado operaciones a principios de 2017.

Si bien muchas tareas administrativas son una necesidad que no se puede evitar, gran parte del tiempo que se dedica a ellas se podría dedicar a algo más productivo para la empresa. Nadie se convierte en empresario para dedicar su tiempo a emitir facturas, reclamar pagos atrasados ​​o verificar declaraciones de impuestos. Pero esa es la realidad de dirigir una empresa para muchos empresarios y propietarios de pequeñas empresas.

Algunas pequeñas y medianas empresas simplemente no saben cómo reducir su carga administrativa, mientras que para otras, los costos en tiempo y energía que supone poner en funcionamiento sistemas automatizados son demasiado altos. La inercia ante el cambio es algo que todos, como seres humanos y empresarios, debemos afrontar. Pero para las empresas que luchan por encontrar el tiempo suficiente para buscar formas de mejorar sus sistemas, seguir haciendo lo mismo puede ser una solución. parecer Es menos costoso que invertir tiempo en investigar y adaptarse a nuevos sistemas. Después de todo, el tiempo es dinero…

Sin embargo, el tiempo bien empleado suele reducir los costos a largo plazo. Y como empresas, el largo plazo es lo que nos importa a todos.

Pero, ¿cómo se hace esto? El 40% de las empresas encuestadas afirmaron que les resulta difícil ahorrar costes en su carga de trabajo administrativo. ¿Qué opciones pueden considerar las empresas?

Subcontratación a terceros

La subcontratación es un concepto muy simple: elige una tarea de tu lista de tareas pendientes y encarga a otra persona que la realice. La realidad de la subcontratación es un poco más complicada que eso, pero sigue siendo una forma eficaz de simplificar tu flujo de trabajo, lo que te permite a ti y a tu personal centrarse en otras tareas más importantes.

Paso 1: Identificar qué tareas deben subcontratarse

Pregúntese qué funciones de la empresa desea externalizar. Un área de tareas que se suele subcontratar es la informática, pero en realidad casi cualquier parte de su flujo de trabajo puede externalizarse, desde RR. HH. hasta contratación o contabilidad. En este punto del proceso, es útil decidir qué nivel de visibilidad necesita y cuánto control desea conservar sobre el trabajo que se realiza.

Paso 2: prepara tus datos

Antes de delegar trabajo a un tercero, prepare los datos existentes asegurándose de que estén en un formato que sea fácil de entender y transferir. Esto puede significar poner en orden los registros de personal antes de pasárselos a un especialista en recursos humanos o poner en orden las cuentas para pasárselas a un contable.

Paso 3: Investiga tus opciones

El siguiente paso consiste en encontrar a la persona, empresa o servicio adecuado para el trabajo. Esta puede ser la parte más difícil del proceso debido a la gran cantidad de proveedores de servicios que hay en el mercado. No tenga miedo de pedir recomendaciones a sus colegas o buscar en Internet.

La digitalización

Gracias a aplicaciones como Google Drive e iCloud, el uso diario del almacenamiento en la nube se ha vuelto cada vez más habitual. La aplicación de aplicaciones y servicios en la nube a una variedad de funciones de su empresa puede transformar la forma en que procesa las tareas administrativas y reducir el trabajo manual, el tiempo y el esfuerzo que se invierten en estas tareas.

Paso 1: tómate tu tiempo

La mayoría de los servicios y aplicaciones en la nube están diseñados para que sean fáciles de usar e incorporar a su rutina diaria de trabajo. Sin embargo, aún tendrá que esforzarse para dominar su uso. Es relativamente sencillo comenzar con productos como Espacio de trabajo de Google siendo muy asequible y fácil de usar.

Paso 2: Adoptar la colaboración

Los servicios y aplicaciones en la nube también están diseñados para fomentar el uso compartido y la colaboración. Por ejemplo, la computación en la nube le permite conectar su software de contabilidad a la solución de contabilidad de su contable para facilitar el acceso a los datos.

Paso 3: Adoptar nueva tecnología

El uso de nuevas tecnologías tiende a hacer que la adopción de servicios y aplicaciones basados ​​en la nube sea mucho más sencilla y la recompensa mayor, especialmente porque ya no se necesitan computadoras de escritorio y portátiles para realizar todas las tareas necesarias.