¿Qué son las Organizaciones?
Las organizaciones le permiten agregar varias personas a su cuenta con una sola licencia. Estos equipos de usuarios están formados por un propietario de la organización y varios miembros de la misma.
Roles de la organización
Las organizaciones tienen los siguientes roles:
- Propietario de la organización
- El propietario de la organización.
- Control total sobre los planes creados en la organización, pudiendo ver cualquier plan realizado en la organización.
- La única persona capaz de invitar a nuevos miembros de la organización.
- Invitar invitados a los planes.
- Miembro de la organización
- Un miembro invitado de la organización.
- Se benefician de las ventajas de la licencia aplicada a la organización (por ejemplo, poder colaborar en los planes y crear nuevos planes).
- A los miembros de la organización se les puede dar acceso para ver o editar los planes.
- Invitar a los invitados a los planes a los que tienen acceso.
- Titular de la licencia
- El titular de la licencia asignada a la organización.
- Tiene acceso a la página Administrar facturación.
- A menudo, esta es la misma persona que el propietario de la organización, pero este rol puede ser asumido por cualquier miembro de la organización o incluso por un invitado.
- Invitad@s
- No es parte de la organización, pero está invitado a ver o editar planes particulares de una organización.
- Los editores invitados pueden invitar a otros invitados a los planes a los que tienen acceso.
¿Qué pueden hacer los propietarios de organizaciones?
El propietario de la organización es el propietario de la cuenta. También puede ser el propietario de la licencia, pero esta puede ser administrada por otro usuario.
Si todavía está en un período de prueba, el propietario de la organización será la primera persona que envíe una invitación a otra persona para que se una al equipo. El propietario de la organización es la única persona que puede administrar todos los planes de la cuenta e invitar a otros miembros de la organización. Los propietarios de la organización tendrán acceso automático a todos los planes creados en la cuenta por otros miembros de la organización.
¿Qué pueden hacer los miembros de la Organización?
Pueden crear nuevos planes en su cuenta, pero no pueden eliminar planes a menos que sean el propietario del plan (el propietario del plan es la persona que crea un plan por primera vez).
Los miembros de la organización no pueden ver el área de facturación a menos que sean los propietarios de la licencia y no pueden invitar personas a su equipo.
Los miembros de la organización pueden compartir planes. Si bien no pueden agregar miembros del equipo, pueden ajustar los permisos de los miembros existentes de la organización sobre los planes y también pueden invitar a invitados a los planes.
Cómo invitar a un miembro de la organización
Solo el propietario de la organización puede invitar a nuevos miembros. Puede invitar a nuevos miembros de dos maneras:
En la página Personas:
- Haga clic en la pestaña Personas en el área de su cuenta
- Haga clic en "Invitar a miembro de la organización"
- Ingresa la dirección de correo electrónico de la persona que deseas unir y haz clic en enviar
- Recibirán un correo electrónico notificándoles que han sido invitados al equipo.
Nota: este método también le ofrece una opción de casilla de verificación para otorgarle a este usuario acceso de editor a todos los planes existentes en la cuenta. Sin embargo, esto no le dará acceso automático a los nuevos planes que se creen más adelante.
En un plan
- Con un plan abierto, haga clic en el botón +compartir en la parte superior derecha
- Haga clic en el ícono naranja + junto al título de acceso de miembros de Organizaciones.
- Elija si este miembro debe tener acceso de visualización o de edición a este plan
- Ingresa su correo electrónico y presiona 'enviar invitación'
Nota: esto le dará al miembro del equipo acceso solo a este plan y a ningún otro plan en la cuenta. Además, si alguien ya está invitado a uno de sus planes como Invitado, puede invitarlo a su Organización haciendo clic en el botón de opciones de 3 puntos junto a su dirección de correo electrónico en el área para compartir planes. Esto le brinda la opción de invitarlo a su Organización.
Dar acceso a los planes a los miembros de la organización
El acceso de los miembros de la organización se administra en el panel de uso compartido de cada plan. Se puede acceder a él haciendo clic en el ícono + en el mosaico de un plan en la pestaña "Planes" o haciendo clic en el botón + compartir dentro del propio plan. Todos los miembros de la organización de su cuenta aparecerán en este panel, incluso si no tienen acceso a ese plan (en cuyo caso tendrán el texto "Sin acceso" junto a su dirección de correo electrónico).
El icono del libro representa el acceso de visor. La persona con un lápiz representa el acceso de editor. Al hacer clic en la cruz del lado derecho se eliminará el acceso del plan. Si alguien no tiene acceso, puede hacer clic en el icono de visor o editor para proporcionar esta opción.
Hemos adoptado un enfoque cuidadoso para brindar a los miembros de la Organización acceso a planes que pueden contener información financiera confidencial. De manera predeterminada, los miembros de la Organización no tendrán acceso a nuevos planes en la cuenta y se les puede invitar a una cuenta sin acceso a ningún plan. Sin embargo, el propietario de la Organización siempre tendrá acceso a todos los planes creados en la cuenta por cualquier miembro de la Organización.
El propietario de la organización puede ver rápidamente una descripción general del acceso en la página Planes. Cada mosaico de plan tiene un ícono para compartir con un número que representa cuántas personas tienen acceso a ese plan.
