Bij het bekijken van budgettering en financiële scenariomodellen voor restaurants, Het is essentieel om de effecten van gebeurtenissen en beslissingen op de vraag naar uw productlijn te identificeren en begrijpen.
Door over te stappen op financiële scenariomodellering, kunt u nauwkeuriger plannen voor meerdere uitkomsten. U kunt ook de impact beoordelen die uw zakelijke beslissingen kunnen hebben op uw toekomstige financiën.
Leiders in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie zijn actief bezig met het in kaart brengen van hun upstream- en downstream-toeleveringsketens om mogelijke vraagsignalen te identificeren die van invloed kunnen zijn op hun markt.
Om succesvol te zijn in de consumentenproductenindustrie, moet u de vraag nauwkeurig begrijpen. U moet niet alleen aanvoelen wat er binnen uw organisatie gebeurt, maar ook op de hoogte blijven van markttrends en het concurrentielandschap.
U moet veranderingen in de vraag inschatten, kooptrends analyseren en vervolgens snel en winstgevend reageren. Maar om dat te doen, moet u grote hoeveelheden data verzamelen van zowel interne als externe bronnen.
Bovendien heeft de pandemie een impact gehad op de sector, waardoor restauranthouders rekening moeten houden met aanvullende vraagsignalen, zoals het opleggen en versoepelen van beperkingen, sociale afstand, herstelmaatregelen na de pandemie en meer.
Omdat er veel onzekerheden zijn over de uitbraak en hoe de economische omstandigheden hierop zullen reageren, is het van belang om niet te vertrouwen op puntschattingen, maar om minimaal drie of vier verschillende scenario's te bedenken.
Deze scenario's moeten worden uitgewerkt in verschillende mijlpalen die betrekking hebben op het bredere maatschappelijke herstel en die van invloed kunnen zijn op uw vraag.
Door u te richten op mijlpalen die aangeven hoe het herstel in deze sector eruit zal zien binnen uw kanaalmix, kunt u beter anticiperen op de vraagontwikkeling.
Het is cruciaal om te identificeren wanneer de vraag in uw kanaalmix terug zal verschuiven naar de basislijn van vóór de uitbraak. Door dit te doen, kunt u gemakkelijker plannen voor elke mogelijke uitkomst.
In dit bericht zal ik het volgende bespreken:
- Het belang van het uitvoeren van meer dan één financieel projectiescenario
- Tips voor scenarioplanning, budgettering en prognose voor restaurants in 2021
- gespecialiseerde software voor scenarioanalyse zoals Brixx u kan helpen om potentiële financiële scenario's gemakkelijker en nauwkeuriger te modelleren
- Laatste gedachten
Het belang van het uitvoeren van meer dan één financieel projectiescenario
De meeste startups en kleine bedrijven nemen niet de moeite om een budget op te stellen of een financiële prognose te maken voor het komende jaar. Toch zijn er een aantal redenen waarom je aan het begin van het jaar de tijd moet nemen om een prognose te maken voor het komende jaar.
Voor restaurants, zelfs de al gevestigde, zou een financiële prognose of projectie prioriteit moeten hebben gezien de vele uitdagingen waarmee de sector te maken heeft (en dan hebben we het nog niet eens over de gevolgen van de wereldwijde pandemie voor de sector).
Hoewel u niet tot het begin van het jaar moet wachten om te beginnen met het budgetteren en voorspellen van uw restaurant of bedrijf – dit zou een van de eerste punten op uw to-dolijst moeten zijn, ongeacht wanneer u begint met plannen voor de komende 12 maanden.
Waarom zijn financiële prognoses gunstig voor uw restaurant?
- Weet eenvoudig wanneer uw restaurant extra personeel kan aannemen of wanneer het tijd is om te bezuinigen
- U kunt inschatten welke aanvullende financiering u nodig heeft van investeerders of kredietverstrekkers
- Voorspel nauwkeuriger het verkoopvolume dat u nodig hebt om uw bedrijf uit te breiden
- Voorspel de potentiële kasstroom en uitgaven om u te helpen mijlpalen voor succes te ontwikkelen
- En meer ...
“Je kunt nooit te ver de fout in gaan door te denken als een klant die nieuw is in de branche.” – Richard Branson, oprichter van Virgin (@richardbranson)
Over het algemeen geldt dat de meeste restaurants minimaal drie financiële prognosescenario's voor het jaar moeten maken, zodat ze beter kunnen plannen voor de goede, de slechte en de lelijke kanten.
1. Maak een plan voor het meest waarschijnlijke geval
Het makkelijkste is om te beginnen met wat je vorig jaar hebt gedaan als je al een gevestigd restaurant bent, want dit is waarschijnlijk de beste voorspeller van de komende 12 maanden. Nieuwere bedrijven en startups hebben deze informatie echter mogelijk niet om te benutten, maar we bespreken hoe je prognoses kunt maken zonder eerdere gegevens in ons artikel “Hoe u een effectieve financiële prognose kunt maken zonder historische gegevens”Maar als uw gevestigde bedrijf bijvoorbeeld het afgelopen jaar met 5% is gegroeid, kunt u ervan uitgaan dat dezelfde groeivoet de komende 12 maanden waarschijnlijk zal aanhouden.
Dit is het meest waarschijnlijke scenario waar u rekening mee moet houden.
2. Hoop op het beste geval
Vervolgens moet u groot dromen en een best case scenario bedenken. Dit zou u uw verkoopprognoses moeten laten zien als alles uw kant op gaat in de komende 12 maanden. Dit zou kunnen omvatten dat u plannen maakt voor het behouden van huidige klanten, het verhogen van het aantal nieuwe klanten dat naar uw restaurant komt, het kunnen uitbreiden van uw pand en meer. Dit scenario zou nog steeds gebaseerd moeten zijn op data en nog steeds realistisch moeten zijn.
3. Wees voorbereid op het ergste geval
Tot slot is het belangrijk om te plannen voor het slechtste scenario. Dit is vergelijkbaar met stresstesten bij banken. U zou bijvoorbeeld uw bedrijf moeten kunnen stresstesten om te weten wat er zou gebeuren als u: een percentage van uw klantenbestand verliest; uw leveringskosten stijgen; u een belangrijke werknemer verliest; enzovoort.
Door deze tests uit te voeren, kunt u de risico's beter beperken en het ergste scenario voorkomen, omdat u weet hoe u zich hierop beter kunt voorbereiden.
Tips voor scenarioplanning, budgettering en prognose voor restaurants in 2021
Als het om budgettering gaat, kunt u met dit proces beter afstemmen op doelstellingen en financiële targets.
In normale omstandigheden is budgetteren al lastig. U moet rekening houden met veel variabelen in termen van inkomstenhefbomen, waaronder:
- Inputkosten voor voedsel, drank en arbeid
- Exploitatiekosten voor bezetting en andere noodzakelijke uitgaven
- Algemene en administratieve kosten
- En meer ...
De onzekerheden van COVID-19 maken het voor restaurants nog complexer om een plan te maken en uit te voeren. Ze moeten namelijk meerdere financiële scenario's doornemen om beter voorbereid te zijn op eventuele stormen die zich het komende jaar kunnen voordoen.
De aanvullende factoren waarmee u mogelijk rekening moet houden bij het opstellen van uw budget voor de komende 12 maanden, afhankelijk van waar uw restaurant is gevestigd, kunnen zijn:
- Nieuwe overheidsprogramma's die in 2020 en 2021 financiële hulp boden
- Timing met betrekking tot uitstel van betaling van diverse kosten, zoals uitstel van betaling van loonbelasting voor werknemers en werkgevers, enz.
- Nieuwe schuldverplichtingen
- Nieuwe of toekomstige renteverplichtingen
- Niet-vergafte leningen
- Seizoensgebondenheid van de omzet
- Jaar na jaar maandelijkse veranderingen in de omzet
- Nieuwe lease- of leveranciersverplichtingen die zijn uitgesteld of aangepast
Bij het noemen van het bovenstaande, zullen de verkoopniveaus waarschijnlijk het moeilijkste budget zijn voor het komende jaar. In het planningsproces zou het handig zijn om een lijst te maken van alle geplande initiatieven voor de financiële kwartalen die de verkoop zullen verhogen. Deze kunnen omvatten (maar zijn niet beperkt tot):
- Verbeteringen in online verkoop
- Geplande prijswijzigingen
- Toename van off-premise levering
- Installatie van drive-in ramen
- Uitgebreid terras voor volgend seizoen
Arbeidsramingen moeten de geschatte verkoopniveaus volgen. De meeste restaurants hebben hun nieuwe personeelsbehoeften bepaald voor de omzetniveaus die ze momenteel ervaren. Zodra u hebt besloten om nieuwe strategieën of tactieken te implementeren, bepaalt u de impact op uw personeelsbestand. Overweeg of u van plan bent om de openingstijden te blijven inkorten, het menu-aanbod te verminderen of zoveel mogelijk off-premise verkoop te stimuleren. Al deze beslissingen hebben invloed op de arbeid en moeten deel uitmaken van de planning voor volgend jaar.
Bepaal uw huidige omzet per arbeidsuur en gebruik dat getal om uw arbeidsbudget te bepalen en om de arbeidskosten te bepalen die uw omzetdoelen ondersteunen. Maak een budget per uur, per dag en per rol om te bepalen hoeveel arbeidskosten er worden gemaakt voor elk uur van de operatie (en om de openings- en sluitingstijden voor te bereiden). Maak deze arbeidsmodellen ook voor seizoensgebonden tijden — een "winter"-model, een "zomer"-model, enz. — indien nodig, afhankelijk van uw locatie en klimaat.
Houd de operationele en administratieve kosten zo laag mogelijk, terwijl u nog steeds voldoet aan de verplichtingen voor de vereiste naleving van uw lokale belastinginningsinstanties, gezondheidsautoriteiten, veiligheidsregulatoren en overheidsinstanties. Onderzoek de administratieve personeelsbezetting om te bepalen of alle rollen noodzakelijk en essentieel zijn om in-house te hebben. Verken outsourcingopties die kunnen helpen tegen lagere kosten dan een fulltime-equivalent in-house werknemer met voordelen. Overweeg bijvoorbeeld om consultants in te huren voor:
- Kostenbeheer voor eten en drinken
- Vacatures
- Social media
- Accounting
Neem scenarioplanning op terwijl u budgetteert en prognoses maakt voor de komende 12 maanden. Verzamel verschillende versies van het budget: worst-case, expected, best-case, als voorbeelden. Neem aannames op over verkoopniveaus om te bepalen hoe dat de arbeids- en voedselkosten beïnvloedt. Vul een break-even analyse door alle variabele en vaste kosten te identificeren, zodat u inzicht krijgt in de minimale verkoopniveaus die nodig zijn om uw break-evenpunt te bereiken.
Forecasting is waar u een kopie van uw budget maakt en deze vervolgens overschrijft met werkelijke cijfers per periode om het hele jaar te kunnen voorspellen. Stel een regelmatig proces in, maandelijks of per kwartaal, om recente inkomsten- en uitgaventrends te analyseren. Maak updates voor toekomstige maanden dienovereenkomstig, met aanvullende inzichten en kennis die zijn opgedaan sinds het oorspronkelijke budget is gemaakt. U kunt ook een "rollende prognose" maken die een blik kan bieden op de geprojecteerde financiën voor 12 maanden tegelijk.
Gespecialiseerde software zoals Brixx kan u helpen om potentiële financiële scenario's eenvoudiger en nauwkeuriger te modelleren
Scenarioplannen vertellen uiteindelijk een verhaal met veel mogelijke eindes. Het maken van het verhaal vereist een duidelijke set aannames over potentiële zakelijke realiteiten en de daaruit voortvloeiende uitkomsten.
Met scenarioplanning kunnen besluitvormers mogelijke uitkomsten en gevolgen identificeren, reacties evalueren en rekening houden met zowel positieve als negatieve mogelijkheden.
- Door potentiële risico's en kansen te visualiseren, kunnen bedrijven proactief worden in plaats van alleen maar te reageren op gebeurtenissen.
- Er zijn een aantal templates en geformaliseerde frameworks voor scenarioplanning. Wat belangrijk is, is het kiezen van een methode die werkt voor uw team
Als er iets de waarde van scenarioplanning vergroot, is het wel een pandemie — zelfs als de meeste bedrijven niet "economie tot stilstand komt" in hun modellering hadden. In de context van een bedrijf is scenarioplanning een manier om controle te krijgen over een onzekere wereld door aannames over de toekomst te identificeren en te bepalen hoe uw organisatie zal reageren.
Door organisatiebewustzijn te creëren over wat er kan gebeuren, kunnen leiders waarschuwingssignalen van dreigende uitdagingen herkennen en dienovereenkomstig reageren. Wanneer zich een worstcasescenario voordoet, voegen scenarioplanningsdocumenten enorme waarde toe door meerdere uitkomsten uit te spelen en onmiddellijke stappen op te sommen om schade te beperken. Plannen zijn ook waardevol voor bestcasescenario's - stel dat een product viraal gaat en de vraag van de ene op de andere dag met 300% stijgt? Wat als er onverwachts een overnamekans opduikt? Bent u voorbereid?
Hoewel veel restaurants en bedrijven ervoor kiezen om de meer traditionele spreadsheetmethode te gebruiken voor planning en prognoses, zijn er gespecialiseerde financiële modelleringshulpmiddelen zoals Brixx beschikbaar die het proces een stuk soepeler kunnen laten verlopen.
Brixx is een tool voor bedrijfsmodellering waarmee u inzicht krijgt in de toekomst van uw bedrijf.
Brixx schetst een beeld van uw bedrijf met componenten die uw bedrijfsactiviteiten representeren. Zo krijgt u inzicht in de impact van de beslissingen die u neemt, nog voordat u ze neemt!
De unieke tijdgebaseerde modelleringsmogelijkheden maken Brixx een flexibele tool voor zowel beginners als accountants. Met de mogelijkheid om tot 10 jaar vooruit te plannen, kunt u uw financiële planning en analyse efficiënt en eenvoudig uitvoeren, zonder de noodzaak van experts (en hun hoge salarissen!)
Geen jargon hier, alleen uw bedrijf en zijn activiteiten. Brixx integreert zelfs in Xero zodat u uw voorspellingen eenvoudig met de werkelijkheid kunt vergelijken!
Terwijl veel restaurants nog steeds twijfelen of ze een tool voor financiële prognoses moeten gebruiken of moeten vasthouden aan de spreadsheetmethode, hebben we een artikel geschreven dat u door de voor- en nadelen van het gebruik van spreadsheets voor prognoses leidt, zodat u een beter geïnformeerde beslissing kunt nemen over wat het beste zou werken voor uw bedrijf. “Excel en Google Sheets versus software voor financiële prognoses”
Laatste gedachten
In de onzekere tijden van vandaag is het cruciaal om te plannen voor de toekomst van uw bedrijf. Of u nu kiest voor spreadsheets of gespecialiseerde tools om verschillende financiële scenario's voor uw restaurant te modelleren, het hebben van meerdere plannen is de sleutel tot overleving in een steeds veranderende industrie.
Steeds meer tools zoals Brixx bieden gratis proefversies of gratis plannen aan om u te helpen een idee te krijgen van hoe het modelleren van de toekomst van uw bedrijf eruit zou kunnen zien. Waarom neemt u niet een rondleiding om te zien hoe u financiële scenariomodellering gemakkelijker kunt implementeren en uitvoeren zonder enige verplichting? Onze gratis prognosetool zal ongetwijfeld indruk maken.
We hebben een grote verzameling bronnen over de Brixx-blog die u kunnen helpen bij de basisbeginselen van financiële modellering, scenarioplanning en meer.
