Cashflow-Probleme können dazu führen, dass ansonsten erfolgreiche Unternehmen pleitegehen. Diese Wahrheit muss wiederholt werden, weshalb dies ungefähr der dritte Artikel ist, in dem ich sie wiederhole!
Kleine Unternehmen sind besonders gefährdet, da sie möglicherweise keinen zuverlässigen Zugang zu Finanzierungsquellen haben und auf Kredite zurückgreifen müssen, um aus der Klemme zu kommen, was sich wiederum negativ auf ihren zukünftigen Cashflow auswirkt. Deshalb werden wir uns heute speziell mit der Theorie und Praxis eines guten Cashflows befassen:
- Die Vorteile Prognose Ihres zukünftigen Cashflows.
- Typische Cashflow-Probleme, die in einem Unternehmen auftreten können.
- Fünf praktische Schritte, die Sie als Geschäftsinhaber oder Buchhalter unternehmen können, um sicherzustellen, dass das tödliche Risiko eines negativen Bargeldbestands gemindert oder ganz vermieden wird.
Vorteile einer Cashflow-Prognose
Erstens – was ist eine Cashflow-Prognose? Manchmal auch als „Kapitalflussrechnung“ bezeichnet, Geldflussvorhersage ist eine Vorhersage, wie viel Bargeld das Unternehmen jeden Monat erhält und ausgibt. Während Ihr Gewinn- und Verlustprognose gibt an, wie viel Gewinn das Unternehmen macht, indem aufgezeichnet wird, was das Unternehmen schuldet und was ihm geschuldet wird. Unter dem Strich zeigt ein Cashflow, was am Ende jedes Monats auf dem Bankkonto des Unternehmens ist.
Manchmal kann dies gefährlich nahe an „nicht genug“ liegen. Wenn das Unternehmen am Ende des Monats nicht genug Geld auf der Bank hat, um seinen Verpflichtungen nachzukommen, dann passieren schlimme Dinge. Aber wie könnte das passieren? Nun, ganz einfach, wenn Sie zu spät bezahlt werden oder wenn das Unternehmen unerwartete Kosten tragen muss.
Dies kann sogar passieren, wenn das Unternehmen profitabel ist. Wie? Nun, der Gewinn zeigt lediglich das Nettoergebnis der vereinbarten Transaktionen des Unternehmens in einem Zeitraum im Vergleich zu den Verlusten, die es macht. Je nach Unternehmen kann dies sehr unterschiedlich zu seiner Liquiditätsposition sein. Sich allein auf den Gewinn zu verlassen, um zu bestimmen, ob ein Unternehmen nachhaltig sein wird, liefert nicht genügend Informationen. Sie müssen eine Prognose darüber haben, wie viel Bargeld das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich in der Tasche haben wird, um seine Rechnungen zu bezahlen.
Wenn das Unternehmen einmal nicht mehr über genügend Bargeld verfügt, um seine Lieferanten, seine Mitarbeiter und den Staat zu bezahlen, muss es schnell einen Teil seines Vermögens liquidieren oder sich verschulden, um zu überleben. Die Alternative ist der Bankrott.
Cashflow-Probleme, die ein Unternehmen haben könnte
Was könnte die Ursache für Liquiditätsprobleme in einem Unternehmen sein? Hier sind drei häufige Beispiele:
1. Geschäftsmodell – Gewinnmargen
Den Geschäftserfolg ausschließlich anhand der Gewinnspanne zu messen, kann ein gefährlicher Weg sein. Die Gewinnspanne ist der Betrag, um den der Umsatz die Kosten des Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum übersteigt. Dieser Zeitraum kann ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr sein. Diese langen Zeiträume tragen dazu bei, die tatsächlichen Geldbewegungen im Unternehmen noch weiter zu verschleiern. Wie wir bereits besprochen haben, kann das Unternehmen zwar eine gesunde Gewinnspanne aufweisen, aber der versprochene Gewinn kann nicht zum Bezahlen von Rechnungen verwendet werden.
2. Bestandsverwaltung und saisonale Trends
Wenn Ihr Geschäft saisonabhängig ist, werden Sie zu bestimmten Zeiten im Jahr mehr verkaufen. Großartig, oder?
Das stimmt, aber mit steigenden Einnahmen steigen auch die Kosten. Ob Sie Produkte weiterverkaufen, sie selbst aus Rohmaterialien herstellen oder andere Kosten haben, die direkt mit Ihren Verkäufen zusammenhängen, diese steigen mit Ihren steigenden Verkäufen. Das kann zu unerwartet hohen Rechnungen führen. Wenn Sie Ihr Geld zum erwarteten Zeitpunkt erhalten, ist das schön und gut. Aber ein paar verspätete Zahlungen oder höhere Rechnungen als erwartet können zu einem Liquiditätsdefizit führen.
Wenn das Unternehmen einen Lagerbestand hält, wird es außerdem neue Ware kaufen, bevor diese verkauft wird. Dadurch erhöht sich das Risiko, dass die Ware des Unternehmens über einen längeren Zeitraum ungenutzt herumliegt und nicht verkauft wird, insbesondere wenn große Mengen im Voraus gekauft werden, um saisonalen Trends vorzubeugen. Für etwas zu bezahlen, bevor es Umsatz bringt, ist immer ein Risiko, aber je größer die potenzielle Verzögerung zwischen Warenkauf, Verkauf und Bezahlung ist, desto größer ist das Risiko.
3. Gläubiger und Schuldner
Man geht leicht davon aus, dass man bis zu einem bestimmten Datum bezahlt wird. Es gibt jedoch möglicherweise nur wenige praktische Möglichkeiten, dies buchstabengetreu durchzusetzen. Im Geschäftsleben kommt es immer zu Zahlungsverzug. Die Folgen für Ihr Unternehmen könnten jedoch weitaus schlimmer sein als für diejenigen, die für den Zahlungsverzug verantwortlich sind.
Die Verwaltung von Gläubigern und Schuldnern kann ein schwieriger Balanceakt sein. Bei diesem könnten Sie sich selbst als gefürchteter Zahlungssäumiger wiederfinden, der versucht, aus genau demselben Grund entstehende Betriebskapitallücken in Ihrem Unternehmen zu decken.
5 Tipps für ein besseres Cashflow-Management
1. Bringen Sie Ihre Buchhaltung, Rechnungsstellung und Cashflow-Prognose in Ordnung
Die Grundlage der Geschäftsplanung besteht darin, Probleme vorherzusehen, bevor sie auftreten.
Es ist wichtig, zu Beginn eines Unternehmens etwas Zeit und Energie zu investieren, um sicherzustellen, dass Sie über gute Systeme (und gute Mitarbeiter!) für die Abwicklung der Finanzaktivitäten des Unternehmens verfügen. Dazu gehören unter anderem:
- Rechnungsstellung
- Verwaltung regelmäßiger Ausgaben
- Kauforder
- Lohn- und Gehaltsabrechnung (nicht nur Gehälter, sondern auch Rentenzahlungen und Sozialversicherungssteuer)
- Steuern (Umsatzsteuer und Einkommen-/Körperschaftsteuer, falls zutreffend)
- Behalten Sie den Überblick über all das oben Genannte!
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie die Finanzen Ihres Unternehmens nicht vollständig unter Kontrolle haben, besteht der erste Schritt darin, sich ein Bild davon zu machen, was in finanzieller Hinsicht in Ihrem Unternehmen tatsächlich vor sich geht. Welche Transaktionen tätigt das Unternehmen und welche Verpflichtungen hat es? Erst wenn Sie dies wissen, können Sie die Frage beantworten, die Sie vielleicht am meisten beschäftigt – kann das Unternehmen seinen Verpflichtungen und seinen Zielen nachkommen?
Das Zusammentragen und Präsentieren dieser Informationen wird oft durch die Verwendung von Online-Buchhaltungssoftware erleichtert. Die meisten davon sind Dienste, die Unternehmen oder ihre Buchhalter nutzen können, um nützliche Ergebnisse zu erstellen, mit denen sie die Finanzen des Unternehmens im Auge behalten können. Zumindest hilft Ihnen ein monatliches Cashflow-Diagramm dabei, den Überblick über die Liquiditätslage des Unternehmens zu behalten und festzustellen, wie nahe das Unternehmen in Bezug auf den verfügbaren Bargeldbestand an der Grenze ist. Es gibt noch viele weitere Tools, mit denen Sie die Liquiditätslage des Unternehmens analysieren können. Einfache Berechnungen wie die Außenstandsdauer (die durchschnittliche Zeit, die vergeht, bis der Umsatz aus einem Verkauf eingeht) helfen Ihnen dabei, ineffiziente Praktiken zu identifizieren und liefern Ihnen Informationen, die Ihnen dabei helfen, effektiv für die Zukunft zu planen.
2. Rechnung im Voraus
Der beste Weg, um eine Situation von Überfluss und Mangel zu vermeiden, ist, die Rechnung im Voraus zu stellen. Das ist vielleicht nicht die Art, wie Sie Geschäfte machen möchten, aber es lohnt sich, die Vor- und Nachteile ernsthaft abzuwägen, bevor Sie Ihre Entscheidung treffen. Die Vorauszahlung bedeutet, dass das Unternehmen Geld in der Tasche hat, bevor es selbst eine Verpflichtung eingehen muss, sei es ein Produkt oder eine Dienstleistung.
Dies ist natürlich ein großer Vorteil, wenn der Geldfluss für das Unternehmen ein Problem darstellen könnte. Wenn Sie im Voraus fakturieren, bedeuten verspätete Zahlungen nur eine verspätete Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung. Dies kann seine eigenen Probleme mit sich bringen, aber zumindest hat das Unternehmen noch kein Geld ausgegeben.
3. Zahlungsbedingungen für Rechnungen
Über die Zahlungsbedingungen für Rechnungen können Sie außerdem den Zeitraum steuern, in dem Sie bezahlt werden möchten. Durch die Verkürzung der vereinbarten Zahlungsfristen können Sie sicherstellen, dass die Zeitspanne zwischen dem Abschluss eines Verkaufs und dem Erhalt des Geldes verkürzt wird. Schnelle Zahlungseingänge verhelfen Ihrem Unternehmen zu einem positiven Cashflow und verringern das Risiko verspäteter Zahlungen.
4. Bieten Sie einfachere Zahlungsmöglichkeiten
Ihre Kunden werden eine Transaktion und Zahlung lieber abschließen, wenn dies einfach und bequem ist. Finden Sie heraus, wie Ihre Kunden am liebsten bezahlen würden, und bieten Sie diese Zahlungsmechanismen an. Ob dies nun Investitionen in physische Ausrüstung oder in mehr Online-Zahlungsmethoden bedeutet, es kann sich auf lange Sicht lohnen.
5. Stellen Sie einen Buchhalter/Buchhalter ein
Verwalten der Zufluss und Abfluss von Bargeld aus dem Geschäft ist eine Kunst – und etwas, das viele Unternehmen beschäftigen einen Buchhalter für. Neben der grundlegenden Verwaltung von Rechnungen und Belegen können Sie auch einen Fachmann mit der Mahnung von Rechnungen beauftragen (wodurch die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsverzug weiter verringert wird) oder der Bereitstellung hochwertiger Informationen zur finanziellen Lage des Unternehmens.
