Problemen met cashflow kunnen ervoor zorgen dat anderszins succesvolle bedrijven failliet gaan. Dit is een waarheid die het waard is om te herhalen, en daarom is dit ongeveer het derde artikel waarin ik het herhaal!
Kleine bedrijven lopen vooral risico omdat ze mogelijk geen betrouwbare toegang hebben tot financieringsbronnen en ze moeten leningen aangaan om uit de problemen te komen, wat op zijn beurt een negatief effect heeft op hun toekomstige cashflow. Daarom gaan we vandaag specifiek kijken naar de theorie en praktijk van een goede cashflow:
- De voordelen het voorspellen van uw toekomstige cashflow.
- Veelvoorkomende cashflowproblemen waarmee een bedrijf te maken kan krijgen.
- Vijf praktische stappen die u als bedrijfseigenaar of accountant kunt ondernemen om ervoor te zorgen dat het dodelijke risico van een negatief kasbedrag kan worden beperkt of zelfs helemaal kan worden voorkomen.
Voordelen van een kasstroomprognose
Ten eerste – wat is een cashflowprognose? Soms ook wel een 'Statement of Cash Flows' genoemd kasstroomvoorspelling is een voorspelling van hoeveel geld het bedrijf elke maand zal ontvangen en uitbetalen. Terwijl uw winst- en verliesprognose vertelt u hoeveel winst het bedrijf maakt door vast te leggen wat het bedrijf verschuldigd is en wat er verschuldigd is. De cashflowbalans laat zien wat er aan het einde van elke maand op de bankrekening van het bedrijf staat.
Soms kan dit gevaarlijk dicht bij 'niet genoeg' liggen. Als het bedrijf aan het eind van de maand niet genoeg geld op de bank heeft om aan zijn verplichtingen te voldoen, dan gebeuren er nare dingen. Maar hoe kan dit gebeuren? Nou, heel makkelijk, als u te laat betaald krijgt, of als het bedrijf onverwachte kosten moet dragen.
Dit kan zelfs gebeuren als het bedrijf winstgevend is. Hoe? Nou, winst geeft gewoon het nettoresultaat weer van de overeengekomen transacties van het bedrijf in een periode vergeleken met de verliezen die het maakt. Afhankelijk van het bedrijf kan dit heel anders zijn dan de kaspositie. Alleen op winst vertrouwen om te bepalen of een bedrijf duurzaam zal zijn, levert niet genoeg informatie op. U moet een prognose hebben van het geld dat het bedrijf daadwerkelijk in zijn zak zal hebben om zijn rekeningen op een bepaald moment te betalen.
Als het bedrijf ooit geen geld meer heeft om zijn leveranciers, werknemers en de overheid te betalen, dan zal het snel een deel van zijn activa moeten liquideren of schulden moeten maken om te overleven. Het alternatief is faillissement.
Cashflowproblemen die een bedrijf kan ervaren
Wat kan ervoor zorgen dat een bedrijf cashflowproblemen krijgt? Hier zijn drie veelvoorkomende voorbeelden:
1. Bedrijfsmodel – Winstmarges
Het meten van zakelijk succes op basis van winstmarge alleen kan een gevaarlijk pad zijn om te volgen. Winstmarge is het bedrag waarmee de omzet de kosten van het bedrijf overtreft voor een bepaalde periode. Deze periode kan een maand, een kwartaal of een jaar zijn. Deze lange tijdsbestekken helpen om de werkelijke bewegingen van geld in het bedrijf verder te verhullen. Zoals we al hebben besproken, kan het bedrijf een gezonde winstmarge hebben, maar de belofte van winst kan niet worden gebruikt om rekeningen te betalen.
2. Voorraadbeheer en seizoenstrends
Als uw bedrijf seizoensgebonden is, verkoopt u op bepaalde momenten van het jaar meer. Geweldig, toch?
Nou – dat is het – maar met een hoger inkomen komen ook hogere kosten. Of u nu producten doorverkoopt, ze zelf maakt van grondstoffen, of andere kosten hebt die direct gerelateerd zijn aan de verkopen die u doet, deze zullen toenemen samen met uw toegenomen verkopen. Dit kan leiden tot onverwacht hoge rekeningen. Als u betaald krijgt binnen de tijd die u verwacht betaald te krijgen – is dat prima. Maar een paar late betalingen of hogere rekeningen dan verwacht kunnen u achterlaten met een tekort aan contanten.
Bovendien, als het bedrijf een voorraad aanhoudt, zal het nieuwe voorraad kopen voordat het wordt verkocht. Dit vergroot het risico dat het bedrijf voorraad heeft die voor een langere periode ongebruikt en onverkocht blijft, vooral als er van tevoren grote hoeveelheden voorraad worden gekocht om seizoensgebonden trends te anticiperen. Betalen voor iets voordat het inkomsten oplevert, brengt altijd een risico met zich mee, maar hoe groter de potentiële vertraging tussen de aankoop, verkoop en betaling van de voorraad, hoe groter het risico.
3. Schuldeiser en schuldenaar
Het is gemakkelijk om aan te nemen dat u op een bepaalde datum betaald zult worden. Er zijn echter weinig praktische manieren om dit tot in de puntjes af te dwingen. Er zullen altijd late betalingen zijn in het bedrijfsleven. Maar de gevolgen voor uw bedrijf kunnen veel erger zijn dan voor degenen die verantwoordelijk zijn voor de late betaling.
Het beheren van crediteuren en debiteuren kan een lastige evenwichtsoefening zijn. Een waarin u de gevreesde late betaler kunt worden om de tekorten in het werkkapitaal te dekken die om precies dezelfde reden in uw bedrijf ontstaan.
5 tips om de cashflow beter te beheren
1. Zorg dat uw boekhouding, facturering en cashflowprognose op orde zijn
Problemen voorzien voordat ze zich voordoen, is de basis van bedrijfsplanning.
Het is belangrijk om bij de start van een bedrijf wat tijd en energie te investeren om ervoor te zorgen dat u goede systemen (en goede mensen!) hebt voor het omgaan met de financiële activiteiten van het bedrijf. Deze omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
- Facturering
- Het beheren van regelmatige uitgaven
- Inkooporders
- Salarisadministratie (niet alleen salarissen, maar ook pensioenregelingen en NI – nationale verzekeringsbelasting)
- Belasting (BTW en inkomsten-/vennootschapsbelasting, indien van toepassing)
- Ik houd al het bovenstaande bij!
Als u het gevoel hebt dat u niet de volledige controle hebt over de financiën van uw bedrijf, is de eerste stap om een beeld te schetsen van wat er financieel gezien daadwerkelijk gebeurt in uw bedrijf. Welke transacties doet het bedrijf en wat zijn de verplichtingen? Pas als u dit weet, kunt u de vraag beantwoorden die misschien vaker door uw hoofd spookt: kan het bedrijf zijn verplichtingen en ambities nakomen.
Het verzamelen en presenteren van deze informatie wordt vaak eenvoudiger gemaakt door online boekhoudsoftware te gebruiken. De meeste zijn services die bedrijven, of hun accountants, kunnen gebruiken om nuttige outputs te produceren om de financiën van het bedrijf bij te houden. Een maandelijkse kasstroomgrafiek helpt u op zijn minst om de kaspositie van het bedrijf bij te houden en te identificeren hoe dicht bij de lijn het bedrijf loopt in termen van contant geld. Er zijn nog veel meer tools die u kunt gebruiken om de kasgezondheid van het bedrijf te analyseren. Eenvoudige berekeningen zoals days sales outstanding (de gemiddelde tijd die het kost om inkomsten te innen uit een verkoop) helpen u inefficiënte praktijken te identificeren en bieden ook informatie om u te helpen effectief te plannen voor de toekomst.
2. Reken vooraf
De beste manier om een 'summer and famine'-situatie te voorkomen, is om vooraf te factureren. Dit is misschien niet de manier waarop u denkt zaken te doen, maar het is de moeite waard om de voor- en nadelen hiervan serieus te overwegen voordat u uw beslissing neemt. Vooraf factureren betekent dat er geld in de zak van het bedrijf zit voordat het bedrijf zelf een verbintenis hoeft aan te gaan, of dat nu een product of dienst is.
Het spreekt voor zich dat dit een groot voordeel is als de geldstroom een probleem voor het bedrijf zou kunnen zijn. Als u vooruit factureert, betekent vertraagde betaling alleen maar vertraagde levering van een product of dienst. Dit kan zijn eigen problemen met zich meebrengen, maar het bedrijf heeft tenminste nog geen geld uitgegeven.
3. Betalingsvoorwaarden voor facturen
Factuurbetalingsvoorwaarden zijn een andere manier om de periode te bepalen waarin u betaald wilt worden. Door de overeengekomen dagen tot betaling te verkorten, kunt u ervoor zorgen dat de kloof tussen het sluiten van een verkoop en het ontvangen van contant geld wordt verkleind. Als betalingen snel worden ontvangen, helpt dit het bedrijf om een positieve cashflow te krijgen en het risico op vertraagde betalingen te verkleinen.
4. Zorg voor eenvoudigere manieren om te betalen
Uw klanten zullen blijer zijn met het voltooien van een transactie en het doen van een betaling als het eenvoudig en handig is. Ontdek hoe uw klanten het liefst betalen en bied die betaalmechanismen aan. Of dit nu betekent dat u investeert in fysieke apparatuur of in meer online betaalmethoden, het kan op de lange termijn de moeite waard zijn.
5. Schakel een boekhouder/accountant in
Beheer van de in- en uitstroom van geld uit het bedrijf is een kunst – en iets wat veel bedrijven maken gebruik van een accountant voor. Naast het afhandelen van de basisbeginselen van het beheren van facturen en rekeningen, kunt u ook een professional inhuren om facturen na te jagen (waardoor de kans op late betalingen verder wordt verkleind) of om goede kwaliteitsinformatie te verstrekken over de financiële staat van het bedrijf.
