Problemas de fluxo de caixa podem fazer com que negócios bem-sucedidos quebrem. Esta é uma verdade que vale a pena repetir, e é por isso que este é o terceiro artigo em que a repito!
Pequenas empresas estão especialmente em risco, pois podem não ter acesso confiável a fontes de financiamento, tendo que recorrer a empréstimos para sair de problemas, o que, por sua vez, afetará negativamente seu fluxo de caixa futuro. Então, hoje, vamos olhar especificamente para a teoria e a prática do bom fluxo de caixa:
- Os benefícios da prevendo seu fluxo de caixa futuro.
- Problemas comuns de fluxo de caixa que uma empresa pode enfrentar.
- Cinco medidas práticas que você pode tomar como empresário ou contador para garantir que o risco mortal de ter caixa negativo possa ser mitigado ou evitado por completo.
Benefícios de uma previsão de fluxo de caixa
Primeiro – o que é uma previsão de fluxo de caixa? Às vezes chamada de 'Demonstração de Fluxos de Caixa', Previsão do fluxo de caixa é uma previsão de quanto dinheiro a empresa receberá e pagará a cada mês. Enquanto seu previsão de lucros e perdas informa quanto lucro a empresa está obtendo registrando o que a empresa deve e o que lhe é devido; o resultado final de um fluxo de caixa mostra o que há na conta bancária da empresa no final de cada mês.
Às vezes, isso pode ser perigosamente próximo de "não o suficiente". Se o negócio acabar não tendo dinheiro suficiente no banco para cumprir com suas responsabilidades no final do mês, coisas ruins acontecerão. Mas como isso pode acontecer? Bem, facilmente, se você for pago muito tarde, ou se o negócio tiver que arcar com custos inesperados.
Isso pode acontecer mesmo se o negócio for lucrativo. Como? Bem, o lucro apenas exibe o resultado líquido das transações acordadas do negócio em um período em comparação com as perdas que ele faz. Dependendo do negócio, isso pode ser muito diferente de sua posição de caixa. Confiar apenas no lucro para determinar se um negócio será sustentável não fornece informações suficientes. Você precisa ter uma previsão do dinheiro que o negócio realmente terá no bolso para pagar suas contas a qualquer momento.
Se o negócio deixar de ter dinheiro disponível para pagar seus fornecedores, seus funcionários e o governo, então ele precisará liquidar rapidamente alguns de seus ativos, ou se endividar para sobreviver. A alternativa é a falência.
Problemas de fluxo de caixa que uma empresa pode enfrentar
O que poderia causar problemas de fluxo de caixa em uma empresa? Aqui estão três exemplos comuns:
1. Modelo de negócio – Margens de lucro
Medir o sucesso empresarial apenas com base na margem de lucro pode ser um caminho perigoso a seguir. A margem de lucro é o valor pelo qual a receita de vendas excede os custos do negócio por um determinado período. Esse período pode ser um mês, um trimestre ou um ano. Esses longos prazos ajudam a disfarçar ainda mais os movimentos reais de dinheiro no negócio. Como já discutimos, o negócio pode ter uma margem de lucro saudável, mas a promessa de lucro não pode ser usada para pagar contas.
2. Gestão de estoque e tendências sazonais
Se o seu negócio for sazonal, você venderá mais em certos momentos do ano. Ótimo, certo?
Bem – é – no entanto, com o aumento da renda também vêm os custos maiores. Quer você revenda produtos, construa você mesmo a partir de matérias-primas ou tenha outros custos que se relacionam diretamente com as vendas que você faz, estes aumentarão junto com o aumento das suas vendas. Isso pode levar a contas inesperadamente altas. Se você for pago no prazo que espera ser pago – tudo bem. Mas alguns pagamentos atrasados ou contas mais altas do que o previsto podem deixá-lo com um déficit de caixa.
Além disso, se a empresa mantém um estoque de inventário, ela estará comprando novos estoques antes de vendê-los. Isso aumenta o risco de que a empresa tenha estoques inativos e não vendidos por um longo período de tempo, especialmente se compras de estoque em massa forem feitas com antecedência para antecipar tendências sazonais. Pagar por algo antes que ele gere receita sempre acarretará um risco, mas quanto maior o tempo de atraso potencial entre a compra, a venda e o pagamento do estoque, maior o risco.
3. Credor e Devedor
É fácil presumir que você será pago em uma determinada data. No entanto, pode haver algumas maneiras práticas de fazer isso cumprir à risca. Sempre haverá pagamentos atrasados nos negócios. Mas as consequências para o seu negócio podem ser muito piores do que para os responsáveis pelo pagamento atrasado.
Gerenciar credores e devedores pode ser um delicado ato de equilíbrio – no qual você pode acabar sendo o temido pagador atrasado para cobrir lacunas de capital de giro que surgem em seu negócio pelo mesmo motivo.
5 dicas para gerenciar melhor o fluxo de caixa
1. Organize sua contabilidade, faturamento e previsão de fluxo de caixa
Prever problemas antes que eles aconteçam é a base do planejamento empresarial.
É importante investir algum tempo e energia no início de um negócio para garantir que você tenha bons sistemas (e boas pessoas!) para lidar com as atividades financeiras do negócio. Isso inclui, mas não está limitado a:
- Facturação
- Gerenciando despesas regulares
- Ordens de compra
- Folha de pagamento (não apenas salários, mas também planos de pensão e NI – imposto de seguro nacional)
- Imposto (IVA e Imposto de Renda/Sociedades, se aplicável)
- Acompanhando tudo acima!
Se você sente que não tem controle total sobre as finanças do seu negócio, o primeiro passo é construir uma imagem do que realmente está acontecendo financeiramente no seu negócio. Quais são as transações que o negócio faz e quais são suas obrigações? Somente quando você souber disso, poderá responder à pergunta que pode estar rondando sua mente mais – o negócio pode cumprir suas obrigações e suas aspirações.
Coletar e apresentar essas informações geralmente é facilitado pelo uso de software de contabilidade online. A maioria são serviços que as empresas, ou seus contadores, podem usar para produzir resultados úteis para acompanhar as finanças das empresas. No mínimo, um gráfico de fluxo de caixa mensal ajudará você a manter o controle da posição de caixa das empresas e identificar o quão perto da linha a empresa está em termos de dinheiro disponível. Existem muitas outras ferramentas que você pode usar para analisar a saúde do caixa das empresas. Cálculos simples como dias de vendas pendentes (o tempo médio que leva para a receita ser coletada de uma venda) ajudarão você a identificar práticas ineficientes e também fornecerão informações para ajudá-lo a planejar efetivamente para o futuro.
2. Fatura adiantada
A melhor maneira de evitar uma situação de fartura e fome é cobrar adiantado. Essa pode não ser a maneira como você está pensando em fazer negócios, mas vale a pena considerar seriamente as vantagens e desvantagens disso antes de tomar sua decisão. Cobrar adiantado significa que há dinheiro no bolso das empresas antes que elas precisem se comprometer, seja um produto ou serviço.
Nem preciso dizer que essa é uma grande vantagem se o fluxo de fundos pode ser um problema para o negócio. Se você cobrar adiantado, pagamentos atrasados significam apenas atraso na entrega de um produto ou serviço. Isso pode trazer seus próprios problemas, mas pelo menos o negócio ainda não gastou dinheiro.
3. Condições de pagamento da fatura
Os termos de pagamento de faturas são outra maneira de controlar o período em que você deseja ser pago. Ao reduzir os dias acordados para pagamento, você pode garantir que a lacuna entre fazer uma venda e receber dinheiro seja reduzida. Ter pagamentos recebidos rapidamente ajudará o negócio a se mover em direção a um fluxo de caixa positivo e reduzir o risco de pagamentos atrasados.
4. Ofereça formas mais fáceis de pagar
Seus clientes ficarão mais felizes em concluir uma transação e fazer um pagamento se for simples e conveniente. Descubra como seus clientes preferem pagar e forneça esses mecanismos de pagamento. Quer isso signifique investir em equipamento físico ou em mais métodos de pagamento online, pode valer a pena a longo prazo.
5. Contrate um contador/contador
Gerenciando o entrada e saída de dinheiro do negócio é uma arte refinada – e algo que muitos as empresas empregam um contador para. Além de lidar com o básico do gerenciamento de faturas e contas, você também pode contratar um profissional para cobrar faturas (reduzindo ainda mais a chance de pagamentos atrasados) ou fornecer informações de boa qualidade sobre o estado financeiro do negócio.
