Quando si esamina il budget e la modellazione degli scenari finanziari per i ristoranti, è fondamentale identificare e comprendere gli effetti che gli eventi e le decisioni avranno sulla domanda della tua linea di prodotti.
Passando alla modellazione di scenari finanziari, sarai in grado di pianificare più risultati in modo più accurato. Sarai anche in grado di valutare gli impatti che le tue decisioni aziendali potrebbero avere sulle tue finanze future.
I leader del settore alimentare e delle bevande stanno coinvolgendo attivamente le loro catene di fornitura a monte e a valle per identificare possibili segnali di domanda che potrebbero avere un impatto sul loro mercato.
Per avere successo nel settore dei beni di consumo, è necessario comprendere con precisione la domanda, non solo percependo cosa accade all'interno della propria organizzazione, ma anche tenendo il polso delle tendenze del mercato e dello scenario competitivo.
Devi valutare i cambiamenti nella domanda, analizzare le tendenze di acquisto, quindi rispondere in modo rapido e redditizio. Ma per farlo, devi aggregare grandi quantità di dati da fonti sia interne che di terze parti.
Inoltre, l'impatto che la pandemia ha avuto sul settore ha costretto i ristoratori a prendere in considerazione ulteriori segnali di domanda, come l'applicazione e l'allentamento delle restrizioni, il distanziamento sociale, gli sforzi per la ripresa dalla pandemia e altro ancora.
Considerate le numerose incognite legate all'epidemia e al modo in cui reagiranno le condizioni economiche, anziché basarsi su stime puntuali, è fondamentale elaborare almeno tre o quattro scenari diversi.
Questi scenari dovrebbero essere strutturati in diverse tappe fondamentali, in relazione alla più ampia ripresa sociale, che potrebbe incidere sulla tua domanda.
Concentrandoti su traguardi che indicheranno come si presenterà la ripresa di questo settore nell'ambito del tuo mix di canali, sarai in grado di anticipare più facilmente il flusso della domanda.
È fondamentale identificare quando la domanda nel tuo mix di canali inizierà a tornare alla baseline pre-epidemia. In questo modo, sarai più facilmente in grado di pianificare ogni possibile risultato.
In questo post parlerò di:
- L'importanza di eseguire più di uno scenario di proiezione finanziaria
- Suggerimenti per la pianificazione degli scenari, la stesura del budget e le previsioni per i ristoranti nel 2021
- specializzato software di analisi degli scenari come Brixx può aiutarti a modellare più facilmente e accuratamente potenziali scenari finanziari
- Conclusioni
L'importanza di eseguire più di uno scenario di proiezione finanziaria
La maggior parte delle startup e delle piccole imprese non si preoccupa di creare un budget o di prevedere i risultati finanziari per l'anno successivo, ma ci sono diverse ragioni per cui dovresti dedicare un po' di tempo all'inizio dell'anno a creare alcune previsioni per l'anno a venire.
Per i ristoranti, anche quelli già affermati, una previsione o proiezione finanziaria dovrebbe essere una priorità, considerando le numerose sfide che il settore deve affrontare (senza contare gli effetti che la pandemia globale ha avuto sul settore).
Tuttavia, non dovresti aspettare l'inizio dell'anno per iniziare a fare il budget e le previsioni per il tuo ristorante o la tua attività: questo dovrebbe essere uno dei primi punti sulla tua lista delle cose da fare, indipendentemente da quando inizi a pianificare per i prossimi 12 mesi.
Perché le proiezioni finanziarie sono utili per il tuo ristorante?
- Scopri facilmente quando il tuo ristorante potrà assumere personale aggiuntivo o se è il momento di ridurre
- Sarai in grado di stimare di quali finanziamenti aggiuntivi potresti aver bisogno da investitori o creditori
- Prevedi con maggiore precisione il volume di vendite di cui avrai bisogno per espandere la tua attività
- Prevedi potenziali flussi di cassa e spese per aiutarti a sviluppare traguardi per il successo
- E altre ancora...
"Non si può mai sbagliare di molto pensando come un cliente che è nuovo nel settore." - Richard Branson, fondatore di Virgin (@richardbranson)
In generale, la maggior parte dei ristoranti dovrebbe creare almeno tre scenari di proiezione finanziaria per l'anno, per poter pianificare in modo più efficace gli eventi positivi, negativi e brutti.
1. Pianificare il caso più probabile
La cosa più semplice da fare è iniziare con ciò che hai fatto l'anno scorso se sei già un ristorante affermato, poiché questo è probabilmente il miglior predittore dei prossimi 12 mesi. Tuttavia, le aziende più nuove e le startup potrebbero non avere queste informazioni da sfruttare, ma nel nostro articolo spieghiamo come puoi creare previsioni senza dati precedenti “Come creare una previsione finanziaria efficace senza dati storici”Ma se la tua attività consolidata è cresciuta, ad esempio, del 5% nell'ultimo anno, puoi supporre che lo stesso tasso di crescita continuerà probabilmente per i successivi 12 mesi.
Questo è il tipo di scenario più probabile da prevedere.
2. Sperare nel caso migliore
Poi, dovresti sognare in grande e pensare a uno scenario migliore. Questo dovrebbe mostrarti le tue proiezioni di vendita se tutto andrà per il verso giusto nei prossimi 12 mesi. Questo potrebbe includere la pianificazione per mantenere i clienti attuali, aumentare il numero di nuovi clienti che entrano nel tuo ristorante, essere in grado di espandere i tuoi locali e altro ancora. Questo scenario dovrebbe comunque basarsi sui dati e dovrebbe comunque essere realistico.
3. Preparati al caso peggiore
Infine, è importante pianificare lo scenario peggiore. È simile allo stress test nelle banche. Ad esempio, dovresti essere in grado di sottoporre a stress test la tua attività per sapere cosa accadrebbe se: perdessi una percentuale della tua base clienti; i tuoi costi di fornitura aumentassero; perdessi un dipendente importante; e così via.
Eseguendo questi test, sarai in grado di mitigare meglio questi rischi ed evitare lo scenario peggiore, sapendo come prepararti al meglio.
Suggerimenti per la pianificazione degli scenari, la stesura del budget e le previsioni per i ristoranti nel 2021
Per quanto riguarda la definizione del budget, il processo consente di allineare meglio gli obiettivi e i traguardi finanziari.
In circostanze normali, il budget è già complicato. Devi considerare molte variabili in termini di leve di fatturato, tra cui:
- Costi di input per cibo, liquori e manodopera
- Costi operativi per l'occupazione e altre spese necessarie
- Costi generali e amministrativi
- E altre ancora...
Le incertezze legate al COVID-19 creano difficoltà ancora maggiori per i ristoranti nell'elaborare e realizzare un piano, rendendo necessario analizzare più scenari finanziari per essere meglio preparati a eventuali tempeste che potrebbero verificarsi nel corso dell'anno a venire.
I fattori aggiuntivi che potresti dover considerare quando inizi il processo di definizione del budget per i prossimi 12 mesi, a seconda di dove ha sede il tuo ristorante, possono includere:
- Nuovi programmi governativi che hanno fornito assistenza finanziaria nel 2020 e nel 2021
- Tempistiche associate ai differimenti di vari costi, come i differimenti delle imposte sulla busta paga dei dipendenti e dei datori di lavoro, ecc.
- Nuovi impegni di debito
- Nuovi o imminenti impegni di interesse
- Prestiti non perdonati
- Stagionalità dei ricavi
- Anno dopo anno variazioni mensili nelle vendite di prima linea
- Nuove passività di locazione o del fornitore che sono state differite o modificate
Nel menzionare quanto sopra, i livelli di vendita saranno probabilmente la voce di bilancio più difficile da mettere a budget nel prossimo anno. Nel processo di pianificazione, sarebbe utile fare un elenco di tutte le iniziative pianificate per i trimestri finanziari che aumenteranno le vendite. Queste possono includere (ma non sono limitate a):
- Miglioramenti delle vendite online
- Modifiche pianificate ai prezzi
- Aumento delle consegne fuori sede
- Installazione di finestre drive-in
- Patio ampliato per la prossima stagione
Le stime di manodopera dovrebbero seguire i livelli di vendita stimati. La maggior parte dei ristoranti ha determinato le proprie nuove esigenze di personale per i livelli di fatturato che stanno attualmente riscontrando. Una volta deciso di implementare nuove strategie o tattiche, determina l'impatto sul tuo organico. Considera se intendi continuare a ridurre gli orari di apertura, ridurre le offerte del menu o concentrarti il più possibile sulle vendite fuori sede. Tutte queste decisioni hanno un impatto sulla manodopera e devono essere parte della pianificazione dell'anno prossimo.
Determina le tue vendite correnti per ora di lavoro e usa quel numero per informare il tuo budget di manodopera e per calcolare i costi di manodopera che supportano i tuoi obiettivi di fatturato. Crea un budget per ora, per giorno e per ruolo, per determinare quale importo di costo di manodopera è sostenuto per ogni ora di attività (oltre a preparare gli orari di apertura e chiusura). Crea questi modelli di manodopera anche per i periodi stagionali, un modello "invernale", un modello "estivo", ecc., a seconda delle necessità, in base alla tua posizione e al clima.
Mantieni i costi operativi e amministrativi il più bassi possibile, rispettando comunque gli impegni per la conformità richiesta con le agenzie di riscossione delle imposte locali, le autorità sanitarie, gli enti di regolamentazione della sicurezza e le autorità governative. Esamina i livelli di personale amministrativo per determinare se tutti i ruoli sono necessari ed essenziali da avere internamente. Esplora le opzioni di outsourcing che possono assistere a un costo inferiore rispetto a un dipendente interno a tempo pieno equivalente con benefit. Ad esempio, prendi in considerazione l'assunzione di consulenti per:
- Gestione dei costi di cibo e liquori
- Risorse umane
- Social Media
- Contabilità
Incorpora la pianificazione degli scenari mentre stili il budget e fai previsioni per i prossimi 12 mesi. Raccogli diverse versioni del budget: caso peggiore, previsto, caso migliore, come esempi. Incorpora ipotesi sui livelli di vendita per determinare come ciò influisce sui costi di manodopera e cibo. Completa un analisi di pareggio identificando tutti i costi variabili e fissi, per comprendere i livelli minimi di vendita necessari per raggiungere il punto di pareggio.
La previsione è dove fai una copia del tuo budget e poi lo sovrascrivi con i dati effettivi ogni periodo per essere in grado di prevedere l'anno intero. Istituisci un processo regolare, mensile o trimestrale, per analizzare le recenti tendenze di entrate e spese. Aggiorna di conseguenza i mesi futuri, con ulteriori approfondimenti e conoscenze acquisite da quando è stato creato il budget iniziale. Puoi anche creare una "previsione continua" che può fornire uno sguardo ai dati finanziari previsti per 12 mesi alla volta.
Un software specializzato come Brixx può aiutarti a modellare in modo più semplice e accurato i potenziali scenari finanziari
I piani di scenario, in definitiva, raccontano una storia con molti possibili finali. La creazione della narrazione richiede un chiaro insieme di ipotesi sulle potenziali realtà aziendali e sui risultati conseguenti.
La pianificazione degli scenari aiuta i decisori a identificare intervalli di potenziali risultati e impatti, a valutare le risposte e a gestire le possibilità sia positive che negative.
- Visualizzando i potenziali rischi e opportunità, le aziende possono diventare proattive invece di limitarsi a reagire agli eventi
- Esistono diversi modelli e framework formalizzati per la pianificazione degli scenari. Ciò che conta è scegliere un metodo che funzioni per il tuo team
Se c'è qualcosa che amplifica il valore della pianificazione degli scenari, è una pandemia, anche se la maggior parte delle aziende non ha avuto "l'economia si è fermata" nella propria modellazione. Nel contesto di un'azienda, la pianificazione degli scenari è un modo per affermare il controllo su un mondo incerto identificando ipotesi sul futuro e determinando come la tua organizzazione risponderà.
Costruendo la consapevolezza organizzativa di ciò che potrebbe accadere, i leader possono individuare i segnali di avvertimento di sfide in fermento e rispondere di conseguenza. Quando si verifica un evento peggiore, i documenti di pianificazione degli scenari aggiungono un valore enorme riproducendo più risultati ed elencando misure immediate per contenere i danni. I piani sono preziosi anche per gli scenari migliori, ad esempio un prodotto diventa virale e la domanda aumenta del 300% durante la notte? Cosa succede se un'opportunità di acquisizione si presenta inaspettatamente? Sei preparato?
Sebbene molti ristoranti e aziende scelgano di utilizzare il metodo più tradizionale dei fogli di calcolo per la pianificazione e le previsioni, esistono strumenti di modellazione finanziaria specialistici, come Brixx, che possono rendere il processo molto più agevole.
Brixx è uno strumento di modellazione aziendale che può aiutarti a dare un'occhiata al futuro della tua attività.
Costruendo un quadro della tua attività con componenti che rappresentano le tue attività commerciali, Brixx può aiutarti a comprendere l'impatto delle decisioni che prendi, prima di prenderle!
Le sue esclusive capacità di modellazione basate sul tempo rendono Brixx uno strumento flessibile sia per principianti che per contabili. Con la possibilità di pianificare fino a 10 anni in anticipo, puoi effettuare la tua pianificazione e analisi finanziaria in modo efficiente e semplice, senza la necessità di esperti (e dei loro grandi stipendi!)
Nessun gergo qui, solo la tua attività e le sue attività. Brixx si integra persino in Xero per aiutarti a confrontare facilmente le tue previsioni con i dati effettivi!
Mentre molti ristoranti potrebbero ancora essere indecisi se utilizzare uno strumento per le previsioni finanziarie o attenersi al metodo del foglio di calcolo, abbiamo scritto un articolo che illustra i pro e i contro dell'utilizzo dei fogli di calcolo per le previsioni, per aiutarti a prendere una decisione più informata su cosa funzionerebbe meglio per la tua attività: “Excel e Google Sheets contro software per le previsioni finanziarie”
Conclusioni
Nei tempi incerti di oggi, pianificare il futuro della tua azienda è fondamentale. Che tu scelga di utilizzare fogli di calcolo o strumenti specializzati per modellare vari scenari finanziari per il tuo ristorante, avere più piani in atto è fondamentale per sopravvivere in un settore in continua evoluzione.
Sempre più strumenti come Brixx offrono prove gratuite o piani gratuiti per aiutarti a farti un'idea di come potrebbe essere la modellazione del futuro della tua attività, perché non fare un giro per vedere come puoi implementare ed eseguire più facilmente la modellazione di scenari finanziari senza alcun obbligo. Il nostro strumento di previsione gratuito è destinato a stupire.
Abbiamo una vasta raccolta di risorse su Blog di Brixx che può aiutarti a orientarti tra le basi della modellazione finanziaria, della pianificazione degli scenari e altro ancora.
