7 Aufgaben, die Kleinunternehmer frühzeitig delegieren müssen

Es gibt einige Aufgaben, die einfach Zeit verschlingen. Einige davon sind vielleicht trügerisch interessant – oder sogar süchtig machend. Wenn Sie Ihre Social-Media-Plattformen im Auge behalten, kann das schnell zu stundenlangem Surfen werden, obwohl Sie eigentlich nur Minuten dafür aufwenden wollten. Andere Aufgaben, wie Grafikdesign, erfordern spezielle Fähigkeiten und Kenntnisse. Es kann ein harter Kampf sein, diese selbst zu meistern, während Sie gleichzeitig versuchen, Ihr Geschäft auszubauen. Schließlich gibt es Aufgaben, die viel einfacher gemacht werden können, wenn Sie das richtige Werkzeug für die jeweilige Aufgabe auswählen, anstatt stundenlange manuelle Arbeit zu investieren, wie z. B. die Verwendung eines Finanzmodellierungstool.

In jedem dieser Fälle sollte Delegieren Ihr Motto sein. Ob Sie nun an einen anderen Mitarbeiter, einen Auftragnehmer oder sogar eine Software delegieren, die Zeit, die Sie dadurch gewinnen, um sich auf Ihr Geschäft zu konzentrieren, lohnt sich oft.

Heute haben wir einen Gastartikel von Kayleigh Alexandra von Micro Startups, in dem wir 7 Aufgaben hervorheben, die frühzeitig delegiert werden sollten!

Es ist außerordentlich schwierig, nahtlos von der Leitung eines vielversprechenden Einzelunternehmens zur Leitung eines schnell wachsenden Teams mit hochgesteckten Zielen zu wechseln. Das liegt vor allem daran, dass die Skalierung eines wachsenden Unternehmens mehr Komplexität mit sich bringt, als man normalerweise erwartet, und diese schnell anwächst – wenn Sie dem nicht zuvorkommen, kann es passieren, dass Sie von Ihrer Arbeitsbelastung überwältigt werden und nicht mehr zurechtkommen.

Deshalb ist Delegation nicht nur eine Empfehlung, sondern eine praktische Notwendigkeit. Je früher Sie beginnen, Ihre tägliche Belastung zu verringern, desto besser sind Sie für Ihre Hauptaufgaben als Geschäftsinhaber gerüstet und desto geringer ist die Gefahr eines Burnouts.

Hier sind 7 Aufgaben, die jeder Kleinunternehmer so früh wie möglich auslagern sollte:

1. Personalwesen

Die Humanressourcen sind ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmenswachstums, da viel Zeit in die neue Talente finden, den Einstellungsprozess durchlaufen, neue Mitarbeiter einarbeiten und alle kleineren Streitigkeiten und Anfragen bewältigen, die unweigerlich anfallen, wenn Ihr Team wächst. Sie können – und sollten – bis zu einem gewissen Grad beteiligt sein (insbesondere bei der Suche nach neuen Talenten), aber es ist viel besser, wenn jemand anderes diese Aufgabe übernimmt.

Wenn Sie einen eigenen Personalleiter haben (unterstützt durch ein geeignetes Personalportal), müssen Sie nicht jeden Tag zahlreiche grundlegende Anfragen bearbeiten. Das ist auch ideal für die Konfliktlösung: Wenn ein Mitarbeiter ein Problem mit Ihrer Führung hat, kann er es mit dem Personalleiter besprechen, anstatt sich direkt an Sie wenden zu müssen, und es kann eine Lösung ohne unangenehme Konflikte gefunden werden.

2. Planung

Jedes wachsende Unternehmen profitiert von einem klaren Geschäftsplan, aber ab einem bestimmten Punkt sollte jemand anderes die Einzelheiten übernehmen. Finanzplanungstools wie Brixx ermöglichen es mehreren Teammitgliedern, zum Planungsprozess beizutragen, und sind im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen auf einen Blick leicht verständlich.

Ein benutzerfreundliches Tool wie dieses stellt sicher, dass Sie über die verschiedenen Geschäftsziele auf dem Laufenden bleiben und Ihren Fortschritt (monatlich, vierteljährlich und jährlich, zum Beispiel) verfolgen können, ohne dass zu viel Zeit dafür aufgewendet werden muss. Darüber hinaus ist bei Brixx alles modular aufgebaut und erfordert keine Finanzkenntnisse. So können Sie leicht experimentieren oder sich stärker darauf konzentrieren, wenn das Unternehmen vor großen Entscheidungen steht oder Investitionen benötigt.

3. Soziale Medien

Jedes Unternehmen, das eine wertvolle Marke aufbauen möchte, muss sich langfristig in den sozialen Medien engagieren. Es ist ein so ergiebiger Weg, der Ihnen ermöglicht, neue Zielgruppen zu erreichen und Kreativität in verschiedenen Formen zu präsentieren, dass es nicht ratsam ist, darauf zu verzichten (oder es auch nur ein wenig zu vernachlässigen).

Natürlich sind soziale Medien anstrengend. Feeds ändern sich schnell, ebenso wie Trends, und es gibt zahlreiche Plattformen, die in Betracht gezogen werden müssen: Mindestens gibt es Twitter, Facebook, Instagram und natürlich LinkedIn, aber Sie sollten je nach Ihrem Unternehmen auch Kanäle wie Pinterest oder Snapchat nicht übersehen. In die Social-Media-Werbung fließt so viel ein, dass Sie einen internen Social-Media-Manager oder sogar ein Team benötigen, das Tools wie TweetDeck or Viralpep um mit optimaler Effizienz zu arbeiten.

4. Buchhaltung

Der Cashflow ist für alle Geschäftstätigkeiten von zentraler Bedeutung, aber besonders wichtig ist er, wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, da Sie relativ anfällig sind: sowohl was den Fortbestand Ihres Betriebs als auch Ihr Branchenimage betrifft (Sie möchten nicht als jemand gelten, der Probleme hat). Sie können profitabel sein, aber dennoch aufgrund ungünstiger Zahlungstermine an einem Punkt scheitern.

Die Verwendung eines cloudbasierten Buchhaltungstools mit Bankgeschäften, Analysen und Gehaltsabrechnung ist eine große Hilfe, da Sie alles an einem Ort aufbewahren und die Bücher ohne großen Aufwand ausgeglichen halten können. Aufgrund seiner geringen Kosten und Kompatibilität Wave Buchhaltung ist definitiv einen Versuch wert, während Xero und QuickBooks einige der größten Namen auf dem Markt sind (obwohl es keinen Mangel an Alternativen gibt, wenn Sie das bevorzugen).

5. Administrator

Dies ist eine sehr weit gefasste Kategorie, aber es ist eine der wichtigsten Aufgaben, die Sie delegieren können, da die Verwaltungsaufgaben so viel Zeit verschlingen. Denken Sie an Ihren durchschnittlichen Arbeitstag und erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, die Sie an diesem Tag erledigen und die als Bindeglied zwischen Ihren wichtigen Aufgaben gelten: Dinge wie Daten eingeben, Ihren Zeitplan aktualisieren, Anrufe entgegennehmen, Reisen organisieren usw.

Im Idealfall sollte Ihre Rolle als Aushängeschild des Unternehmens darin bestehen, das Team unter Ihnen zu leiten und sich um die Gewinnung neuer Kunden zu bemühen. Das ist eine hohe Arbeitsbelastung und Sie können es sich nicht leisten, abgelenkt zu werden, indem Sie beispielsweise 30 Minuten vor einem großen Kundengespräch mehrere Seiten Notizen abtippen müssen. Egal, ob Sie eine eigene Sekretärin einstellen, einen Freelancer einsetzen oder die Aufgaben auf Ihr Team verteilen, schaffen Sie sich so schnell wie möglich von der Verwaltungsarbeit frei.

6. Grafikdesign

Egal, ob Sie einige Beiträge für soziale Medien veröffentlichen oder das Design Ihrer Unternehmenswebsite überarbeiten, Sie werden eine Menge Grafikdesignarbeiten benötigen. Selbst wenn Sie in diesem Bereich über einige Fähigkeiten verfügen, sind diese möglicherweise nicht auf professionellem Niveau und Sie haben Wichtigeres mit Ihrer Zeit anzufangen.

Sie können einen eigenen Grafikdesigner für Ihr Team einstellen oder bei Bedarf mit einem (oder mehreren) Freelancern zusammenarbeiten (Sie können hierfür Websites im Internet verwenden, aber seien Sie wählerisch – Qualität ist entscheidend). Welchen Ansatz Sie wählen sollten, hängt davon ab, wie häufig Sie Grafikdesignarbeiten benötigen und welchen Standard diese erreichen sollen.

7. Kundenbetreuung

Für den Inhaber eines Kleinunternehmens ist es von Vorteil, wenn er sich zu Beginn persönlich um die Kunden kümmert, denn dadurch wirkt das Unternehmen persönlicher. Außerdem ist es wahrscheinlicher, dass Sie die Unterstützung von jemandem gewinnen, wenn Sie sich selbst um dessen Anliegen kümmern, denn das zeigt, wie ernst Sie das Geschäft (und die Zufriedenheit) Ihres Kunden nehmen. Sie können den Kundensupport jedoch nicht immer allein abwickeln, und irgendwann werden Sie dadurch unprofessionell wirken.

Ich empfehle nicht, ein komplett virtuelles Supportteam einzusetzen, das sich um alles kümmert, aber Remote-Supportassistenten können ziemlich gut sein, wenn sie intelligent eingesetzt werden und von einer Art internem Kundenerfolgsbeauftragten unterstützt werden. Greifen Sie ein, wenn es unbedingt nötig ist (zum Beispiel, wenn ein Kunde droht, abzuspringen), aber überlassen Sie ansonsten Ihren Mitarbeitern die Pflege der Beziehungen.

Wenn Sie Ihre geschäftlichen Ziele erreichen möchten, dürfen Sie nicht zulassen, dass Ihre Arbeitsbelastung unnötig Zeit und Energie verschlingt. Delegieren Sie jede dieser Aufgaben so schnell wie möglich und konzentrieren Sie sich ganz auf die Dinge, die nur Sie erledigen können.

Kayleigh Alexandra ist Content-Autor für Micro Startups – eine Website, die sich dem Thema „Giving Hacking“ widmet. Besuchen Sie ihren Blog für die neuesten Einblicke in Startups, Unternehmertum und Wohltätigkeitsorganisationen von Top-Experten aus aller Welt oder folgen Sie Mirco Startups auf Twitter @getmicrostarted.