7 tarefas que os proprietários de pequenas empresas precisam delegar cedo

Existem algumas tarefas que parecem simplesmente sugar o tempo. Algumas delas podem ser enganosamente interessantes – ou até mesmo viciantes. Ficar de olho nas suas plataformas de mídia social pode rapidamente se transformar em horas de navegação onde você pretendia gastar apenas minutos. Outras tarefas, como design gráfico, exigem habilidades e conhecimentos específicos. Pode ser uma luta árdua dominá-las sozinho enquanto tenta se concentrar no crescimento do seu negócio ao mesmo tempo. Finalmente, existem tarefas que podem ser muito mais fáceis selecionando a ferramenta certa para o trabalho, em vez de dedicar horas de trabalho manual para concluí-las, como utilizar uma ferramenta de modelagem financeira.

Em cada um desses casos, delegar deve ser sua palavra de ordem. Não importa se você delega para outro membro da equipe, um contratado ou até mesmo um software, o tempo que você libera para focar no seu negócio geralmente vale a pena.

Hoje, temos um artigo convidado de Kayleigh Alexandra, da Micro Startups, para destacar 7 tarefas que você deve delegar desde o início!

É notavelmente difícil passar facilmente de comandar uma operação solo promissora para liderar uma equipe em rápido crescimento com ambições elevadas. Isso ocorre principalmente porque escalar um negócio em crescimento adiciona mais complexidade do que as pessoas tendem a esperar, e isso se acumula rapidamente — se você não se antecipar, pode se ver sobrecarregado pela sua carga de trabalho e incapaz de lidar com isso.

É por isso que delegar não é meramente uma recomendação: é um requisito prático. Quanto mais cedo você puder começar a aliviar sua carga diária, mais bem equipado você estará para cumprir suas principais obrigações como dono do negócio, e menos provável será que você sofra de burnout.

Aqui estão 7 tarefas que todo proprietário de pequena empresa deve tentar realizar o mais cedo possível:

1. RH

Os recursos humanos são uma parte fundamental do crescimento empresarial, pois muito tempo precisará ser investido encontrando novos talentos, passando pelo processo de contratação, integrando novos funcionários e lidando com todas as pequenas disputas e solicitações que inevitavelmente surgem quando você tem uma equipe em crescimento. Você pode — e deve — se envolver até certo ponto (particularmente ao procurar novos talentos), mas é muito melhor lidar com isso por outra pessoa.

Quando você tem um chefe de RH dedicado (apoiado por um portal de RH adequado), você não precisa lidar com inúmeras solicitações básicas todos os dias. Também é ótimo para resolução de conflitos: se um funcionário tiver um problema com sua liderança, ele pode discuti-lo com o chefe de RH em vez de precisar abordá-lo diretamente, e uma solução pode ser encontrada sem conflitos desconfortáveis.

2. Planejamento

Todo negócio em crescimento se beneficia de um plano de negócios claro, mas depois de um certo ponto, deve caber a outra pessoa se envolver com os detalhes. Ferramentas de planejamento financeiro como Brixx permitem que vários membros de uma equipe contribuam para o processo de planejamento e, ao contrário de planilhas, são fáceis de entender rapidamente.

Uma ferramenta fácil de usar como essa garante que você possa se manter atualizado sobre as variadas metas de negócios e acompanhar seu progresso (mensal, trimestral e anual, por exemplo) sem tomar muito do seu tempo. Além disso, no Brixx tudo é modular e não requer conhecimento financeiro, então a experimentação é fácil de se envolver ou colocar mais foco quando o negócio enfrenta grandes decisões ou precisa buscar investimento.

3. As mídias sociais

Qualquer empresa que queira começar a construir uma marca valiosa precisa fazer compromissos de longo prazo com a atividade de mídia social. É uma avenida tão rica — permitindo que você alcance novos públicos e mostre criatividade em várias formas — que ficar sem ela (ou mesmo apenas negligenciá-la um pouco) é uma atitude mal aconselhada.

A mídia social é desgastante, é claro. Os feeds mudam rapidamente, assim como as tendências, e há inúmeras plataformas a serem consideradas: no mínimo, há Twitter, Facebook, Instagram e, claro, LinkedIn, mas você não deve ignorar canais como Pinterest ou Snapchat, dependendo do seu negócio. Há tanta coisa envolvida na promoção de mídia social que você precisa de um gerente de mídia social interno, ou mesmo uma equipe, usando ferramentas como SocialOomph or Viralpep para trabalhar com eficiência ideal.

4. contabilidade

O fluxo de caixa é essencial para todas as operações comerciais, mas é particularmente significativo quando você está administrando uma pequena empresa porque você é relativamente vulnerável: tanto quando se trata de manter sua operação funcionando quanto em relação à sua imagem no setor (você não quer ser visto como alguém em dificuldades). Você pode ser lucrativo, mas ainda assim chegar a um ponto de falha devido ao mau momento com os pagamentos.

Usar uma ferramenta de contabilidade baseada em nuvem com serviços bancários, análise e folha de pagamento ajudará muito, permitindo que você mantenha tudo em um só lugar e mantenha os livros equilibrados sem muita complicação. Por seu baixo custo e compatibilidade, Contabilidade de Ondas definitivamente vale a pena tentar, enquanto Xero e QuickBooks são alguns dos maiores nomes disponíveis (embora não faltem alternativas, se você preferir).

5. Administrador

Esta é uma categoria muito ampla, mas é uma das coisas mais importantes que você pode delegar porque a administração consome muito tempo. Pense no seu dia de trabalho médio e faça uma lista de tudo o que você faz naquele dia que conta como o tecido conectivo entre suas tarefas importantes: coisas como inserir dados, atualizar sua agenda, atender chamadas, organizar viagens, etc.

O ideal é que seu papel como figura de proa da empresa seja gerenciar a equipe abaixo de você e correr para conseguir novos clientes. Essa é uma carga de trabalho pesada, e você não pode se dar ao luxo de se distrair (por exemplo) digitando várias páginas de notas 30 minutos antes de um grande discurso para um cliente. Não importa se você contrata uma secretária dedicada, usa um freelancer ou distribui as tarefas por toda a sua equipe, tire a administração do seu prato o mais rápido possível.

6. Design gráfico

Quer você esteja lançando algumas postagens para mídias sociais ou revisando o design do seu site de negócios, você vai precisar de bastante design gráfico. Mesmo que você tenha algumas habilidades nessa área, elas podem não estar em um padrão profissional e você tem coisas mais importantes para fazer com seu tempo.

Você pode contratar um designer gráfico dedicado para sua equipe, ou pode trabalhar com um freelancer (ou conjunto de freelancers) conforme necessário (você pode usar sites online para isso, mas seja criterioso — qualidade é essencial). Qual abordagem você deve adotar depende da frequência com que você precisa que o trabalho de design gráfico seja feito, e qual padrão você precisa que ele atinja.

7. Suporte ao Cliente

No começo, é bom que o dono de uma pequena empresa se envolva pessoalmente no trato com os clientes, porque isso faz a empresa parecer mais pessoal. Além disso, é mais provável que você garanta o suporte de alguém se você mesmo lidar com o problema deles, porque isso mostra o quão sério você leva o negócio deles (e contentamento). Mas você não pode continuar lidando com o suporte ao cliente sozinho, e eventualmente isso começará a fazer você parecer pouco profissional.

Não recomendo usar uma equipe de suporte totalmente virtual para lidar com tudo, mas assistentes de suporte remoto podem ser muito bons se usados ​​de forma inteligente e apoiados por algum tipo de defensor interno de sucesso do cliente. Entre quando for absolutamente necessário (se um cliente ameaçar ir embora, por exemplo), mas, de outra forma, deixe seus funcionários cuidarem dos relacionamentos.

Se você quer atingir suas ambições comerciais, não pode permitir que sua carga de trabalho roube desnecessariamente seu tempo e energia. Delegue cada uma dessas tarefas o mais rápido possível e concentre-se completamente nas coisas que só você pode lidar.

Kayleigh Alexandra é um redator de conteúdo para Micro Startups — um site dedicado a doações por meio de growth hacking. Visite o blog deles para obter a sua última dose de insights sobre startups, empreendedores e instituições de caridade dos principais especialistas do mundo, ou siga Mirco Startups no Twitter @getmicrostarted.