O que é infraestrutura empresarial?
É importante pesquisar e estabelecer sua infraestrutura para startups para que as atividades diárias do seu negócio ocorram sem problemas.
Uma empresa bem organizada e bem estruturada será capaz de entregar seus produtos e serviços em tempo hábil e garantir que clientes novos e existentes fiquem satisfeitos e que a empresa seja lucrativa.
Nesta postagem do blog, abordaremos os detalhes da escolha da sua infraestrutura para startup, incluindo:
- Comunicação – como criar um e-mail comercial
- Equipamento – que equipamento preciso?
- Logística – como gerir a logística
- Instalações – como escolher o espaço de trabalho certo
- A infraestrutura financeira de Iniciar negócios
Comunicação – como criar um e-mail comercial
A maioria das empresas terá várias maneiras de os clientes, fornecedores ou parceiros entrarem em contato com elas. Se você precisa de acesso a telefones, e-mails/internet, então você precisa começar a organizar isso assim que souber o espaço onde você estará trabalhando. Às vezes, essas coisas podem levar um tempo frustrante para organizar/instalar, e você precisa reservar bastante tempo para isso. A última coisa que você quer que aconteça é que os problemas iniciais da tecnologia afetem seus clientes.
É uma boa prática configurar e-mails empresariais que representem claramente sua empresa, como: [email protected].
Também é uma boa ideia ter um genérico [email protected] or [email protected] endereço de e-mail para que as pessoas entrem em contato com você para que vários membros da equipe tenham acesso e possam agir.
Muitas vezes, você pode configurar seus e-mails por meio da empresa de hospedagem do seu site, o que abordaremos em mais detalhes mais adiante no capítulo sobre sites. No entanto, uma opção padrão é usar um grande provedor como o GSuite do Google ou o Office 365 da Microsoft. Esses provedores têm custos mensais bastante baixos em troca de infraestrutura sólida e confiável e segurança atualizada.
De que equipamento eu preciso?
De que equipamento você precisa para o seu negócio? Isso também se enquadra na infraestrutura para startup. Por equipamento, quero dizer qualquer coisa que você use para criar seus produtos ou serviços. Se você é um contador, precisará de um computador, uma conexão de internet e acesso a um software de contabilidade. Se você está começando uma academia, precisará de equipamentos de ginástica, armários, tapetes, sistemas de música, televisores, roteadores sem fio...
Para algumas empresas, como academias ou vans de café, o custo do equipamento é uma parte enorme de sua infraestrutura para custos iniciais. Descubra as opções de financiamento para o equipamento que você precisa o mais rápido possível – você precisará analisar os custos de longo prazo disso para decidir se é uma boa ideia alugar ou comprar seu equipamento imediatamente. Uma variedade surpreendente de equipamentos está disponível para aluguel e, para empresas, sem muito financiamento disponível, esta pode ser uma maneira de baixo custo de começar.
Como gerenciar logística
Logística é a arte de gerenciar suprimentos e transportes. Logística eficaz, entrega e planejamento operacional são todos sobre produzir, armazenar e entregar seus produtos ao seu usuário final. Gerenciar isso eficientemente economizará tempo e dinheiro – vale a pena pensar e pesquisar!
O transporte de mercadorias pode ser um dos aspectos mais desafiadores da administração de uma empresa – pode ser caro e pode precisar de muita papelada, principalmente se o produto estiver sendo enviado para fora do seu país. Também é surpreendente o número de transportadoras com restrições sobre os tipos de mercadorias que entregarão.
Entender essa parte do negócio e ter alguém responsável por ela pode fazer uma grande diferença na eficiência.
Além de considerar como você entregará seus produtos, considere seus fornecedores. Onde eles estão, como eles podem entregar a você e quais são os custos para fazer isso? As respostas a essas perguntas podem impactar não apenas seu planejamento de logística, mas onde você localiza seu negócio.
Com tantos aspectos envolvidos, ter um documento de planejamento logístico junto com seu plano de negócios é importante se você estiver iniciando uma empresa que vende produtos físicos.
Instalações – como escolher o espaço de trabalho certo
Ao analisar a infraestrutura para uma startup, escolher o tipo certo de instalações e sua localização são decisões importantes a serem tomadas. A feliz confluência de um preço baixo, boa localização e espaço para expansão futura pode ser difícil de encontrar. Mudar de instalações é caro – em termos de tempo e dinheiro. Encontrar o lugar certo pode levar um tempo – mas tenha certeza de que quando você encontrar, poderá se concentrar em construir a atmosfera e o ambiente perfeitos para o seu negócio.
Se você alugar ou comprar suas instalações ou parte das instalações, você pode muito bem ter que pagar taxas comerciais além do aluguel. Elas são cobradas na maioria das propriedades não residenciais. Pequenas empresas podem solicitar um desconto nas taxas comerciais, enquanto algumas podem não pagar nenhuma taxa! Alguns conselhos cobrarão taxas comerciais de empresas móveis se elas tiverem um campo fixo. As taxas serão calculadas com base no custo do terreno, e não na unidade móvel.
O que suas instalações contêm? Se você não pensou sobre isso na seção de equipamentos acima, agora é a hora. Pode haver custos ocultos para montar seu escritório, por exemplo, como móveis, computadores, impressoras, cabos, telefones, sinalização para o prédio, segurança/alarmes, hardware e software, licenças de software (várias licenças podem ser caras), papelaria, chá e café. Na maioria dos casos, esses custos aumentarão à medida que mais pessoas se juntarem ao seu negócio. Chá e café para uma força de trabalho de 50 é substancialmente diferente de 5.
A localização é um ponto difícil de acertar: se você depende de tráfego de passagem, geralmente é preciso equilibrar o fluxo de pessoas (tráfego de passagem) e as despesas (as taxas comerciais tendem a ser mais altas em áreas mais populares).
Também pode haver alguns requisitos legais que você precisará cumprir – dependendo da localização real de suas instalações:
- Se você tiver alterado a propriedade de alguma forma, isso precisará ser assinado pelo Controle de Construção do conselho local.
- A propriedade tem as permissões corretas para ser usada no seu tipo de negócio?
- Há alguma restrição quanto aos níveis de ruído/poluição/descarte de resíduos que você precisa estar ciente?
A infraestrutura financeira do seu negócio iniciante
Classificar as maneiras como sua empresa lida com todas as coisas "dinheiro" é uma parte importante de ter um negócio que funcione bem. Ficar esperto com essas práticas e sistemas agora vai economizar tempo, dinheiro e frustração a longo prazo - então vamos mergulhar.
contas bancárias
As empresas limitadas são obrigadas a ter uma conta bancária empresarial, pois legalmente o negócio é uma entidade separada de você. Consequentemente, comerciantes individuais não são obrigados a ter uma conta bancária empresarial. No entanto, geralmente há bons motivos para abrir uma:
- Seu banco pode exigir que você faça isso (se os termos e condições estipularem que contas pessoais não devem ser usadas para negócios);
- Pode ser mais fácil manter as transações pessoais e comerciais separadas, principalmente ao enviar declarações ao HMRC
- Parece mais profissional se você tiver uma conta bancária comercial separada
Uma conta bancária empresarial oferece todas as mesmas facilidades de uma conta pessoal, mas também significa que a empresa pode pedir dinheiro emprestado, obter um cartão de crédito da empresa e receber pagamentos de cartão de clientes. Dependendo do tipo de conta, haverá uma pequena taxa mensal.
Métodos de Pagamento
Você também precisa estabelecer as melhores formas para seus clientes pagarem você e para você pagar seus fornecedores.
Você tem as seguintes opções disponíveis:
- Através da débito ou crédito cartões do seu banco
- Pagamentos BACS da sua conta bancária para a conta bancária do seu fornecedor
- Contas do PayPal
- Dinheiro
- Verifica
- Pagamentos online através de gateways de pagamento
Pagamentos com cartão – No local
Para receber pagamentos físicos com cartão de clientes, você precisará de uma máquina de cartão (um terminal PDQ). Fale com seu banco ou provedor de serviços de pagamento sobre a criação de uma conta de comerciante para pagamentos com cartão. Isso significa que o dinheiro fica em uma conta separada e protegida até que o pagamento seja autorizado. O banco ou provedor de serviços de pagamento também criará um gateway de pagamento para você.
Há muitas opções diferentes de máquinas de cartão disponíveis para você, incluindo:
- Máquinas de cartão para smartphone
- Máquinas sem fio
- Terminais virtuais
Cada um terá sua própria configuração e custos mensais e dependerá se você aluga ou compra. Os custos variam de £ 15 a £ 30 por mês, dependendo da opção que você escolher.
Você também terá que pagar uma taxa de transação para cada pagamento com cartão que fizer. O valor depende do número de transações que fizer e se pagar uma porcentagem de cada transação ou uma taxa fixa. Você também pode incorrer em algumas taxas de uso mínimo com alguns provedores se o seu número de transações for baixo.
Pagamentos com cartão ou transferências bancárias on-line
Existem várias maneiras diferentes de trabalhar ou vender produtos e serviços online. eBay e Amazon são plataformas bem conhecidas para começar a vender online, mas dependendo do tipo de trabalho que você está fazendo, Etsy, Patreon, Freelancer ou Fiverr podem ser mais apropriados.
Se você quiser receber pagamentos on-line pelo seu site, a maneira mais segura e fácil é usar um gateway de pagamento. Eles significam que você pode obter pagamento instantâneo, adicionar credibilidade e segurança aprimorada em vez de apenas receber pagamentos por débito direto.
Existem muitos provedores por aí, incluindo:
- SagePay
- WorldPay
- 2Checkout
- Stripe
- Paypal
Integrar seu site a um gateway de pagamento exigirá experiência e, se você não estiver confiante, é melhor procurar ajuda profissional.
Como controlar suas finanças
Fazer os livros/contas é crucial para qualquer negócio. E, infelizmente, é daí que vêm a maioria dos estereótipos de que a contabilidade é chata.
Grande parte do trabalho duro que essa reputação merece agora pode ser feito por meio de software, no qual os contadores são especialistas. Contadores e guarda-livros ainda possuem habilidades inestimáveis, e vale a pena buscar a ajuda deles (principalmente quando se trata de declarações de impostos ou consultoria empresarial) para garantir que as finanças da empresa sejam administradas corretamente.
Existem muitas ferramentas por aí que podem automatizar faturas, rastrear pagamentos e vincular tudo isso à sua conta bancária empresarial. Algumas delas são mais fáceis de dominar do que outras, mas podem economizar algum tempo se você não quiser ter alguém em sua equipe totalmente responsável pelo lado financeiro do negócio.
Talvez você queira procurar provedores on-line como Xero, Quickbooks ou Freeagent, mas talvez precise de um contador ou profissional financeiro para ajudar a configurar isso para sua empresa.
Facturação
Quando você vende algo para um cliente, você deve fornecer uma fatura e também manter uma cópia desta fatura para seus registros. Isso pode ser digital ou em papel, mas existem muitos sistemas de faturamento digital que podem tornar isso mais fácil para você.
Uma fatura deve incluir:
- Nome da sua empresa, endereço (registrado e comercial) e informações de contato
- O número de identificação da empresa
- O nome da empresa e o endereço do cliente que você está faturando
- Uma descrição clara do que você está cobrando
- A data em que os bens ou serviços foram fornecidos (data de fornecimento)
- A data da fatura
- O(s) valor(es) cobrado(s)
- Número de IVA se registado para IVA
- Valor do IVA aplicável
- O valor total devido
Se você e seus clientes forem registrados para fins de IVA, você deverá fornecer uma fatura de IVA, que deverá incluir informações adicionais sobre IVA.
Como evitar problemas de fluxo de caixa
Muitos desses custos são previsíveis e, portanto, fáceis de planejar. Você só precisa pensar neles com antecedência.
Para cada tópico que abordamos hoje, você deve fazer uma lista de todos os custos associados à criação do seu negócio. Você deve então pesquisar quanto são esses custos e com que frequência eles precisam ser pagos. Muitos deles terão uma taxa anual ou mensal. Depois de entender melhor esses custos, anote, para cada mês, quais custos precisam ser pagos e quanto custam.
Despesas inesperadas podem causar problemas de fluxo de caixa Portanto, é crucial pensar nesses custos com antecedência para evitar essas armadilhas.
Conclusão
Neste artigo abordamos:
- Comunicação – como criar um e-mail comercial
- Equipamento – que equipamento preciso?
- Logística – como gerir a logística
- Instalações – como escolher o espaço de trabalho certo
- A infraestrutura financeira do seu negócio iniciante
Novamente, há muito o que pensar aqui e a maior parte disso se aplicará ao seu negócio de alguma forma. Então vá devagar e certifique-se de cobrir todas as bases antes de prosseguir.
Falando em seguir em frente, no próximo artigo veremos protegendo seu negócio de leis, regulamentos e outros que copiam suas ideias!
