Lors de l'examen de la budgétisation et de la modélisation des scénarios financiers pour les restaurants, Il est essentiel d’identifier et de comprendre les effets que les événements et les décisions auront sur les demandes pour votre gamme de produits.
En passant à la modélisation de scénarios financiers, vous serez en mesure de planifier de multiples résultats avec plus de précision. Vous serez également en mesure d'évaluer les impacts que vos décisions commerciales peuvent avoir sur vos finances futures.
Les leaders de l’industrie agroalimentaire mobilisent activement leurs chaînes d’approvisionnement en amont et en aval pour identifier les éventuels signaux de demande susceptibles d’avoir un impact sur leur marché.
Pour réussir dans le secteur des produits de consommation, vous devez comprendre précisément la demande, non seulement en détectant ce qui se passe au sein de votre organisation, mais également en gardant le pouls des tendances du marché et du paysage concurrentiel.
Vous devez évaluer l'évolution de la demande, analyser les tendances d'achat, puis réagir rapidement et de manière rentable. Mais pour ce faire, vous devez regrouper de grandes quantités de données provenant de sources internes et tierces.
De plus, l’effet de la pandémie sur l’industrie a obligé les restaurateurs à prendre en compte des signaux de demande supplémentaires tels que l’application et l’assouplissement des restrictions, la distanciation sociale, les efforts de reprise après la pandémie, etc.
Compte tenu des nombreuses inconnues liées à l’épidémie et à la manière dont les conditions économiques réagiront, plutôt que de se fier à des estimations ponctuelles, il est essentiel d’élaborer un minimum de trois ou quatre scénarios différents.
Ces scénarios devraient être élaborés en plusieurs étapes, liées à la reprise sociale plus large, qui peuvent affecter votre demande.
En mettant l’accent sur les étapes clés qui indiqueront à quoi ressemblera la reprise dans ce secteur à travers votre mix de canaux, vous serez plus facilement en mesure d’anticiper le flux de la demande.
Il est essentiel d'identifier le moment où la demande dans votre mix de canaux commencera à revenir à son niveau de référence d'avant la pandémie. Ce faisant, vous serez plus facilement en mesure de planifier chaque scénario possible.
Dans cet article, je couvrirai :
- L’importance d’exécuter plus d’un scénario de projection financière
- Conseils de planification de scénarios, de budgétisation et de prévision pour les restaurants en 2021
- spécialisé logiciel d'analyse de scénarios comme Brixx peut vous aider à modéliser plus facilement et plus précisément des scénarios financiers potentiels
- Réflexions finales
L’importance d’exécuter plus d’un scénario de projection financière
La plupart des startups et des petites entreprises ne prennent pas la peine de créer un budget ou de prévoir leurs résultats financiers pour l'année à venir, mais il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles vous devriez passer du temps au début de l'année et créer des prévisions pour l'année à venir.
Pour les restaurants, même ceux déjà établis, une prévision ou une projection financière devrait être une priorité compte tenu des nombreux défis auxquels le secteur est confronté (sans compter les effets que la pandémie mondiale a eu sur le secteur).
Cependant, vous ne devez pas attendre le début de l'année pour commencer à établir le budget et les prévisions pour votre restaurant ou votre entreprise. Cela devrait être l'un des premiers points de votre liste de choses à faire, quel que soit le moment où vous commencez à planifier les 12 prochains mois.
Alors pourquoi les projections financières sont-elles bénéfiques pour votre restaurant ?
- Sachez facilement quand votre restaurant pourra embaucher du personnel supplémentaire ou s'il est temps de réduire ses effectifs.
- Vous serez en mesure d'estimer le financement supplémentaire dont vous pourriez avoir besoin auprès d'investisseurs ou de prêteurs
- Prévoyez plus précisément le volume de ventes dont vous aurez besoin pour développer votre entreprise
- Prévoyez les flux de trésorerie et les dépenses potentiels pour vous aider à définir des jalons de réussite
- Et plus encore…
« Vous ne pouvez jamais vous tromper en pensant comme un client qui débute dans le secteur. » – Richard Branson, fondateur de Virgin (@richardbranson)
En général, la plupart des restaurants devraient créer au moins trois scénarios de projection financière pour l’année afin de pouvoir planifier plus efficacement le bon, le mauvais et le laid.
1. Prévoyez le cas le plus probable
Si vous êtes déjà un restaurateur établi, le plus simple est de commencer par ce que vous avez fait l'année dernière, car c'est probablement le meilleur indicateur des 12 prochains mois. Cependant, les nouvelles entreprises et les startups ne disposent peut-être pas de ces informations à exploiter, mais nous vous expliquons comment créer des prévisions sans données antérieures dans notre article. « Comment créer une prévision financière efficace sans données historiques ». Mais si votre entreprise établie a connu une croissance de 5 % au cours de l’année dernière, par exemple, vous pouvez supposer que le même taux de croissance va probablement se poursuivre au cours des 12 prochains mois.
C’est le type de scénario le plus probable auquel il faut se préparer.
2. Espérer le meilleur scénario possible
Ensuite, vous devez rêver grand et élaborer un scénario optimiste. Cela devrait vous montrer vos prévisions de ventes si tout se passe comme vous le souhaitez au cours des 12 prochains mois. Cela peut inclure la planification de la fidélisation des clients actuels, l'augmentation du nombre de nouveaux clients entrant dans votre restaurant, la possibilité d'agrandir vos locaux et bien plus encore. Ce scénario doit toujours être basé sur des données et doit toujours être réaliste.
3. Soyez prêt au pire des cas
Enfin, il est important de prévoir le pire scénario possible. Cette approche est similaire aux tests de résistance des banques. Par exemple, vous devez être en mesure de tester votre entreprise pour savoir ce qui se passerait si : vous perdiez un pourcentage de votre clientèle ; si vos coûts d'approvisionnement augmentaient ; si vous perdiez un employé important ; etc.
En effectuant ces tests, vous serez en mesure de mieux atténuer ces risques et d’éviter le pire des scénarios en sachant mieux vous y préparer.
Conseils de planification de scénarios, de budgétisation et de prévision pour les restaurants en 2021
En matière de budgétisation, le processus vous permet de mieux vous aligner sur les objectifs et les cibles financières.
Dans des circonstances normales, la budgétisation est déjà une tâche délicate. Vous devez prendre en compte de nombreuses variables en termes de leviers de revenus, notamment :
- Coûts des intrants pour la nourriture, l'alcool et la main-d'œuvre
- Frais d'exploitation pour l'occupation et autres dépenses nécessaires
- Frais généraux et administratifs
- Et plus encore…
Les incertitudes liées à la COVID-19 rendent encore plus complexe pour les restaurants l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan – d’où la nécessité d’exécuter plusieurs scénarios financiers afin d’être mieux préparés à toutes les tempêtes qui pourraient survenir au cours de l’année à venir.
Les facteurs supplémentaires que vous devrez peut-être prendre en compte lorsque vous commencerez votre processus budgétaire pour les 12 prochains mois, en fonction de l'emplacement de votre restaurant, peuvent inclure :
- Nouveaux programmes gouvernementaux qui ont fourni une aide financière en 2020 et 2021
- Calendrier associé aux reports de divers coûts, tels que les reports d'impôts sur les salaires des employés et des employeurs, etc.
- Nouveaux engagements de dette
- Engagements d'intérêts nouveaux ou à venir
- Prêts non annulés
- Saisonnalité des revenus
- Année après année variations mensuelles du chiffre d'affaires
- Nouveaux passifs liés à un bail ou à un fournisseur qui ont été reportés ou ajustés
En mentionnant ce qui précède, les niveaux de ventes seront probablement le poste budgétaire le plus difficile à budgétiser pour l'année à venir. Dans le cadre du processus de planification, il serait utile de dresser une liste de toutes les initiatives prévues pour les trimestres financiers qui augmenteront les ventes. Celles-ci peuvent inclure (mais ne sont pas limitées à) :
- Améliorations des ventes en ligne
- Modifications de prix prévues
- Augmentation des livraisons hors site
- Installation de fenêtres à ouverture au sol
- Terrasse agrandie pour la prochaine saison
Les estimations de main-d'œuvre doivent suivre les niveaux de ventes estimés. La plupart des restaurants ont déterminé leurs nouveaux besoins en personnel en fonction des niveaux de revenus qu'ils connaissent actuellement. Une fois que vous avez décidé de mettre en œuvre de nouvelles stratégies ou tactiques, déterminez l'impact sur vos effectifs. Demandez-vous si vous prévoyez de continuer à réduire les heures d'ouverture, de réduire les offres de menu ou de vous tourner autant que possible vers les ventes hors site. Toutes ces décisions ont un impact sur la main-d'œuvre et doivent faire partie de la planification de l'année prochaine.
Déterminez vos ventes actuelles par heure de travail et utilisez ce chiffre pour informer votre budget de main-d'œuvre et pour déterminer les coûts de main-d'œuvre qui soutiennent vos objectifs de revenus. Créez un budget par heure, par jour et par rôle, pour déterminer le montant des coûts de main-d'œuvre engagés pour chaque heure de fonctionnement (ainsi que pour préparer les heures d'ouverture et de fermeture). Créez également ces modèles de main-d'œuvre pour les périodes saisonnières (un modèle « hiver », un modèle « été », etc.) selon vos besoins, en fonction de votre emplacement et de votre climat.
Maintenez les coûts d’exploitation et d’administration aussi bas que possible tout en respectant les engagements de conformité requis auprès des organismes locaux de collecte des impôts, des autorités sanitaires, des organismes de réglementation de la sécurité et des autorités gouvernementales. Examinez les niveaux de dotation en personnel administratif pour déterminer si tous les rôles sont nécessaires et essentiels à avoir en interne. Explorez les options d’externalisation qui peuvent vous aider à un coût inférieur à celui d’un employé équivalent temps plein en interne avec des avantages sociaux. Par exemple, envisagez d’embaucher des consultants pour :
- Gestion des coûts de la nourriture et des boissons alcoolisées
- Ressources humaines
- Réseaux sociaux
- Comptabilité
Intégrez la planification de scénarios à votre budget et à vos prévisions pour les 12 prochains mois. Rassemblez plusieurs versions du budget : le pire des cas, le cas prévu, le meilleur des cas, à titre d'exemple. Intégrez des hypothèses sur les niveaux de ventes pour déterminer leur impact sur les coûts de main-d'œuvre et de nourriture. Remplissez un Analyse de rentabilité en identifiant tous les coûts variables et fixes, pour comprendre les niveaux de ventes minimum nécessaires pour atteindre votre seuil de rentabilité.
Les prévisions consistent à faire une copie de votre budget, puis à le remplacer par des chiffres réels à chaque période pour pouvoir prévoir l'année entière. Instaurez un processus régulier, mensuel ou trimestriel, pour analyser les tendances récentes en matière de revenus et de dépenses. Effectuez des mises à jour pour les mois à venir en conséquence, en tenant compte des informations et des connaissances supplémentaires acquises depuis la création du budget initial. Vous pouvez également créer une « prévision continue » qui peut fournir un aperçu des données financières projetées sur 12 mois à la fois.
Des logiciels spécialisés comme Brixx peuvent vous aider à modéliser plus facilement et plus précisément des scénarios financiers potentiels
Les scénarios racontent en fin de compte une histoire avec de nombreuses fins possibles. L'élaboration du récit nécessite un ensemble clair d'hypothèses sur les réalités commerciales potentielles et les résultats qui en découlent.
La planification de scénarios aide les décideurs à identifier les gammes de résultats et d’impacts potentiels, à évaluer les réponses et à gérer les possibilités positives et négatives.
- En visualisant les risques et opportunités potentiels, les entreprises peuvent devenir proactives au lieu de simplement réagir aux événements.
- Il existe un certain nombre de modèles et de cadres formalisés pour la planification de scénarios. L'important est de choisir une méthode qui fonctionne pour votre équipe.
Si quelque chose amplifie la valeur de la planification de scénarios, c'est bien une pandémie, même si la plupart des entreprises n'avaient pas prévu « l'arrêt de l'économie » dans leur modélisation. Dans le contexte d'une entreprise, la planification de scénarios est un moyen d'affirmer son contrôle sur un monde incertain en identifiant des hypothèses sur l'avenir et en déterminant comment votre organisation réagira.
En sensibilisant l’organisation à ce qui pourrait se produire, les dirigeants peuvent repérer les signes avant-coureurs de problèmes imminents et réagir en conséquence. Lorsqu’un événement du pire survient, les documents de planification de scénarios ajoutent une valeur considérable en mettant en scène plusieurs issues et en énumérant les mesures immédiates à prendre pour limiter les dégâts. Les plans sont également utiles dans les scénarios les plus optimistes : disons qu’un produit devient viral et que la demande augmente de 300 % du jour au lendemain ? Que se passerait-il si une opportunité d’acquisition se présentait de manière inattendue ? Êtes-vous prêt ?
Alors que de nombreux restaurants et entreprises choisissent d'utiliser la méthode de feuille de calcul plus traditionnelle pour la planification et les prévisions, il existe des outils de modélisation financière spécialisés comme Brixx qui sont disponibles pour rendre le processus beaucoup plus fluide.
Brixx est un outil de modélisation d'entreprise qui peut vous aider à jeter un œil à l'avenir de votre entreprise.
En construisant une image de votre entreprise avec des composants qui représentent vos activités commerciales, Brixx peut vous aider à comprendre l'impact des décisions que vous prenez, avant de les prendre !
Ses capacités uniques de modélisation temporelle font de Brixx un outil flexible pour les débutants comme pour les comptables. Avec la possibilité de planifier jusqu'à 10 ans à l'avance, vous pouvez réaliser votre planification et votre analyse financières de manière efficace et simple, sans avoir recours à des experts (et à leurs gros salaires !)
Pas de jargon ici, juste votre entreprise et ses activités. Brixx s'intègre même dans Xero pour vous aider à comparer vos prévisions aux résultats réels en toute simplicité !
Bien que de nombreux restaurants hésitent encore à utiliser un outil de prévision financière ou à s'en tenir à la méthode des feuilles de calcul, nous avons rédigé un article qui vous présente les avantages et les inconvénients de l'utilisation de feuilles de calcul pour les prévisions afin de vous aider à prendre une décision plus éclairée sur ce qui fonctionnerait le mieux pour votre entreprise. « Excel et Google Sheets vs Logiciels de prévision financière »
Réflexions finales
En ces temps incertains, il est essentiel de planifier l'avenir de votre entreprise. Que vous choisissiez d'utiliser des feuilles de calcul ou des outils spécialisés pour modéliser différents scénarios financiers pour votre restaurant, la mise en place de plusieurs plans est essentielle à la survie dans un secteur en constante évolution.
De plus en plus d'outils comme Brixx proposent des essais ou des plans gratuits pour vous aider à avoir une idée de ce à quoi pourrait ressembler la modélisation de l'avenir de votre entreprise. Pourquoi ne pas faire un tour pour voir comment vous pouvez plus facilement mettre en œuvre et exécuter la modélisation de scénarios financiers sans aucune obligation. Notre outil de prévision gratuit ne manquera pas de vous impressionner.
Nous disposons d'une vaste collection de ressources sur le Blog Brixx qui peut vous aider à vous orienter dans les bases de la modélisation financière, de la planification de scénarios et bien plus encore.
