«Время — деньги» сегодня более актуально, чем когда-либо. Один из лучших способов эффективного ведения бизнеса — это поддержание низких текущих расходов. Но часто процессы, связанные с ведением бизнеса, отнимают почти столько же времени (и денег), сколько и само ведение бизнеса. Администрирование, ведение записей и инфраструктура необходимы для любого бизнеса, и их нельзя избежать. Но многие из них можно улучшить.
Исследование малых и средних предприятий, проведенное компанией Sage, показало, что Среднестатистическое британское МСП тратит в среднем 71 день и 35,600 XNUMX фунтов стерлингов в год на административные задачи, такие как оформление документов, бухгалтерский учет и подбор персонала. Это совокупные экономические затраты в миллиарды фунтов стерлингов, с рекордным 5.7 млн предприятий частного сектора торги в начале 2017 года.
Хотя многие административные задачи являются необходимостью, от которой нельзя отказаться, большую часть времени, потраченного на них, можно было бы потратить более продуктивно для бизнеса. Никто не становится предпринимателем, чтобы тратить время на выставление счетов, гоняясь за просроченными платежами или дважды проверяя налоговые декларации. Но такова реальность ведения бизнеса для многих предпринимателей и владельцев малого бизнеса.
Некоторые малые и средние предприятия просто не знают, как уменьшить свою административную нагрузку, а для других затраты времени и энергии на запуск автоматизированных систем слишком велики. Инерция перед лицом изменений — это то, с чем мы все, как люди и бизнесмены, должны столкнуться. Но для предприятий, которые изо всех сил пытаются найти достаточно времени, чтобы хотя бы поискать способы улучшения своих систем, продолжать делать то же самое может казаться менее затратно, чем тратить время на изучение и адаптацию к новым системам. В конце концов, время — деньги…
Однако время, потраченное с пользой, часто снижает издержки в долгосрочной перспективе. И как бизнес, мы все здесь для этого.
Но как это сделать? 40% опрошенных компаний заявили, что им было трудно сэкономить на административной нагрузке. Так какие же варианты могут рассмотреть компании?
Аутсорсинг третьим лицам
Аутсорсинг — это очень простая концепция: выберите задачу из своего списка дел и поручите ее кому-то другому. Реальность аутсорсинга немного сложнее. Но аутсорсинг остается эффективным способом упростить ваш рабочий процесс, позволяя вам и вашим сотрудникам сосредоточиться на других, более важных задачах.
Шаг 1: Определите, какие задачи необходимо передать на аутсорсинг
Шаг 1: Определите, какие задачи необходимо передать на аутсорсингСпросите себя, какие бизнес-функции вы хотите передать на аутсорсинг. Очень распространенной областью задач для субподряда является ИТ, но на самом деле практически любая часть вашего рабочего процесса может быть передана на аутсорсинг, от HR до подбора персонала или бухгалтерского учета. На этом этапе процесса полезно решить, какой уровень прозрачности вам требуется и какой контроль вы хотите сохранить над выполняемой работой.
Шаг 2: Подготовьте данные
Прежде чем передать работу третьей стороне, подготовьте имеющиеся у вас данные, убедившись, что они находятся в формате, который легко понять и передать. Это может означать приведение в порядок ваших кадровых записей перед передачей их специалисту по кадрам или приведение в порядок ваших счетов перед передачей их бухгалтеру.
Шаг 3: Исследуйте свои варианты
Следующий шаг — поиск подходящего человека, компании или услуги для работы. Это может быть самой сложной частью процесса из-за большого количества поставщиков услуг на рынке. Не бойтесь просить рекомендации у коллег или искать в Интернете.
Оцифровка
Благодаря таким приложениям, как Google Drive и iCloud, повседневное использование облачного хранилища становится все более и более обычным делом. Применение облачных приложений и сервисов к ряду бизнес-функций может преобразовать способ обработки административных задач и сократить ручной труд, время и усилия, затрачиваемые на эти задачи.
Шаг 1: Не торопитесь
Шаг 1: Не торопитесьБольшинство облачных сервисов и приложений разработаны так, чтобы их было легко использовать и включать в повседневную рабочую рутину. Однако вам все равно придется приложить усилия, чтобы научиться хорошо ими пользоваться. Начать работу довольно просто — с такими продуктами, как Рабочая область Google очень доступны и удобны в использовании.
Шаг 2: Примите участие в сотрудничестве
Облачные сервисы и приложения также разработаны для поощрения обмена и сотрудничества. Например, облачные вычисления позволяют вам подключать ваше бухгалтерское программное обеспечение к бухгалтерскому решению вашего бухгалтера для простоты доступа к данным.
Шаг 3: Внедрение новых технологий
Использование новых технологий, как правило, значительно упрощает внедрение облачных сервисов и приложений, а вознаграждение становится больше. Тем более, что для выполнения всех необходимых задач больше не нужны настольные компьютеры и ноутбуки.
