Réduire la charge administrative des PME

« Le temps, c'est de l'argent » est plus vrai aujourd'hui que jamais. L'une des meilleures façons de gérer une entreprise efficace est de maintenir ses coûts de fonctionnement au plus bas. Mais souvent, les processus liés à la gestion des affaires prennent presque autant de temps (et d'argent) que la gestion des affaires elle-même. L'administration, la tenue des registres et l'infrastructure sont des nécessités pour toute entreprise et ne peuvent être évitées. Mais bon nombre d'entre elles peuvent être améliorées.

Une étude menée par Sage auprès des petites et moyennes entreprises a révélé que Une PME britannique moyenne consacre en moyenne 71 jours et 35,600 XNUMX £ par an aux tâches administratives, comme la paperasse, la comptabilité et le recrutement. Cela représente un coût économique combiné de plusieurs milliards de livres, avec un record 5.7 millions d'entreprises du secteur privé négociation début 2017.

Bien que de nombreuses tâches administratives soient une nécessité qui ne peut être évitée, une grande partie du temps qui leur est consacré pourrait être utilisé de manière plus productive pour l'entreprise. Personne ne devient entrepreneur pour passer son temps à émettre des factures, à rattraper les retards de paiement ou à vérifier les déclarations de revenus. Mais c'est la réalité de la gestion d'une entreprise pour de nombreux entrepreneurs et propriétaires de petites entreprises.

Certaines petites et moyennes entreprises ne savent tout simplement pas comment alléger leur charge administrative, tandis que pour d'autres, les coûts en temps et en énergie nécessaires à la mise en place et au fonctionnement de systèmes automatisés sont trop élevés. L'inertie face au changement est une chose à laquelle nous devons tous, en tant qu'êtres humains et entrepreneurs, faire face. Mais pour les entreprises qui ont du mal à trouver suffisamment de temps pour chercher des moyens d'améliorer leurs systèmes, continuer à faire la même chose peut être une bonne idée. sembler moins coûteux que de passer du temps à étudier et à s’adapter à de nouveaux systèmes. Après tout, le temps, c’est de l’argent…

Cependant, le temps bien utilisé réduit souvent les coûts à long terme. Et en tant qu'entreprises, le long terme est notre objectif.

Mais comment y parvenir ? 40 % des entreprises interrogées ont déclaré avoir du mal à réduire leurs charges administratives. Quelles sont donc les options que les entreprises peuvent envisager ?

Externalisation à des tiers

L’externalisation est un concept très simple : choisissez une tâche dans votre liste de tâches et confiez-la à quelqu’un d’autre. La réalité de l’externalisation est un peu plus compliquée que cela. Mais l’externalisation reste un moyen efficace de simplifier votre flux de travail, vous permettant ainsi qu’à votre personnel de vous concentrer sur d’autres tâches plus importantes.

Étape 1 : Identifier les tâches à externaliser

Demandez-vous quelles fonctions de votre entreprise vous souhaitez externaliser. L'informatique est un domaine de tâches très courant à sous-traiter, mais en réalité, presque n'importe quelle partie de votre flux de travail peut être externalisée, des ressources humaines au recrutement ou à la comptabilité. À ce stade du processus, il est utile de décider du niveau de visibilité dont vous avez besoin et du degré de contrôle que vous souhaitez conserver sur le travail effectué.

Étape 2 : Préparez vos données

Avant de confier votre travail à un tiers, préparez vos données existantes en vous assurant qu'elles sont dans un format facile à comprendre et à transférer. Cela peut impliquer de mettre de l'ordre dans vos dossiers du personnel avant de les transmettre à un spécialiste des ressources humaines, ou de mettre de l'ordre dans vos comptes avant de les transmettre à un comptable.

Étape 3 : Recherchez vos options

L'étape suivante consiste à trouver la personne, l'entreprise ou le service adéquat pour le travail. Cela peut être la partie la plus difficile du processus en raison du grand nombre de prestataires de services sur le marché. N'ayez pas peur de demander des recommandations à vos pairs ou de faire des recherches en ligne.

Dématérialisation

Grâce à des applications comme Google Drive et iCloud, l'utilisation quotidienne du stockage cloud est devenue de plus en plus courante. L'application d'applications et de services cloud à diverses fonctions de votre entreprise peut transformer la façon dont vous traitez les tâches administratives et réduire le travail manuel, le temps et les efforts consacrés à ces tâches.

Étape 1 : Prenez votre temps

La plupart des services et applications cloud sont conçus pour être faciles à utiliser et à intégrer dans votre routine de travail quotidienne. Cependant, vous devrez tout de même faire des efforts pour vous familiariser avec leur utilisation. Il est relativement simple de commencer, avec des produits comme Espace de travail de Google étant très abordable et convivial.

Étape 2 : Adoptez la collaboration

Les services et applications cloud sont également conçus pour encourager le partage et la collaboration. Par exemple, le cloud computing vous permet de connecter votre logiciel de comptabilité à la solution de comptabilité de votre expert-comptable pour faciliter l'accès aux données.

Étape 3 : Adopter les nouvelles technologies

L'utilisation des nouvelles technologies tend à faciliter l'adoption de services et d'applications basés sur le cloud, et à en accroître les bénéfices. D'autant plus que les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables ne sont plus nécessaires pour effectuer toutes les tâches nécessaires.