Redução da carga administrativa das PME

“Tempo é dinheiro” é mais verdadeiro hoje do que nunca. Uma das melhores maneiras de administrar um negócio eficaz é manter seus custos operacionais baixos. Mas, muitas vezes, os processos em torno de fazer negócios ocupam quase tanto tempo (e dinheiro) quanto fazer negócios em si. Administração, manutenção de registros e infraestrutura são necessidades para qualquer negócio e não podem ser evitadas. Mas muitas delas podem ser melhoradas.

Um estudo realizado pela Sage sobre pequenas e médias empresas revelou que uma PME média do Reino Unido gasta em média 71 dias e £ 35,600 anualmente em tarefas administrativas, como papelada, contabilidade e recrutamento. Isso representa um custo econômico combinado de bilhões de libras, com um recorde 5.7 milhões de empresas do setor privado negociação no início de 2017.

Embora muitas tarefas administrativas sejam uma necessidade que não pode ser evitada, muito do tempo gasto nelas poderia ser gasto de forma mais produtiva para o negócio. Ninguém se torna um empreendedor para gastar seu tempo emitindo faturas, cobrando pagamentos atrasados ​​ou checando duas vezes as declarações de imposto de renda. Mas essa é a realidade de administrar um negócio para muitos empreendedores e proprietários de pequenas empresas.

Algumas pequenas e médias empresas simplesmente não sabem como diminuir sua carga administrativa, e para outras os custos em tempo e energia para colocar sistemas automatizados em funcionamento são muito altos. A inércia diante da mudança é algo que todos nós, como humanos e empresários, precisamos enfrentar. Mas para as empresas que estão lutando para ter tempo suficiente para até mesmo procurar maneiras de melhorar seus sistemas, continuar fazendo a mesma coisa pode parecem menos custoso do que gastar tempo investigando e ajustando novos sistemas. Afinal, tempo é dinheiro…

No entanto, o tempo bem gasto geralmente reduz os custos a longo prazo. E como empresas, o longo prazo é o que todos nós buscamos.

Mas como fazer isso? 40% das empresas pesquisadas disseram que lutaram para economizar custos em sua carga de trabalho administrativa. Então, quais opções as empresas podem considerar?

Terceirização para terceiros

Terceirização é um conceito muito simples – escolha uma tarefa da sua lista de afazeres e comissione outra pessoa para trabalhar nela. A realidade da terceirização é um pouco mais complicada do que isso. Mas a terceirização continua sendo uma maneira eficaz de simplificar seu fluxo de trabalho, permitindo que você e sua força de trabalho se concentrem em outras tarefas mais importantes.

Etapa 1: Identifique quais tarefas precisam ser terceirizadas

Pergunte a si mesmo quais funções de negócios você quer terceirizar. Uma área de tarefa muito comum para subcontratar é TI, mas na realidade quase qualquer parte do seu fluxo de trabalho pode ser terceirizada, de RH a recrutamento ou contabilidade. Neste ponto do processo, é útil decidir qual nível de visibilidade você precisa e quanto controle você quer manter sobre o trabalho que está sendo feito.

Etapa 2: prepare seus dados

Antes de entregar o trabalho a terceiros, prepare seus dados existentes certificando-se de que estejam em um formato fácil de entender e transferível. Isso pode significar colocar seus registros de pessoal em ordem antes de passá-los a um especialista em RH ou organizar suas contas para passá-los a um contador.

Passo 3: Pesquise suas opções

O próximo passo envolve encontrar a pessoa, empresa ou serviço certo para o trabalho. Esta pode ser a parte mais difícil do processo devido à grande quantidade de provedores de serviço no mercado. Não tenha medo de pedir recomendações de seus colegas ou procurar online.

Digitalização

Graças a aplicativos como Google Drive e iCloud, o uso diário do armazenamento em nuvem se tornou cada vez mais comum. Aplicar aplicativos e serviços em nuvem a uma variedade de funções do seu negócio pode transformar a maneira como você processa tarefas administrativas e reduzir o trabalho manual, o tempo e o esforço que são investidos nessas tarefas.

Etapa 1: não tenha pressa

A maioria dos serviços e aplicativos em nuvem são projetados para serem fáceis de usar e incorporar à sua rotina de trabalho diária. No entanto, você ainda terá que se esforçar para ficar bom em usá-los. É relativamente simples começar – com produtos como Espaço de trabalho do Google sendo muito acessível e fácil de usar.

Etapa 2: Adote a colaboração

Os serviços e aplicativos em nuvem também são projetados para incentivar o compartilhamento e a colaboração. Como exemplo, a computação em nuvem permite que você conecte seu software de contabilidade à solução de escrituração do seu contador para facilitar o acesso aos dados.

Etapa 3: Adote novas tecnologias

O uso de novas tecnologias tende a tornar a adoção de serviços e aplicativos baseados em nuvem muito mais fácil, e a recompensa maior. Especialmente porque computadores de mesa e laptops não são mais necessários para executar todas as tarefas necessárias.