Um guia rápido para configurar e administrar seu negócio

Startups podem acontecer muito rápido. Ou pelo menos é assim que parecem de fora. Às vezes, pode parecer que essas coisas acontecem da noite para o dia. Para a maioria dos empreendedores no Reino Unido, abrir um negócio é algo bem simples de se fazer. Na verdade, muitos negócios foram iniciados enquanto estavam sentados em pubs para almoçar, com apenas £ 12 investidos para produzir um negócio totalmente registrado e pronto para crescer. E a criação do negócio em termos físicos é a parte fácil - são todos os extras ao redor que levam tempo. Mas eles valem a pena - porque, sem eles, muitas outras startups iriam fracassar. Então, o que você precisa saber sobre como abrir seu próprio negócio para garantir que ele tenha sucesso e como tudo funciona?

Escolher a estrutura legal que seu negócio vai optar é uma das partes mais importantes de começar um negócio – então pensamos em começar com isso. Se você nunca administrou um negócio antes, você pode estar pensando 'espera, existem diferentes tipos de empresa'? E sim, existem! Na verdade, se pegarmos as corporações (que tendem a evoluir de outros negócios em vez de começar por conta própria), existem 5 estruturas legais diferentes que seu negócio pode adotar. São elas:

1. Comerciante individual

Uma empresa unipessoal é a estrutura mais simples e mais favorecida para bandas de um homem só. Você é dono do negócio, e o negócio é você. Como um comerciante individual, seu negócio é de propriedade de uma pessoa, e você é responsável por todos os lucros e dívidas da empresa. Todas as despesas e receitas do seu negócio são incluídas na sua declaração de imposto de renda pessoal. Isso significa que você é responsável por manter registros, preencher uma declaração de imposto de autoavaliação, pagar imposto de renda e seguro nacional. Essa estrutura é perfeita para aqueles com poucos ou nenhum funcionário que podem cobrir seus riscos com seguro, ou não têm grandes ativos para proteger.

2. Parceria

A parceria pode ser entre dois ou mais indivíduos, todos os quais compartilham a gestão e os lucros do negócio pessoalmente. Isso inclui quaisquer perdas que o negócio tenha e as contas de qualquer coisa comprada para o negócio.

3. Sociedade de Responsabilidade Limitada (LLP)

A sociedade de responsabilidade limitada é uma maneira de garantir que os membros de uma parceria não sejam responsáveis ​​por nada além do que você poderia razoavelmente pagar, caso as coisas não dêem certo. Cada proprietário é responsável apenas pelas dívidas da empresa até o valor do capital que investiu. Então, se você investiu £ 1000 em uma LLP, você seria responsável apenas por até £ 1000 das dívidas comerciais.

4. Privado Ltda

A sociedade anónima tem pelo menos um diretor e pelo menos um acionista, que podem ser a mesma pessoa. Um dos maiores benefícios de abrir uma empresa limitada é que ela separa completamente suas finanças pessoais do negócio. Neste modelo, você não é responsabilizado pessoalmente pelas dívidas do negócio se o negócio falhar. As empresas privadas limitadas devem nomear diretores e incorporar seus negócios com Companies House.

5. Pública Ltda

Uma empresa pública limitada funciona de forma muito semelhante a uma empresa privada limitada. Ela ainda é governada por acionistas, que recebem uma parte dos lucros da empresa, conhecida como "dividendos", mas, diferentemente das empresas privadas limitadas, as ações de uma empresa pública limitada podem ser compradas por qualquer pessoa. Tudo o que eles precisam fazer é ir até a Bolsa de Valores de Londres e entregar algum dinheiro. Alguns exemplos de empresas públicas limitadas seriam empresas como Apple, Waitrose, Sky e Barclays.

faça você mesmo

A rota mais comum a ser tomada é simplesmente registrar seu negócio na Companies House você mesmo. Dependendo da estrutura do seu negócio, isso pode assumir algumas formas diferentes. Por exemplo, se você está optando por ser um comerciante individual, você só precisa registre-se para autoavaliação, e pronto. Você só precisa lembrar de preencher sua declaração de imposto de renda todo ano.

Para parcerias comerciais, você simplesmente precisa de duas ou mais pessoas ou entidades legais para concordar com a parceria. Dizemos uma entidade legal porque um dos parceiros não precisa ser uma pessoa. Por exemplo, uma empresa limitada conta como uma "pessoa legal" e, portanto, pode ser seu parceiro comercial. Para configurar legalmente sua parceria, você precisará escolher um nome, escolher um "parceiro nomeado" para ser responsável por gerenciar as declarações de imposto de renda da parceria e manter os registros comerciais, e registrar a parceria com a HMRC.

Se você estiver montando uma empresa limitada, há mais alguns obstáculos a serem superados. Aqui, você precisará incorporar seu negócio à Companies House. Isso significa que você precisará de:

• Um nome para a empresa
• Um endereço para a empresa
• Pelo menos 1 diretor
• Pelo menos 1 acionista
• Detalhes das ações da empresa
• Seu código SIC, que identifica o que sua empresa faz (encontre o seu aqui)

Você também precisará de:

• Os acionistas concordam em criar a empresa e as regras escritas (conhecidas como memorando e artigos de associação)
• Detalhes de quaisquer pessoas com controle significativo sobre sua empresa (por exemplo, qualquer pessoa com mais de 25% de direitos compartilhados ou de voto)

Depois de ter todos esses detalhes (e £ 12), você pode registre sua empresa. Você pode fazer isso online ou pelo correio usando o formulário IN01. Alternativamente, você pode escolher a próxima opção e usar um agente.

Use um agente

Se você não quer o incômodo de registrar seu negócio sozinho, você sempre pode terceirizar. Existem centenas de empresas por aí que existem simplesmente para registrar negócios na Companies House. Elas tendem a comprar os domínios e registrá-los como inativos na Companies House. Quando um novo negócio aparece e pede para ser registrado, eles simplesmente pegam uma dessas empresas inativas e pré-registradas e registram uma série de alterações para alinhá-la com os negócios dos clientes. O processo é muito simples e não muito caro, mas pode levar um pouco de tempo para finalizar tudo.

Contribuir com IVA ou não?

O IVA, ou Imposto sobre Valor Agregado, é uma daquelas coisas que a maioria dos empresários iniciantes provavelmente não pensa até precisar. Mas mesmo quando é seu primeiro dia de trabalho, você precisa entender qual é o limite do IVA e se precisa ser registrado para o IVA. Agora (2017), o limite do registro do IVA é de £ 83,000, o que significa que se o faturamento anual da sua empresa exceder esse valor, você deve ser registrado para o IVA. Se não o fizer, você enfrentará uma série de penalidades e multas. É importante lembrar que esse valor está sempre sujeito a alterações, então você deve sempre ficar de olho nas taxas. No entanto, muito poucas startups esperam atingir esse limite no primeiro ano, então elas não se registram.

Para algumas empresas, porém, registrar-se para o IVA tem menos a ver com se elas "precisam" e mais com o que é prático para elas. Por exemplo, construtores ou comerciantes que estão comprando de atacadistas serão cobrados com IVA sobre tudo o que comprarem. Se eles não estiverem registrados para o IVA, isso é apenas um custo extra para a empresa, mas se estiverem, significa que eles podem reivindicar esse dinheiro de volta. Isso significa que seus gastos são menores e eles podem operar com mais eficiência. Quando você está registrado para o IVA, você pode reivindicar de volta qualquer IVA que for cobrado sobre bens e serviços, e você estará pronto para crescer e expandir. Então, além de descobrir se você precisará se registrar, pense se você quer se registrar voluntariamente antes de atingir o limite.

Para se registrar para o IVA, basta visitar o site da HMRC e seguir as instruções.

Seguros

Como proprietário de uma empresa, você é obrigado por lei a ter seguro. Independentemente do que sua empresa faz, toda empresa que emprega um ou mais funcionários no Reino Unido (todos eles) deve ter um mínimo de seguro de responsabilidade do empregador. Este seguro cobre a empresa se um funcionário que se machuca no trabalho ou fica doente por causa do trabalho fizer uma reivindicação de indenização. Existem certas exceções a esta regra — principalmente órgãos governamentais e empresas familiares não limitadas — mas são poucas e distantes entre si. O nível mínimo de seguro de responsabilidade do empregador é definido em £ 5 milhões, embora a maioria das empresas geralmente faça um valor maior.

Mas esse não é o único tipo de seguro que você pode precisar. Dependendo do que seu negócio faz, você pode querer, ou precisar, optar por outros tipos de cobertura também. Aqui estão apenas alguns dos exemplos mais comuns de seguro empresarial:

Indenização profissional

O seguro de responsabilidade civil profissional (às vezes conhecido como seguro de responsabilidade civil empresarial) protege sua empresa se você for processado por negligência na execução de seus serviços – mesmo que você não tenha cometido um erro. Então, por exemplo, se um fotógrafo foi contratado para tirar fotos de uma formatura, mas esqueceu de tirar uma foto do formando com sua família, o seguro de responsabilidade civil profissional o cobriria se a família decidisse processar. Da mesma forma, se um consultor deu algum conselho a uma empresa para aumentar suas vendas, mas a empresa não o seguiu e viu um declínio nas vendas, a responsabilidade civil profissional também cobriria qualquer processo judicial resultante – mesmo que não tenha sido culpa do consultor.

Responsabilidade pública

Responsabilidade civil é outro seguro que a maioria das empresas opta por ter em vigor, mesmo que não seja um requisito legal. Ele cobre você por danos contra propriedade ou pessoas que você possa encontrar durante seu trabalho. Certamente, no mundo profissional, muitas empresas não vão ou não podem lidar com você a menos que você tenha esse seguro em vigor, principalmente se você estiver trabalhando no setor público.

Equipamentos

Se o seu negócio envolve muitos equipamentos ou ativos valiosos, então o seguro de equipamentos é uma necessidade absoluta. Essas apólices são muito variadas, mas geralmente cobrem você por danos, perdas ou roubos até um valor acordado.

Seguro do motor

Os motoristas sabem que o seguro de automóvel é um requisito legal, mas muitos ficam presos ao usar veículos para atividades relacionadas ao trabalho. Você pode pensar que seu seguro atual cobre você, mas a menos que sua apólice inclua uso comercial, você está enganado. Se você está empregando alguém que está usando seu próprio veículo para fins de trabalho que não sejam viagens para o trabalho, então você tem a responsabilidade de garantir que eles estejam totalmente cobertos. Isso pode ser tão inocente quanto deixá-lo em uma reunião - não importa - eles ainda exigem seguro comercial.

Responsabilidade do produto

O seguro de responsabilidade do produto é um tipo de seguro empresarial que pode cobrir o custo de reivindicações de indenização se alguém for ferido ou sua propriedade for danificada por um produto que você vendeu. Em certas situações, você pode ser responsabilizado mesmo que não tenha fabricado o produto. Claro, isso só se aplica se você estiver vendendo produtos físicos e não serviços.

Seguro Cibernético

O seguro cibernético é o novato no pedaço, mas rapidamente se tornou indispensável para empresas que lidam com dados de clientes. Este seguro específico protege empresas e usuários individuais de riscos baseados na internet, principalmente relacionados à infraestrutura e atividades de TI. Se você estiver lidando com dados de qualquer tipo, você deve considerar isso seriamente.

Se você não tem certeza de que tipo de seguro precisa, há muitas pessoas por aí que podem ajudar você. Seu consultor financeiro independente local, corretor de seguros ou contador pode apontar a direção certa aqui.

Escreva seu plano de negócios

Os planos de negócios são uma dessas coisas que parecem estar saindo um pouco de moda agora, e ainda assim são um dos elementos mais cruciais de um negócio que existe. Sem um plano de negócios, seu negócio não tem direção, nenhuma declaração de missão clara e nenhum propósito claro. Claro, os negócios podem crescer sem um, mas eles são poucos e distantes entre si. A maioria dos negócios bem-sucedidos que você vê terá um plano de negócios escondido em algum lugar que lhes forneceu a estrutura de que precisam para ter sucesso.

Em suma – você precisa de um plano de negócios, e ele lhe dará o melhor desde o início. Seja baixando um modelo de planejamento de negócios ou usando software de planejamento de negócios, deve ser feito! No entanto, neste estágio, se você só quer uma visão geral, aqui estão os princípios básicos que você precisa incluir em seu plano de negócios:

1. Resumo Executivo

Esta seção é curta e resume simplesmente as informações essenciais para o seu negócio. Isso incluirá o nome do seu negócio, estrutura legal, um resumo da sua ideia de negócio, seus objetivos, um resumo financeiro e um pitch de elevador. É uma visão geral bem ampla neste estágio – você entra no cerne depois.

2. Produtos e Serviços

Em seguida, você precisará falar sobre o que estará vendendo. Podem ser produtos, serviços ou uma mistura de ambos. Uma boa maneira de estruturar isso é uma lista de marcadores. Você pode então entrar em detalhes sobre o que cada uma de suas ofertas envolverá. Se estiver planejando lançar novos produtos ou serviços após um determinado período de tempo, inclua-os também, junto com uma breve explicação de quando e por que você os lançará então.

3. Mercado Alvo

Sua terceira seção é toda sobre o mercado. Identifique seu mercado-alvo e descreva seu cliente típico, incluindo onde ele está baseado, o que o leva a comprar e o que o ajuda a escolher de quem comprar, bem como sua idade, trabalho, histórico etc.

4. Pesquisa de mercado

A Seção 4 é toda sobre pesquisa de mercado. Isso mostra que você fez sua devida diligência e que há demanda suficiente para sua oferta para garantir a abertura do negócio. Você deve combinar pesquisa documental com pesquisa de campo para garantir que você obtenha um retrato amplo e preciso do mercado.

5. Análise do concorrente

Em seguida, você precisa incluir sua análise de concorrentes. Faça uma tabela de seus concorrentes, incluindo nome, localização, tamanho do negócio, produtos ou serviços oferecidos, preço, pontos fortes, pontos fracos e USPs.

6. Estratégia de marketing

Esta seção deve detalhar sua estratégia de marketing, incluindo quais atividades você fará, por que você escolheu essas atividades e quanto elas custarão. Isso, junto com as 3 seções acima, pode ser substituído por um plano de marketing individual, se essa for sua preferência.

7. Plano de Vendas

Seu plano de vendas está intimamente ligado ao seu plano de marketing, mas, em vez disso, analisa como você converterá os leads que obtém do marketing em vendas confirmadas. Você contratará vendedores? Como será seu processo de pós-venda? Como os entregáveis ​​serão considerados nisso? Tudo, desde o momento em que um lead entra em seu negócio até quando o trabalho é concluído, deve ser incluído aqui.

8. Operações

Esta seção entra em detalhes sobre as operações e a logística do seu negócio – os verdadeiros detalhes. Aqui você precisa falar sobre quaisquer processos de produção, logística de entrega, métodos de pagamento, fornecedores, instalações e equipamentos necessários para fazer seu negócio funcionar. Certifique-se de incluir quaisquer requisitos legais ou de seguro, seus planos para gestão, equipe e transporte.

9. Preços

Esta parte é toda sobre custos e preços. Calcule e detalhe os custos de criação e entrega de cada produto ou serviço, quanto você vai cobrar por cada um e quanto lucro você faz por venda. Se você estiver revendendo, quanto de margem de lucro você vai colocar em seus produtos?

10. Previsão Financeira

A seção final do seu plano de negócios é uma previsão financeira totalmente desenvolvida para pelo menos o primeiro ano de negócios, idealmente com um plano de 3 e 5 anos incluído. Isso incluirá seu orçamento de sobrevivência pessoal, uma previsão detalhada de fluxo de caixa, lucros e perdas (declaração de renda) e balanço patrimonial. Qualquer coisa relacionada a finanças precisa ser incluída nesta seção, pois esta é a parte em que os credores estão mais interessados. Se você precisa de investimento ou financiamento para iniciar seu negócio, os planos para obtê-lo e pagá-lo de volta (se relevante) devem ser todos detalhados aqui. Esses documentos mostram que você colocou muito pensamento e planejamento em seu negócio e que isso pode lhe render dinheiro. As previsões nessas previsões podem não se concretizar ou podem ser subestimadas, mas se você as tiver lá, terá uma diretriz para seu primeiro ano de negócios para mantê-lo no caminho certo. Você pode usar um software como o nosso para ajudá-lo a preparar previsões financeiras facilmente.

Escreva seu plano de marketing

Um plano de marketing é seu guia essencial para promover e fazer seu negócio crescer. Enquanto seu plano de negócios cuida do panorama geral, seu plano de marketing se concentrará em como você colocará seu negócio no mundo. Falamos sobre incluir uma seção de marketing em seu plano de negócios (que abrange o marketing de destino, pesquisa de mercado, análise de concorrentes e estratégia de marketing) – e é aí que tudo isso se encaixará. Então, muitas vezes, seu plano de marketing fará parte de seu plano de negócios abrangente.

Desde o primeiro dia, a eficácia das suas atividades de marketing tem um impacto direto no seu lucro líquido. É o principal motor que impulsiona suas vendas, então para aproveitá-lo ao máximo, você precisa de um plano de ação sólido. É preciso planejamento cuidadoso, pesquisa e uma compreensão abrangente do mercado para desenvolver uma estratégia que garanta o sucesso do seu negócio. Sem isso, seus esforços nunca serão tão bem-sucedidos. Mas escrever seu plano de marketing é mais do que apenas um exercício de escrever um monte de estratégias e escolher uma aleatoriamente. O processo de planejamento ajuda você a entender os diferentes fatores que podem afetar seu sucesso e desenvolver seus planos em detalhes. Ele ajudará você a aprimorar sua mensagem, definir suas táticas de venda e ajudá-lo a começar a construir sua presença online desde o primeiro dia, dando a você uma vantagem sobre muitos outros negócios. Também ajuda na gestão e controle do seu marketing diário. Ao desenvolver seu plano de marketing, você poderá alocar recursos e orçamento para cada fluxo de marketing, planejar o crescimento e rastrear os esforços de marketing por meio de metas mensuráveis.

Conheça seu mercado-alvo e concorrência

Antes de entender como vender, você precisa identificar seu mercado-alvo. Isso significa saber a idade, o gênero, a origem, o estilo de vida, a localização, os padrões de gastos e muito mais sobre seus clientes. Você pode descobrir isso por meio de pesquisas, entrevistas ou apenas a boa e velha pesquisa do Google (acredite, muitas pessoas já fizeram isso e compartilharam suas descobertas). Depois de identificar os padrões de compra e as motivações do seu mercado-alvo, você pode começar a planejar como e onde atender a essas necessidades. Entender esses fatores ajudará você a concentrar sua abordagem de marketing para atender aos seus clientes. E, claro, entender sua concorrência também é importante. Um plano de marketing não é apenas um documento de como seus clientes se parecem - é um documento estratégico que ajuda você a avaliar o cenário competitivo e decidir estratégias para conquistar clientes em vez de sua concorrência.

O que deve constar em um plano de marketing?

Se você não tem certeza de onde começar a escrever seu plano de marketing, então realizar uma auditoria de quaisquer atividades de marketing que você já fez é um bom lugar para começar. Seja networking, folhetos ou apenas seus cartões de visita, anote-os e mapeie seu sucesso, relevância, custo total e o retorno que eles trouxeram. Se você está apenas começando, então é melhor começar com sua análise de concorrentes. Isso significa olhar para o marketing de seus concorrentes e anotar seus pontos fortes, fracos e o que você gosta/não gosta. Isso ajuda você a entender as áreas em que você pode competir e ajudará você a entender a direção que você quer tomar. Além disso, para ser incluído em seu plano de marketing deve haver uma seção sobre seu público-alvo e como você planeja direcioná-lo, juntamente com uma declaração de posicionamento descrevendo quaisquer planos com base em sua pesquisa e um plano estratégico geral.

O principal benefício de um plano de marketing não é, sem dúvida, o plano finalizado em si. É passar pelo processo de planejamento, envolver-se em pesquisas inestimáveis ​​e fazer a si mesmo perguntas importantes e, às vezes, difíceis sobre seu negócio. No geral, ele ajuda você a ter clareza sobre o que precisa fazer para ter sucesso e fornece um roteiro para chegar lá. Claro, você pode lançar e administrar um negócio sem um plano de marketing, mas por que você iria querer?

Como controlar suas finanças

Agora, se você escreveu seu plano de negócios, você terá uma ideia razoavelmente boa do seu estado financeiro pelo menos durante o primeiro ano. Mas não é isso que queremos dizer aqui. Além de entender como é seu futuro estimado, você precisará se manter no topo das coisas no presente e fazer uma quantidade razoável de arquivamento contínuo com a Companies House. Para manter suas finanças sob controle daqui para frente, você precisará realizar trabalhos de escrituração e contabilidade. Embora possam parecer semelhantes, eles são responsáveis ​​por coisas diferentes e desempenham papéis diferentes. São eles:

Bookkeepers

· Registrar transações financeiras
· Lançar débitos e créditos
· Produzir faturas
· Manter e equilibrar subsidiárias, razão geral e contas históricas
· Folha de pagamento completa

Contabilistas

· Preparar lançamentos de ajuste (registrar despesas que ocorreram, mas ainda não foram registradas no processo de contabilidade)
· Elaboração de demonstrações financeiras da empresa
· Analisando o custo das operações
· Preenchimento de declarações de imposto de renda
· Auxiliar o empresário a entender o impacto das decisões financeiras

Agora, há muitos empresários que fazem tudo isso sozinhos e o fazem muito bem. No entanto, quando você começa a ficar ocupado, essas tarefas podem rapidamente se tornar opressivas. É por isso que muitas empresas optam por contratar contadores e contadores, internamente ou terceirizados. Ao fazer isso, você está liberando seu próprio tempo e garantindo que tudo seja feito corretamente. Isso também significa que você tem outro par de olhos em seus números, certificando-se de que está cobrindo seus custos e não levando o negócio ao endividamento. Você pode até encontrar algumas empresas que podem realizar ambas as funções para você, deixando-o livre para administrar seu negócio de forma eficiente.

Organize seu espaço de trabalho

Por fim, você precisa organizar um espaço de trabalho para si mesmo. Dependendo do tipo de negócio que você está administrando, isso vai variar bastante. Por exemplo, se o seu negócio é muito baseado em computadores e é só você, você pode escolher trabalhar em casa para economizar em despesas gerais. Isso significa que você precisa ter reuniões em cafeterias ou em locais de clientes, mas pode economizar uma pequena fortuna em contas no início. Se você estiver contratando funcionários imediatamente, precisará alugar um espaço de escritório. Certifique-se de escolher um local que seja conveniente para você (e fácil de encontrar), bem como competitivo em preço. Se você é um varejista, pode precisar encontrar algumas instalações, o que envolverá falar com agentes imobiliários comerciais, negociar taxas comerciais e assinar contratos. Se você é um construtor ou comerciante, pode estar se mudando de um local para outro o tempo todo, então só precisa de um endereço permanente para armazenar seu equipamento. Neste caso, unidades de armazenamento ou mesmo garagens são soluções econômicas e convenientes. Não importa o que você escolher, o importante é lembrar que o espaço precisa atender às suas necessidades, ser acessível e dar espaço para você crescer. Se você não levar isso em consideração, poderá se encontrar em apuros daqui a alguns meses.

Na Brixx, trabalhamos com startups em todos os espaços e indústrias para ajudá-los a transformar suas ideias de negócios em números. Isso significa que trabalhamos com aspirantes a empreendedores que têm a criatividade e as ideias, mas não têm certeza de onde os números se encaixam. Acreditamos que criar grandes planos de negócios não requer qualificações especiais e você não precisa ser um contador para ter uma boa noção das finanças do seu negócio. Nosso software fornece às startups e empresas estabelecidas uma maneira de prever e testar o estresse de seu fluxo de caixa de uma maneira simples e fácil, sem precisar ser um gênio em números. Ele também permite que você teste mudanças em seu negócio antes de fazê-las por meio de simulações, ajudando a criar negócios fortes e seguros em todos os níveis.

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