Les écritures de journal sont les transactions enregistrées que votre entreprise effectue. Chaque activité commerciale impliquant de l'argent (ventes, achats, salaires, prêts, etc.) donnera lieu à au moins une écriture de journal. Il s'agit d'un enregistrement chronologique de la manière dont l'argent de votre entreprise est dépensé ou gagné.
Comprendre comment créer et interpréter les écritures de journal est essentiel pour obtenir une vue d'ensemble complète de votre santé financière, et Brixx est conçu pour simplifier ce processus pour vous. Plongeons-nous dans cet outil comptable essentiel et découvrons-en davantage.
Qu'est-ce qu'une écriture de journal ?
Une écriture de journal est un enregistrement d'une transaction commerciale dans le système comptable de l'entreprise. Chaque activité financière, des ventes et achats aux revenus et dépenses, peut être enregistrée sous forme d'écriture de journal. Le système d'enregistrement des transactions est appelé « journalisation ». Le grand livre dans lequel ces écritures sont enregistrées en premier est appelé « journal », d'où le terme « écriture de journal ».
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Que faut-il inclure dans votre entrée de journal
- Date de la transaction:Il s’agit de la date à laquelle la transaction a eu lieu, et non de la date à laquelle la transaction a été enregistrée.
- Comptes concernés: Chaque écriture de journal implique au moins deux comptes : un débité et un crédité. Les comptes concernés par la transaction dépendront de la nature de la transaction.
- Montants débit et crédit:Chaque écriture de journal doit indiquer le montant débité d’un compte et crédité sur un autre.
- Descriptif de l'opération:Bien que cela ne soit pas toujours obligatoire, il est souvent utile d'inclure une brève description de la transaction pour référence ultérieure.
- Numéro d'identification unique:Un numéro unique (souvent appelé numéro d’écriture de journal) peut aider à suivre et à organiser les écritures de journal.
N’oubliez pas que les détails inclus dans une écriture de journal peuvent varier en fonction de votre système comptable, de la taille de votre entreprise et des détails de transaction spécifiques.
Débits vs crédits
Comprendre la différence entre les débits et les crédits est crucial pour des écritures de journal précises. Ces termes proviennent de la comptabilité en partie double, un système qui garantit que chaque transaction affecte au moins deux comptes et maintient l'équation comptable (Actifs = Passifs + Capitaux propres).
Voici une répartition de base :
- Débit (Dr):Cela peut signifier différentes choses selon le type de compte. Pour les comptes d'actifs et de dépenses, un débit augmente le solde. À l'inverse, pour les comptes de passif, de capitaux propres et de revenus, un débit diminue le solde.
- Crédit (Cr):Tout comme pour les débits, la signification d'un crédit dépend du compte. Pour les comptes d'actifs et de dépenses, un crédit diminue le solde. Pour les comptes de passif, de capitaux propres et de produits, un crédit augmente le solde.
Pour maintenir l’équilibre dans l’équation comptable, le montant total débité dans une écriture de journal doit toujours être égal au montant total crédité.
En comprenant ce qu’est une écriture de journal, ce qu’elle doit inclure et la différence entre les débits et les crédits, vous pouvez enregistrer avec précision vos transactions commerciales et maintenir vos dossiers financiers en ordre.
A quoi sert une écriture de journal ?
L'objectif principal d'une écriture de journal est de documenter et de suivre toutes les transactions financières d'une entreprise de manière systématique. Cette tenue de registres sert à plusieurs fins essentielles. Elles constituent le fondement de toutes les opérations financières. rapport financierIl aide les entreprises à :
- Maintenir un registre clair et organisé des transactions financières
- Piste hausse du et les dépenses à déterminer de la rentabilité
- Identifier les tendances et les irrégularités dans les opérations commerciales
- Rassembler les informations nécessaires à la préparation des déclarations fiscales et aux audits
- Adhérer à la conformité réglementaire et aux normes de reporting
6 types d'écritures de journal (avec exemples)
Différents types de transactions commerciales nécessitent différents types d'écritures de journal. Examinons de plus près chaque type d'écriture de journal avec des explications détaillées.
Entrées d'ouverture
Au début d'une période comptable, vous devez configurer vos comptes pour refléter leurs soldes initiaux. C'est là qu'interviennent les écritures d'ouverture. Par exemple, si votre entreprise démarre le 1er janvier avec 50,000 XNUMX $ en espèces apportés par le propriétaire, vos écritures d'ouverture se présenteront comme suit :
| Date | Compte | Débit ($) | Crédit ($) |
|---|---|---|---|
| Jan 1 | Argent liquide | 50,000 | |
| Jan 1 | Capitaux propres | 50,000 |
Cette entrée indique que votre entreprise possède désormais 50,000 XNUMX $ en espèces et que cet argent constitue les capitaux propres du propriétaire de l'entreprise.
Transférer les entrées
Il peut arriver que vous ayez besoin de transférer des fonds d'un compte à un autre pour une meilleure gestion des ressources. C'est à ce moment-là que les écritures de transfert s'avèrent utiles. Par exemple, supposons que vous transfériez 1,000 XNUMX $ de votre compte de caisse vers un compte de petite caisse. Votre écriture de transfert ressemblerait à ceci :
| Date | Compte | Débit ($) | Crédit ($) |
|---|---|---|---|
| Mar 2 | Petite caisse | 1,000 | |
| Mar 2 | Argent liquide | 1,000 |
Ici, vous réduisez votre compte de caisse de 1,000 XNUMX $ (crédit) et augmentez votre compte de petite caisse du même montant (débit).
Clôture des entrées
À la fin d'une période comptable, vous devez clôturer vos comptes de revenus et de dépenses et transférer ces soldes dans un compte récapitulatif. Cela se fait à l'aide d'écritures de clôture. Par exemple, supposons que vous ayez un revenu de 150,000 100,000 $ et des dépenses de XNUMX XNUMX $ pour l'année. Vos écritures de clôture se présenteront comme suit :
| Date | Compte | Débit ($) | Crédit ($) |
|---|---|---|---|
| décembre 31 | Sommaire des revenus | 150,000 | |
| décembre 31 | Revenu | 150,000 | |
| décembre 31 | Dépenses | 100,000 | |
| décembre 31 | Sommaire des revenus | 100,000 |
Ces écritures effacent les soldes de vos comptes de revenus et de dépenses et déplacent le revenu net (50,000 XNUMX $) vers le compte de résumé des revenus.
Ajustement des entrées
Les écritures d'ajustement sont nécessaires pour garantir que vos états financiers reflètent les revenus gagnés et les dépenses engagées au cours d'une période comptable. Par exemple, si vous avez utilisé des services publics d'une valeur de 500 $ mais que vous n'avez pas encore été facturé à la fin de la période, vous devez enregistrer une écriture d'ajustement comme suit :
| Date | Compte | Débit ($) | Crédit ($) |
|---|---|---|---|
| décembre 31 | Dépenses de services publics | 500 | |
| décembre 31 | Services publics à payer | 500 |
Cette écriture augmente vos dépenses pour la période et reconnaît votre responsabilité pour les services publics impayés.
Entrées composées
Il existe des situations où une seule transaction affecte plus de deux comptes. Dans ce cas, vous effectuez une écriture de journal composée. Supposons que vous vendiez des marchandises d'une valeur de 2,000 1,500 $ à crédit et que le coût des marchandises vendues soit de XNUMX XNUMX $. Vous enregistreriez une écriture composée comme suit :
| Date | Compte | Débit ($) | Crédit ($) |
|---|---|---|---|
| Fév 15 | Débiteurs | 2,000 | |
| Fév 15 | Coût des marchandises vendues | 1,500 | |
| Fév 15 | Inventaire | 1,500 | |
| Fév 15 | Commercial | 2,000 |
Cette entrée enregistre la vente (augmentation Débiteurs et les ventes) et enregistre également le coût des articles vendus (coût croissant des marchandises vendues et diminution des stocks).
Annulation d'entrées
Parfois, pour simplifier la comptabilité, vous pouvez vouloir annuler les écritures d'ajustement que vous avez effectuées à la fin de la période précédente. On parle alors d'écritures d'annulation. Par exemple, si vous avez enregistré une écriture d'ajustement pour 500 $ de dépenses de services publics à la fin du mois de décembre, vous devez enregistrer une écriture d'annulation comme suit :
| Date | Compte | Débit ($) | Crédit ($) |
|---|---|---|---|
| Jan 1 | Services publics à payer | 500 | |
| Jan 1 | Dépenses de services publics | 500 |
Cette écriture annule l’écriture d’ajustement précédente et simplifie l’enregistrement du paiement réel des services publics plus tard en janvier.
Comment enregistrer les écritures comptables de votre entreprise ?
Le processus d'enregistrement des écritures comptables comporte plusieurs étapes. Il commence par l'identification de la transaction et se termine par la saisie d'une écriture dans le journal. Voici un guide étape par étape :
- Identifier la transaction:Commencez par déterminer quelle activité commerciale doit être enregistrée. Il peut s'agir d'un achat, d'une vente, d'un paiement, d'un reçu ou de toute autre transaction commerciale.
- Analyser la transaction: Déterminez quels comptes sont concernés par cette transaction. Est-ce que cela augmente ou diminue vos actifs, vos passifs, vos capitaux propres, vos revenus ou vos dépenses ?
- Déterminer le montant: Déterminez la valeur monétaire de la transaction. Quel montant d'argent a été reçu, payé ou engagé ?
- Décider entre débit et crédit:En fonction de votre analyse, décidez quel compte doit être débité et lequel doit être crédité. N'oubliez pas, comptabilité en partie double, chaque transaction est enregistrée sur deux comptes et le montant total du débit doit toujours être égal au montant total du crédit.
- Créer l'entrée de journal:Inscrivez la date, les noms des comptes et les montants à débiter et à créditer. Vous devez également inclure une brève description de la transaction.
- Assurez-vous que les débits sont égaux aux crédits:Vérifiez votre saisie pour vous assurer que le montant total du débit est égal au montant total du crédit. Cette étape permet de maintenir l'équilibre de l'équation comptable.
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