7 задач, которые владельцы малого бизнеса должны делегировать как можно раньше

Есть некоторые задачи, которые, кажется, просто поглощают время. Некоторые из них могут быть обманчиво интересными – или даже вызывать привыкание. Наблюдение за вашими социальными сетями может быстро превратиться в часы просмотра, когда вы намеревались потратить только минуты. Другие задачи, такие как графический дизайн, требуют определенных навыков и знаний. Может быть трудно освоить их самостоятельно, одновременно пытаясь сосредоточиться на развитии своего бизнеса. Наконец, есть задачи, которые можно сделать намного проще, выбрав правильный инструмент для работы, а не тратя часы ручного труда на их выполнение, например, используя инструмент финансового моделирования.

В каждом из этих случаев вашим девизом должно быть делегирование. Независимо от того, делегируете ли вы полномочия другому сотруднику, подрядчику или даже программному обеспечению, время, которое вы освобождаете, чтобы сосредоточиться на своем бизнесе, часто того стоит.

Сегодня у нас гостевая статья от Кейли Александры из Micro Startups, в которой она расскажет о 7 задачах, которые следует делегировать как можно раньше!

Невероятно сложно плавно перейти от управления многообещающим индивидуальным предприятием к управлению быстрорастущей командой с высокими амбициями. Это во многом связано с тем, что масштабирование растущего бизнеса добавляет больше сложностей, чем люди склонны ожидать, и они быстро накапливаются — если вы не опередите его, вы можете оказаться перегруженными своей рабочей нагрузкой и неспособными с ней справиться.

Вот почему делегирование — это не просто рекомендация: это практическое требование. Чем раньше вы начнете облегчать свою повседневную ношу, тем лучше вы будете подготовлены к выполнению своих основных обязанностей как владельца бизнеса и тем меньше вероятность того, что вы испытаете выгорание.

Вот 7 задач, которые каждый владелец малого бизнеса должен попытаться выполнить как можно раньше:

1. HR

Человеческие ресурсы являются ключевой частью роста бизнеса, поскольку много времени потребуется потратить на поиск новых талантов, прохождение процесса найма, адаптация новых сотрудников и урегулирование всех мелких споров и запросов, которые неизбежно возникают, когда у вас растет команда. Вы можете — и должны — быть вовлечены в определенной степени (особенно при поиске новых талантов), но гораздо лучше, чтобы это сделал кто-то другой.

Когда у вас есть выделенный руководитель отдела кадров (поддерживаемый соответствующим порталом отдела кадров), вам не нужно каждый день обрабатывать многочисленные базовые запросы. Это также отлично подходит для разрешения конфликтов: если у сотрудника возникнут проблемы с вашим руководством, он может обсудить их с руководителем отдела кадров, а не обращаться к вам напрямую, и решение может быть найдено без каких-либо неудобных конфликтов.

2. планирование

Каждый растущий бизнес выигрывает от четкого бизнес-плана, но после определенного момента кто-то другой должен заняться деталями. Инструменты финансового планирования, такие как Brixx, позволяют нескольким членам команды вносить свой вклад в процесс планирования, и в отличие от электронных таблиц их легко понять с первого взгляда.

Такой простой в использовании инструмент гарантирует, что вы сможете быть в курсе различных бизнес-целей и отслеживать свой прогресс (например, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно), не отнимая слишком много времени. Более того, в Brixx все модульное и не требует финансовых знаний, поэтому экспериментировать легко, либо баловаться, либо больше концентрироваться, когда бизнес сталкивается с большими решениями или нуждается в инвестициях.

3. Социальные медиа

Любой бизнес, который хочет начать строить ценный бренд, должен взять на себя долгосрочные обязательства по активности в социальных сетях. Это настолько богатый путь — позволяющий вам охватить новую аудиторию и продемонстрировать креативность в различных формах — что обходиться без него (или даже просто пренебрегать им в какой-то степени) — неразумный шаг.

Социальные медиа, конечно, обременительны. Ленты меняются быстро, как и тенденции, и есть множество платформ, которые следует учитывать: как минимум, есть Twitter, Facebook, Instagram и, конечно, LinkedIn, но вы не должны упускать из виду такие каналы, как Pinterest или Snapchat, в зависимости от вашего бизнеса. В продвижение в социальных сетях вкладывается так много, что вам нужен штатный менеджер по социальным сетям или даже команда, использующая такие инструменты, как SocialOomph or Виралпеп работать с оптимальной эффективностью.

4. бухгалтерский учет

Денежный поток является основой всех бизнес-операций, но он особенно важен, когда вы управляете малым бизнесом, поскольку вы относительно уязвимы: как в плане поддержания вашей деятельности, так и в отношении вашего имиджа в отрасли (вы не хотите, чтобы вас считали борющимся за выживание). Вы можете быть прибыльным, но все равно достичь точки отказа из-за несвоевременных платежей.

Использование облачного инструмента учета с банковским обслуживанием, анализом и расчетом заработной платы поможет вам в значительной степени, позволяя вам хранить все в одном месте и поддерживать баланс книг без лишних хлопот. За его низкую стоимость и совместимость, Волновой учет определенно стоит попробовать, в то время как Xero и QuickBooks — одни из самых известных имен на рынке (хотя нет недостатка в альтернативах, если вы предпочитаете).

5. Администратор

Это действительно широкая категория, но это одна из самых важных вещей, которые вы можете делегировать, потому что администрирование поглощает так много времени. Подумайте о своем обычном рабочем дне и составьте список всего, что вы делаете в этот день, что считается связующим звеном между вашими важными задачами: такие вещи, как ввод данных, обновление вашего расписания, обработка звонков, организация поездок и т. д.

В идеале ваша роль как номинального главы компании должна заключаться в управлении командой ниже вас и беготне вокруг, чтобы заполучить новых клиентов. Это тяжелая работа, и вы не можете позволить себе отвлекаться (например) на необходимость набрать несколько страниц заметок за 30 минут до большой клиентской презентации. Независимо от того, нанимаете ли вы специального секретаря, используете фрилансера или распределяете задачи по всей своей команде, избавьтесь от административных забот как можно скорее.

6. Графический дизайн

Независимо от того, выкладываете ли вы посты для социальных сетей или перестраиваете дизайн своего бизнес-сайта, вам понадобится довольно много графического дизайна. Даже если у вас есть некоторые навыки в этой области, они могут быть не на профессиональном уровне, а у вас есть более важные дела, которыми можно заняться.

Вы можете нанять выделенного графического дизайнера для своей команды или работать с фрилансером (или группой фрилансеров) по мере необходимости (вы можете использовать для этого сайты в Интернете, но будьте разборчивы — качество имеет решающее значение). Какой подход вам следует выбрать, зависит от того, как часто вам нужно выполнять работу по графическому дизайну и какой стандарт вы хотите, чтобы она достигла.

7. Поддержка клиентов

На раннем этапе владельцу малого бизнеса полезно лично участвовать в работе с клиентами, поскольку это позволяет компании чувствовать себя более представительной. Кроме того, вы с большей вероятностью заручитесь чьей-то поддержкой, если решите их проблему самостоятельно, поскольку это показывает, насколько серьезно вы относитесь к их бизнесу (и удовлетворенности). Но вы не можете продолжать заниматься поддержкой клиентов в одиночку, и в конечном итоге это начнет заставлять вас выглядеть непрофессионально.

Я не рекомендую использовать полностью виртуальную команду поддержки для решения всех вопросов, но удаленные помощники поддержки могут быть довольно хороши, если их использовать с умом и при поддержке какого-то внутреннего адвоката по вопросам успеха клиентов. Вмешивайтесь, когда это абсолютно необходимо (например, если клиент угрожает уйти), но в противном случае оставьте своих сотрудников заниматься отношениями.

Если вы хотите достичь своих бизнес-амбиций, вы не можете позволить, чтобы ваша рабочая нагрузка ненужно отнимала ваше время и энергию. Делегируйте каждую из этих задач как можно быстрее и полностью сосредоточьтесь на вещах, с которыми можете справиться только вы.

Кейли Александра является автором контента для Micro Startups — сайта, посвященного благотворительности через growth hacking. Посетите их блог, чтобы получить последнюю порцию идей о стартапах, предпринимателях и благотворительности от ведущих экспертов со всего мира, или подпишитесь Mirco Startups в Twitter @getmicrostarted.