7 taken die kleine ondernemers vroegtijdig moeten delegeren

Er zijn taken die gewoon tijd lijken te kosten. Sommige zijn misschien misleidend interessant – of zelfs verslavend. Het in de gaten houden van het weer op je sociale mediaplatforms kan snel veranderen in urenlang browsen, terwijl je eigenlijk maar een paar minuten had willen besteden. Andere taken, zoals grafisch ontwerp, vereisen specifieke vaardigheden en kennis. Het kan een hele opgave zijn om deze zelf onder de knie te krijgen terwijl je tegelijkertijd probeert je te concentreren op de groei van je bedrijf. Tot slot zijn er taken die veel gemakkelijker gemaakt kunnen worden door het juiste gereedschap voor de klus te selecteren, in plaats van urenlang handmatig werk te besteden aan het voltooien ervan, zoals het gebruiken van een financiële modelleringstool.

In elk van deze gevallen zou delegeren uw motto moeten zijn. Of u nu delegeert aan een ander personeelslid, een contractant of zelfs een stuk software, de tijd die u vrijmaakt om u op uw bedrijf te concentreren, is het vaak meer dan waard.

Vandaag hebben we een gastartikel van Kayleigh Alexandra van Micro Startups. Zij belicht 7 taken die je al vroeg in je carrière kunt delegeren!

Het is opvallend moeilijk om naadloos over te stappen van het runnen van een veelbelovende solo-operatie naar het leiden van een snelgroeiend team met hoge ambities. Dit komt grotendeels doordat het opschalen van een groeiend bedrijf meer complexiteit met zich meebrengt dan mensen doorgaans verwachten, en het stapelt zich snel op — als je er niet op vooruitloopt, kun je overweldigd raken door je werklast en er niet mee om kunnen gaan.

Daarom is delegeren niet alleen een aanbeveling: het is een praktische vereiste. Hoe eerder u kunt beginnen met het verlichten van uw dagelijkse last, hoe beter u bent toegerust om uw primaire taken als bedrijfseigenaar te vervullen en hoe kleiner de kans dat u een burn-out krijgt.

Hier zijn 7 taken die elke kleine ondernemer zo snel mogelijk zou moeten uitbesteden:

1. HR

Human resources zijn een belangrijk onderdeel van de groei van een bedrijf, omdat er veel tijd aan besteed moet worden. nieuw talent vinden, het doorlopen van het hiringproces, het onboarden van nieuwe werknemers en het afhandelen van alle kleine geschillen en verzoeken die onvermijdelijk ontstaan ​​als je een groeiend team hebt. Je kunt — en moet — tot op zekere hoogte betrokken zijn (vooral bij het scouten van nieuw talent), maar het is veel beter om dit door iemand anders te laten doen.

Als u een toegewijd HR-hoofd hebt (ondersteund door een geschikt HR-portaal), hoeft u niet elke dag talloze basisverzoeken te beantwoorden. Het is ook geweldig voor conflictbemiddeling: als een werknemer een probleem heeft met uw leiderschap, kan hij of zij dit bespreken met het HR-hoofd in plaats van dat hij of zij u rechtstreeks hoeft te benaderen, en kan er een oplossing worden gevonden zonder ongemakkelijke conflicten.

2. Planning

Elk groeiend bedrijf profiteert van een duidelijk bedrijfsplan, maar na een bepaald punt moet het aan iemand anders zijn om zich met de details bezig te houden. Financiële planningstools zoals Brixx stellen meerdere leden van een team in staat om bij te dragen aan het planningsproces en zijn, in tegenstelling tot spreadsheets, in één oogopslag gemakkelijk te begrijpen.

Een gebruiksvriendelijke tool als deze zorgt ervoor dat u op de hoogte blijft van de verschillende bedrijfsdoelen en uw voortgang kunt bijhouden (bijvoorbeeld maandelijks, per kwartaal en jaarlijks) zonder dat het te veel tijd kost. Bovendien is alles in Brixx modulair en vereist het geen financiële kennis, dus experimenteren is gemakkelijk, of u kunt er meer op focussen wanneer het bedrijf voor grote beslissingen staat of op zoek moet naar investeringen.

3. Sociale media

Elk bedrijf dat een waardevol merk wil opbouwen, moet zich op lange termijn committeren aan social media-activiteiten. Het is zo'n rijke weg — waarmee je nieuwe doelgroepen kunt bereiken en creativiteit in verschillende vormen kunt laten zien — dat het onverstandig is om het te laten (of het zelfs enigszins te verwaarlozen).

Social media zijn natuurlijk belastend. Feeds veranderen snel, net als trends, en er zijn talloze platforms om te overwegen: minimaal Twitter, Facebook, Instagram en natuurlijk LinkedIn, maar je moet kanalen als Pinterest of Snapchat niet over het hoofd zien, afhankelijk van je bedrijf. Er gaat zoveel om in social media promotie dat je een interne social media manager nodig hebt, of zelfs een team, dat tools gebruikt zoals TweetDeck or Viraalpep om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken.

4. Accounting

Cashflow is essentieel voor alle bedrijfsactiviteiten, maar het is vooral belangrijk als u een klein bedrijf runt, omdat u relatief kwetsbaar bent: zowel als het gaat om het draaiende houden van uw bedrijf als met betrekking tot het imago van uw branche (u wilt niet worden gezien als worstelend). U kunt winstgevend zijn, maar toch een punt van falen bereiken vanwege slechte timing met betalingen.

Het gebruik van een cloud-based accounting tool met banking, analyse en payroll zal enorm helpen, waardoor u alles op één plek kunt bewaren en de boeken in evenwicht kunt houden zonder al te veel gedoe. Vanwege de lage kosten en compatibiliteit, Wave accounting is zeker het proberen waard, terwijl Xero en QuickBooks tot de grootste namen behoren (hoewel er geen gebrek is aan alternatieven als u dat liever hebt).

5. Beheerder

Dit is een hele brede categorie, maar het is een van de belangrijkste dingen die je kunt delegeren, omdat administratie zoveel tijd in beslag neemt. Denk aan je gemiddelde werkdag en maak een lijst van alles wat je die dag doet en dat telt als het bindweefsel tussen je belangrijke taken: dingen als het invoeren van gegevens, het bijwerken van je schema, het beantwoorden van telefoontjes, het regelen van reizen, etc.

Idealiter zou uw rol als boegbeeld van het bedrijf moeten zijn om het team onder u te managen en rond te racen om nieuwe klanten binnen te halen. Dat is een zware werklast en u kunt het zich niet veroorloven om afgeleid te worden door (bijvoorbeeld) meerdere pagina's aantekeningen te moeten typen 30 minuten voor een grote pitch voor een klant. Of u nu een vaste secretaresse inhuurt, een freelancer inschakelt of de taken verdeelt over uw team, zorg dat u zo snel mogelijk van uw administratie af bent.

6. Grafische vormgeving

Of u nu wat berichten voor sociale media uitrolt of het ontwerp van uw zakelijke website renoveert, u zult behoorlijk wat grafisch ontwerp nodig hebben. Zelfs als u toevallig wat vaardigheden op dat gebied hebt, zijn ze misschien niet van professioneel niveau en hebt u belangrijkere dingen te doen met uw tijd.

U kunt een toegewijde grafisch ontwerper inhuren voor uw team, of u kunt werken met een freelancer (of een groep freelancers) indien nodig (u kunt hiervoor online sites gebruiken, maar wees kritisch — kwaliteit is essentieel). Welke aanpak u moet kiezen, hangt af van hoe vaak u grafisch ontwerpwerk wilt laten doen en welke standaard u wilt bereiken.

7. Klantenservice

In het begin is het goed voor een kleine ondernemer om persoonlijk betrokken te zijn bij de omgang met klanten, omdat het het bedrijf persoonlijker maakt. Bovendien is de kans groter dat u iemands ondersteuning krijgt als u hun probleem zelf afhandelt, omdat het laat zien hoe serieus u hun bedrijf (en tevredenheid) neemt. Maar u kunt niet alleen de klantenservice blijven afhandelen, en uiteindelijk zult u er onprofessioneel uitzien.

Ik raad niet aan om een ​​volledig virtueel supportteam te gebruiken om alles te regelen, maar remote support-assistenten kunnen behoorlijk goed zijn als ze slim worden ingezet en worden ondersteund door een soort interne customer success advocate. Spring in wanneer dat absoluut nodig is (bijvoorbeeld als een klant dreigt weg te lopen), maar laat anders uw werknemers relaties beheren.

Als u uw zakelijke ambities wilt waarmaken, mag u niet toestaan ​​dat uw werklast onnodig uw tijd en energie opslokt. Delegeer elk van deze taken zo snel mogelijk en concentreer u volledig op de dingen die alleen u aankunt.

Kayleigh Alexandra is een content schrijver voor Micro Startups — een site gewijd aan geven via growth hacking. Bezoek hun blog voor uw laatste dosis startup-, ondernemers- en liefdadigheidsinzichten van topexperts over de hele wereld, of volg Mirco Startups op Twitter @getmicrostarted.