De meeste ondernemers begrijpen hoe belangrijk financiële prognoses zijn. Toch benaderen velen het als een statische oefening. Een prognose opstellen, beoordelen, goedkeuren en vervolgens negeren tot de volgende financiële periode!
Natuurlijk zitten er fouten in deze manier van denken. Bedrijven staan niet stil. De markten kunnen veranderen, de kosten kunnen veranderen en eerdere aannames kunnen verschuiven. Als de prognose niet regelmatig wordt bijgewerkt, wordt deze al snel vrijwel nutteloos.
Dus… Hoe vaak moet je een financiële prognose bijwerken – en hoe ziet een goede werkwijze eruit?
Wat is een financiële prognose en waarom veroudert deze zo snel?
Een financiële prognose geeft inzicht in de toekomstige financiële prestaties van uw bedrijf. Dit betekent niet dat de prognose honderd procent accuraat zal zijn. De prognose is gebaseerd op aannames over het bedrijf, zoals kosten, omzet, kasstroom en meer. Deze prognoses zijn flexibel en kunnen worden aangepast aan uw specifieke omstandigheden, in tegenstelling tot bijvoorbeeld een budget, dat vaak vastligt en gecontroleerd wordt.
Omdat deze voorspellingen gebaseerd zijn op aannames, verliezen ze aan nauwkeurigheid zodra die aannames veranderen – en dat gebeurt veel vaker dan de meesten zouden verwachten!
Waarom zijn verouderde voorspellingen riskant?
Een verouderde prognose lijkt misschien niet direct problemen te veroorzaken – net als een plas water in een ijskoude nacht. Maar juist daarin schuilt de gevaarlijkheid. Na verloop van tijd stapelen de onnauwkeurigheden zich op en kunnen beslissingen worden genomen op basis van cijfers die de werkelijke situatie van het bedrijf niet meer weerspiegelen.
De meest voorkomende risico's zijn onder andere:
- Onverwachte tekorten aan contant geld
- Een overmatig vertrouwen in de winstgevendheid
- Vertraagde reacties op afnemende prestaties
- Verminderde geloofwaardigheid bij zakenpartners
Deze problemen komen meestal niet voort uit slechte voorspellingen, maar zijn eerder het gevolg van onregelmatige updates.
Hoe vaak moet je je voorspelling bijwerken?
Er bestaat geen standaardmethode voor het bijwerken van een prognose die voor alle soorten bedrijven werkt. Er zijn echter wel een aantal opties en patronen die voor de meeste bedrijven goed kunnen functioneren.
Maandelijkse updates: ideaal voor groeiende bedrijven
Voor startups en nieuwe bedrijven bieden maandelijkse prognose-updates de juiste balans tussen inspanning en nauwkeurigheid. Ze stellen bedrijven in staat financiële gegevens te analyseren en essentiële wijzigingen door te voeren voordat trends in problemen veranderen.
Maandelijkse updates ondersteunen ook doorlopende prognoses, waardoor het gemakkelijker wordt om het overzicht te behouden, ook na de directe financiële periode.
Driemaandelijkse updates: een minimale inspanning voor stabiele bedrijven
Gevestigde en stabiele bedrijven hebben vaak een redelijk voorspelbare omzet- en kostenstructuur (afhankelijk van de branche). Dit betekent dat kwartaalupdates voldoende kunnen zijn. Kwartaalupdates sluiten vaak goed aan bij bedrijfsevaluaties en vergaderingen en bieden voldoende overzicht zonder onnodige extra werkdruk te creëren.
Kwartaalupdates kunnen echter hiaten achterlaten in snel veranderende omgevingen.
Eenmalige updates: belangrijke gebeurtenissen vereisen onmiddellijke updates.
Ongeacht hoe vaak u uw prognose bijwerkt, als bepaalde gebeurtenissen zich voordoen, moeten bedrijven hun prognose onmiddellijk herzien en bijwerken. Enkele voorbeelden van dergelijke gebeurtenissen zijn:
- Een financiële injectie, hetzij door partners, hetzij door een lening.
- Nieuwe medewerkers of bedrijfsreorganisaties
- Belangrijke prijsaanpassingen of productwijzigingen
- Externe factoren zoals problemen in de toeleveringsketen
Wanneer de toekomst van het bedrijf verandert, moet de prognose dit onmiddellijk weerspiegelen.
Hoe bepaal je de juiste updatefrequentie?
Hoe vaak een bedrijf zijn prognoses bijwerkt, hangt volledig af van hoe volatiel de marktomstandigheden zijn of hoe gevoelig de financiën zijn.
Belangrijke factoren die de frequentie beïnvloeden zijn onder meer:
De fase waarin het bedrijf zich bevindt (bedrijven in een vroege fase zullen vaker updates moeten geven)
- De voorspelbaarheid van de omzet
- Kasreserve en bestedingssnelheid
- Rapportageverwachtingen van investeerders of kredietverstrekkers
- Volatiliteit in de sector en de markt
Hoe minder voorspelbaar een bedrijf is, hoe waardevoller frequente prognoses worden.
Doorlopende prognoses versus vaste prognoses
Traditionele prognoses (vaste prognoses) lopen meestal tot een vast eindpunt, zoals het einde van het financiële jaar. Vaak worden deze opgesteld in een statisch programma, zoals Excel. Na verloop van tijd kan dit ertoe leiden dat bedrijven hun planning baseren op een steeds korter wordend toekomstvenster!
Rolling forecasts vermijden dit eindpunt door de voorspellingshorizon continu te verlengen, wat eenvoudig kan worden gedaan in software zoals Brixx. De voordelen zijn onder andere:
- Altijd plannen met een volledig toekomstgerichte blik.
- Minder tijd kwijt aan het helemaal opnieuw opbouwen van prognoses.
- Snellere reacties op veranderingen
Deze aanpak maakt van voorspellingen een continu proces in plaats van een jaarlijkse gebeurtenis.
Tekenen dat je je weersvoorspelling niet vaak genoeg bijwerkt
Er zijn veel signalen die erop wijzen dat de bedrijfsverwachtingen momenteel niet kloppen. Als u grote verschillen ziet tussen uw prognoses en de werkelijke cijfers, moeten deze worden bijgewerkt. Onverwachte kasstroomverwachtingen horen er niet te zijn! Bedrijven moeten zich bewust zijn van de toekomstige kasstromen.
Als het bij het beoordelen van een prognose moeilijk is om basisvragen over 'wat als'-scenario's te beantwoorden, is een update nodig. Hetzelfde geldt als belangrijke beslissingen moeten worden uitgesteld omdat er onbetrouwbare cijfers zijn. Dit zijn allemaal symptomen van timingproblemen, geen problemen met de gebruikte tools.
Hoe maak je het bijwerken van weersvoorspellingen eenvoudig?
Het is niet verwonderlijk dat prognoses achterlopen als het een vervelende klus is om ze bij te werken. Teams die prognoses goed bijwerken en onderhouden, doen doorgaans een aantal dingen anders.
- Ze integreren waar mogelijk automatisch de werkelijke waarden.
- Ze richten zich op het aanpassen van aannames, niet op het volledig opnieuw opbouwen van modellen.
- Ze gebruiken scenarioplanning in plaats van voorspellingen op één enkel moment.
Moderne prognosetools zoals Brixx maken deze aanpak veel beter haalbaar dan traditionele spreadsheets.
Hoe ondersteunt Brixx de continue prognoses?
Brixx is ontworpen om continue financiële planning te ondersteunen, in plaats van te vertrouwen op statische prognoses.
Ga vandaag nog aan de slag en ontdek hoe eenvoudig het is om aannames bij te werken. Bedrijven kunnen met gemak meerdere scenario's modelleren en een helder inzicht in de cashflow behouden is nog nooit zo eenvoudig geweest. Regelmatige updates in Brixx zijn eenvoudige, dagelijkse taken – ze verstoren de workflow niet.
Laat je weersvoorspelling voor je werken.
Een financiële prognose is niet iets wat je bijwerkt omdat de kalender dat aangeeft. Je werkt hem bij omdat je bedrijf is veranderd – en dat is altijd het geval!
Voor de meeste groeiende bedrijven bieden maandelijkse updates de juiste balans tussen duidelijkheid en inspanning. Kwartaalupdates kunnen werken voor stabielere bedrijven, maar alleen in combinatie met directe updates na belangrijke gebeurtenissen. De sleutel is responsiviteit.
Als uw prognose recent niet is bijgewerkt, is het de moeite waard om u af te vragen of deze u nog steeds helpt om weloverwogen beslissingen te nemen, of dat deze u stiekem juist tegenhoudt.
Probeer Brixx gratis uit en ontdek hoe eenvoudig het is om je weersvoorspelling bij te werken. Begin vandaag nog en je zult er later geen spijt van krijgen.
Werk uw financiële prognose regelmatig bij in Brixx.
Ga aan de slag met onze prognosesoftware, zodat u de toekomst van uw bedrijf kunt plannen
