Come scegliere la giusta infrastruttura per la tua startup

Cos'è l'infrastruttura aziendale?

È importante ricercare e definire l'infrastruttura per l'avvio dell'attività, in modo che le attività quotidiane della tua azienda procedano senza intoppi.

Un'azienda ben organizzata e ben strutturata sarà in grado di consegnare i propri prodotti e servizi nei tempi previsti, garantendo la soddisfazione dei clienti esistenti e nuovi e la redditività dell'azienda.

In questo post del blog tratteremo gli aspetti specifici della scelta dell'infrastruttura per l'avvio di un'attività, tra cui:

• Comunicazione – come creare un’email aziendale
• Attrezzatura: di quale attrezzatura ho bisogno?
• Logistica – come gestire la logistica
• Locali – come scegliere lo spazio di lavoro giusto
• L'infrastruttura finanziaria di attività di avvio

Comunicazione – come creare un’email aziendale

La maggior parte delle aziende avrà diversi modi in cui clienti, fornitori o partner possono mettersi in contatto con loro. Se hai bisogno di accedere a telefoni, e-mail/internet, allora devi iniziare a organizzarlo non appena conosci lo spazio in cui lavorerai. A volte, queste cose possono richiedere una quantità di tempo frustrante per essere organizzate/installate, e devi concederti tutto il tempo necessario. L'ultima cosa che vuoi che accada è che i problemi di dentizione della tecnologia abbiano un impatto sui tuoi clienti.

È buona norma impostare email aziendali che rappresentino chiaramente la tua azienda, ad esempio: [email protected].

È anche una buona idea avere un generico [email protected] or [email protected] indirizzo email tramite cui le persone possono contattarti, in modo che più membri dello staff abbiano accesso e possano intervenire.

Spesso puoi impostare le tue email tramite la tua società di hosting del sito web, di cui parleremo più in dettaglio più avanti nel capitolo sul sito web. Tuttavia, un'opzione standard è usare un grande provider come GSuite di Google o Office 365 di Microsoft. Questi provider hanno costi mensili piuttosto bassi in cambio di un'infrastruttura solida e affidabile e di una sicurezza aggiornata.

Di quale attrezzatura ho bisogno?

Di quali attrezzature hai bisogno per la tua attività? Anche questo rientra nell'infrastruttura per l'avvio. Per attrezzatura, intendo tutto ciò che usi per creare i tuoi prodotti o servizi. Se sei un contabile, avrai bisogno di un computer, una connessione Internet e l'accesso a un software di contabilità. Se stai avviando una palestra, avrai bisogno di attrezzature da palestra, armadietti, materassini, impianti musicali, televisori, router wireless...

Per alcune attività come palestre o furgoni per il caffè, il costo dell'attrezzatura è una parte enorme della loro infrastruttura per i costi di avvio. Scopri le opzioni di finanziamento per l'attrezzatura di cui hai bisogno il prima possibile: dovrai esaminare i costi a lungo termine per decidere se è una buona idea noleggiare o acquistare direttamente la tua attrezzatura. Una sorprendente varietà di attrezzature è disponibile per il leasing e per le attività senza molti finanziamenti disponibili, questo può essere un modo economico per iniziare.

Come gestire la logistica

La logistica è l'arte di gestire la fornitura e il trasporto. Una logistica efficace, la consegna e la pianificazione operativa riguardano la produzione, lo stoccaggio e la consegna dei prodotti al consumatore finale. Gestire tutto questo in modo efficiente vi farà risparmiare tempo e denaro: vale la pena pensarci e fare ricerche!

Il trasporto di merci può essere uno degli aspetti più impegnativi della gestione di un'azienda: può essere costoso e potrebbe richiedere molta burocrazia, in particolare se il prodotto viene spedito al di fuori del tuo Paese. È anche sorprendente il numero di corrieri con restrizioni sui tipi di merci che consegneranno.

Comprendere questa parte del business e avere qualcuno che se ne occupi può fare una grande differenza in termini di efficienza.

Oltre a considerare come consegnerai i tuoi prodotti, considera anche i tuoi fornitori. Dove sono, come possono consegnarti e quali sono i costi per farlo? Le risposte a queste domande potrebbero avere un impatto non solo sulla tua pianificazione logistica, ma anche su dove collocherai la tua attività.

Considerati i numerosi aspetti coinvolti, avere un documento di pianificazione logistica insieme al proprio piano aziendale è importante se si sta avviando un'azienda che vende beni fisici.

Locali – come scegliere lo spazio di lavoro giusto

Quando si esamina l'infrastruttura per l'avvio, la scelta del tipo di locale giusto e della sua posizione sono entrambe decisioni importanti da prendere. La felice confluenza di un prezzo basso, una buona posizione e spazio per un'espansione futura può essere difficile da ottenere. Trasferire i locali è costoso, sia in termini di tempo che di denaro. Trovare il posto giusto potrebbe richiedere un po' di tempo, ma state certi che quando lo farete, potrete concentrarvi sulla creazione dell'atmosfera e dell'ambiente perfetti per la vostra attività.

Se affitti o acquisti i tuoi locali o parte di essi, potresti dover pagare le tariffe commerciali oltre all'affitto. Queste vengono applicate alla maggior parte delle proprietà non domestiche. Le piccole aziende possono richiedere uno sconto sulle tariffe commerciali, mentre alcune potrebbero non pagare alcuna tariffa! Alcuni consigli addebiteranno le tariffe commerciali alle aziende mobili se hanno un campo fisso. Le tariffe saranno calcolate sul costo del terreno piuttosto che sull'unità mobile.

Cosa contengono i tuoi locali? Se non ci hai pensato nella sezione attrezzature qui sopra, ora è il momento. Possono esserci costi nascosti nell'allestimento del tuo ufficio, ad esempio, come mobili, computer, stampanti, cavi, telefoni, segnaletica per l'edificio, sicurezza/allarmi, hardware e software, licenze software (licenze multiple possono essere costose), cancelleria, tè e caffè. Nella maggior parte dei casi, questi costi aumenteranno man mano che più persone si uniranno alla tua attività. Tè e caffè per una forza lavoro di 50 persone sono sostanzialmente diversi da 5.

La posizione è un fattore difficile da scegliere: se si fa affidamento sul commercio di passaggio, spesso è necessario trovare un equilibrio tra affluenza (commercio di passaggio) e costi (le tariffe commerciali tendono a essere più elevate nelle aree più frequentate).

Potrebbero esserci anche alcuni requisiti legali che dovrai rispettare, a seconda dell'effettiva ubicazione dei tuoi locali:

• Se hai apportato modifiche alla proprietà in qualsiasi modo, sarà necessario il consenso dell'ufficio controllo edilizio del consiglio locale.
• L'immobile è dotato delle autorizzazioni necessarie per essere utilizzato per il tuo tipo di attività?
• Ci sono restrizioni relative ai livelli di rumore/inquinamento/smaltimento dei rifiuti di cui dovresti essere a conoscenza?

L'infrastruttura finanziaria della tua startup

Riordinare i modi in cui la tua azienda gestisce tutto ciò che riguarda il "denaro" è una parte importante per avere un'azienda che funziona bene. Acquisire consapevolezza di queste pratiche e sistemi ora ti farà risparmiare tempo, denaro e frustrazione a lungo termine, quindi tuffiamoci dentro.

conto in banca

Le società a responsabilità limitata sono tenute ad avere un conto corrente aziendale, poiché legalmente l'azienda è un'entità separata da te. Di conseguenza, i commercianti individuali non sono tenuti ad avere un conto corrente aziendale. Tuttavia, ci sono spesso delle buone ragioni per aprirne uno:

• La tua banca potrebbe richiederti di farlo (se i suoi termini e condizioni stabiliscono che i conti personali non possono essere utilizzati per scopi aziendali);
• Può essere più facile tenere separate le transazioni personali e aziendali, in particolare quando si inviano le dichiarazioni all'HMRC
• Sembra più professionale se hai un conto bancario aziendale separato

Un conto bancario aziendale offre tutte le stesse agevolazioni di un conto personale, ma significa anche che l'azienda può prendere in prestito denaro, ottenere una carta di credito aziendale e accettare pagamenti tramite carta dai clienti. A seconda del tipo di conto, ci sarà una piccola commissione mensile.

Metodi di pagamento

Devi anche stabilire le modalità migliori con cui i tuoi clienti possono pagarti e tu puoi pagare i tuoi fornitori.

Hai a disposizione le seguenti opzioni:

• via debito o credito carte della tua banca
• Pagamenti BACS dal tuo conto bancario al conto bancario del tuo fornitore
• Conti PayPal
• Contanti
• Dai un'occhiata
• Pagamenti online tramite gateway di pagamento

Pagamenti con carta – In loco

Per accettare pagamenti fisici con carta dai clienti, avrai bisogno di un terminale per carte (un terminale PDQ). Parla con la tua banca o con il tuo fornitore di servizi di pagamento per impostare un conto commerciante per i pagamenti con carta. Ciò significa che il denaro è in un conto separato e protetto finché il pagamento non è stato autorizzato. La banca o il fornitore di servizi di pagamento imposterà anche un gateway di pagamento per te.

Sono disponibili numerose opzioni diverse per i terminali di pagamento, tra cui:

• Macchine per carte smartphone
• Macchine senza fili
• Terminali virtuali

Ognuno avrà la sua configurazione e i suoi costi mensili e dipenderà dal fatto che tu lo noleggi o lo acquisti. I costi variano da £15 a £30 al mese a seconda dell'opzione che scegli.

Dovrai anche pagare una commissione di transazione per ogni pagamento con carta che accetti. L'importo dipende dal numero di transazioni che effettui e dal fatto che tu paghi una percentuale di ogni transazione o una commissione fissa. Potresti anche incorrere in alcuni costi di utilizzo minimo con alcuni provider se il numero di transazioni è basso.

Pagamenti con carta o bonifici bancari online

Esistono diversi modi di lavorare o vendere prodotti e servizi online. eBay e Amazon sono piattaforme note per iniziare a vendere online, ma a seconda del tipo di lavoro che stai svolgendo, Etsy, Patreon, Freelancer o Fiverr potrebbero essere più appropriati.

Se vuoi accettare pagamenti online tramite il tuo sito web, il modo più sicuro e semplice è usare un gateway di pagamento. Significa che puoi ottenere un pagamento immediato, aggiungere credibilità e una maggiore sicurezza rispetto ai pagamenti con addebito diretto.

Esistono molti fornitori, tra cui:

• SagePay
• WorldPay
• 2Checkout
• Stripe
• Paypal

L'integrazione del tuo sito web con un gateway di pagamento richiederà competenza e, se non sei sicuro, è meglio cercare aiuto professionale.

Come tenere traccia delle tue finanze

Tenere i libri contabili/i conti è fondamentale per qualsiasi attività. E, sfortunatamente, è da qui che provengono la maggior parte degli stereotipi sulla noia della contabilità.

Gran parte del duro lavoro che questa reputazione deve a se stessa può ora essere svolto tramite software, in cui i contabili sono esperti. I contabili e i ragionieri possiedono ancora competenze inestimabili e vale la pena cercare il loro aiuto (in particolare quando si tratta di dichiarazioni dei redditi o consulenza aziendale) per garantire che le finanze aziendali siano gestite correttamente.

Ci sono molti strumenti in circolazione che possono automatizzare le fatture, tracciare i pagamenti e collegare tutto al tuo conto bancario aziendale. Alcuni di questi sono più facili da padroneggiare di altri, ma potrebbero farti risparmiare tempo se non vuoi che qualcuno nel tuo team sia completamente responsabile del lato finanziario dell'azienda.

Potresti prendere in considerazione provider online come Xero, Quickbooks o Freeagent, ma potresti aver bisogno di un contabile o di un professionista della finanza che ti aiuti a configurare tutto questo per la tua azienda.

fatturazione

Quando vendi qualcosa a un cliente dovresti fornire una fattura e anche conservare una copia di questa fattura per i tuoi archivi. Questa potrebbe essere digitale o cartacea, ma esistono molti sistemi di fatturazione digitale che possono semplificarti le cose.

Una fattura dovrebbe includere:

• Il nome della tua azienda, l'indirizzo (registrato e commerciale) e le informazioni di contatto
• Il numero identificativo dell'azienda
• Il nome dell'azienda e l'indirizzo del cliente a cui stai inviando la fattura
• Una descrizione chiara di ciò che stai addebitando
• La data in cui i beni o il servizio sono stati forniti (data di fornitura)
• La data della fattura
• L'importo/gli importi addebitati
• Partita IVA se registrato per IVA
• Importo IVA applicabile
• L'importo totale dovuto

Se tu e i tuoi clienti siete registrati ai fini IVA, dovete fornire una fattura IVA, che deve includere ulteriori informazioni IVA.

Come evitare problemi di flusso di cassa

Molti di questi costi sono prevedibili e quindi facili da pianificare: basta pensarci in anticipo.

Per ogni argomento trattato oggi, dovresti fare un elenco di tutti i costi associati all'avvio della tua attività. Dovresti quindi ricercare quanto ammontano questi costi e con quale frequenza devono essere pagati. Molti di essi avranno una quota annuale o mensile. Una volta che hai una migliore comprensione di questi costi, annota, per ogni mese, quali costi devono essere pagati e quanto ammontano.

Le spese impreviste possono causare problemi di flusso di cassa è quindi fondamentale pensare a questi costi in anticipo per evitare queste insidie.

Conclusione

In questo articolo abbiamo trattato:

• Comunicazione – come creare un’email aziendale
• Attrezzatura: di quale attrezzatura ho bisogno?
• Logistica – come gestire la logistica
• Locali – come scegliere lo spazio di lavoro giusto
• L'infrastruttura finanziaria della tua startup

Di nuovo, c'è molto a cui pensare qui e la maggior parte di ciò si applicherà alla tua attività in qualche modo. Quindi procedi lentamente e assicurati di coprire tutte le basi prima di andare avanti.

Parlando di andare avanti, nel prossimo articolo esamineremo proteggendo la tua attività da leggi, regolamenti e altri che copiano le tue idee!