La plupart des chefs d'entreprise comprennent l'importance cruciale des prévisions financières. Pourtant, nombreux sont ceux qui les abordent comme un exercice statique : élaborer une prévision, la vérifier, l'approuver, puis l'oublier jusqu'au prochain exercice !
Ce raisonnement comporte évidemment des erreurs. Les entreprises évoluent constamment. Les marchés, les coûts et les hypothèses initiales peuvent changer. Si les prévisions ne sont pas régulièrement mises à jour, elles deviendront très vite quasiment inutiles.
Alors… à quelle fréquence faut-il mettre à jour ses prévisions financières – et à quoi ressemble une bonne pratique ?
Qu’est-ce qu’une prévision financière et pourquoi devient-elle obsolète si rapidement ?
Une prévision financière analyse les performances financières futures de votre entreprise. Cela ne signifie pas pour autant qu'elle sera parfaitement exacte. Elle repose sur des hypothèses concernant l'entreprise, telles que les coûts, les revenus, les flux de trésorerie, etc. Ces prévisions sont flexibles et peuvent être adaptées à votre situation, contrairement à un budget, par exemple, qui est généralement fixe et encadré.
Comme ces prévisions reposent sur des hypothèses, elles commencent à perdre en précision dès que ces hypothèses changent – ce qui arrive bien plus souvent qu'on ne le pense !
Pourquoi les prévisions obsolètes sont-elles risquées ?
Une prévision obsolète peut sembler anodine, à l'image d'une flaque d'eau par une nuit glaciale. Pourtant, c'est précisément ce qui la rend si dangereuse. Avec le temps, les inexactitudes s'accumulent et des décisions peuvent être prises sur la base de chiffres qui ne reflètent plus la réalité de l'activité.
Les risques les plus courants comprennent :
- Des pénuries de trésorerie inattendues
- Une confiance excessive dans la rentabilité
- Réactions tardives face à la baisse des performances
- Crédibilité réduite auprès des partenaires commerciaux
Ces problèmes ne proviennent généralement pas de mauvaises prévisions, mais plutôt de mises à jour trop peu fréquentes.
À quelle fréquence faut-il mettre à jour ses prévisions ?
Il n'existe pas de méthode unique pour mettre à jour les prévisions. Cependant, certaines options et certains modèles peuvent convenir à la plupart des types d'entreprises.
Mises à jour mensuelles : idéal pour les entreprises en croissance
Pour les startups et les jeunes entreprises, les mises à jour mensuelles des prévisions constituent un juste équilibre entre effort et précision. Elles leur permettent d'analyser leurs données financières et d'intégrer les changements essentiels avant que les tendances ne se transforment en problèmes.
Les mises à jour mensuelles prennent également en charge les prévisions glissantes, ce qui facilite le maintien d'une visibilité au-delà de la période financière immédiate.
Mises à jour trimestrielles : un minimum pour les entreprises stables
Les entreprises établies et stables ont généralement des revenus et des coûts relativement prévisibles (selon le secteur d'activité). De ce fait, des mises à jour trimestrielles peuvent suffire. Ces mises à jour s'accordent souvent bien avec les revues et réunions d'activité et permettent généralement un suivi suffisant sans engendrer de charge de travail inutile.
Cependant, les mises à jour trimestrielles peuvent laisser des lacunes dans des environnements en constante évolution.
Mises à jour ponctuelles : les événements importants nécessitent des mises à jour immédiates
Quelle que soit la fréquence de mise à jour de vos prévisions, si certains événements surviennent, les entreprises devront immédiatement les réexaminer et les actualiser. Voici quelques exemples de ces événements :
- Un apport de fonds, que ce soit par des partenaires ou par un prêt.
- Nouvelles embauches ou restructurations d'entreprise
- Mises à jour importantes des prix ou modifications de produits
- Des facteurs externes tels que les problèmes de chaîne d'approvisionnement
Lorsque l'avenir de l'entreprise évolue, les prévisions doivent en tenir compte immédiatement.
Comment déterminer la fréquence de mise à jour appropriée ?
La fréquence à laquelle une entreprise met à jour ses prévisions dépend entièrement de la volatilité de l'environnement ou de la sensibilité de ses finances.
Les principaux facteurs de fréquence sont les suivants :
La phase commerciale (les entreprises en phase de démarrage devront mettre à jour leurs informations plus fréquemment)
- La prévisibilité des revenus
- Autonomie de trésorerie et taux de consommation
- Annonce des attentes des investisseurs ou des prêteurs
- Volatilité du secteur et du marché
Plus l'activité d'une entreprise est imprévisible, plus les prévisions fréquentes deviennent précieuses.
Prévisions glissantes vs prévisions fixes
Les prévisions traditionnelles (prévisions fixes) s'étendent généralement jusqu'à une date butoir, comme la fin de l'exercice financier. Souvent, elles sont élaborées à l'aide d'un outil statique, tel qu'Excel. À terme, cela peut amener les entreprises à planifier en fonction d'un horizon temporel de plus en plus restreint !
Les prévisions glissantes évitent ce point critique en étendant continuellement l'horizon de prévision, ce qui peut être facilement réalisé avec des logiciels comme Brixx. Leurs avantages sont les suivants :
- Toujours planifier avec une vision résolument tournée vers l'avenir
- Moins de temps consacré à la reconstruction des prévisions à partir de zéro
- Réagir plus rapidement aux changements
Cette approche transforme la prévision en un processus continu plutôt qu'en un événement annuel.
Signes indiquant que vous ne mettez pas à jour vos prévisions assez souvent.
Plusieurs signes peuvent indiquer que les prévisions d'activité ne sont pas fiables. Si vous constatez des écarts importants entre vos prévisions et vos résultats réels, une mise à jour s'impose. Des imprévus dans la trésorerie sont à prévoir ! Les entreprises doivent anticiper leurs flux de trésorerie à venir.
De même, si l'analyse d'une prévision rend difficile la réponse à des questions de scénarios hypothétiques de base, une mise à jour s'impose. Il en va de même si des décisions importantes doivent être reportées en raison de données peu fiables. Ce sont là des symptômes liés au calendrier, et non aux outils.
Comment simplifier les mises à jour des prévisions
Il n'est pas surprenant que les prévisions prennent du retard si leur mise à jour est fastidieuse. Les équipes qui mettent à jour et maintiennent correctement leurs prévisions procèdent généralement différemment.
- Ils intègrent automatiquement les données réelles lorsque cela est possible.
- Ils se concentrent sur l'ajustement des hypothèses, et non sur la reconstruction des modèles.
- Ils utilisent la planification de scénarios plutôt que des prévisions ponctuelles.
Les outils de prévision modernes comme Brixx rendent cette approche beaucoup plus réalisable que les tableurs traditionnels.
Comment Brixx soutient-il la prévision continue ?
Brixx est conçu pour soutenir une planification financière continue, plutôt que de s'appuyer sur des prévisions statiques.
Commencez dès aujourd'hui et découvrez la simplicité de la mise à jour des hypothèses. Les entreprises peuvent modéliser facilement de multiples scénarios et suivre leur trésorerie en toute simplicité. Dans Brixx, les mises à jour régulières sont des tâches simples et quotidiennes, sans incidence sur votre activité.
Faites en sorte que vos prévisions jouent en votre faveur.
Une prévision financière n'est pas un document que l'on met à jour simplement parce que le calendrier l'indique. On la met à jour parce que votre entreprise a évolué – et elle évolue constamment !
Pour la plupart des entreprises en croissance, les mises à jour mensuelles offrent un juste équilibre entre clarté et effort. Les mises à jour trimestrielles peuvent convenir aux entreprises plus stables, mais uniquement si elles sont complétées par des mises à jour immédiates suite à des événements majeurs. La réactivité est essentielle.
Si vos prévisions n'ont pas été mises à jour récemment, il est judicieux de se demander si elles vous aident toujours à prendre des décisions en toute confiance, ou si elles vous freinent discrètement.
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