Ao analisar o orçamento e a modelagem de cenários financeiros para restaurantes, identificar e entender os efeitos que eventos e decisões terão nas demandas de sua linha de produtos é fundamental.
Ao mudar para a modelagem de cenário financeiro, você será capaz de planejar múltiplos resultados com mais precisão. Você também será capaz de avaliar os impactos que suas decisões de negócios podem ter em suas finanças futuras.
Líderes no setor de alimentos e bebidas estão ativamente engajando suas cadeias de suprimentos upstream e downstream para identificar possíveis sinais de demanda que podem impactar seu mercado.
Para ter sucesso no setor de produtos de consumo, você precisa entender a demanda com precisão – não apenas sentindo o que está acontecendo dentro da sua organização, mas também acompanhando as tendências do mercado e o cenário competitivo.
Você precisa avaliar mudanças na demanda, analisar tendências de compra e, então, responder de forma rápida e lucrativa. Mas, para fazer isso, você precisa agregar grandes quantidades de dados de fontes internas e de terceiros.
Além disso, o efeito que a pandemia teve no setor fez com que os donos de restaurantes precisassem considerar sinais adicionais de demanda, como a aplicação e flexibilização de restrições, distanciamento social, esforços de recuperação da pandemia e muito mais.
Com as muitas incógnitas sobre o surto e como as condições econômicas responderão, em vez de confiar em previsões pontuais, é essencial elaborar no mínimo três ou quatro cenários diferentes.
Esses cenários devem ser construídos em vários marcos, relacionados à recuperação social mais ampla, que podem afetar sua demanda.
Ao focar em marcos que indicarão como será a recuperação deste setor em seu mix de canais, você conseguirá antecipar mais prontamente o fluxo de demanda.
É crucial identificar quando a demanda no seu mix de canais começará a mudar de volta para a linha de base pré-surto. Ao fazer isso, você estará mais prontamente apto a planejar cada resultado possível.
Neste post, abordarei:
- A importância de executar mais de um cenário de projeção financeira
- Dicas de planejamento, orçamento e previsão de cenários para restaurantes em 2021
- especializada software de análise de cenário como a Brixx pode ajudá-lo a modelar cenários financeiros potenciais de forma mais fácil e precisa
- Considerações finais
A importância de executar mais de um cenário de projeção financeira
A maioria das startups e pequenas empresas não se preocupa em criar um orçamento ou prever seus resultados financeiros para o próximo ano, mas há uma série de razões pelas quais você deve dedicar algum tempo no início do ano e criar algumas previsões para o ano seguinte.
Para restaurantes, mesmo os já estabelecidos, uma previsão ou projeção financeira deve ser uma prioridade, considerando os muitos desafios enfrentados pelo setor (sem contar os efeitos que a pandemia global teve no setor).
Embora você não deva esperar o início do ano para começar a fazer o orçamento e a previsão para seu restaurante ou negócio – este deve ser um dos primeiros pontos na sua lista de tarefas, não importa quando você comece a planejar os próximos 12 meses.
Então por que as projeções financeiras são benéficas para o seu restaurante?
- Saiba facilmente quando seu restaurante poderá contratar funcionários adicionais ou se é hora de reduzir o quadro de funcionários
- Você será capaz de estimar qual financiamento adicional pode precisar de investidores ou credores
- Preveja com mais precisão o volume de vendas que você precisará para expandir seus negócios
- Preveja o fluxo de caixa e as despesas potenciais para ajudar você a desenvolver marcos para o sucesso
- E mais…
“Você nunca pode errar muito ao pensar como um cliente que é novo no negócio.” – Richard Branson, fundador da Virgin (@richardbranson)
Em geral, a maioria dos restaurantes deve criar pelo menos três cenários de projeção financeira para o ano, a fim de poder planejar com mais eficiência o que é bom, o que é ruim e o que é feio.
1. Planeje o caso mais provável
A coisa mais fácil a fazer é começar com o que você fez no ano passado se você já é um restaurante estabelecido, pois este é provavelmente o melhor preditor dos próximos 12 meses. No entanto, empresas mais novas e startups podem não ter essas informações para alavancar, mas cobrimos como você pode criar previsões sem dados anteriores em nosso artigo “Como criar uma previsão financeira eficaz sem dados históricos”. Mas se o seu negócio estabelecido cresceu, por exemplo, 5% no último ano, você pode assumir que a mesma taxa de crescimento provavelmente continuará pelos próximos 12 meses.
Esse é o tipo de cenário mais provável para se planejar.
2. Esperança pelo melhor caso
Em seguida, você deve sonhar alto e criar o melhor cenário possível. Isso deve mostrar suas projeções de vendas se tudo correr como você quer nos próximos 12 meses. Isso pode incluir planejamento para reter clientes atuais, aumentar o número de novos clientes entrando em seu restaurante, ser capaz de expandir suas instalações e muito mais. Esse cenário ainda deve ser baseado em dados e ainda deve ser realista.
3. Esteja preparado para o pior caso
Por fim, é importante planejar o pior cenário. Isso é semelhante ao teste de estresse em bancos. Por exemplo, você deve ser capaz de testar o estresse do seu negócio para saber o que aconteceria se você: perdesse uma porcentagem da sua base de clientes; seu custo de fornecimento aumentasse; você perdesse um funcionário importante; e assim por diante.
Ao realizar esses testes, você poderá mitigar melhor esses riscos e evitar o pior cenário, sabendo como se preparar melhor para ele.
Dicas de planejamento, orçamento e previsão de cenários para restaurantes em 2021
Quando se trata de orçamento, o processo permite que você se alinhe melhor aos objetivos e metas financeiras.
Em circunstâncias normais, o orçamento já é complicado. Você deve considerar muitas variáveis em termos de alavancas de receita, incluindo:
- Custos de entrada para alimentos, bebidas e mão de obra
- Custos operacionais de ocupação e outras despesas necessárias
- Custos gerais e administrativos
- E mais…
As incertezas da COVID-19 criam complexidades ainda maiores para os restaurantes elaborarem e alcançarem um plano – vendo a necessidade de executar vários cenários financeiros para estarem melhor preparados para quaisquer tempestades que possam surgir durante o próximo ano.
Os fatores adicionais que você pode precisar considerar ao iniciar seu processo de orçamento para os próximos 12 meses, dependendo de onde seu restaurante está localizado, podem incluir:
- Novos programas governamentais que forneceram assistência financeira em 2020 e 2021
- Tempo associado a diferimentos de vários custos, como diferimentos de impostos sobre a folha de pagamento de funcionários e empregadores, etc.
- Novos compromissos de dívida
- Novos ou futuros compromissos de juros
- Empréstimos não perdoados
- Sazonalidade da receita
- Ano após ano mudanças mensais nas vendas de primeira linha
- Novos passivos de arrendamento ou de fornecedores que foram diferidos ou ajustados
Ao mencionar o acima, os níveis de vendas provavelmente serão o item de linha mais difícil de orçar no próximo ano. No processo de planejamento, seria útil fazer uma lista de quaisquer iniciativas planejadas para os trimestres financeiros que aumentarão as vendas. Elas podem incluir (mas não estão limitadas a):
- Melhorias nas vendas online
- Mudanças de preços planejadas
- Aumento da entrega fora do local
- Instalação de janelas drive-in
- Pátio expandido para a próxima temporada
As estimativas de mão de obra devem seguir os níveis estimados de vendas. A maioria dos restaurantes determinou suas novas necessidades de pessoal para os níveis de receita que estão vivenciando atualmente. Depois de decidir implementar quaisquer novas estratégias ou táticas, determine o impacto em seu quadro de funcionários. Considere se você planeja continuar a reduzir o horário de funcionamento, reduzir as ofertas de menu ou inclinar-se para vendas fora do local o máximo possível. Todas essas decisões impactam a mão de obra e precisam fazer parte do planejamento do próximo ano.
Determine suas vendas atuais por hora de trabalho e use esse número para informar seu orçamento de trabalho e descobrir os custos de trabalho que dão suporte às suas metas de receita. Crie um orçamento por hora, por dia e por função para determinar qual valor de custo de trabalho é incorrido para cada hora de operação (bem como preparar os horários de abertura e fechamento). Crie esses modelos de trabalho também para períodos sazonais — um modelo de "inverno", um modelo de "verão", etc. — conforme necessário, dependendo da sua localização e clima.
Mantenha os custos operacionais e administrativos o mais baixo possível, ao mesmo tempo em que cumpre os compromissos de conformidade exigidos com suas agências locais de arrecadação de impostos, autoridades de saúde, reguladores de segurança e autoridades governamentais. Examine os níveis de pessoal administrativo para determinar se todas as funções são necessárias e essenciais para ter internamente. Explore opções de terceirização que podem ajudar a um custo menor do que um funcionário equivalente em tempo integral interno com benefícios. Por exemplo, considere contratar consultores para:
- Gestão de custos de alimentos e bebidas
- Recursos humanos
- Redes sociais
- Contabilidade
Incorpore o planejamento de cenários ao fazer seu orçamento e previsão para os próximos 12 meses. Reúna várias versões do orçamento: pior caso, esperado, melhor caso, como exemplos. Incorpore suposições em torno dos níveis de vendas para determinar como isso impacta o custo de mão de obra e alimentos. Complete um análise de equilíbrio identificando todos os custos variáveis e fixos, para entender os níveis mínimos de vendas necessários para atingir seu ponto de equilíbrio.
A previsão é quando você faz uma cópia do seu orçamento e, em seguida, substitui-a pelos reais a cada período para poder prever o ano inteiro. Institua um processo regular, mensal ou trimestral, para analisar tendências recentes de receita e despesa. Faça atualizações para os meses futuros de acordo, com insights e conhecimento adicionais adquiridos desde que o orçamento inicial foi criado. Você também pode criar uma "previsão contínua" que pode fornecer uma visão das finanças projetadas para 12 meses por vez.
Software especializado como o Brixx pode ajudá-lo a modelar cenários financeiros potenciais de forma mais fácil e precisa
Os planos de cenário, em última análise, contam uma história com muitos finais possíveis. Elaborar a narrativa requer um conjunto claro de suposições sobre as realidades potenciais do negócio e os resultados resultantes.
O planejamento de cenários ajuda os tomadores de decisão a identificar intervalos de resultados e impactos potenciais, avaliar respostas e gerenciar possibilidades positivas e negativas.
- Ao visualizar riscos e oportunidades potenciais, as empresas podem se tornar proativas em vez de simplesmente reagir a eventos
- Há uma série de modelos e estruturas formalizadas para planejamento de cenários. O importante é escolher um método que funcione para sua equipe
Se alguma coisa amplia o valor do planejamento de cenários, é uma pandemia — mesmo que a maioria das empresas não tenha tido “paradas econômicas” em sua modelagem. No contexto de um negócio, o planejamento de cenários é uma maneira de afirmar o controle sobre um mundo incerto, identificando suposições sobre o futuro e determinando como sua organização responderá.
Ao criar consciência organizacional sobre o que pode acontecer, os líderes podem identificar sinais de alerta de desafios iminentes e responder adequadamente. Quando surge um evento de pior caso, os documentos de planejamento de cenários agregam um valor tremendo ao apresentar vários resultados e listar etapas imediatas para conter os danos. Os planos também são valiosos para os melhores cenários — digamos que um produto se torne viral e a demanda aumente 300% da noite para o dia? E se uma oportunidade de aquisição surgir inesperadamente? Você está preparado?
Embora muitos restaurantes e empresas optem por usar o método de planilha mais tradicional para planejamento e previsão, existem ferramentas especializadas de modelagem financeira, como o Brixx, que estão disponíveis para tornar o processo muito mais tranquilo.
Brixx é uma ferramenta de modelagem de negócios que pode ajudar você a dar uma olhada no futuro do seu negócio.
Ao construir uma imagem do seu negócio com componentes que representam suas atividades comerciais, a Brixx pode ajudar você a entender o impacto das decisões que você toma, antes mesmo de tomá-las!
Seus recursos exclusivos de modelagem baseada em tempo tornam o Brixx uma ferramenta flexível para iniciantes e contadores. Com a capacidade de planejar com até 10 anos de antecedência, você pode fazer seu planejamento financeiro e análise de forma eficiente e fácil, sem a necessidade de especialistas (e seus altos salários!)
Nenhum jargão aqui, apenas seu negócio e suas atividades. Brixx até integra em Xero para ajudar você a comparar suas previsões com os resultados reais com facilidade!
Embora muitos restaurantes ainda possam estar em dúvida sobre usar uma ferramenta para previsão financeira ou manter o método de planilha, escrevemos um artigo que mostra os prós e contras do uso de planilhas para previsões para ajudá-lo a tomar uma decisão mais informada sobre o que funcionaria melhor para o seu negócio – “Excel e Planilhas Google vs Software para Previsão Financeira”
Considerações finais
Nos tempos incertos de hoje, planejar o futuro da sua empresa é crucial. Não importa se você escolhe usar planilhas ou ferramentas especializadas para modelar vários cenários financeiros para seu restaurante, ter vários planos em vigor é essencial para a sobrevivência em uma indústria em constante mudança.
Mais e mais ferramentas como a Brixx estão oferecendo testes gratuitos ou planos gratuitos para ajudar você a ter uma ideia de como seria modelar o futuro do seu negócio. Por que não fazer um tour para ver como você pode implementar e executar mais facilmente a modelagem de cenários financeiros sem nenhuma obrigação? Nossa ferramenta de previsão gratuita certamente impressionará.
Temos uma grande coleção de recursos sobre o Blog Brixx que pode ajudar você a entender os conceitos básicos de modelagem financeira, planejamento de cenários e muito mais.
