I problemi di flusso di cassa possono causare il fallimento di attività altrimenti di successo. Questa è una verità che vale la pena ripetere, motivo per cui questo è il terzo articolo in cui la ripeto!
Le piccole imprese sono particolarmente a rischio perché potrebbero non avere un accesso affidabile alle fonti di finanziamento, dovendo ricorrere ai prestiti per uscire dai guai, il che, a sua volta, influirà negativamente sul loro flusso di cassa futuro. Quindi oggi esamineremo specificamente la teoria e la pratica del buon flusso di cassa:
- I vantaggi di essere un prevedere il tuo flusso di cassa futuro.
- Problemi comuni di flusso di cassa che un'azienda può riscontrare.
- Cinque misure pratiche che puoi adottare come imprenditore o contabile per garantire che il rischio mortale di avere liquidità negativa possa essere mitigato o addirittura evitato del tutto.
Vantaggi di una previsione del flusso di cassa
Innanzitutto, cos'è una previsione di flusso di cassa? A volte chiamata "rendiconto dei flussi di cassa" previsione di cassa è una previsione di quanti soldi l'azienda riceverà e pagherà ogni mese. Mentre il tuo previsione di profitti e perdite ti dice quanti profitti sta realizzando l'azienda registrando quanto l'azienda deve e quanto le è dovuto, il risultato finale del flusso di cassa mostra cosa c'è nel conto bancario dell'azienda alla fine di ogni mese.
A volte, questo può essere pericolosamente vicino a "non abbastanza". Se l'azienda finisce per non avere abbastanza soldi in banca per soddisfare le proprie responsabilità alla fine del mese, allora accadranno cose brutte. Ma come potrebbe accadere? Beh, facilmente, se vieni pagato troppo tardi o se l'azienda deve sostenere costi imprevisti.
Ciò può accadere anche se l'attività è redditizia. Come? Bene, il profitto mostra semplicemente il risultato netto delle transazioni concordate dall'attività in un periodo rispetto alle perdite che subisce. A seconda dell'attività, questo potrebbe essere molto diverso dalla sua posizione di cassa. Affidarsi solo al profitto per determinare se un'attività sarà sostenibile non fornisce informazioni sufficienti. Devi avere una previsione del denaro contante che l'attività avrà effettivamente in tasca per pagare le sue bollette in un dato momento.
Se l'azienda non dovesse mai avere liquidità disponibile per pagare i suoi fornitori, i suoi dipendenti e il governo, allora dovrà liquidare rapidamente alcuni dei suoi asset o indebitarsi per sopravvivere. L'alternativa è la bancarotta.
Problemi di flusso di cassa che un'azienda potrebbe riscontrare
Cosa potrebbe causare problemi di flusso di cassa in un'azienda? Ecco tre esempi comuni:
1. Modello di business – Margini di profitto
Misurare il successo aziendale solo in base al margine di profitto può essere una strada pericolosa da seguire. Il margine di profitto è l'importo per cui i ricavi delle vendite superano i costi dell'azienda per un dato periodo. Questo periodo potrebbe essere un mese, un trimestre o un anno. Questi lunghi intervalli di tempo aiutano a mascherare ulteriormente i movimenti effettivi di denaro nell'azienda. Come abbiamo già discusso, l'azienda potrebbe avere un margine di profitto sano, ma la promessa di profitto non può essere utilizzata per pagare le bollette.
2. Gestione delle scorte e tendenze stagionali
Se la tua attività è stagionale, venderai di più in certi periodi dell'anno. Fantastico, vero?
Bene, lo è, ma con l'aumento del reddito aumentano anche i costi. Che tu rivenda prodotti, li costruisca tu stesso con materie prime o abbia altri costi direttamente correlati alle vendite che fai, questi aumenteranno insieme alle tue vendite aumentate. Ciò può portare a fatture inaspettatamente alte. Se vieni pagato nei tempi previsti, tutto bene. Ma qualche pagamento in ritardo o fatture più alte del previsto potrebbero lasciarti con un deficit di cassa.
Inoltre, se l'azienda mantiene uno stock di inventario, acquisterà nuovo stock prima che venga venduto. Ciò aumenta il rischio che l'azienda abbia stock inutilizzato e invenduto per un lungo periodo di tempo, soprattutto se gli acquisti di stock all'ingrosso vengono effettuati in anticipo per anticipare le tendenze stagionali. Pagare qualcosa prima che generi ricavi comporterà sempre un rischio, ma maggiore è il potenziale ritardo tra acquisto, vendita e pagamento dello stock, maggiore è il rischio.
3. Creditore e debitore
È facile supporre che verrai pagato entro una certa data. Tuttavia, potrebbero esserci pochi modi pratici per far rispettare questa regola alla lettera. Ci saranno sempre ritardi nei pagamenti nel mondo degli affari. Ma le conseguenze per la tua attività potrebbero essere molto peggiori rispetto a quelle per i responsabili del ritardo nel pagamento.
Gestire creditori e debitori può essere un delicato gioco di equilibri, in cui potresti ritrovarti a essere il temuto ritardatario nel tentativo di coprire i gap di capitale circolante che emergono nella tua azienda per lo stesso motivo.
5 consigli per gestire meglio il flusso di cassa
1. Ottieni la contabilità, la fatturazione e le previsioni del flusso di cassa in ordine
Prevedere i problemi prima che accadano è il fondamento della pianificazione aziendale.
È importante investire un po' di tempo ed energia all'inizio di un'attività per assicurarsi di avere buoni sistemi (e brave persone!) per gestire le attività finanziarie dell'attività. Questi includono, ma non sono limitati a:
- fatturazione
- Gestire le spese regolari
- Ordini d'acquisto
- Busta paga (non solo stipendi, ma anche piani pensionistici e NI – imposta previdenziale nazionale)
- Imposta (IVA e imposta sul reddito/sulle società, se applicabile)
- Tenendo traccia di tutto quanto sopra!
Se pensi di non avere il pieno controllo delle finanze della tua attività, il primo passo è costruire un quadro di ciò che sta realmente accadendo finanziariamente nella tua attività. Quali sono le transazioni che l'attività effettua e quali sono i suoi obblighi? Solo una volta che lo sai, puoi rispondere alla domanda che potrebbe assillarti di più: l'attività può soddisfare i suoi obblighi e le sue aspirazioni.
La raccolta e la presentazione di queste informazioni sono spesso semplificate dall'uso di software di contabilità online. La maggior parte sono servizi che le aziende, o i loro contabili, possono utilizzare per produrre output utili per tenere traccia delle finanze aziendali. Come minimo, un grafico del flusso di cassa mensile ti aiuterà a tenere sotto controllo la posizione di cassa aziendale e a identificare quanto vicina alla linea è l'azienda in termini di liquidità disponibile. Ci sono molti altri strumenti che puoi utilizzare per analizzare la salute della liquidità aziendale. Calcoli semplici come i giorni di vendita in sospeso (il tempo medio necessario per riscuotere i ricavi da una vendita) ti aiuteranno a identificare pratiche inefficienti e forniranno anche informazioni per aiutarti a pianificare efficacemente il futuro.
2. Fatturare in anticipo
Il modo migliore per evitare una situazione di abbondanza e carestia è fatturare in anticipo. Questo potrebbe non essere il modo in cui pensi di fare affari, ma vale la pena di considerare seriamente i vantaggi e gli svantaggi di questo prima di prendere una decisione. La fatturazione in anticipo significa che c'è denaro in tasca all'azienda prima che l'azienda stessa debba impegnarsi, che si tratti di un prodotto o di un servizio.
Inutile dire che questo è un grande vantaggio se il flusso di fondi potrebbe essere un problema per l'azienda. Se si fattura in anticipo, i pagamenti ritardati significano solo la consegna ritardata di un prodotto o servizio. Ciò potrebbe comportare i suoi problemi, ma almeno l'azienda non ha già speso denaro.
3. Condizioni di pagamento delle fatture
I termini di pagamento delle fatture sono un altro modo per controllare il periodo in cui si desidera essere pagati. Riducendo i giorni concordati per il pagamento, è possibile garantire che il divario tra la conclusione di una vendita e la ricezione di denaro venga ridotto. Ricevere i pagamenti rapidamente aiuterà l'azienda a muoversi verso un flusso di cassa positivo e ridurrà il rischio di pagamenti in ritardo.
4. Offrire modalità di pagamento più semplici
I tuoi clienti saranno più felici di completare una transazione ed effettuare un pagamento se è semplice e comodo. Scopri come i tuoi clienti preferirebbero pagare e fornisci quei meccanismi di pagamento. Che ciò significhi investire in attrezzature fisiche o in più metodi di pagamento online, può valerne la pena nel lungo periodo.
5. Assumere un contabile/ragioniere
Gestire il afflusso e deflusso di denaro dall'attività è una bella arte - e qualcosa che molti le aziende impiegano un contabile per. Oltre a gestire le basi della gestione di fatture e bollette, potresti anche assumere un professionista per sollecitare le fatture (riducendo ulteriormente la possibilità di pagamenti in ritardo) o fornire informazioni di buona qualità sullo stato finanziario dell'azienda.
