Что такое бизнес-инфраструктура?
Важно изучить и создать инфраструктуру для запуска, чтобы ежедневная деятельность вашего бизнеса протекала гладко.
Хорошо организованная и структурированная компания сможет поставлять свою продукцию и услуги своевременно, обеспечивая удовлетворение существующих и новых клиентов и прибыльность компании.
В этой записи блога мы рассмотрим особенности выбора инфраструктуры для стартапа, в том числе:
- Коммуникация – как создать деловую электронную почту
- Оборудование – какое оборудование мне необходимо?
- Логистика – как управлять логистикой
- Помещения – как выбрать правильное рабочее пространство
- Финансовая инфраструктура стартап бизнес
Коммуникация – как создать деловую электронную почту
У большинства компаний будет несколько способов, которыми клиенты, поставщики или партнеры могут связаться с ними. Если вам нужен доступ к телефонам, электронной почте/интернету, то вам нужно начать организовывать это, как только вы узнаете, где вы будете работать. Иногда эти вещи могут занять удручающе много времени на организацию/установку, и вам нужно выделить на это много времени. Последнее, что вам нужно, — это проблемы с развитием технологий, которые повлияют на ваших клиентов.
Хорошей практикой является создание корпоративных электронных писем, которые четко представляют вашу компанию, например: [электронная почта защищена].
Также хорошей идеей будет иметь общий [электронная почта защищена] or [электронная почта защищена] адрес электронной почты, по которому с вами можно связаться, чтобы несколько сотрудников имели к нему доступ и могли принять меры.
Часто вы можете настроить свою электронную почту через компанию, предоставляющую услуги хостинга веб-сайтов, о чем мы поговорим подробнее позже в главе о веб-сайтах. Однако стандартным вариантом является использование крупного провайдера, например, Google's GSuite или Microsoft's Office 365. У этих провайдеров довольно низкие ежемесячные расходы в обмен на надежную инфраструктуру и современные средства безопасности.
Какое оборудование мне нужно?
Какое оборудование вам нужно для вашего бизнеса? Это также относится к инфраструктуре для стартапа. Под оборудованием я подразумеваю все, что вы используете для создания своих продуктов или услуг. Если вы бухгалтер, вам понадобится компьютер, подключение к интернету и доступ к бухгалтерскому программному обеспечению. Если вы открываете спортзал, вам понадобится спортивное оборудование, шкафчики, коврики, музыкальные системы, телевизоры, беспроводные маршрутизаторы…
Для некоторых видов бизнеса, таких как спортзалы или кофейные фургоны, стоимость оборудования составляет огромную часть их инфраструктуры для стартовых расходов. Узнайте варианты финансирования необходимого вам оборудования как можно скорее – вам нужно будет оценить долгосрочные расходы на это, чтобы решить, стоит ли брать оборудование в аренду или покупать его напрямую. Удивительное разнообразие оборудования доступно для аренды, и для предприятий, не имеющих большого доступного финансирования, это может быть недорогим способом начать.
Как управлять логистикой
Логистика — это искусство управления поставками и транспортировкой. Эффективная логистика, доставка и оперативное планирование — все это касается производства, хранения и доставки ваших продуктов конечному потребителю. Эффективное управление этим сэкономит вам и время, и деньги — стоит подумать и изучить!
Перевозка товаров может быть одним из самых сложных аспектов управления компанией – это может быть дорого и может потребовать большого количества документов, особенно если продукт отправляется за пределы вашей страны. Также удивляет количество перевозчиков с ограничениями по типам товаров, которые они будут доставлять.
Понимание этой части бизнеса и назначение ответственного за нее человека может иметь большое значение для эффективности.
Помимо того, как вы будете доставлять свою продукцию, рассмотрите и своих поставщиков. Где они находятся, как они могут доставлять вам продукцию и каковы расходы на это? Ответы на эти вопросы могут повлиять не только на ваше логистическое планирование, но и на то, где вы разместите свой бизнес.
Учитывая столь большое количество аспектов, наличие документа по планированию логистики наряду с бизнес-планом имеет важное значение, если вы создаете компанию, которая продает физические товары.
Помещения – как выбрать правильное рабочее пространство
При рассмотрении инфраструктуры для стартапа выбор правильного типа помещения и его местоположения являются важными решениями. Счастливое сочетание низкой цены, хорошего местоположения и места для будущего расширения может быть труднодостижимым. Переезд помещения обходится дорого — как по времени, так и по деньгам. Поиск подходящего места может занять некоторое время — но будьте уверены, когда вы это сделаете, вы сможете сосредоточиться на создании идеальной атмосферы и среды для своего бизнеса.
Если вы арендуете или покупаете помещение или его часть, вам, возможно, придется платить ставки для бизнеса сверх арендной платы. Они взимаются с большинства небытовых объектов. Небольшие компании могут подать заявку на скидку на ставки для бизнеса, в то время как некоторые могут вообще не платить никаких ставок! Некоторые советы взимают ставки для мобильных предприятий, если у них фиксированное поле. Ставки будут рассчитываться на основе стоимости земли, а не мобильного устройства.
Что содержит ваше помещение? Если вы не подумали об этом в разделе оборудования выше, сейчас самое время. Могут быть скрытые расходы на обустройство вашего офиса, например, мебель, компьютеры, принтеры, кабели, телефоны, вывески для здания, безопасность/сигнализация, оборудование и программное обеспечение, лицензии на программное обеспечение (несколько лицензий могут быть дорогими), канцелярские принадлежности, чай и кофе. В большинстве случаев эти расходы будут увеличиваться по мере того, как к вашему бизнесу присоединятся новые люди. Чай и кофе для рабочей силы в 50 человек существенно отличаются от 5.
Сложно выбрать правильное местоположение: если вы рассчитываете на проезжающих мимо людей, вам часто приходится искать баланс между посещаемостью (проезжающие мимо люди) и расходами (в более популярных районах тарифы на обслуживание обычно выше).
Также могут существовать некоторые юридические требования, которые вам необходимо будет соблюдать (в зависимости от фактического местонахождения вашего помещения):
- Если вы каким-либо образом изменили недвижимость, это должно быть одобрено отделом строительного контроля местного совета.
- Имеет ли недвижимость необходимые разрешения для использования в вашем виде бизнеса?
- Существуют ли какие-либо ограничения по уровню шума/загрязнения/утилизации отходов, о которых вам необходимо знать?
Финансовая инфраструктура вашего стартапа
Разобраться в том, как ваш бизнес справляется со всеми «денежными» вещами, — важная часть хорошо функционирующего бизнеса. Освоение этих практик и систем сейчас сэкономит вам время, деньги и разочарование в долгосрочной перспективе — так что давайте углубимся.
Банки
Компании с ограниченной ответственностью обязаны иметь счет в банке для бизнеса, поскольку юридически бизнес является отдельным от вас субъектом. Соответственно, индивидуальные предприниматели не обязаны иметь счет в банке для бизнеса. Однако часто существуют веские причины для его открытия:
- Ваш банк может потребовать от вас сделать это (если в его положениях и условиях указано, что личные счета не могут использоваться в коммерческих целях);
- Может быть проще разделить личные и деловые транзакции, особенно при подаче деклараций в HMRC.
- Будет выглядеть более профессионально, если у вас будет отдельный банковский счет для вашего бизнеса.
Корпоративный банковский счет предлагает все те же возможности, что и личный счет, но также означает, что бизнес может занимать деньги, получать корпоративную кредитную карту и принимать платежи по карте от клиентов. В зависимости от типа счета будет небольшая ежемесячная плата.
Способы Оплаты
Вам также необходимо определить наилучшие способы оплаты, которые позволят вашим клиентам платить вам, а вам — вашим поставщикам.
Вам доступны следующие возможности:
- С помощью дебет или кредит карты вашего банка
- Платежи BACS с вашего банковского счета на банковский счет вашего поставщика
- Счета PayPal
- Наличный расчёт
- чек об оплате
- Онлайн-платежи через платежные шлюзы
Оплата картой – на месте
Чтобы принимать от клиентов физические платежи по картам, вам понадобится карточный терминал (терминал PDQ). Поговорите со своим банком или поставщиком платежных услуг о настройке торгового счета для карточных платежей. Это означает, что деньги находятся на отдельном, защищенном счете до тех пор, пока платеж не будет авторизован. Банк или поставщик платежных услуг также настроит для вас платежный шлюз.
Вам доступно множество различных вариантов карточных машин, в том числе:
- Аппараты для смартфонов
- Беспроводные машины
- виртуальные терминалы
У каждого будет своя настройка и ежемесячные расходы, которые будут зависеть от того, арендуете ли вы его или покупаете. Расходы варьируются от 15 до 30 фунтов стерлингов в месяц в зависимости от выбранного вами варианта.
Вам также придется заплатить комиссию за транзакцию за каждый платеж по карте, который вы принимаете. Сумма зависит от количества совершенных вами транзакций и от того, платите ли вы процент от каждой транзакции или фиксированную плату. Вы также можете понести некоторые минимальные сборы за использование у некоторых поставщиков, если количество ваших транзакций невелико.
Платежи по картам или банковские переводы онлайн
Существует несколько различных способов работы или продажи товаров и услуг в Интернете. eBay и Amazon — известные платформы для начала онлайн-продаж, но в зависимости от вида работы, которую вы выполняете, Etsy, Patreon, Freelancer или Fiverr могут оказаться более подходящими.
Если вы хотите принимать онлайн-платежи через свой веб-сайт, самый безопасный и простой способ — использовать платежный шлюз. Они означают, что вы можете получать мгновенные платежи, повышать доверие и повышать безопасность по сравнению с простым приемом прямых дебетовых платежей.
Существует множество поставщиков, в том числе:
- SagePay
- WorldPay
- 2Checkout
- Полоса
- Paypal
Интеграция вашего сайта с платежным шлюзом потребует опыта, и если вы не уверены, лучше обратиться за профессиональной помощью.
Как следить за своими финансами
Ведение бухгалтерских книг/счетов имеет решающее значение для любого бизнеса. И, к сожалению, именно отсюда и берут начало большинство стереотипов о том, что бухгалтерия — это скучно.
Значительную часть тяжелой работы, которой компания обязана своей репутацией, теперь можно выполнить с помощью программного обеспечения, в котором бухгалтеры являются экспертами. Бухгалтеры и счетоводы по-прежнему обладают бесценными навыками, и стоит обратиться к ним за помощью (особенно когда речь идет о налоговых декларациях или бизнес-консультациях), чтобы гарантировать правильное управление финансами компании.
Существует множество инструментов, которые могут автоматизировать счета-фактуры, отслеживать платежи и связывать все это с банковским счетом вашего предприятия. Некоторые из них легче освоить, чем другие, но они могут сэкономить вам время, если вы не хотите, чтобы кто-то в вашей команде полностью отвечал за финансовую сторону бизнеса.
Возможно, вы захотите рассмотреть такие онлайн-провайдеры, как Xero, Quickbooks или Freeagent, но вам может понадобиться бухгалтер или финансовый специалист, который поможет вам настроить все это для вашей компании.
Выставление счета
Когда вы продаете что-то клиенту, вы должны предоставить счет-фактуру, а также сохранить копию этого счета-фактуры для своих записей. Это может быть цифровым или на бумаге, но существует множество систем цифрового выставления счетов-фактур, которые могут облегчить вам этот процесс.
Счет должен включать в себя:
- Название вашей компании, адрес (зарегистрированный и торговый) и контактная информация
- Идентификационный номер компании
- Название компании и адрес клиента, которому вы выставляете счет
- Четкое описание того, за что вы берете плату
- Дата предоставления товара или услуги (дата поставки)
- Дата выставления счета
- Сумма(ы), взимаемая(ые)
- Номер НДС, если зарегистрирован для уплаты НДС
- Сумма НДС применима
- Общая сумма задолженности
Если вы и ваши клиенты зарегистрированы в качестве плательщиков НДС, вы должны предоставить счет-фактуру с НДС, который должен включать дополнительную информацию по НДС.
Как избежать проблем с денежным потоком
Многие из этих расходов предсказуемы и поэтому их легко спланировать, нужно просто подумать о них заранее.
Для каждой темы, которую мы рассмотрели сегодня, вам следует составить список всех расходов, связанных с созданием вашего бизнеса. Затем вам следует изучить, каковы эти расходы и как часто их нужно оплачивать. Многие из них будут иметь годовую или ежемесячную плату. Как только вы лучше поймете эти расходы, запишите для каждого месяца, какие расходы нужно оплатить и сколько это будет.
Неожиданные расходы могут вызвать проблемы с денежным потоком поэтому крайне важно заранее продумать эти расходы, чтобы избежать подобных ловушек.
Заключение
В этой статье мы рассмотрели:
- Коммуникация – как создать деловую электронную почту
- Оборудование – какое оборудование мне необходимо?
- Логистика – как управлять логистикой
- Помещения – как выбрать правильное рабочее пространство
- Финансовая инфраструктура вашего стартапа
Опять же, здесь есть о чем подумать, и большая часть из этого будет применима к вашему бизнесу в той или иной форме. Так что не торопитесь и убедитесь, что вы охватили все основы, прежде чем двигаться дальше.
Говоря о том, чтобы двигаться дальше, в следующей статье мы рассмотрим защита вашего бизнеса из законов, постановлений и других копий ваших идей!
