Una guía rápida para configurar y gestionar su negocio

Las empresas emergentes pueden surgir muy rápidamente. O al menos, eso es lo que parecen desde fuera. A veces puede parecer que estas cosas suceden de la noche a la mañana. Para la mayoría de los emprendedores en el Reino Unido, crear una empresa es algo bastante sencillo. De hecho, muchas empresas han comenzado mientras estaban sentados en un bar almorzando, con tan solo 12 libras invertidas para producir una empresa completamente registrada y lista para crecer. Y la creación de la empresa en términos físicos es la parte fácil: son todos los extras que la rodean los que requieren tiempo. Pero vale la pena, porque, sin ellos, muchas más empresas emergentes fracasarían. Entonces, ¿qué necesita saber sobre la creación de su propia empresa para asegurarse de que tenga éxito y cómo funciona todo?

Elegir la estructura legal que adoptará su empresa es una de las partes más importantes a la hora de iniciar un negocio, por lo que pensamos que sería bueno empezar por esto. Si nunca ha dirigido una empresa antes, puede que esté pensando "espera, ¿hay diferentes tipos de empresas"? ¡Y sí, las hay! De hecho, si quitamos las corporaciones (que tienden a evolucionar a partir de otras empresas en lugar de comenzar por sí mismas), hay 5 estructuras legales diferentes que puede adoptar su empresa. Estas son:

1. Comerciante individual

La empresa unipersonal es la estructura más sencilla y preferida para las empresas unipersonales. Usted es el propietario de la empresa y la empresa es usted. Como empresario individual, su empresa es propiedad de una sola persona y usted es responsable de todas las ganancias y deudas de la empresa. Todos los gastos e ingresos de su empresa se incluyen en su declaración de impuestos personal. Eso significa que usted es responsable de llevar registros, presentar una declaración de impuestos de autoevaluación, pagar el impuesto sobre la renta y el seguro nacional. Esta estructura es perfecta para quienes tienen pocos o ningún empleado y pueden cubrir sus riesgos con un seguro o no tienen activos importantes que proteger.

2. Asociación

A colaboración Puede ser entre dos o más personas, todas las cuales comparten la administración y las ganancias de la empresa personalmente. Esto incluye las pérdidas que genera la empresa y las facturas de todo lo que se compre para la empresa.

3. Sociedad de responsabilidad limitada (LLP)

A sociedad de responsabilidad limitada es una forma de garantizar que los miembros de una sociedad no sean responsables de nada que supere lo que podrían pagar razonablemente, en caso de que las cosas salgan mal. Cada propietario solo es responsable de las deudas de la empresa hasta el monto de capital que haya invertido. Por lo tanto, si invirtió £1000 en una LLP, solo sería responsable de hasta £1000 de las deudas comerciales.

4. Sociedad Privada Limitada

A sociedad de responsabilidad limitada Tiene al menos un director y al menos un accionista, que puede ser la misma persona. Uno de los mayores beneficios de crear una sociedad limitada es que separa por completo sus finanzas personales de las de la empresa. En este modelo, usted no es personalmente responsable de las deudas de la empresa si la empresa fracasa. Las sociedades de responsabilidad limitada deben nombrar directores e incorporar su empresa a la sociedad. Companies House.

5. Sociedad Anónima Pública

Una sociedad anónima funciona de forma muy similar a una sociedad de responsabilidad limitada. Sigue estando gobernada por accionistas, que reciben una parte de los beneficios de la empresa, conocidos como "dividendos", pero a diferencia de las sociedades de responsabilidad limitada, las acciones de una sociedad anónima pueden ser compradas por cualquiera. Todo lo que tienen que hacer es dirigirse a la Bolsa de Valores de Londres y entregar algo de dinero. Algunos ejemplos de sociedades anónimas serían empresas como Apple, Waitrose, Sky y Barclays.

Bricolaje

La vía más habitual es registrar usted mismo su empresa en Companies House. Según la estructura de su empresa, esto puede adoptar distintas formas. Por ejemplo, si opta por ser un comerciante individual, solo tiene que registrarse para la autoevaluaciónY ya está. Solo tienes que acordarte de rellenar tu declaración de la renta cada año.

Para las sociedades comerciales, simplemente se necesitan dos o más personas o entidades legales para llegar a un acuerdo sobre la sociedad. Decimos entidad legal porque uno de los socios no tiene que ser una persona. Por ejemplo, una sociedad limitada cuenta como una "persona jurídica" y, por lo tanto, puede ser su socio comercial. Para establecer legalmente su sociedad, deberá elegir un nombre, elegir un "socio designado" para que se encargue de administrar las declaraciones de impuestos de la sociedad y de mantener los registros comerciales, y Registrar la sociedad en HMRC.

Si va a crear una sociedad limitada, deberá superar algunos obstáculos más. En este caso, deberá constituir su empresa en Companies House. Esto significa que necesitará:

• Un nombre para la empresa
• Una dirección para la empresa
• Al menos 1 director
• Al menos 1 accionista
• Detalle de las acciones de la empresa
• Su código SIC, que identifica lo que hace su empresa (encuentra el tuyo aquí)

También necesitarás:

• Los accionistas deben acordar la creación de la empresa y las reglas escritas (conocidas como memorando y artículos de asociación)
• Detalles de cualquier persona con control significativo sobre su empresa (por ejemplo, cualquier persona con más del 25 % de derechos de participación o de voto)

Una vez que tengas todos esos detalles (y £12), puedes registra tu empresaPuedes hacerlo online o por correo postal mediante el formulario. IN01Alternativamente, puede elegir la siguiente opción y utilizar un agente.

Utilice un agente

Si no quiere tener que inscribir su empresa usted mismo, siempre puede subcontratarlo. Hay cientos de empresas que existen simplemente para registrar empresas en Companies House. Suelen comprar los dominios y registrarlos como inactivos en Companies House. Cuando aparece una nueva empresa y solicita registrarse, simplemente toman una de estas empresas inactivas, previamente registradas, y presentan una serie de cambios para que se ajuste a la actividad del cliente. El proceso es muy sencillo y no muy caro, pero puede llevar un poco de tiempo finalizar todo.

¿IVA o no IVA?

El IVA, o Impuesto sobre el Valor Añadido, es una de esas cosas en las que la mayoría de los empresarios que empiezan probablemente no piensan hasta que lo necesitan. Pero incluso cuando es su primer día en el negocio, necesita entender cuál es el umbral del IVA y si necesita estar registrado para el IVA. Actualmente (2017), el umbral de registro del IVA es de £83,000, lo que significa que si la facturación anual de su empresa supera esta cantidad, debe estar registrado para el IVA. Si no lo hace, se enfrentará a una serie de sanciones y multas. Es importante recordar que esta cifra siempre está sujeta a cambios, por lo que siempre debe estar atento a las tasas. Sin embargo, muy pocas empresas emergentes esperan alcanzar ese umbral en el primer año, por lo que no se registran.

Sin embargo, para algunas empresas, registrarse a efectos del IVA no tiene tanto que ver con la "necesidad" de hacerlo, sino con lo que les resulte práctico. Por ejemplo, a los constructores o comerciantes que compran a mayoristas se les cobrará el IVA por todo lo que compren. Si no están registrados a efectos del IVA, eso solo supone un coste adicional para la empresa, pero si lo están, significa que pueden reclamar la devolución de ese dinero. Esto significa que su gasto es menor y pueden operar de forma más eficiente. Cuando estás registrado a efectos del IVA, puedes reclamar la devolución del IVA que se te cobre por bienes y servicios, y estarás listo para crecer y expandirte. Por lo tanto, además de determinar si necesitarás registrarte, piensa si quieres registrarte voluntariamente antes de llegar al umbral.

Para registrarse a efectos del IVA, simplemente visite el sitio web de HMRC y siga las instrucciones.

Seguros

Como propietario de una empresa, la ley le exige tener un seguro. Independientemente de lo que haga su empresa, todas las empresas que emplean a uno o más miembros del personal en el Reino Unido (es decir, todas) deben tener un mínimo de seguro de responsabilidad civil del empleador. Este seguro cubre a la empresa si un empleado que se lesiona en el trabajo o enferma debido a su trabajo solicita una indemnización. Hay ciertas excepciones a esta regla (principalmente organismos gubernamentales y empresas familiares no limitadas), pero son pocas y distantes entre sí. El nivel mínimo del seguro de responsabilidad civil del empleador está establecido en £5 millones, aunque la mayoría de las empresas suelen contratar una cantidad mayor.

Pero ese no es el único tipo de seguro que podría necesitar. Dependiendo de la actividad de su empresa, es posible que también desee o necesite optar por otros tipos de cobertura. Estos son solo algunos de los ejemplos más comunes de seguros comerciales:

Indemnización profesional

El seguro de responsabilidad civil profesional (a veces conocido como seguro de responsabilidad civil empresarial) protege a su empresa si lo demandan por realizar sus servicios de manera negligente, incluso si no ha cometido ningún error. Por ejemplo, si contrataron a un fotógrafo para que tomara fotografías de una graduación, pero olvidó tomar una foto del graduado con su familia, el seguro de responsabilidad civil profesional lo cubriría si la familia decidiera demandarlo. De manera similar, si un consultor le dio un consejo a una empresa para aumentar sus ventas, pero la empresa no lo siguió y vio una disminución en las ventas, la responsabilidad civil profesional también cubriría cualquier demanda resultante, incluso si no fue culpa del consultor.

Obligacion publica

La responsabilidad civil es otro seguro que la mayoría de las empresas optan por contratar, aunque no sea un requisito legal. Te cubre por los daños a la propiedad o a las personas que puedas sufrir durante tu trabajo. Sin duda, en el mundo profesional, muchas empresas no quieren o no pueden tratar contigo a menos que tengas este seguro contratado, especialmente si trabajas en el sector público.

Equipos

Si su empresa maneja una gran cantidad de equipos o activos valiosos, entonces el seguro de equipos es una necesidad absoluta. Existen pólizas muy variadas, pero generalmente le cubrirán en caso de daños, pérdidas o robos hasta un monto acordado.

Seguro de motor

Los conductores saben que el seguro de automóvil es un requisito legal, pero muchos se quedan en problemas cuando utilizan vehículos para actividades relacionadas con el trabajo. Puede pensar que su seguro actual lo cubre, pero a menos que su póliza incluya el uso comercial, se equivoca. Si está empleando a alguien que usa su propio vehículo para fines laborales que no sean viajar al trabajo, entonces tiene la responsabilidad de asegurarse de que esté completamente cubierto. Esto podría ser algo tan inocente como dejarlo en una reunión; no importa, aún así necesitan un seguro comercial.

Responsabilidad por producto:

El seguro de responsabilidad por productos es un tipo de seguro comercial que puede cubrir el costo de las reclamaciones de indemnización si alguien resulta herido o su propiedad resulta dañada por un producto que usted ha vendido. En determinadas situaciones, usted puede ser responsable incluso si no ha fabricado el producto. Por supuesto, esto solo se aplica si vende productos físicos y no servicios.

Ciberseguro

El ciberseguro es una novedad, pero se ha convertido rápidamente en un elemento indispensable para las empresas que gestionan datos de clientes. Este seguro específico protege a las empresas y a los usuarios particulares de los riesgos de Internet, principalmente relacionados con la infraestructura y las actividades de TI. Si gestiona datos de cualquier tipo, debería considerar seriamente esta opción.

Si no está seguro de qué tipo de seguro necesita, hay muchas personas que pueden ayudarlo. Su asesor financiero independiente local, corredor de seguros o contador puede orientarlo en la dirección correcta.

Escribe tu plan de negocios

Los planes de negocios son una de esas cosas que parecen estar pasando de moda en la actualidad, y sin embargo son uno de los elementos más cruciales de una empresa. Sin un plan de negocios, su empresa no tiene dirección, ni una declaración de misión clara ni un propósito claro. Claro que las empresas pueden crecer sin uno, pero son pocas y distantes entre sí. La mayoría de las empresas exitosas que ve tendrán un plan de negocios escondido en algún lugar que les ha proporcionado el marco que necesitan para tener éxito.

En resumen, necesitas un plan de negocios y te resultará más útil desde el principio. Ya sea descargando un plantilla de planificacion empresarial o utilizando software de planificación empresarial¡Es algo que hay que hacer! Sin embargo, en esta etapa, si solo desea una visión general, aquí se indican los aspectos básicos que debe incluir en su plan de negocios:

1. Resumen Ejecutivo

Esta sección es breve y simplemente resume la información esencial de su empresa. Esto incluirá el nombre de su empresa, la estructura legal, un resumen de su idea de negocio, sus objetivos, un resumen financiero y una presentación breve. En esta etapa, se trata de una descripción general muy amplia; más adelante se explicarán los detalles.

2. Productos y servicios

A continuación, deberá hablar sobre lo que venderá. Pueden ser productos, servicios o una combinación de ambos. Una buena forma de estructurar esto es una lista con viñetas. Luego, puede detallar lo que implicará cada una de sus ofertas. Si planea lanzar nuevos productos o servicios después de un período de tiempo determinado, inclúyalos también, junto con una breve explicación de cuándo y por qué los lanzará en ese momento.

3. Mercado objetivo

La tercera sección trata sobre el mercado. Identifique su mercado objetivo y describa a su cliente típico, incluyendo dónde vive, qué lo motiva a comprar y qué lo ayuda a elegir a quién comprar, además de su edad, trabajo, antecedentes, etc.

4. Investigación de mercado

La sección 4 trata sobre la investigación de mercado. Esto demuestra que ha realizado la debida diligencia y que existe una demanda suficiente para su oferta como para justificar la apertura del negocio. Debe combinar la investigación documental con la investigación de campo para asegurarse de obtener una descripción amplia y precisa del mercado.

5. Análisis de la competencia

A continuación, debe incluir un análisis de la competencia. Haga una tabla con sus competidores, que incluya nombre, ubicación, tamaño de la empresa, productos o servicios que ofrece, precio, fortalezas, debilidades y propuestas únicas de venta.

6. Estrategia de mercadeo

Esta sección debe detallar su estrategia de marketing, incluidas las actividades que realizará, por qué eligió esas actividades y cuánto costarán. Esta sección, junto con las tres secciones anteriores, puede sustituir a un plan de marketing individual, si así lo prefiere.

7. Plan de Ventas

Su plan de ventas está estrechamente vinculado a su plan de marketing, pero en lugar de eso, analiza cómo convertirá los clientes potenciales que obtenga a través del marketing en ventas confirmadas. ¿Contratará vendedores? ¿Cómo será su proceso de posventa? ¿Cómo se tendrán en cuenta los resultados? Aquí debe incluirse todo lo que ocurre desde el momento en que un cliente potencial llega a su empresa hasta que se termina el trabajo.

8. Centro

En esta sección se detallan las operaciones y la logística de su empresa: los detalles prácticos. Aquí debe hablar sobre los procesos de producción, la logística de entrega, los métodos de pago, los proveedores, las instalaciones y el equipo necesarios para que su empresa funcione. Asegúrese de incluir todos los requisitos legales o de seguros, sus planes de gestión, personal y transporte.

9. Precio

Esta parte trata sobre costos y precios. Calcule y detalle los costos de creación y entrega de cada producto o servicio, cuánto va a cobrar por cada uno y cuántas ganancias obtendrá por venta. Si va a revender, ¿qué margen de beneficio aplicará a sus productos?

10. Previsión financiera

La sección final de su plan de negocios es un pronóstico financiero completamente desarrollado para al menos el primer año de negocios, idealmente con un plan de 3 y 5 años incluido. Esto incluirá su presupuesto personal de supervivencia, un pronóstico detallado del flujo de efectivo, ganancias y pérdidas (estado de resultados) y balance general. Todo lo que tenga que ver con las finanzas debe incluirse en esta sección, ya que es la parte en la que los prestamistas están más interesados. Si necesita inversión o financiación para iniciar su negocio, los planes para obtenerla y devolverla (si corresponde) deben estar detallados aquí. Estos documentos muestran que ha dedicado mucho pensamiento y planificación a su negocio y que puede generarle dinero. Las predicciones de estos pronósticos pueden no hacerse realidad o pueden ser subestimadas, pero si las tiene allí, tendrá una guía para su primer año de negocio que lo mantendrá en el buen camino. Puede utilizar software como el nuestro para ayudarlo a preparar pronósticos financieros fácilmente.

Escribe tu plan de marketing

Un plan de marketing es la guía esencial para promocionar y hacer crecer su negocio. Si bien su plan de negocios se ocupa del panorama general, su plan de marketing se centrará en cómo va a presentar su negocio al mundo. Hablamos de incluir una sección de marketing en su plan de negocios (que abarca el marketing objetivo, la investigación de mercado, el análisis de la competencia y la estrategia de marketing), y ahí es donde todo esto encajará. Por lo tanto, muy a menudo, su plan de marketing formará parte de su plan de negocios general.

Desde el primer día, la eficacia de sus actividades de marketing tiene un impacto directo en sus resultados. Es el motor principal que impulsa sus ventas, por lo que para aprovecharlo al máximo necesita un plan de acción sólido. Se necesita una planificación cuidadosa, investigación y una comprensión integral del mercado para desarrollar una estrategia que garantice el éxito de su negocio. Sin esto, sus esfuerzos nunca serán tan exitosos. Pero escribir su plan de marketing es más que un simple ejercicio de escribir un montón de estrategias y elegir una al azar. El proceso de planificación lo ayuda a comprender los diferentes factores que pueden afectar su éxito y desarrollar sus planes en detalle. Lo ayudará a perfeccionar su mensaje, definir sus tácticas de venta y comenzar a desarrollar su presencia en línea desde el primer día, lo que le dará una ventaja sobre muchas otras empresas. También ayuda con la gestión y el control de su marketing diario. Al desarrollar su plan de marketing, podrá asignar recursos y presupuesto a cada flujo de marketing, planificar el crecimiento y realizar un seguimiento de los esfuerzos de marketing a través de objetivos mensurables.

Conozca su mercado objetivo y su competencia

Antes de saber cómo vender, es necesario identificar el mercado al que se dirigen los clientes. Esto significa conocer la edad, el sexo, los antecedentes, el estilo de vida, la ubicación, los patrones de gasto y mucho más sobre ellos. Puedes averiguarlo mediante encuestas, entrevistas o simplemente con una buena búsqueda en Google (créeme, mucha gente ya lo habrá hecho y habrá compartido sus hallazgos). Una vez que puedas identificar los patrones de compra y las motivaciones de tu mercado al que se dirigen, podrás empezar a planificar cómo y dónde satisfacer esas necesidades. Entender estos factores te ayudará a enfocar tu estrategia de marketing para adaptarla a tus clientes. Y, por supuesto, también es importante entender a tu competencia. Un plan de marketing no es solo un documento que muestra cómo son tus clientes, es un documento estratégico que te ayuda a evaluar el panorama competitivo y a decidir estrategias para ganar clientes frente a tu competencia.

¿Qué debe contener un plan de marketing?

Si no está seguro de por dónde empezar a redactar su plan de marketing, un buen punto de partida es realizar una auditoría de las actividades de marketing que ya haya realizado. Ya se trate de redes de contactos, folletos o simplemente tarjetas de presentación, escríbalas y analice su éxito, relevancia, coste total y el retorno que han traído. Si recién está comenzando, lo mejor es comenzar con el análisis de la competencia. Esto significa observar el marketing de su competencia y anotar sus fortalezas, debilidades y lo que le gusta o no le gusta. Esto lo ayudará a comprender las áreas en las que puede competir y lo ayudará a comprender la dirección que desea tomar. Además, debe incluir en su plan de marketing una sección sobre su grupo demográfico objetivo y cómo planea dirigirse a ellos, junto con una declaración de posicionamiento que describa los planes basados ​​en su investigación y un plan estratégico general.

El principal beneficio de un plan de marketing no es, sin duda, el plan terminado en sí, sino el proceso de planificación, la realización de una investigación invaluable y la formulación de preguntas importantes y, a veces, difíciles sobre su negocio. En general, le ayuda a tener claro lo que necesita hacer para tener éxito y le proporciona una hoja de ruta para lograrlo. Claro, podría lanzar y dirigir un negocio sin un plan de marketing, pero ¿por qué querría hacerlo?

Cómo llevar un registro de sus finanzas

Ahora bien, si ha redactado su plan de negocios, tendrá una idea bastante clara de su situación financiera al menos durante el primer año. Pero no es eso a lo que nos referimos aquí. Además de comprender cómo se ve su futuro estimado, deberá estar al tanto de las cosas en el presente y realizar una buena cantidad de presentaciones periódicas ante Companies House. Para mantener sus finanzas bajo control en el futuro, deberá realizar tareas de contabilidad. Si bien pueden parecer similares, son responsables de cosas diferentes y desempeñan funciones diferentes. Estas son:

Tenedor de libros

· Registrar transacciones financieras
· Contabilizar débitos y créditos
· Elaborar facturas
· Mantener y equilibrar subsidiarias, libros mayores y cuentas históricas.
· Nómina completa

Contadores.

· Preparar asientos de ajuste (registro de gastos que se han producido pero que aún no se han registrado en el proceso de contabilidad)
· Elaboración de estados financieros de la empresa.
· Análisis de costes de operación
· Completar declaraciones de impuestos sobre la renta
· Ayudar al propietario de la empresa a comprender el impacto de las decisiones financieras.

Ahora bien, hay muchos dueños de negocios que hacen todo esto ellos mismos y lo hacen muy bien. Sin embargo, una vez que uno comienza a estar ocupado, estas tareas pueden volverse abrumadoras rápidamente. Es por eso que muchas empresas optan por contratar contadores y contables, ya sea internos o subcontratados. Al hacer esto, usted libera su propio tiempo y se asegura de que todo se haga correctamente. También significa que tiene otro par de ojos para sus números, asegurándose de que está cubriendo sus costos y no endeudando a la empresa. Incluso puede encontrar algunas empresas que pueden realizar ambas funciones por usted, dejándole tiempo libre para administrar su negocio de manera eficiente.

Organice su espacio de trabajo

Por último, debes organizar un espacio de trabajo para ti. Esto variará bastante según el tipo de negocio que tengas. Por ejemplo, si tu negocio está basado principalmente en ordenadores y eres solo tú, puedes optar por trabajar desde casa para ahorrar gastos generales. Esto significaría que tendrías que tener reuniones en cafeterías o en las instalaciones de los clientes, pero podría ahorrarte una pequeña fortuna en facturas al principio. Si vas a contratar empleados de inmediato, tendrás que alquilar un espacio de oficina. Asegúrate de elegir una ubicación que te resulte cómoda (y fácil de encontrar), además de competitiva en cuanto a precio. Si eres un minorista, es posible que tengas que encontrar un local, lo que implicará hablar con agentes inmobiliarios comerciales, negociar tarifas comerciales y firmar contratos. Si eres un constructor o un comerciante, es posible que te mudes de un sitio a otro todo el tiempo, por lo que solo necesitarás una dirección permanente para almacenar tu equipo. En este caso, las unidades de almacenamiento o incluso los garajes son soluciones rentables y convenientes. Independientemente de lo que elijas, lo importante es recordar que el espacio debe satisfacer tus necesidades, ser asequible y darte espacio para crecer. Si no tienes en cuenta eso, podrías tener problemas en unos meses.

En Brixx trabajamos con startups en todos los espacios e industrias para ayudarlos a convertir sus ideas de negocios en números. Eso significa que trabajamos con emprendedores aspirantes que tienen la creatividad y las ideas, pero no están seguros de dónde encajan los números. Creemos que crear grandes planes de negocios no requiere calificaciones especiales y que no es necesario ser contador para comprender bien las finanzas de su negocio. Nuestro software proporciona a las empresas emergentes y establecidas una forma de pronosticar y probar su flujo de efectivo de una manera simple y fácil, sin necesidad de ser un experto en números. También le permite probar cambios en su negocio antes de implementarlos a través de simulaciones, lo que ayuda a crear negocios sólidos y seguros en todos los ámbitos.

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