Apa itu infrastruktur bisnis?
Penting untuk meneliti dan membangun infrastruktur untuk memulai usaha agar aktivitas harian bisnis Anda berjalan lancar.
Perusahaan yang terorganisasi dengan baik dan terstruktur dengan baik akan mampu mengirimkan produk dan layanannya tepat waktu, dan memastikan bahwa pelanggan lama maupun baru senang dan perusahaan memperoleh laba.
Dalam postingan blog ini kami akan membahas secara spesifik tentang memilih infrastruktur untuk startup, termasuk:
- Komunikasi – cara membuat email bisnis
- Peralatan – peralatan apa yang saya butuhkan?
- Logistik – cara mengelola logistik
- Tempat – cara memilih ruang kerja yang tepat
- Infrastruktur keuangan bisnis pemula
Komunikasi – cara membuat email bisnis
Sebagian besar bisnis memiliki beberapa cara bagi pelanggan, pemasok, atau mitra untuk menghubungi mereka. Jika Anda memerlukan akses telepon, email,/internet, Anda perlu mulai mengaturnya segera setelah Anda mengetahui ruang kerja Anda. Terkadang, hal-hal ini membutuhkan waktu yang sangat lama untuk diatur/dipasang, dan Anda perlu menyediakan waktu yang cukup untuk itu. Anda tentu tidak ingin terjadi masalah teknologi yang berdampak pada pelanggan Anda.
Merupakan praktik yang baik untuk menyiapkan email perusahaan yang secara jelas mewakili perusahaan Anda seperti: [email dilindungi].
Ini juga merupakan ide yang bagus untuk memiliki generik [email dilindungi] or [email dilindungi] alamat email agar orang lain dapat menghubungi Anda, sehingga banyak anggota staf mempunyai akses dan dapat mengambil tindakan.
Anda sering kali dapat mengatur email melalui perusahaan hosting situs web Anda, yang akan kita bahas lebih detail nanti di bab situs web. Namun, opsi standar adalah menggunakan penyedia besar seperti GSuite milik Google atau Office 365 milik Microsoft. Penyedia-penyedia ini menawarkan biaya bulanan yang cukup rendah, dengan imbalan infrastruktur yang solid dan andal serta keamanan yang mutakhir.
Peralatan apa yang saya butuhkan?
Peralatan apa yang Anda butuhkan untuk bisnis Anda? Ini juga termasuk dalam infrastruktur untuk startup. Yang saya maksud dengan peralatan adalah segala sesuatu yang Anda gunakan untuk menciptakan produk atau layanan Anda. Jika Anda seorang akuntan, Anda memerlukan komputer, koneksi internet, dan akses ke perangkat lunak akuntansi. Jika Anda sedang merintis pusat kebugaran, Anda memerlukan peralatan kebugaran, loker, matras, sistem musik, televisi, router nirkabel…
Bagi beberapa bisnis seperti pusat kebugaran atau kedai kopi, biaya peralatan merupakan bagian besar dari infrastruktur mereka untuk biaya awal. Cari tahu opsi pembiayaan untuk peralatan yang Anda butuhkan sesegera mungkin – Anda perlu mempertimbangkan biaya jangka panjangnya untuk memutuskan apakah menyewa atau membeli peralatan Anda secara langsung merupakan ide yang baik. Beragam peralatan tersedia untuk disewa, dan bagi bisnis yang tidak memiliki banyak dana, ini bisa menjadi cara berbiaya rendah untuk memulai.
Cara mengelola logistik
Logistik adalah seni mengelola pasokan dan transportasi. Logistik, pengiriman, dan perencanaan operasional yang efektif berkaitan dengan produksi, penyimpanan, dan pengiriman produk Anda kepada pengguna akhir. Mengelola hal ini secara efisien akan menghemat waktu dan uang Anda – sangat layak untuk dipikirkan dan diteliti!
Pengangkutan barang bisa menjadi salah satu aspek tersulit dalam menjalankan perusahaan – biayanya bisa mahal dan mungkin memerlukan banyak dokumen, terutama jika produk dikirim ke luar negeri. Yang juga mengejutkan adalah banyaknya perusahaan pengiriman yang memiliki batasan jenis barang yang akan mereka kirim.
Memahami bagian bisnis ini dan menunjuk seseorang yang bertanggung jawab atasnya dapat membuat perbedaan besar terhadap efisiensi.
Selain mempertimbangkan bagaimana Anda akan mengirimkan produk, pertimbangkan juga pemasok Anda. Di mana mereka berada, bagaimana mereka dapat mengirimkannya kepada Anda, dan berapa biayanya? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini dapat memengaruhi tidak hanya perencanaan logistik Anda, tetapi juga lokasi bisnis Anda.
Dengan begitu banyak aspek yang terlibat, memiliki dokumen perencanaan logistik bersama dengan rencana bisnis Anda penting jika Anda memulai perusahaan yang menjual barang fisik.
Tempat – cara memilih ruang kerja yang tepat
Saat mempertimbangkan infrastruktur untuk startup, memilih jenis tempat usaha yang tepat dan lokasinya merupakan dua keputusan penting. Kombinasi yang tepat antara harga terjangkau, lokasi yang baik, dan ruang untuk ekspansi di masa mendatang bisa jadi sulit didapat. Pindah tempat usaha membutuhkan biaya besar – baik dari segi waktu maupun uang. Menemukan tempat yang tepat mungkin membutuhkan waktu – tetapi yakinlah setelah Anda menemukannya, Anda dapat fokus membangun suasana dan lingkungan yang sempurna untuk bisnis Anda.
Jika Anda menyewa atau membeli properti atau sebagian properti, Anda mungkin harus membayar tarif bisnis di atas biaya sewa. Tarif ini dikenakan pada sebagian besar properti non-domestik. Perusahaan kecil dapat mengajukan diskon tarif bisnis, sementara beberapa mungkin tidak membayar tarif sama sekali! Beberapa dewan akan mengenakan tarif bisnis kepada bisnis bergerak jika mereka memiliki lahan tetap. Tarif tersebut akan dihitung berdasarkan harga tanah, bukan unit bergerak.
Apa saja yang ada di tempat Anda? Jika Anda belum memikirkannya di bagian peralatan di atas, sekaranglah saatnya. Mungkin ada biaya tersembunyi dalam mendirikan kantor Anda, misalnya, seperti furnitur, komputer, printer, kabel, telepon, papan nama gedung, keamanan/alarm, perangkat keras dan perangkat lunak, lisensi perangkat lunak (beberapa lisensi bisa mahal), alat tulis, teh, dan kopi. Umumnya, biaya-biaya ini akan meningkat seiring bertambahnya jumlah karyawan yang bergabung dengan bisnis Anda. Teh dan kopi untuk 50 karyawan jauh berbeda dengan 5 karyawan.
Lokasi merupakan hal yang sulit untuk ditentukan dengan tepat – jika Anda mengandalkan perdagangan lewat, sering kali diperlukan keseimbangan antara jumlah pengunjung (perdagangan lewat) dan biaya (tarif bisnis cenderung lebih tinggi di area yang lebih populer).
Mungkin ada juga beberapa persyaratan hukum yang harus Anda patuhi – tergantung pada lokasi sebenarnya tempat Anda:
- Jika Anda telah mengubah properti dengan cara apa pun, hal ini perlu ditandatangani oleh Pengawasan Bangunan di dewan setempat.
- Apakah properti tersebut memiliki izin yang tepat untuk digunakan untuk jenis bisnis Anda?
- Apakah ada batasan mengenai tingkat kebisingan/polusi/pembuangan limbah yang perlu Anda ketahui?
Infrastruktur keuangan bisnis rintisan Anda
Memilah cara bisnis Anda menangani segala hal yang berkaitan dengan "uang" merupakan bagian penting dari menjalankan bisnis dengan baik. Memahami praktik dan sistem ini sekarang akan menghemat waktu, uang, dan frustrasi Anda dalam jangka panjang – jadi mari kita mulai.
akun bank
Perseroan terbatas diwajibkan memiliki rekening bank bisnis, karena secara hukum bisnis tersebut merupakan entitas yang terpisah dari Anda. Oleh karena itu, pedagang tunggal tidak diwajibkan memiliki rekening bank bisnis. Namun, seringkali ada alasan kuat untuk memilikinya:
- Bank Anda mungkin mengharuskan Anda melakukannya (jika syarat dan ketentuan mereka menyatakan bahwa rekening pribadi tidak boleh digunakan untuk bisnis);
- Akan lebih mudah untuk memisahkan transaksi pribadi dan bisnis, terutama saat mengirimkan pengembalian ke HMRC
- Terlihat lebih profesional jika Anda memiliki rekening bank bisnis terpisah
Rekening bank bisnis menawarkan semua fasilitas yang sama dengan rekening pribadi, tetapi juga berarti bisnis dapat meminjam uang, mendapatkan kartu kredit perusahaan, dan menerima pembayaran kartu dari pelanggan. Tergantung pada jenis rekeningnya, akan ada sedikit biaya bulanan.
Metode Pembayaran
Anda juga perlu menetapkan cara terbaik bagi pelanggan Anda untuk membayar Anda, dan bagi Anda untuk membayar pemasok Anda.
Anda memiliki pilihan berikut yang tersedia untuk Anda:
- melalui debit atau kredit kartu dari bank Anda
- Pembayaran BACS dari rekening bank Anda ke rekening bank pemasok Anda
- Akun PayPal
- Uang tunai
- Cek
- Pembayaran online melalui gateway pembayaran
Pembayaran kartu – Di Tempat
Untuk menerima pembayaran kartu fisik dari pelanggan, Anda memerlukan mesin kartu (terminal PDQ). Bicarakan dengan bank atau penyedia layanan pembayaran Anda tentang pengaturan rekening pedagang untuk pembayaran kartu. Ini berarti uang akan disimpan di rekening terpisah yang dipagari hingga pembayaran diotorisasi. Bank atau penyedia layanan pembayaran juga akan menyiapkan gateway pembayaran untuk Anda.
Ada banyak pilihan mesin kartu yang tersedia untuk Anda, termasuk:
- Mesin kartu telepon pintar
- Mesin nirkabel
- Terminal virtual
Masing-masing memiliki pengaturan dan biaya bulanannya sendiri, tergantung apakah Anda menyewa atau membelinya. Biayanya bervariasi antara £15 hingga £30 per bulan, tergantung opsi yang Anda pilih.
Anda juga harus membayar biaya transaksi untuk setiap pembayaran kartu yang Anda lakukan. Besarnya biaya ini bergantung pada jumlah transaksi yang Anda lakukan dan apakah Anda membayar persentase tertentu dari setiap transaksi atau biaya tetap. Anda mungkin juga dikenakan biaya penggunaan minimum dengan beberapa penyedia jika jumlah transaksi Anda rendah.
Pembayaran Kartu atau Transfer Bank Online
Ada beberapa cara berbeda untuk berjualan atau menjual produk dan layanan secara daring. eBay dan Amazon adalah platform yang terkenal untuk memulai berjualan daring, tetapi tergantung jenis pekerjaan yang Anda lakukan, Etsy, Patreon, Freelancer, atau Fiverr mungkin lebih cocok.
Jika Anda ingin menerima pembayaran online melalui situs web Anda, cara teraman dan termudah adalah menggunakan gateway pembayaran. Dengan gateway pembayaran, Anda bisa mendapatkan pembayaran instan, meningkatkan kredibilitas, dan meningkatkan keamanan dibandingkan hanya menerima pembayaran debit langsung.
Ada banyak penyedia di luar sana termasuk:
- SagePay
- WorldPay
- 2Checkout
- Garis
- Paypal
Mengintegrasikan situs web Anda dengan gateway pembayaran memerlukan keahlian, dan jika Anda tidak yakin, sebaiknya mencari bantuan profesional.
Cara melacak keuangan Anda
Mengurus pembukuan/akuntan sangat penting bagi bisnis apa pun. Dan, sayangnya, dari sinilah sebagian besar stereotip bahwa akuntansi itu membosankan muncul.
Banyak kerja keras yang menjadi dasar reputasi ini sekarang dapat dilakukan melalui perangkat lunak, yang merupakan keahlian para akuntan. Akuntan dan pemegang buku masih memiliki keterampilan yang sangat berharga, dan ada baiknya mencari bantuan mereka (terutama dalam hal pengembalian pajak atau nasihat bisnis) untuk memastikan keuangan bisnis ditangani dengan benar.
Ada banyak alat yang dapat mengotomatiskan faktur, melacak pembayaran, dan menghubungkan semuanya ke rekening bank bisnis Anda. Beberapa di antaranya lebih mudah dikuasai daripada yang lain, tetapi dapat menghemat waktu Anda jika Anda tidak ingin ada seseorang di tim Anda yang bertanggung jawab penuh atas sisi keuangan bisnis.
Anda mungkin ingin melihat penyedia daring seperti Xero, Quickbooks atau Freeagent tetapi Anda mungkin memerlukan seorang akuntan atau profesional keuangan untuk membantu Anda mengaturnya bagi perusahaan Anda.
Faktur
Saat Anda menjual sesuatu kepada pelanggan, Anda harus menyediakan faktur, dan juga menyimpan salinannya untuk arsip Anda. Faktur ini bisa berupa digital atau cetak, tetapi ada banyak sistem faktur digital yang dapat mempermudah Anda.
Faktur harus mencakup:
- Nama perusahaan Anda, alamat (terdaftar dan berdagang) dan informasi kontak
- Nomor identifikasi perusahaan
- Nama perusahaan dan alamat pelanggan yang Anda tagih
- Deskripsi yang jelas tentang apa yang Anda kenakan biaya
- Tanggal barang atau jasa diberikan (tanggal pasokan)
- Tanggal faktur
- Jumlah(s) yang dibebankan
- Nomor PPN jika terdaftar untuk PPN
- Jumlah PPN yang berlaku
- Jumlah total yang terutang
Jika Anda dan pelanggan Anda terdaftar PPN, Anda harus memberikan faktur PPN, yang harus menyertakan informasi PPN tambahan.
Cara menghindari masalah arus kas
Banyak dari biaya ini yang dapat diprediksi dan mudah direncanakan, Anda hanya perlu memikirkannya terlebih dahulu.
Untuk setiap topik yang telah kita bahas hari ini, Anda perlu membuat daftar semua biaya yang terkait dengan pendirian bisnis Anda. Kemudian, Anda perlu meneliti berapa besar biaya-biaya ini dan seberapa sering biaya-biaya tersebut perlu dibayarkan. Banyak biaya yang memiliki biaya tahunan atau bulanan. Setelah Anda lebih memahami biaya-biaya ini, catat biaya-biaya apa saja yang perlu dibayarkan untuk setiap bulannya, dan berapa besarnya.
Biaya tak terduga dapat menyebabkan masalah arus kas Jadi sangat penting untuk memikirkan biaya-biaya ini terlebih dahulu guna menghindari jebakan ini.
Kesimpulan
Dalam artikel ini kami membahas:
- Komunikasi – cara membuat email bisnis
- Peralatan – peralatan apa yang saya butuhkan?
- Logistik – cara mengelola logistik
- Tempat – cara memilih ruang kerja yang tepat
- Infrastruktur keuangan bisnis rintisan Anda
Sekali lagi, ada banyak hal yang perlu dipikirkan di sini, dan sebagian besar akan berlaku untuk bisnis Anda dalam berbagai bentuk. Jadi, lakukan secara perlahan dan pastikan Anda memahami semua dasar-dasarnya sebelum melanjutkan.
Berbicara tentang move on, di artikel berikutnya kita akan membahas melindungi bisnis Anda dari hukum, peraturan & orang lain yang menyalin ide Anda!
