Que sont les organisations ?
Les organisations vous permettent d'ajouter plusieurs personnes à votre compte sous une même licence. Ces équipes d'utilisateurs se composent d'un propriétaire d'organisation et de plusieurs membres de l'organisation.
Rôles de l'organisation
Les organisations ont les rôles suivants :
- Propriétaire de l'organisation
- Le propriétaire de l'organisation.
- Contrôle total sur les plans créés dans l'organisation et possibilité de voir tout plan créé dans l'organisation.
- La seule personne capable d’inviter de nouveaux membres de l’organisation.
- Inviter des invités à des projets.
- Membre de l'organisation
- Un membre invité de l'organisation.
- Ils bénéficient des avantages de la licence appliquée à l’organisation – par exemple la possibilité de collaborer sur des plans et d’élaborer de nouveaux plans.
- Les membres de l'organisation peuvent se voir accorder un accès de visualisation ou de modification aux plans.
- Invitez les invités aux plans auxquels ils ont accès.
- Titulaire de la licence
- Le propriétaire de la licence attribuée à l'organisation.
- A accès à la page Gérer la facturation.
- Il s’agit souvent de la même personne que le propriétaire de l’organisation, mais ce rôle peut être assumé par n’importe quel membre de l’organisation, ou même par un invité.
- INVITÉ
- Ne fait pas partie de l'organisation, mais est invité à consulter ou à modifier des plans particuliers d'une organisation.
- Les éditeurs invités peuvent inviter d'autres invités aux plans auxquels ils ont accès.
Que peuvent faire les propriétaires d’organisations ?
Le propriétaire de l'organisation est le propriétaire du compte. Il peut également être le propriétaire de la licence, mais cela peut être géré par un autre utilisateur.
Si vous êtes toujours en période d'essai, le propriétaire de l'organisation sera la première personne à envoyer une invitation à une autre personne pour rejoindre l'équipe. Le propriétaire de l'organisation est la seule personne qui peut gérer tous les plans du compte et inviter d'autres membres de l'organisation. Les propriétaires de l'organisation auront automatiquement accès à tous les plans créés sur le compte par d'autres membres de l'organisation.
Que peuvent faire les membres de l’organisation ?
Ils peuvent créer de nouveaux plans sur votre compte, mais ils ne peuvent pas supprimer de plans à moins d'être le propriétaire du plan (le propriétaire du plan est la personne qui crée un plan en premier).
Les membres de l'organisation ne peuvent pas voir la zone de facturation à moins qu'ils ne soient le propriétaire de la licence, et ils ne peuvent pas inviter des personnes à rejoindre votre équipe.
Les membres de l'organisation peuvent partager des plans. Bien qu'ils ne puissent pas ajouter de membres à l'équipe, ils peuvent modifier les autorisations des membres existants de l'organisation sur les plans et ils peuvent également inviter des invités à participer à des plans.
Comment inviter un membre de l'organisation
Seul le propriétaire de l'organisation peut inviter de nouveaux membres. Vous pouvez inviter de nouveaux membres de deux manières :
Sur la page Personnes :
- Cliquez sur l'onglet Personnes dans votre espace compte
- Cliquez sur « Inviter un membre de l'organisation »
- Entrez l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez rejoindre et cliquez sur envoyer
- Ils recevront un e-mail les informant qu’ils ont été invités à rejoindre l’équipe.
Remarque : cette méthode vous propose également une option de case à cocher pour donner à cet utilisateur l'accès à tous les plans existants sur le compte. Cela ne lui donnera cependant pas automatiquement accès aux nouveaux plans créés ultérieurement.
Sur un plan
- Avec un plan ouvert, cliquez sur le bouton +partager en haut à droite
- Cliquez sur l’icône orange + à côté du titre d’accès des membres des organisations.
- Choisissez si ce membre doit avoir un accès de spectateur ou d'éditeur à ce plan
- Entrez leur e-mail et appuyez sur « envoyer une invitation »
Remarque : cela donnera au membre de l'équipe l'accès à ce plan uniquement et à aucun autre plan du compte. De plus, si une personne est déjà invitée à l'un de vos plans en tant qu'invité, vous pouvez l'inviter à rejoindre votre organisation en cliquant sur le bouton d'options à 3 points à côté de son adresse e-mail dans la zone de partage du plan. Cela vous donne la possibilité de l'inviter à rejoindre votre organisation.
Donner aux membres de l'organisation l'accès aux plans
L'accès des membres de l'organisation est géré dans le panneau de partage de chaque forfait. Vous pouvez y accéder en cliquant sur l'icône + sur une mosaïque de forfait dans l'onglet « Forfaits » ou en cliquant sur le bouton +partager dans un forfait lui-même. Tout membre de l'organisation de votre compte apparaîtra sur ce panneau, même s'il n'a pas accès à ce forfait (auquel cas il aura le texte « Pas d'accès » à côté de son adresse e-mail).
L'icône du livre représente l'accès du lecteur. La personne avec un crayon représente l'accès de l'éditeur. Cliquer sur la croix à droite supprimera l'accès du plan. Si quelqu'un n'a pas accès, vous pouvez cliquer sur l'icône du lecteur ou de l'éditeur pour lui fournir cette option.
Nous avons adopté une approche prudente pour donner aux membres de l'organisation l'accès à des plans susceptibles de contenir des informations financières sensibles. Par défaut, les membres de l'organisation n'auront pas accès aux nouveaux plans sur le compte et les membres de l'organisation peuvent être invités à rejoindre un compte sans avoir accès à aucun plan. Cependant, le propriétaire de l'organisation aura toujours accès à chaque plan créé sur le compte par n'importe quel membre de l'organisation.
Le propriétaire de l'organisation peut rapidement voir un aperçu de l'accès sur la page Plans. Chaque mosaïque de plan comporte une icône de partage avec un numéro indiquant le nombre de personnes ayant accès à ce plan.
