Les problèmes de trésorerie peuvent entraîner la faillite d'entreprises pourtant prospères. C'est une vérité qui mérite d'être répétée, c'est pourquoi c'est le troisième article dans lequel je la répète !
Les petites entreprises sont particulièrement exposées au risque, car elles n'ont pas forcément accès à des sources de financement fiables et doivent recourir à des prêts pour se sortir de situations difficiles, ce qui aura à son tour un impact négatif sur leur trésorerie future. Aujourd'hui, nous allons donc examiner plus précisément la théorie et la pratique d'un bon flux de trésorerie :
- Les avantages de prévoir vos flux de trésorerie futurs.
- Problèmes de trésorerie courants auxquels une entreprise peut être confrontée.
- Cinq mesures pratiques que vous pouvez prendre en tant que propriétaire d’entreprise ou comptable pour vous assurer que le risque mortel d’avoir une trésorerie négative peut être atténué ou complètement évité.
Avantages d'une prévision de trésorerie
Tout d’abord, qu’est-ce qu’une prévision de trésorerie ? Parfois appelée « tableau des flux de trésorerie », une prévision de flux de trésorerie est une prévision du montant d'argent que l'entreprise recevra et versera chaque mois. Alors que votre prévision des profits et pertes Il vous indique le montant des bénéfices réalisés par l'entreprise en enregistrant ce que l'entreprise doit et ce qui lui est dû. Le résultat net d'un flux de trésorerie montre ce qui se trouve sur le compte bancaire de l'entreprise à la fin de chaque mois.
Parfois, cela peut être dangereusement proche du « pas assez ». Si l’entreprise se retrouve à ne pas avoir assez d’argent en banque pour faire face à ses responsabilités à la fin du mois, alors de mauvaises choses vont se produire. Mais comment cela pourrait-il arriver ? Eh bien, facilement, si vous êtes payé trop tard, ou si l’entreprise doit supporter des coûts imprévus.
Cela peut se produire même si l'entreprise est rentable. Comment ? Eh bien, le bénéfice ne représente que le résultat net des transactions convenues par l'entreprise sur une période donnée par rapport aux pertes qu'elle subit. Selon l'entreprise, cela peut être très différent de sa situation de trésorerie. Se fier uniquement au bénéfice pour déterminer si une entreprise sera viable ne fournit pas suffisamment d'informations. Vous devez avoir une prévision de l'argent dont l'entreprise disposera réellement pour payer ses factures à un moment donné.
Si l’entreprise ne parvient pas à disposer des liquidités nécessaires pour payer ses fournisseurs, ses employés et le gouvernement, elle devra alors liquider rapidement certains de ses actifs ou s’endetter pour survivre. L’alternative est la faillite.
Problèmes de trésorerie qu'une entreprise peut rencontrer
Qu'est-ce qui peut causer des problèmes de trésorerie à une entreprise ? Voici trois exemples courants :
1. Modèle d’entreprise – Marges bénéficiaires
Mesurer la réussite d'une entreprise en se basant uniquement sur la marge bénéficiaire peut être une voie dangereuse. La marge bénéficiaire est le montant par lequel le chiffre d'affaires dépasse les coûts de l'entreprise sur une période donnée. Cette période peut être un mois, un trimestre ou une année. Ces longs délais contribuent à masquer davantage les mouvements réels de trésorerie dans l'entreprise. Comme nous l'avons déjà évoqué, l'entreprise peut avoir une marge bénéficiaire saine, mais la promesse de bénéfices ne peut pas être utilisée pour payer les factures.
2. Gestion des stocks et tendances saisonnières
Si votre activité est saisonnière, vous vendrez davantage à certains moments de l'année. Génial, non ?
C’est vrai, mais l’augmentation des revenus s’accompagne également d’une augmentation des coûts. Que vous revendiez des produits, que vous les fabriquiez vous-même à partir de matières premières ou que vous ayez d’autres coûts directement liés aux ventes que vous réalisez, ceux-ci augmenteront en même temps que vos ventes. Cela peut entraîner des factures étonnamment élevées. Si vous êtes payé dans les délais prévus, c’est très bien. Mais quelques paiements en retard ou des factures plus élevées que prévu peuvent vous laisser avec un manque de trésorerie.
De plus, si l'entreprise conserve un stock, elle achètera de nouveaux produits avant de les vendre. Cela augmente le risque que l'entreprise ait des stocks inutilisés et invendus pendant une période prolongée, en particulier si les achats de stock en gros sont effectués à l'avance pour anticiper les tendances saisonnières. Payer pour quelque chose avant qu'il ne génère des revenus comporte toujours un risque, mais plus le délai potentiel entre l'achat, la vente et le paiement du stock est long, plus le risque est grand.
3. Créancier et débiteur
Il est facile de supposer que vous serez payé à une certaine date. Cependant, il existe peu de moyens pratiques pour faire respecter cette règle. Il y aura toujours des retards de paiement dans les affaires. Mais les conséquences pour votre entreprise pourraient être bien pires que pour les responsables du retard de paiement.
Gérer les créanciers et les débiteurs peut être un exercice d’équilibre délicat – dans lequel vous pourriez vous retrouver dans le rôle du redoutable payeur en retard afin de couvrir les déficits de fonds de roulement qui apparaissent dans votre entreprise pour la même raison.
5 conseils pour mieux gérer sa trésorerie
1. Organisez votre comptabilité, votre facturation et vos prévisions de trésorerie
Prévoir les problèmes avant qu’ils ne surviennent est le fondement de la planification d’entreprise.
Il est important d'investir du temps et de l'énergie au démarrage d'une entreprise pour s'assurer que vous disposez de bons systèmes (et de bonnes personnes !) pour gérer les activités financières de l'entreprise. Ces éléments comprennent, sans toutefois s'y limiter :
- Facturation
- Gérer les dépenses courantes
- Acheter en ligne
- Paie (pas seulement les salaires, mais aussi les régimes de retraite et l'assurance nationale)
- Impôt (TVA et impôt sur le revenu/les sociétés, le cas échéant)
- Gardez une trace de tout ce qui précède !
Si vous avez l'impression de ne pas avoir le contrôle total des finances de votre entreprise, la première étape consiste à dresser un tableau de ce qui se passe réellement sur le plan financier dans votre entreprise. Quelles sont les transactions effectuées par l'entreprise et quelles sont ses obligations ? Ce n'est qu'une fois que vous aurez ces informations que vous pourrez répondre à la question qui vous taraude peut-être le plus : l'entreprise est-elle en mesure de remplir ses obligations et ses aspirations.
La collecte et la présentation de ces informations sont souvent facilitées par l'utilisation de logiciels de comptabilité en ligne. La plupart d'entre eux sont des services que les entreprises ou leurs comptables peuvent utiliser pour produire des résultats utiles afin de suivre les finances de l'entreprise. Au minimum, un graphique mensuel des flux de trésorerie vous aidera à garder le contrôle de la situation de trésorerie de l'entreprise et à identifier à quel point l'entreprise se rapproche de la limite en termes de trésorerie disponible. Il existe de nombreux autres outils que vous pouvez utiliser pour analyser la santé de la trésorerie de l'entreprise. Des calculs simples comme le délai moyen de recouvrement des créances (le temps moyen nécessaire pour percevoir les revenus d'une vente) vous aideront à identifier les pratiques inefficaces et vous fourniront également des informations pour vous aider à planifier efficacement l'avenir.
2. Facturez à l'avance
La meilleure façon d'éviter une situation de surabondance ou de disette est de facturer à l'avance. Ce n'est peut-être pas la façon dont vous envisagez de faire des affaires, mais il vaut la peine d'examiner sérieusement les avantages et les inconvénients de cette méthode avant de prendre votre décision. La facturation à l'avance signifie que l'entreprise dispose d'argent dans sa poche avant de devoir s'engager, qu'il s'agisse d'un produit ou d'un service.
Il va sans dire que cela constitue un avantage considérable si le flux de fonds peut constituer un problème pour l'entreprise. Si vous facturez à l'avance, les paiements tardifs ne signifient que la livraison d'un produit ou d'un service retardée. Cela peut entraîner ses propres problèmes, mais au moins l'entreprise n'a pas déjà dépensé d'argent.
3. Conditions de paiement des factures
Les délais de paiement des factures sont un autre moyen de contrôler la période dans laquelle vous souhaitez être payé. En réduisant le nombre de jours convenus pour le paiement, vous pouvez vous assurer que l'écart entre la réalisation d'une vente et la réception de l'argent est réduit. Le fait de recevoir les paiements rapidement aidera l'entreprise à évoluer vers un flux de trésorerie positif et réduira le risque de retard de paiement.
4. Proposer des moyens de paiement plus simples
Vos clients seront plus heureux de finaliser une transaction et d’effectuer un paiement si cela est simple et pratique. Découvrez comment vos clients préfèrent payer et proposez-leur ces mécanismes de paiement. Qu’il s’agisse d’investir dans du matériel physique ou dans davantage de méthodes de paiement en ligne, cela peut en valoir la peine à long terme.
5. Engagez un comptable
Gérer le entrée et sortie de l'argent de l'entreprise est un art subtil - et quelque chose que beaucoup les entreprises emploient un comptable Au-delà de la gestion des bases des factures et des factures, vous pouvez également engager un professionnel pour relancer les factures (réduisant ainsi encore les risques de retard de paiement) ou fournir des informations de qualité sur la situation financière de l'entreprise.
