Vermindering van de administratieve lasten voor het MKB

“Tijd is geld” is vandaag de dag meer waar dan ooit. Een van de beste manieren om een ​​effectief bedrijf te runnen is om uw bedrijfskosten laag te houden. Maar vaak nemen de processen rondom zakendoen bijna net zoveel tijd (en geld) in beslag als het zakendoen zelf. Administratie, administratie en infrastructuur zijn noodzakelijk voor elk bedrijf en kunnen niet worden vermeden. Maar veel ervan kunnen worden verbeterd.

Uit een onderzoek van Sage naar kleine en middelgrote ondernemingen is gebleken dat de gemiddelde Britse MKB-onderneming besteedt gemiddeld 71 dagen en £ 35,600 per jaar aan administratieve taken, zoals papierwerk, boekhouding en werving. Dat is een gecombineerde economische kost van miljarden ponden, met een record 5.7 miljoen bedrijven in de particuliere sector verhandeld aan het begin van 2017.

Hoewel veel administratieve taken een noodzaak zijn die niet vermeden kan worden, zou een groot deel van de tijd die eraan besteed wordt productiever besteed kunnen worden voor het bedrijf. Niemand wordt ondernemer om zijn tijd te besteden aan het uitgeven van facturen, het najagen van late betalingen of het dubbelchecken van belastingaangiften. Maar dat is de realiteit van het runnen van een bedrijf voor veel ondernemers en eigenaren van kleine bedrijven.

Sommige kleine tot middelgrote bedrijven weten gewoon niet hoe ze hun administratieve lasten kunnen verlichten, terwijl voor anderen de kosten in tijd en energie om geautomatiseerde systemen op te starten en te laten werken te groot zijn. Traagheid in het aangezicht van verandering is iets waar we allemaal, als mens en zakenmensen, mee te maken krijgen. Maar voor bedrijven die moeite hebben om genoeg tijd te maken om zelfs maar te zoeken naar manieren om hun systemen te verbeteren, kan het blijven doen van hetzelfde lijken minder kostbaar dan tijd besteden aan het onderzoeken en aanpassen van nieuwe systemen. Tijd is tenslotte geld…

Maar goed bestede tijd verlaagt vaak de kosten op de lange termijn. En als bedrijven zijn we er allemaal voor de lange termijn.

Maar hoe doe je dat? 40% van de ondervraagde bedrijven gaf aan dat ze moeite hadden om kosten te besparen op hun administratieve werklast. Dus welke opties kunnen bedrijven overwegen?

Uitbesteden aan derden

Outsourcing is een heel eenvoudig concept: kies een taak uit je to-dolijst en laat iemand anders eraan werken. De realiteit van outsourcing is iets ingewikkelder dan dat. Maar outsourcing blijft een effectieve manier om je workflow te vereenvoudigen, zodat jij en je personeel zich kunnen richten op andere, belangrijkere taken.

Stap 1: Identificeer welke taken moeten worden uitbesteed

Vraag uzelf af welke bedrijfsfuncties u wilt uitbesteden. Een veelvoorkomend taakgebied om uit te besteden is IT, maar in werkelijkheid kan bijna elk onderdeel van uw workflow worden uitbesteed, van HR tot recruitment of accounting. Op dit punt van het proces is het handig om te beslissen welk niveau van zichtbaarheid u nodig hebt en hoeveel controle u wilt behouden over het werk dat wordt gedaan.

Stap 2: Bereid uw gegevens voor

Voordat u werk overdraagt ​​aan een derde partij, bereidt u uw bestaande gegevens voor door ervoor te zorgen dat deze in een formaat zijn dat gemakkelijk te begrijpen en overdraagbaar is. Dit kan betekenen dat u uw personeelsdossiers op orde brengt voordat u ze doorgeeft aan een HR-specialist, of dat u uw rekeningen op orde brengt om ze door te geven aan een boekhouder.

Stap 3: Onderzoek uw opties

De volgende stap is het vinden van de juiste persoon, bedrijf of dienst voor de klus. Dit kan het moeilijkste onderdeel van het proces zijn vanwege het grote aantal dienstverleners op de markt. Wees niet bang om aanbevelingen te vragen aan uw collega's of online te kijken.

digitalisering

Dankzij apps als Google Drive en iCloud is het dagelijks gebruik van cloudopslag steeds gebruikelijker geworden. Het toepassen van cloudapps en -services op een reeks van uw bedrijfsfuncties kan de manier waarop u administratieve taken verwerkt transformeren en de handmatige arbeid, tijd en moeite die in deze taken gaat zitten, verminderen.

Stap 1: Neem de tijd

De meeste cloudservices en apps zijn ontworpen om eenvoudig te gebruiken en te integreren in uw dagelijkse werkroutine. U zult echter nog steeds moeite moeten doen om er goed in te worden. Het is relatief eenvoudig om te beginnen – met producten zoals Google's werkruimte omdat ze zeer betaalbaar en gebruiksvriendelijk zijn.

Stap 2: Omarm samenwerking

Cloudservices en apps zijn ook ontworpen om delen en samenwerking te stimuleren. Zo kunt u met cloudcomputing uw boekhoudsoftware verbinden met de boekhoudoplossing van uw accountant voor eenvoudige toegang tot gegevens.

Stap 3: Omarm nieuwe technologie

Het gebruik van nieuwe technologieën maakt de adoptie van cloud-based services en apps vaak veel gemakkelijker, en de beloning groter. Vooral omdat desktopcomputers en laptops niet langer nodig zijn om alle noodzakelijke taken uit te voeren.