"Il tempo è denaro" è più vero oggi di quanto non lo sia mai stato. Uno dei modi migliori per gestire un'attività efficace è mantenere bassi i costi di gestione. Ma spesso i processi che riguardano lo svolgimento dell'attività richiedono quasi altrettanto tempo (e denaro) e lo svolgimento dell'attività stessa. Amministrazione, tenuta dei registri e infrastruttura sono necessità per qualsiasi attività e non possono essere evitate. Ma molte di esse possono essere migliorate.
Uno studio condotto da Sage sulle piccole e medie imprese ha rivelato che una PMI media del Regno Unito spende in media 71 giorni e £ 35,600 all'anno in attività amministrative, come scartoffie, contabilità e assunzioni. Si tratta di un costo economico combinato di miliardi di sterline, con un record 5.7 milioni di imprese del settore privato negoziato all'inizio del 2017.
Sebbene molti compiti amministrativi siano una necessità che non può essere evitata, molto del tempo dedicato a essi potrebbe essere impiegato in modo più produttivo per l'azienda. Nessuno diventa imprenditore per passare il tempo a emettere fatture, a sollecitare pagamenti in ritardo o a ricontrollare le dichiarazioni dei redditi. Ma questa è la realtà della gestione di un'azienda per molti imprenditori e titolari di piccole attività.
Alcune piccole e medie imprese semplicemente non sanno come fare per ridurre il loro carico amministrativo, mentre per altre i costi in termini di tempo ed energia per far funzionare i sistemi automatizzati sono troppo alti. L'inerzia di fronte al cambiamento è qualcosa che tutti noi, come esseri umani e imprenditori, dobbiamo affrontare. Ma per le aziende che hanno difficoltà a trovare il tempo per cercare modi per migliorare i loro sistemi, continuare a fare la stessa cosa può sembrare meno costoso che passare del tempo a studiare e ad adattarsi a nuovi sistemi. Dopo tutto, il tempo è denaro...
Tuttavia, il tempo ben speso spesso riduce i costi a lungo termine. E come aziende, il lungo termine è ciò per cui siamo tutti qui.
Ma come si fa? Il 40% delle aziende intervistate ha dichiarato di aver avuto difficoltà a risparmiare sui costi del carico di lavoro amministrativo. Quindi, quali opzioni possono prendere in considerazione le aziende?
Esternalizzazione a terzi
L'outsourcing è un concetto molto semplice: scegli un compito dalla tua lista di cose da fare e incarica qualcun altro di lavorarci. La realtà dell'outsourcing è un po' più complicata di così. Ma l'outsourcing rimane un modo efficace per semplificare il tuo flusso di lavoro, consentendo a te e alla tua forza lavoro di concentrarvi su altri compiti più importanti.
Fase 1: identificare quali attività devono essere esternalizzate
Fase 1: identificare quali attività devono essere esternalizzateChiediti quali funzioni aziendali vuoi esternalizzare. Un'area di lavoro molto comune da subappaltare è l'IT, ma in realtà quasi ogni parte del tuo flusso di lavoro può essere esternalizzata, dalle risorse umane al reclutamento o alla contabilità. A questo punto del processo, è utile decidere quale livello di visibilità ti serve e quanto controllo vuoi mantenere sul lavoro svolto.
Passaggio 2: prepara i tuoi dati
Prima di affidare il lavoro a una terza parte, prepara i tuoi dati esistenti assicurandoti che siano in un formato facile da comprendere e trasferibile. Questo potrebbe significare mettere in ordine i tuoi archivi del personale prima di passarli a uno specialista delle risorse umane, o sistemare i tuoi conti per passarli a un contabile.
Passaggio 3: ricerca le tue opzioni
Il passo successivo consiste nel trovare la persona, l'azienda o il servizio giusto per il lavoro. Questa può essere la parte più difficile del processo a causa dell'elevata quantità di fornitori di servizi sul mercato. Non aver paura di chiedere consigli ai tuoi colleghi o di cercare online.
La digitalizzazione
Grazie ad app come Google Drive e iCloud, l'uso quotidiano dell'archiviazione cloud è diventato sempre più comune. L'applicazione di app e servizi cloud a una gamma di funzioni aziendali può trasformare il modo in cui si elaborano le attività amministrative e ridurre il lavoro manuale, il tempo e lo sforzo impiegati in queste attività.
Passaggio 1: prenditi il tuo tempo
Passaggio 1: prenditi il tuo tempoLa maggior parte dei servizi e delle app cloud sono progettati per essere facili da usare e da incorporare nella tua routine lavorativa quotidiana. Tuttavia, dovrai comunque impegnarti per diventare bravo a usarli. È relativamente semplice iniziare, con prodotti come Spazio di lavoro di Google essendo molto conveniente e facile da usare.
Fase 2: abbracciare la collaborazione
I servizi cloud e le app sono anche progettati per incoraggiare la condivisione e la collaborazione. Ad esempio, il cloud computing ti consente di collegare il tuo software di contabilità alla soluzione di contabilità del tuo commercialista per facilitare l'accesso ai dati.
Fase 3: abbracciare le nuove tecnologie
L'uso di nuove tecnologie tende a rendere l'adozione di servizi e app basati su cloud molto più semplice e la ricompensa maggiore. Soprattutto perché i computer desktop e portatili non sono più necessari per eseguire tutte le attività necessarie.
