Reduzierung des Verwaltungsaufwands für KMU

„Zeit ist Geld“ gilt heute mehr denn je. Eine der besten Möglichkeiten, ein effektives Geschäft zu führen, besteht darin, die laufenden Kosten niedrig zu halten. Doch oft nehmen die Prozesse rund um das Geschäft fast genauso viel Zeit (und Geld) in Anspruch wie das Geschäft selbst. Verwaltung, Buchführung und Infrastruktur sind für jedes Unternehmen notwendig und können nicht vermieden werden. Doch viele davon können verbessert werden.

Eine Studie von Sage über kleine und mittlere Unternehmen ergab, dass die Ein durchschnittliches britisches KMU verbringt durchschnittlich 71 Tage und 35,600 £ pro Jahr mit Verwaltungsaufgaben, wie etwa Papierkram, Buchhaltung und Personalbeschaffung. Das sind insgesamt wirtschaftliche Kosten in Milliardenhöhe, mit einem Rekord 5.7 Millionen Unternehmen des privaten Sektors Handel zu Beginn des Jahres 2017.

Viele Verwaltungsaufgaben sind zwar eine Notwendigkeit, die sich nicht vermeiden lässt, doch ein Großteil der dafür aufgewendeten Zeit könnte produktiver für das Unternehmen genutzt werden. Niemand wird Unternehmer, um seine Zeit damit zu verbringen, Rechnungen auszustellen, verspäteten Zahlungen nachzujagen oder Steuererklärungen zu überprüfen. Aber das ist für viele Unternehmer und Kleinunternehmer die Realität der Unternehmensführung.

Einige kleine und mittlere Unternehmen wissen einfach nicht, wie sie ihren Verwaltungsaufwand verringern können, und für andere ist der Zeit- und Energieaufwand für die Einrichtung und den Betrieb automatisierter Systeme zu hoch. Trägheit gegenüber Veränderungen ist etwas, mit dem wir uns alle als Menschen und Geschäftsleute auseinandersetzen müssen. Aber für Unternehmen, die sich kaum genug Zeit nehmen, um überhaupt nach Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer Systeme zu suchen, kann es eine Herausforderung sein, immer das Gleiche zu tun. scheinen weniger kostspielig als Zeit mit der Untersuchung und Anpassung neuer Systeme zu verbringen. Schließlich ist Zeit Geld …

Gut investierte Zeit senkt jedoch auf lange Sicht oft die Kosten. Und als Unternehmen sind wir alle auf lange Sicht ausgerichtet.

Aber wie soll das gelingen? 40 % der befragten Unternehmen gaben an, dass sie Schwierigkeiten haben, Kosteneinsparungen bei ihrem Verwaltungsaufwand zu erzielen. Welche Optionen können Unternehmen also in Betracht ziehen?

Outsourcing an Dritte

Outsourcing ist ein sehr einfaches Konzept: Wählen Sie eine Aufgabe aus Ihrer To-Do-Liste und beauftragen Sie jemand anderen damit. In der Realität ist Outsourcing jedoch etwas komplizierter. Outsourcing ist jedoch nach wie vor eine effektive Möglichkeit, Ihren Arbeitsablauf zu vereinfachen, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter sich auf andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Schritt 1: Identifizieren Sie, welche Aufgaben ausgelagert werden müssen

Überlegen Sie, welche Geschäftsfunktionen Sie auslagern möchten. Ein sehr häufiger Aufgabenbereich, der ausgelagert wird, ist die IT, aber in Wirklichkeit kann fast jeder Teil Ihres Arbeitsablaufs ausgelagert werden, von der Personalabteilung über die Personalbeschaffung bis hin zur Buchhaltung. An diesem Punkt des Prozesses ist es sinnvoll zu entscheiden, welchen Grad an Transparenz Sie benötigen und wie viel Kontrolle Sie über die ausgeführte Arbeit behalten möchten.

Schritt 2: Bereiten Sie Ihre Daten vor

Bevor Sie Arbeit an Dritte übergeben, bereiten Sie Ihre vorhandenen Daten vor, indem Sie sicherstellen, dass sie in einem leicht verständlichen und übertragbaren Format vorliegen. Dies kann bedeuten, dass Sie Ihre Personalakten in Ordnung bringen, bevor Sie sie an einen Personalspezialisten weitergeben, oder dass Sie Ihre Konten aufräumen, um sie an einen Buchhalter weiterzugeben.

Schritt 3: Informieren Sie sich über Ihre Möglichkeiten

Der nächste Schritt besteht darin, die richtige Person, Firma oder Dienstleistung für den Job zu finden. Dies kann der schwierigste Teil des Prozesses sein, da es auf dem Markt eine große Anzahl von Dienstleistern gibt. Scheuen Sie sich nicht, Ihre Kollegen nach Empfehlungen zu fragen oder online zu suchen.

Digitalisierungs

Dank Apps wie Google Drive und iCloud ist die alltägliche Nutzung des Cloud-Speichers immer alltäglicher geworden. Die Anwendung von Cloud-Apps und -Diensten auf eine Reihe Ihrer Geschäftsfunktionen kann die Art und Weise verändern, wie Sie Verwaltungsaufgaben erledigen, und den manuellen Arbeitsaufwand, den Zeitaufwand und die Mühe, die mit diesen Aufgaben verbunden sind, reduzieren.

Schritt 1: Nehmen Sie sich Zeit

Die meisten Cloud-Dienste und Apps sind so konzipiert, dass sie einfach zu verwenden und in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren sind. Sie müssen sich jedoch trotzdem etwas Mühe geben, um sie gut zu nutzen. Der Einstieg ist relativ unkompliziert – mit Produkten wie Google Workspace sehr erschwinglich und benutzerfreundlich.

Schritt 2: Zusammenarbeit fördern

Cloud-Dienste und Apps sind auch darauf ausgelegt, den Austausch und die Zusammenarbeit zu fördern. Mithilfe von Cloud Computing können Sie beispielsweise Ihre Buchhaltungssoftware mit der Buchhaltungslösung Ihres Steuerberaters verbinden, um einfacher auf Daten zugreifen zu können.

Schritt 3: Neue Technologien nutzen

Der Einsatz neuer Technologien macht die Einführung von Cloud-basierten Diensten und Apps tendenziell viel einfacher und lohnender. Vor allem, weil Desktop-Computer und Laptops nicht mehr benötigt werden, um alle erforderlichen Aufgaben auszuführen.