¿Qué es la infraestructura empresarial?
Es importante investigar y establecer su infraestructura para la puesta en marcha para que las actividades diarias de su negocio se desarrollen sin problemas.
Una empresa bien organizada y bien estructurada podrá entregar sus productos y servicios de manera oportuna y garantizar que los clientes existentes y nuevos estén satisfechos y que la empresa sea rentable.
En esta publicación de blog cubriremos los detalles de la elección de su infraestructura para la puesta en marcha, incluidos:
- Comunicación: cómo crear un correo electrónico empresarial
- Equipo – ¿Qué equipo necesito?
- Logística – cómo gestionar la logística
- Locales: cómo elegir el espacio de trabajo adecuado
- La infraestructura financiera de empezar un negocio
Comunicación: cómo crear un correo electrónico empresarial
La mayoría de las empresas tienen varias formas de ponerse en contacto con sus clientes, proveedores o socios. Si necesita acceso a teléfonos, correos electrónicos o Internet, debe comenzar a organizarlo tan pronto como sepa desde dónde trabajará. A veces, organizar e instalar estas cosas puede llevar una cantidad de tiempo frustrante, y debe reservar mucho tiempo para ello. Lo último que quiere es que los problemas tecnológicos iniciales afecten a sus clientes.
Es una buena práctica configurar correos electrónicos de la empresa que representen claramente a su empresa como: [email protected].
También es una buena idea tener un genérico. [email protected] or [email protected] Dirección de correo electrónico para que las personas se pongan en contacto con usted para que varios miembros del personal tengan acceso y puedan actuar.
A menudo, puedes configurar tus correos electrónicos a través de la empresa de alojamiento de tu sitio web, algo que explicaremos con más detalle más adelante en el capítulo sobre sitios web. Sin embargo, una opción estándar es utilizar un proveedor importante como GSuite de Google o Office 365 de Microsoft. Estos proveedores tienen costos mensuales bastante bajos a cambio de una infraestructura sólida y confiable y una seguridad actualizada.
¿Qué equipo necesito?
¿Qué equipamiento necesitas para tu negocio? Esto también entra dentro de la infraestructura para la puesta en marcha. Por equipamiento me refiero a todo lo que utilices para crear tus productos o servicios. Si eres contable, necesitarás un ordenador, una conexión a Internet y acceso a un software de contabilidad. Si vas a montar un gimnasio, necesitarás equipamiento de gimnasio, taquillas, colchonetas, equipos de música, televisores, routers inalámbricos...
Para algunas empresas, como gimnasios o cafeterías, el coste del equipamiento supone una parte importante de su infraestructura para los costes iniciales. Averigüe las opciones de financiación del equipamiento que necesita lo antes posible: tendrá que analizar los costes a largo plazo para decidir si es una buena idea alquilar o comprar el equipamiento directamente. Existe una sorprendente variedad de equipos disponibles para alquilar y, para las empresas que no disponen de muchos fondos, esta puede ser una forma económica de empezar.
Cómo gestionar la logística
La logística es el arte de gestionar el suministro y el transporte. Una planificación logística, de entrega y operativa eficaz tiene que ver con la producción, el almacenamiento y la entrega de sus productos al usuario final. Una gestión eficiente de estos aspectos le permitirá ahorrar tiempo y dinero. ¡Vale la pena pensarlo y estudiarlo!
El transporte de mercancías puede ser uno de los aspectos más complicados de la gestión de una empresa: puede resultar caro y requerir una gran cantidad de papeleo, en particular si el producto se envía fuera de su país. También es sorprendente la cantidad de transportistas que imponen restricciones sobre los tipos de mercancías que entregan.
Comprender esta parte del negocio y tener a alguien responsable de ella puede hacer una gran diferencia en la eficiencia.
Además de considerar cómo entregará sus productos, piense en sus proveedores. ¿Dónde están, cómo pueden entregarle sus productos y cuáles son los costos de hacerlo? Las respuestas a estas preguntas pueden afectar no solo su planificación logística, sino también la ubicación de su negocio.
Con tantos aspectos involucrados, tener un documento de planificación logística junto con su plan de negocios es importante si está iniciando una empresa que vende productos físicos.
Locales: cómo elegir el espacio de trabajo adecuado
Al considerar la infraestructura para una startup, la elección del tipo de local adecuado y su ubicación son dos decisiones importantes que hay que tomar. La feliz combinación de un precio bajo, una buena ubicación y espacio para una futura expansión puede ser difícil de conseguir. Mudarse de local es costoso, tanto en términos de tiempo como de dinero. Encontrar el lugar adecuado puede llevar un tiempo, pero tenga la seguridad de que, cuando lo haga, podrá centrarse en crear la atmósfera y el entorno perfectos para su negocio.
Si alquila o compra su local o parte del mismo, es posible que tenga que pagar impuestos comerciales además del alquiler. Estos se cobran en la mayoría de las propiedades no residenciales. Las pequeñas empresas pueden solicitar un descuento en los impuestos comerciales, mientras que algunas pueden no pagar impuestos en absoluto. Algunos ayuntamientos cobrarán impuestos comerciales a las empresas móviles si tienen un terreno fijo. Los impuestos se calcularán en función del costo del terreno en lugar de la unidad móvil.
¿Qué contiene su local? Si no pensó en ello en la sección de equipamiento anterior, ahora es el momento de hacerlo. Puede haber costos ocultos en la instalación de su oficina, por ejemplo, como muebles, computadoras, impresoras, cables, teléfonos, señalización para el edificio, seguridad/alarmas, hardware y software, licencias de software (varias licencias pueden resultar caras), material de oficina, té y café. En la mayoría de los casos, estos costos aumentarán a medida que más personas se incorporen a su negocio. El té y el café para una fuerza laboral de 50 personas es sustancialmente diferente al de 5.
La ubicación es difícil de acertar: si depende del tráfico de personas, a menudo es un acto de equilibrio entre el tráfico peatonal y los gastos (las tarifas comerciales tienden a ser más altas en las zonas más populares).
También podría haber algunos requisitos legales que deberá cumplir, dependiendo de la ubicación real de sus instalaciones:
- Si ha alterado la propiedad de cualquier manera, deberá contar con la aprobación del Control de Construcción del ayuntamiento local.
- ¿Tiene la propiedad los permisos adecuados para ser utilizada para su tipo de negocio?
- ¿Existe alguna restricción sobre los niveles de ruido/contaminación/eliminación de residuos que deba tener en cuenta?
La infraestructura financiera de su empresa emergente
Poner en orden las formas en que su empresa gestiona todo lo relacionado con el "dinero" es una parte importante para que su negocio funcione bien. Conocer estas prácticas y sistemas ahora le permitirá ahorrar tiempo, dinero y frustraciones a largo plazo, así que profundicemos en el tema.
Cuentas bancarias
Las sociedades limitadas deben tener una cuenta bancaria comercial, ya que legalmente la empresa es una entidad separada de la suya. En consecuencia, los comerciantes individuales no están obligados a tener una cuenta bancaria comercial. Sin embargo, a menudo hay buenas razones para abrir una:
- Es posible que su banco le exija que lo haga (si sus términos y condiciones establecen que las cuentas personales no deben usarse para negocios);
- Puede resultar más fácil mantener separadas las transacciones personales y comerciales, en particular al presentar declaraciones a HMRC.
- Se ve más profesional si tienes una cuenta bancaria comercial separada.
Una cuenta bancaria comercial ofrece las mismas facilidades que una cuenta personal, pero también permite a la empresa pedir dinero prestado, obtener una tarjeta de crédito corporativa y aceptar pagos con tarjeta de los clientes. Dependiendo del tipo de cuenta, se aplicará un pequeño cargo mensual.
Formas de pago
También debe establecer las mejores formas para que sus clientes le paguen y para que usted pueda pagar a sus proveedores.
Tienes las siguientes opciones disponibles:
- Vía débito o crédito tarjetas de tu banco
- Pagos BACS desde su cuenta bancaria a la cuenta bancaria de su proveedor
- Cuentas de PayPal
- Dinero en efectivo
- Comprobar
- Pagos en línea a través de pasarelas de pago
Pagos con tarjeta – Presencial
Para aceptar pagos con tarjeta física de los clientes, necesitará un terminal de tarjetas (PDQ). Hable con su banco o proveedor de servicios de pago sobre la posibilidad de configurar una cuenta comercial para pagos con tarjeta. Esto significa que el dinero se encuentra en una cuenta separada y protegida hasta que se autorice el pago. El banco o proveedor de servicios de pago también configurará una pasarela de pagos para usted.
Hay muchas opciones diferentes de máquinas de tarjetas disponibles, entre las que se incluyen:
- Máquinas de tarjetas para teléfonos inteligentes
- Máquinas inalámbricas
- Terminales virtuales
Cada uno tendrá su propia configuración y costos mensuales y dependerá de si lo alquilas o lo compras. Los costos varían de £15 a £30 por mes según la opción que elijas.
También deberás pagar una tarifa de transacción por cada pago con tarjeta que realices. El monto depende de la cantidad de transacciones que realices y de si pagas un porcentaje de cada transacción o una tarifa fija. También puedes incurrir en algunos cargos por uso mínimo con algunos proveedores si la cantidad de transacciones es baja.
Pagos con tarjeta o transferencias bancarias en línea
Existen varias formas diferentes de trabajar o vender productos y servicios en línea. eBay y Amazon son plataformas conocidas para comenzar a vender en línea, pero según el tipo de trabajo que estés haciendo, Etsy, Patreon, Freelancer o Fiverr pueden ser más apropiadas.
Si desea aceptar pagos en línea a través de su sitio web, la forma más segura y sencilla es utilizar una pasarela de pagos. Esto significa que puede recibir pagos instantáneos, lo que le brinda mayor credibilidad y seguridad que si solo aceptara pagos por débito directo.
Hay muchos proveedores por ahí, incluidos:
- SagePay
- WorldPay
- 2Checkout
- Stripe
- Paypal
Integrar su sitio web con una pasarela de pago requerirá experiencia y, si no está seguro, lo mejor es buscar ayuda profesional.
Cómo llevar un control de tus finanzas
Llevar la contabilidad es fundamental para cualquier negocio y, lamentablemente, de ahí provienen la mayoría de los estereotipos de que la contabilidad es aburrida.
Gran parte del duro trabajo al que debe esta reputación ahora se puede realizar a través de software, en el que los contables son expertos. Los contables y los tenedores de libros aún poseen habilidades invaluables, y vale la pena buscar su ayuda (en particular cuando se trata de declaraciones de impuestos o asesoramiento comercial) para garantizar que las finanzas de la empresa se gestionen correctamente.
Existen muchas herramientas que permiten automatizar facturas, realizar un seguimiento de los pagos y vincular todo esto a la cuenta bancaria de su empresa. Algunas de ellas son más fáciles de dominar que otras, pero podrían ahorrarle algo de tiempo si no quiere que alguien de su equipo sea totalmente responsable del aspecto financiero de la empresa.
Es posible que desee consultar proveedores en línea como Xero, Quickbooks o Freeagent, pero es posible que necesite un contador o un profesional de finanzas que lo ayude a configurar esto para su empresa.
Facturación
Cuando vendes algo a un cliente, debes proporcionar una factura y conservar una copia de la misma para tus registros. Puede ser digital o en papel, pero existen muchos sistemas de facturación digital que pueden facilitarte esta tarea.
Una factura debe incluir:
- El nombre de su empresa, su dirección (registrada y comercial) y su información de contacto
- El número de identificación de la empresa
- El nombre de la empresa y la dirección del cliente al que está facturando.
- Una descripción clara de lo que estás cobrando
- La fecha en que se proporcionaron los bienes o servicios (fecha de suministro)
- La fecha de la factura.
- La(s) cantidad(es) que se están cobrando
- Número de IVA si está registrado para el IVA
- Importe del IVA aplicable
- El monto total adeudado
Si usted y sus clientes están registrados a efectos del IVA, deberá proporcionar una factura con IVA, que debe incluir información adicional sobre el IVA.
Cómo evitar problemas de flujo de caja
Muchos de estos costos son predecibles y, por lo tanto, fáciles de planificar: solo hay que pensar en ellos con anticipación.
Para cada tema que hemos tratado hoy, debes hacer una lista de todos los costos asociados con la creación de tu negocio. Luego, debes investigar cuánto son estos costos y con qué frecuencia deben pagarse. Muchos de ellos tendrán una tarifa anual o mensual. Una vez que comprendas mejor estos costos, anota, para cada mes, qué costos deben pagarse y cuánto es.
Los gastos inesperados pueden causar problemas de flujo de caja Por lo tanto, es fundamental pensar en estos costos con anticipación para evitar estos obstáculos.
Conclusión
En este artículo cubrimos:
- Comunicación: cómo crear un correo electrónico empresarial
- Equipo – ¿Qué equipo necesito?
- Logística – cómo gestionar la logística
- Locales: cómo elegir el espacio de trabajo adecuado
- La infraestructura financiera de su empresa emergente
Nuevamente, hay mucho en lo que pensar y la mayor parte de ello se aplicará a su negocio de una forma u otra. Así que tómelo con calma y asegúrese de cubrir todas las bases antes de seguir adelante.
Hablando de seguir adelante, en el próximo artículo vamos a ver... protegiendo su negocio ¡De leyes, regulaciones y otros que copian tus ideas!
