Wat zijn organisaties?
Organisaties stellen u in staat om meerdere personen aan uw account toe te voegen onder één licentie. Deze teams van gebruikers bestaan uit een organisatie-eigenaar en meerdere organisatieleden.
Organisatierollen
Organisaties hebben de volgende rollen:
- Organisatie-eigenaar
- De eigenaar van de organisatie.
- Volledige controle over de plannen die in de organisatie zijn gemaakt en u kunt alle plannen die in de organisatie zijn gemaakt, bekijken.
- De enige persoon die nieuwe organisatieleden kan uitnodigen.
- Nodig gasten uit voor plannen.
- Organisatielid
- Een uitgenodigd lid van de organisatie.
- Zij profiteren van de voordelen van de licentie die aan de organisatie is toegekend, bijvoorbeeld dat zij kunnen samenwerken aan plannen en nieuwe plannen kunnen maken.
- Organisatieleden kunnen rechten krijgen om plannen te bekijken of te bewerken.
- Nodig gasten uit voor plannen waartoe zij toegang hebben.
- Licentie-eigenaar
- De eigenaar van de licentie die aan de organisatie is toegewezen.
- Heeft toegang tot de pagina Facturering beheren.
- Vaak is dit dezelfde persoon als de eigenaar van de organisatie, maar deze rol kan door elk organisatielid of zelfs gast worden vervuld.
- Gast
- Maakt geen deel uit van de organisatie, maar wordt uitgenodigd om bepaalde plannen van een organisatie te bekijken of te bewerken.
- Gastredacteuren kunnen andere gasten uitnodigen voor de plannen waartoe zij toegang hebben.
Wat kunnen organisatie-eigenaren doen?
De eigenaar van de organisatie is de eigenaar van het account. Ze kunnen ook de licentie-eigenaar zijn, maar dit kan worden beheerd door een andere gebruiker.
Als u nog in een proefperiode zit, is de eigenaar van de organisatie de eerste persoon die een uitnodiging stuurt naar een andere persoon om zich bij het team aan te sluiten. De eigenaar van de organisatie is de enige persoon die alle plannen op het account kan beheren en andere leden van de organisatie kan uitnodigen. Organisatie-eigenaren hebben automatisch toegang tot alle plannen die op het account zijn gemaakt door andere leden van de organisatie.
Wat kunnen leden van de organisatie doen?
Ze kunnen nieuwe plannen op uw account maken, maar ze kunnen geen plannen verwijderen, tenzij ze de eigenaar van het plan zijn (de eigenaar van het plan is de persoon die als eerste een plan maakt).
Organisatieleden kunnen het factureringsgedeelte niet zien, tenzij ze de licentiehouder zijn. Ook kunnen ze geen mensen uitnodigen voor uw team.
Organisatieleden kunnen plannen delen. Ze kunnen geen teamleden toevoegen, maar ze kunnen wel de rechten van bestaande organisatieleden op plannen aanpassen en ze kunnen ook gasten uitnodigen voor plannen.
Hoe nodig je een organisatielid uit?
Alleen de eigenaar van de organisatie kan nieuwe leden uitnodigen. U kunt op twee manieren nieuwe leden uitnodigen:
Op de pagina Mensen:
- Klik op het tabblad Mensen in uw accountgebied
- Klik op 'organisatielid uitnodigen'
- Voer het e-mailadres in van de persoon die u wilt aansluiten en klik op verzenden
- Zij ontvangen een e-mail met de melding dat ze zijn uitgenodigd voor het team.
Let op: deze methode biedt u ook een optie om een selectievakje aan te vinken om deze gebruiker editor toegang te geven tot alle bestaande plannen op het account. Dit geeft hen echter niet automatisch toegang tot nieuwe plannen die later worden gemaakt.
Op een plan
- Klik met een open plan op de knop +delen rechtsboven
- Klik op het oranje + pictogram naast de titel Organisatieledentoegang.
- Kies of dit lid kijkers- of editorstoegang tot dit plan moet hebben
- Voer hun e-mailadres in en klik op 'uitnodiging verzenden'
Let op: dit geeft het teamlid alleen toegang tot dit plan en geen andere plannen op het account. Als iemand al is uitgenodigd voor een van uw plannen als gast, kunt u deze persoon uitnodigen voor uw organisatie door te klikken op de knop met de 3-puntsopties naast het e-mailadres in het plandeelgebied. Dit geeft u de mogelijkheid om deze persoon uit te nodigen voor uw organisatie.
Organisatieleden toegang geven tot plannen
Toegang voor organisatieleden wordt beheerd in het deelpaneel voor elk plan. Dit kan worden geopend door te klikken op het + pictogram op een plantegel op het tabblad 'Plannen' of door te klikken op de + delen-knop in een plan zelf. Elk organisatielid op uw account verschijnt op dit paneel, zelfs als ze geen toegang hebben tot dat plan (in dat geval hebben ze de tekst 'Geen toegang' bij hun e-mailadres).
Het boekpictogram vertegenwoordigt de toegang van de kijker. De persoon met het potlood vertegenwoordigt de toegang van de redacteur. Door op het kruisje aan de rechterkant te klikken, wordt de toegang van het plan verwijderd. Als iemand geen toegang heeft, kunt u op het pictogram van de kijker of de redacteur klikken om deze optie te bieden.
We hebben een zorgvuldige aanpak gehanteerd om leden van de Organisatie toegang te geven tot plannen die gevoelige financiële informatie kunnen bevatten. Standaard krijgen leden van de Organisatie geen toegang tot nieuwe plannen op het account en kunnen leden van de Organisatie worden uitgenodigd voor een account zonder toegang tot plannen. De eigenaar van de Organisatie heeft echter altijd toegang tot elk plan dat door een lid van de Organisatie op het account is gemaakt.
De eigenaar van de organisatie kan snel een overzicht van de toegang zien op de pagina Plannen. Elke plantegel heeft een deelpictogram met een nummer erop dat aangeeft hoeveel mensen toegang hebben tot dat plan.
