7 tâches que les propriétaires de petites entreprises doivent déléguer dès le début

Certaines tâches semblent prendre du temps. Certaines d'entre elles peuvent être trompeusement intéressantes, voire addictives. Garder un œil sur vos plateformes de médias sociaux peut rapidement se transformer en heures de navigation là où vous n'auriez prévu de passer que quelques minutes. D'autres tâches, comme la conception graphique, nécessitent des compétences et des connaissances spécifiques. Il peut être difficile de les maîtriser soi-même tout en essayant de se concentrer sur la croissance de votre entreprise en même temps. Enfin, certaines tâches peuvent être grandement facilitées en sélectionnant le bon outil pour le travail, plutôt que de consacrer des heures de travail manuel à leur exécution, comme l'utilisation d'un outil de modélisation financière.

Dans chacun de ces cas, la délégation doit être votre maître mot. Que vous déléguiez à un autre membre du personnel, à un sous-traitant ou même à un logiciel, le temps que vous libérez pour vous concentrer sur votre activité en vaut souvent la peine.

Aujourd'hui, nous avons un article invité de Kayleigh Alexandra chez Micro Startups, ici pour mettre en évidence 7 tâches à déléguer dès le début !

Il est extrêmement difficile de passer sans heurts de la gestion d'une entreprise solo prometteuse à la direction d'une équipe en pleine croissance et aux ambitions ambitieuses. Cela s'explique en grande partie par le fait que la croissance d'une entreprise est plus complexe que ce à quoi les gens s'attendent, et qu'elle s'accumule rapidement. Si vous ne prenez pas les devants, vous risquez de vous retrouver submergé par votre charge de travail et incapable d'y faire face.

C'est pourquoi la délégation n'est pas seulement une recommandation : c'est une exigence pratique. Plus tôt vous commencerez à alléger votre fardeau quotidien, mieux vous serez en mesure de remplir vos principales tâches en tant que chef d'entreprise et moins vous risquerez de souffrir d'épuisement professionnel.

Voici 7 tâches que chaque propriétaire de petite entreprise devrait chercher à se débarrasser le plus tôt possible :

1. HEURE

Les ressources humaines sont un élément clé de la croissance de l’entreprise, car il faudra y consacrer beaucoup de temps. trouver de nouveaux talents, en passant par le processus d'embauche, l'intégration des nouveaux employés et la gestion de tous les petits litiges et demandes qui surviennent inévitablement lorsque vous avez une équipe en pleine croissance. Vous pouvez — et devez — être impliqué dans une certaine mesure (en particulier lors de la recherche de nouveaux talents), mais il est bien mieux de le faire par quelqu'un d'autre.

Lorsque vous disposez d'un responsable RH dédié (soutenu par un portail RH adapté), vous n'avez pas besoin de répondre à de nombreuses demandes de base chaque jour. C'est également un excellent moyen de résoudre les conflits : si un employé a un problème avec votre direction, il peut en discuter avec le responsable RH au lieu de devoir vous contacter directement, et une solution peut être trouvée sans conflits gênants.

2. Planification

Toute entreprise en croissance a besoin d'un plan d'affaires clair, mais au-delà d'un certain point, il revient à quelqu'un d'autre de s'occuper des détails. Les outils de planification financière comme Brixx permettent à plusieurs membres d'une équipe de contribuer au processus de planification et, contrairement aux feuilles de calcul, ils sont faciles à comprendre en un coup d'œil.

Un outil simple à utiliser comme celui-ci vous permet de rester informé des différents objectifs de votre entreprise et de suivre vos progrès (mensuellement, trimestriellement et annuellement, par exemple) sans prendre trop de temps. De plus, dans Brixx, tout est modulaire et ne nécessite aucune connaissance financière. Il est donc facile de s'essayer à l'expérimentation ou de se concentrer davantage sur les décisions importantes de l'entreprise ou sur la recherche d'investissements.

3. Des médias sociaux

Toute entreprise qui souhaite se construire une image de marque de valeur doit s'engager à long terme sur les réseaux sociaux. C'est un moyen tellement riche, qui vous permet d'atteindre de nouveaux publics et de mettre en valeur votre créativité sous diverses formes, que s'en passer (ou même le négliger quelque peu) est une décision peu judicieuse.

Les réseaux sociaux sont bien sûr éprouvants. Les flux évoluent rapidement, tout comme les tendances, et il existe de nombreuses plateformes à prendre en compte : au minimum, il y a Twitter, Facebook, Instagram et bien sûr LinkedIn, mais vous ne devez pas négliger des canaux comme Pinterest ou Snapchat en fonction de votre activité. La promotion sur les réseaux sociaux implique tellement de choses qu'il faut un responsable des réseaux sociaux en interne, voire une équipe, utilisant des outils comme SocialOomph or Viralpep pour travailler avec une efficacité optimale.

4. Comptabilité

Les flux de trésorerie sont essentiels à toutes les opérations commerciales, mais ils sont particulièrement importants lorsque vous dirigez une petite entreprise, car vous êtes relativement vulnérable : à la fois en ce qui concerne la continuité de vos activités et l'image de votre secteur (vous ne voulez pas être perçu comme une personne en difficulté). Vous pouvez être rentable, mais néanmoins atteindre un point d'échec en raison d'un mauvais timing des paiements.

L'utilisation d'un outil de comptabilité basé sur le cloud avec des fonctions bancaires, d'analyse et de paie vous aidera énormément, vous permettant de tout conserver au même endroit et de maintenir les comptes équilibrés sans trop de tracas. Pour son faible coût et sa compatibilité, Comptabilité des vagues vaut vraiment la peine d'être essayé, tandis que Xero et QuickBooks sont parmi les plus grands noms du marché (même s'il ne manque pas d'alternatives si vous préférez).

5. Administrateur

Il s'agit d'une catégorie très vaste, mais c'est l'une des tâches les plus importantes que vous pouvez déléguer, car les tâches administratives prennent énormément de temps. Pensez à votre journée de travail moyenne et dressez une liste de tout ce que vous faites ce jour-là et qui constitue le lien entre vos tâches importantes : des choses comme la saisie de données, la mise à jour de votre emploi du temps, la réponse aux appels, l'organisation de voyages, etc.

Idéalement, votre rôle en tant que figure de proue de l'entreprise devrait consister à gérer l'équipe qui est sous vos ordres et à dénicher de nouveaux clients. C'est une lourde charge de travail, et vous ne pouvez pas vous permettre de devoir, par exemple, taper plusieurs pages de notes 30 minutes avant un énorme pitch client. Que vous engagiez une secrétaire dédiée, fassiez appel à un freelance ou répartissiez les tâches au sein de votre équipe, débarrassez-vous des tâches administratives dès que possible.

6. Conception graphique

Que vous publiiez des publications sur les réseaux sociaux ou que vous remaniiez la conception de votre site Web d'entreprise, vous aurez besoin de beaucoup de travail de conception graphique. Même si vous avez des compétences dans ce domaine, elles ne sont peut-être pas à un niveau professionnel et vous avez des choses plus importantes à faire de votre temps.

Vous pouvez embaucher un graphiste dédié pour votre équipe ou travailler avec un freelance (ou un groupe de freelances) selon vos besoins (vous pouvez utiliser des sites en ligne pour cela, mais soyez exigeant : la qualité est essentielle). L'approche à adopter dépend de la fréquence à laquelle vous avez besoin de travaux de conception graphique et du niveau que vous souhaitez atteindre.

7. Assistance client

Au début, il est bon pour un propriétaire de petite entreprise de s'impliquer personnellement dans les relations avec les clients, car cela donne à l'entreprise une impression plus personnelle. De plus, vous avez plus de chances d'obtenir le soutien de quelqu'un si vous gérez vous-même son problème, car cela montre à quel point vous prenez au sérieux son activité (et sa satisfaction). Mais vous ne pouvez pas continuer à gérer le support client tout seul, et cela finira par vous faire passer pour un non-professionnel.

Je ne recommande pas de faire appel à une équipe d'assistance entièrement virtuelle pour tout gérer, mais les assistants d'assistance à distance peuvent être très efficaces s'ils sont utilisés intelligemment et soutenus par un défenseur interne de la réussite des clients. Intervenez lorsque cela est absolument nécessaire (si un client menace de partir, par exemple), mais sinon, laissez vos employés gérer les relations.

Si vous souhaitez réaliser vos ambitions professionnelles, vous ne pouvez pas laisser votre charge de travail saper inutilement votre temps et votre énergie. Déléguez chacune de ces tâches le plus rapidement possible et concentrez-vous entièrement sur les choses que vous seul pouvez gérer.

Alexandra Kayleigh est un rédacteur de contenu pour Micro Startups — un site dédié au don par le biais du growth hacking. Visitez leur blog pour votre dernière dose d'informations sur les startups, les entrepreneurs et les œuvres caritatives provenant des meilleurs experts du monde entier, ou suivez Micro Startups sur Twitter @getmicrostarted.