O que é uma demonstração de fluxo de caixa?
O processo de demonstrativo de fluxo de caixa é um dos relatórios mais comuns usados por contadores. É uma medida de toda a atividade de entrada e saída de caixa do negócio e geralmente é estimada em um nível mensal. Você pode pensar que tudo o que importa é sua margem de lucro, mas é essencial entender e saber como prever seu fluxo de caixa.
A principal diferença entre uma previsão de fluxo de caixa e outros relatórios financeiros, como a demonstração de resultados (também conhecida como declaração de lucros e perdas) é que tudo é uma questão de tempo. Quando o dinheiro é dividido ou recebido é de vital importância. Não levará em conta vendas futuras recebidas a crédito. É um reflexo verdadeiro de suas contas bancárias entradas e saídas. Não o que poderia ser, mas o que é.
Por que preciso prever meu fluxo de caixa?
Simplificando, você pode ser um negócio altamente lucrativo, mas ainda assim ir à falência. Por quê? Seu fluxo de caixa fica negativo.
O fluxo de caixa tem tudo a ver com quando as transações acontecem. Você pode estar recebendo milhares de libras em pedidos, mas se você não receber esse dinheiro por mais 60 dias devido aos seus termos de pagamento, então você pode não ter dinheiro suficiente para pagar seu aluguel na semana que vem!
Problemas de fluxo de caixa fazem com que uma grande quantidade de negócios falhem, então você pode começar a ver por que isso é importante. Ter uma imagem clara do seu fluxo de caixa é essencial para operar seu negócio a longo prazo e entender sua saúde financeira. Você precisa planejar para poder ver qualquer déficit chegando a uma milha de distância e encontrar uma maneira de tapar a lacuna antes que seja tarde demais. Você pode ter um negócio perfeitamente viável e crescente, mas se não tiver um olho no futuro, tudo pode dar errado!
Onde devo começar?
Pode parecer que você precisa ser um contador especialista para calcular seu fluxo de caixa, mas é mais simples do que parece à primeira vista. Os ingredientes são, na verdade, bem básicos.
- Decida até onde você planejará o futuro
- Estime suas vendas
- Estime seus custos
- Planeje quando você vai pagar ou receber dinheiro
A duração da sua previsão deve ser de pelo menos 12 meses em detalhes. Quanto mais você avança no futuro, mais incerto ele se torna e dependerá em grande parte do tipo de negócios. Por exemplo, se você tem uma empresa de software que cria aplicativos com um ciclo de desenvolvimento de 2 anos, você vai querer um horizonte de planejamento mais longo.
Depois de escolher uma duração para sua previsão, você deve fazer uma lista abrangente de todas as atividades financeiras do negócio antes mesmo de começar a pensar nos números. Este exercício por si só é bom para destacar o que seu negócio está fazendo.
Vamos ver como fazer isso usando nosso software de planejamento de negóciosVou dividir essa tarefa no seguinte:
- Renda
- Custo das vendas
- Custos de operação
- Compra de ativos
- Saques e reembolsos de empréstimos
Planeje sua renda
Quão detalhado você deve planejar suas previsões de vendas?
Agora, passamos a estimar sua previsão de receita. A primeira pergunta que você precisa fazer é quanta profundidade você quer entrar. Você pode criar apenas uma linha para toda a sua receita, o que torna muito fácil compare sua previsão com seus resultados reais. No entanto, ele fornece poucos insights sobre o desempenho de produtos ou serviços individuais e será mais difícil fazer previsões precisas no futuro quando você não sabe quais itens contribuem mais ou têm melhor desempenho.
Então, você pode adicionar uma linha para cada tipo de item que você vende. Por exemplo, se você é dono de um café, você pode estar vendendo uma variedade de refrigerantes. Levaria muito tempo para realmente elaborar previsões de vendas individuais para cada item se você vendesse muitas coisas diferentes; você desistiria em uma semana. O valor agregado de ter esse nível de detalhe é limitado ao fazer previsões. Se você tem muitos produtos, provavelmente deseja consolidá-los em uma linha, como "bebidas geladas".
O café pode dividir todas as suas vendas nas seguintes linhas:
- Bebidas quentes
- Bebidas frias
- Sanduíches/sopas
- Bolos/muffins/doces
- Eventos de catering
Você pode entrar em mais linhas se quiser, mas espero que você possa ver que se trata de encontrar um equilíbrio entre manter a praticidade, mas também reter um nível útil de detalhes. Tudo vai depender de quantos itens diferentes você vende e de quanto tempo você tem.
Como você estima sua previsão de vendas?
Em seguida, você precisa realmente colocar alguns números e estimar sua previsão. Isso será mais fácil se você tiver alguns números existentes para extrair uma tendência, mas pode ser mais difícil se você estiver apenas na fase de planejamento do seu negócio. Como uma startup, você precisa extrapolar suas vendas prováveis. Uma maneira simples de começar com isso é usar a seguinte técnica:
- Calcule o alcance potencial por dia/semana/mês (o tamanho do mercado que você pode atingir)
- Calcule a proporção que visualizará seus produtos
- Calcule a proporção de espectadores que farão uma compra
- Multiplique isso por um preço médio de compra.
Um exemplo seria uma loja instalada em um shopping center:
- O shopping center tem um tráfego diário de 2000 pessoas (alcance).
- 5% entram na loja, o que gera 100 espectadores.
- 20% dos espectadores compram um produto que custa em média £ 80.
- Isto leva a uma renda diária de £ 1600 e uma receita mensal de £ 48,000
Então você precisa levar em consideração a sazonalidade e outros esforços de marketing que podem afetar o tráfego. Você pode usar esse método para todos os tipos de negócios, não importa o que você venda. Sempre há muitos fatores que afetarão o quanto você realmente vende todos os dias, mas você pode começar a construir uma impressão usando esse método.
Período de aumento de vendas
Enquanto recentemente planejamento financeiro como startup, você também precisará levar em consideração seu período de aceleração. Esse é o tempo que leva para crescer de zero vendas até o nível que você espera atingir como um negócio totalmente operacional. É improvável que você faça sucesso no primeiro dia de vendas. Você precisa dar tempo para que sua marca se torne conhecida, para que seus esforços de marketing façam seu trabalho e para que uma base de clientes estável seja estabelecida. É vital que você planeje esse período de crescimento em seu fluxo de caixa, pois ele determinará quando você ficará sem dinheiro. Se seu período de aceleração for muito longo, você pode precisar buscar novos financiamentos para cobrir seus custos contínuos.
Dê uma olhada no gráfico abaixo.
No exemplo acima, a startup recebeu um empréstimo em março de 17 que cobriu o período inicial de custos. A empresa começa a fazer vendas um ano depois, mas o aumento previsto nas vendas não é rápido o suficiente para cobrir os custos do negócio e a empresa sai do mercado logo depois. Este é outro caso em que o fluxo de caixa matou um negócio potencialmente grande. Como você pode ver, mais tarde o negócio vai bem! Só demorou muito para chegar lá e a empresa ficou sem dinheiro.
Planeje seu custo de vendas
Depois de decidir o nível de detalhes, listar os produtos ou grupos de produtos e inserir alguns números, você precisará inserir seu custo de vendas. Esses são custos que variam com base diretamente no volume de vendas. O custo comum de vendas seria o custo de compra ou fabricação de um produto, ou o custo de embalagem e envio. É útil fazer isso ao mesmo tempo que sua previsão de renda, pois está intimamente relacionado. O momento aqui é importante. Você pode comprar um produto um mês antes de obter a renda da venda, enquanto o custo de envio pode ser pago depois que um cliente comprou o produto. Você pode comprar uma grande quantidade de estoque para durar vários meses ou pode apenas pedir estoque conforme as solicitações dos clientes chegam. Essas variações podem significar vida ou morte para o negócio, então planeje-as corretamente!
O outro fator que você precisa considerar é se você é uma empresa registrada no IVA. Você não encontrará IVA em uma previsão de lucros e perdas porque isso não afeta os lucros. Seus clientes pagam a você 20% a mais por seus produtos, que você então retém por um tempo antes de repassar ao Governo alguns meses depois. parece faz diferença no seu fluxo de caixa, no entanto, porque ele muda em torno de quanto dinheiro você tem em um dado momento. Você estará cobrando mais de seus clientes, mas de vez em quando você pode ter uma grande conta de IVA para pagar, o que pode pegar algumas empresas de surpresa. Mais um motivo para planejar seu fluxo de caixa!
Planejando seus custos operacionais
Em seguida, veremos suas despesas gerais de negócios, os custos que você sempre pagará, quer ganhe £ 1 ou £ 10000. Geralmente, é mais fácil prever com precisão. Por quê? Bem, embora você possa ter uma boa ideia de sua previsão de vendas nos próximos 12 meses, ela pode ser uma quantidade bastante desconhecida, especialmente como uma startup iniciante. Quem pode realmente prever se suas vendas explodirão no primeiro ano ou serão uma queima lenta nos próximos dois? Seus custos, por outro lado, são, infelizmente, um pouco mais previsíveis.
Você terá valores fixos configurados para aluguel, contas de serviços públicos, telefones e o restante dos custos operacionais diários da empresa. Essas são quantidades conhecidas, sem suposições envolvidas. Verifique seus acordos de débito direto em seu banco para ter uma boa ideia. Inclua salários aqui também, eles são todos parte de suas despesas gerais. Pense com cuidado, é muito fácil esquecer custos ocultos, como seguro, custos administrativos e taxas de cartão de crédito. Não tenha pressa, faça certo.
Depois de reunir tudo isso, você terá uma boa impressão de quanto dinheiro precisará para cobrir apenas os custos operacionais do seu negócio. Além disso, você deve começar a ter alguma consciência sobre quando os grandes custos chegam. Você paga contas mensalmente ou recebe uma grande quantia uma vez por ano? Existe um mês específico que é mais alto do que o resto com o qual você precisa ter cuidado? Certifique-se de acertar o momento desses pagamentos para garantir um fluxo de caixa preciso.
Pronto para começar a planejar seu fluxo de caixa da maneira mais fácil?
Compra de ativos
Esses são os itens que você precisa comprar para administrar seu negócio que também retêm um valor após o custo inicial. Eles geralmente são itens que você possuirá fisicamente. Vale a pena pensar sobre esses custos separadamente dos seus custos operacionais normais, pois eles geralmente podem ser compras grandes (veículos, computadores etc.) que terão um grande impacto no seu fluxo de caixa.
Se isso fosse um guia de balanço então eu expandiria mais sobre isso, mas aqui está um exemplo que a maioria das pessoas reconheceria; a compra de um carro. Você tem um custo inicial (isso atinge seu fluxo de caixa), mas também tem valor após a compra. Então, diferente de um custo como aluguel, o valor vai para seu balanço, que, no caso de um carro, imediatamente começa a reduzir ao longo do tempo devido a depreciação. A depreciação não aparece no seu fluxo de caixa porque não é dinheiro saindo da sua conta bancária. Finalmente, alguns anos depois, você pode vendê-lo (ou dar baixa nele). A venda é pelo valor depreciado, que então aparece no seu fluxo de caixa. Simples!
As compras de ativos variam muito dependendo do tipo de negócio. Se você é uma garagem de vendas de carros, então será muito importante! Uma empresa baseada em escritório pode ter computadores, mesas e outros equipamentos que são atualizados a cada poucos anos. Um ponto de venda pode ter unidades de prateleiras, áreas de armazenamento, caixas registradoras e, crucialmente, estoque. Todos eles têm horários de compra que afetarão seu fluxo de caixa e, frequentemente, serão grandes compras que precisam ser planejadas com antecedência.
- Leitura recomendada: Saldo normal das contas
Saques e reembolsos de empréstimos
Você provavelmente poderia ter incluído isso na sua seção de despesas gerais, mas é útil pensar sobre o financiamento separadamente. Você precisa estar ciente do acordo de pagamento do seu empréstimo, pois isso afetará substancialmente seu fluxo de caixa. Existem muitas políticas diferentes por aí, variando de juros apenas a pagamentos mensais fixos a empréstimos bullet, onde tudo é pago de volta no final do prazo. Este deve ser um número bastante consistente atingindo seu fluxo de caixa a cada mês. A exceção pode ser um empréstimo bullet, onde você paga de volta a quantia inteira no final do empréstimo, levando a um grande impacto em seu fluxo de caixa, cuidado!
Reunindo tudo em um relatório e gráfico
Tudo o que foi dito acima pode ser dividido em entradas e saídas. No nível básico:
Influxos
- Vendas de produtos/serviços
- Vendas de ativos
- Saque de empréstimo ou outros investimentos.
Saídas
- Custos operacionais e salários
- Custo das vendas
- Compra de ativos
- Reembolsos de empréstimos
O resultado de tudo isso deve ser uma previsão do saldo da sua conta bancária no final de cada mês.
Configurando uma previsão de fluxo de caixa em planilha
- Em uma nova planilha, configure os meses como cabeçalhos de coluna na parte superior.
- Adicione uma coluna total no final de cada ano.
- Configure linhas para suas entradas e saídas.
- Divida-os em linhas individuais, conforme descrito no artigo
- Adicione um total na parte inferior das entradas e um total na parte inferior das saídas
- Adicione um total na parte inferior de todo o relatório que calcula a rede de entradas e saídas.
- Crie um gráfico de fluxo de caixa usando os totais para visualizar sua previsão. (opcional)
Alternativamente...
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Isso cobre apenas o básico, espero que tenha sido útil para você. Por favor, deixe um comentário abaixo e diga-nos o que você acha deste artigo ou da experiência que você tem com o planejamento do seu negócio, deixe-nos saber!
