Wat is bedrijfsinfrastructuur?
Het is belangrijk om onderzoek te doen en een infrastructuur voor uw startup op te zetten, zodat de dagelijkse activiteiten van uw bedrijf soepel verlopen.
Een goed georganiseerd en gestructureerd bedrijf kan zijn producten en diensten op tijd leveren en ervoor zorgen dat bestaande en nieuwe klanten tevreden zijn en dat het bedrijf winstgevend is.
In dit blogbericht bespreken we de specifieke aspecten van het kiezen van de infrastructuur voor uw startup, waaronder:
- Communicatie – hoe maak je een zakelijk e-mailadres?
- Uitrusting – welke uitrusting heb ik nodig?
- Logistiek – hoe logistiek te beheren
- Ruimte – hoe kiest u de juiste werkplek?
- De financiële infrastructuur van Een bedrijf starten
Communicatie – hoe maak je een zakelijk e-mailadres?
De meeste bedrijven hebben verschillende manieren waarop klanten, leveranciers of partners contact met hen kunnen opnemen. Als u toegang nodig hebt tot telefoons, e-mails/internet, moet u dit zo snel mogelijk gaan regelen zodra u weet waar u gaat werken. Soms kan het frustrerend lang duren om dit soort dingen te regelen/installeren, en u moet hier ruim de tijd voor nemen. Het laatste wat u wilt, is dat technologische kinderziektes uw klanten beïnvloeden.
Het is een goed idee om bedrijfs-e-mailadressen in te stellen die uw bedrijf duidelijk vertegenwoordigen, zoals: [e-mail beveiligd].
Het is ook een goed idee om een generieke [e-mail beveiligd] or [e-mail beveiligd] e-mailadres zodat mensen contact met u kunnen opnemen, zodat meerdere medewerkers toegang hebben en actie kunnen ondernemen.
U kunt uw e-mails vaak instellen via uw websitehostingbedrijf, waar we later in het hoofdstuk over de website dieper op ingaan. Een standaardoptie is echter om een grote provider te gebruiken, zoals Google's GSuite of Microsoft's Office 365. Deze providers hebben vrij lage maandelijkse kosten in ruil voor een solide, betrouwbare infrastructuur en up-to-date beveiliging.
Welke uitrusting heb ik nodig?
Welke apparatuur heb je nodig voor je bedrijf? Dit valt ook onder de infrastructuur voor startups. Met apparatuur bedoel ik alles wat je gebruikt om je producten of diensten te creëren. Als je accountant bent, heb je een computer, een internetverbinding en toegang tot boekhoudsoftware nodig. Als je een sportschool begint, heb je fitnessapparatuur, kluisjes, matten, muzieksystemen, televisies, draadloze routers nodig...
Voor sommige bedrijven, zoals sportscholen of koffiebusjes, vormen de kosten van apparatuur een groot deel van hun infrastructuur voor opstartkosten. Zoek zo snel mogelijk uit welke financieringsopties er zijn voor de apparatuur die u nodig hebt. U moet kijken naar de kosten op de lange termijn om te beslissen of het een goed idee is om uw apparatuur te leasen of direct te kopen. Er is een verrassende verscheidenheid aan apparatuur beschikbaar voor lease, en voor bedrijven met weinig beschikbare financiering kan dit een goedkope manier zijn om te beginnen.
Hoe je logistiek beheert
Logistiek is de kunst van het beheren van levering en transport. Effectieve logistiek, levering en operationele planning draaien allemaal om het produceren, opslaan en leveren van uw producten aan uw eindgebruiker. Dit efficiënt beheren bespaart u zowel tijd als geld – het is de moeite waard om over na te denken en onderzoek te doen!
Het vervoeren van goederen kan een van de meest uitdagende aspecten van het runnen van een bedrijf zijn: het kan duur zijn en er kan veel papierwerk bij komen kijken, vooral als het product buiten uw land wordt verzonden. Het is ook verrassend hoeveel vervoerders beperkingen hebben op de soorten goederen die ze zullen leveren.
Als u dit onderdeel van het bedrijf begrijpt en er iemand verantwoordelijk voor hebt, kan dat een groot verschil maken voor de efficiëntie.
Denk niet alleen na over hoe u uw producten gaat leveren, maar ook over uw leveranciers. Waar zijn ze, hoe kunnen ze aan u leveren en wat zijn de kosten om dat te doen? De antwoorden op deze vragen kunnen niet alleen van invloed zijn op uw logistieke planning, maar ook op de locatie waar u uw bedrijf vestigt.
Omdat er zoveel aspecten bij betrokken zijn, is het belangrijk om naast uw bedrijfsplan ook een logistiek planningsdocument op te stellen als u een bedrijf start dat fysieke goederen verkoopt.
Ruimte – hoe kiest u de juiste werkplek?
Bij het bekijken van de infrastructuur voor startups zijn het kiezen van het juiste type pand en de locatie beide belangrijke beslissingen om te nemen. De gelukkige samenloop van een lage prijs, goede locatie en ruimte voor toekomstige uitbreiding kan moeilijk te vinden zijn. Verhuizen is kostbaar – in termen van zowel tijd als geld. Het vinden van de juiste plek kan een tijdje duren – maar wees gerust, wanneer u dat doet, kunt u zich richten op het creëren van de perfecte sfeer en omgeving voor uw bedrijf.
Als u uw pand of een deel ervan huurt of koopt, moet u mogelijk bedrijfsbelastingen betalen bovenop de huur. Deze worden in rekening gebracht voor de meeste niet-huishoudelijke panden. Kleine bedrijven kunnen korting krijgen op bedrijfsbelastingen, terwijl sommige helemaal geen belasting hoeven te betalen! Sommige gemeenten brengen mobiele bedrijven bedrijfsbelastingen in rekening als ze een vaste standplaats hebben. De tarieven worden berekend op basis van de grondkosten in plaats van de mobiele unit.
Wat bevat uw pand? Als u er nog niet over nagedacht hebt in het gedeelte over apparatuur hierboven, is dit het moment. Er kunnen verborgen kosten zijn voor het inrichten van uw kantoor, bijvoorbeeld meubilair, computers, printers, kabels, telefoons, bewegwijzering voor het gebouw, beveiliging/alarmen, hardware en software, softwarelicenties (meerdere licenties kunnen duur zijn), kantoorbenodigdheden, thee en koffie. In de meeste gevallen zullen deze kosten toenemen naarmate er meer mensen bij uw bedrijf komen. Thee en koffie voor een personeelsbestand van 50 is wezenlijk anders dan voor 5.
De locatie is lastig om goed te bepalen. Als u afhankelijk bent van passerende klanten, is het vaak een kwestie van een evenwicht vinden tussen de hoeveelheid klanten (passerende klanten) en de kosten (de bedrijfstarieven zijn doorgaans hoger in populaire gebieden).
Er kunnen ook enkele wettelijke vereisten zijn waaraan u moet voldoen, afhankelijk van de werkelijke locatie van uw pand:
- Als u de woning op enigerlei wijze heeft veranderd, moet dit worden goedgekeurd door de afdeling Bouwtoezicht van de gemeente.
- Heeft het pand de juiste vergunningen om het voor uw type bedrijf te gebruiken?
- Zijn er beperkingen met betrekking tot geluidsoverlast, vervuiling of afvalverwerking waar u rekening mee moet houden?
De financiële infrastructuur van uw startende bedrijf
Het uitzoeken hoe uw bedrijf omgaat met alle zaken die met "geld" te maken hebben, is een belangrijk onderdeel van een goed functionerend bedrijf. Nu al wijs worden over deze praktijken en systemen bespaart u op de lange termijn tijd, geld en frustratie – dus laten we erin duiken.
bankrekeningen
BV's moeten een zakelijke bankrekening hebben, omdat het bedrijf juridisch gezien een aparte entiteit is. Eenmanszaken hoeven daarom geen zakelijke bankrekening te hebben. Er zijn echter vaak goede redenen om er een te openen:
- Het kan zijn dat uw bank dit van u verlangt (als in de algemene voorwaarden staat dat persoonlijke rekeningen niet voor zakelijke doeleinden mogen worden gebruikt);
- Het kan gemakkelijker zijn om persoonlijke en zakelijke transacties gescheiden te houden, vooral bij het indienen van belastingaangiften bij de Belastingdienst.
- Het ziet er professioneler uit als u een aparte zakelijke bankrekening hebt
Een zakelijke bankrekening biedt dezelfde faciliteiten als een persoonlijke rekening, maar betekent ook dat het bedrijf geld kan lenen, een bedrijfscreditcard kan krijgen en kaartbetalingen van klanten kan aannemen. Afhankelijk van het type rekening, zal er een kleine maandelijkse vergoeding zijn.
Betaalmethoden:
U moet ook bepalen hoe uw klanten u het beste kunnen betalen, en hoe u uw leveranciers het beste kunt betalen.
U heeft de volgende mogelijkheden:
- Via debet of credit kaarten van uw bank
- BACS-betalingen van uw bankrekening naar de bankrekening van uw leverancier
- PayPal-accounts
- Contant geld
- Cheque
- Online betalingen via betalingsgateways
Kaartbetalingen – Ter plaatse
Om fysieke kaartbetalingen van klanten te accepteren, hebt u een kaartmachine (een PDQ-terminal) nodig. Neem contact op met uw bank of betalingsdienstaanbieder over het opzetten van een merchant account voor kaartbetalingen. Dit betekent dat het geld op een aparte, afgeschermde rekening staat totdat de betaling is geautoriseerd. De bank of betalingsdienstaanbieder zal ook een betalingsgateway voor u opzetten.
Er zijn veel verschillende soorten kaartautomaten beschikbaar, waaronder:
- Smartphone kaartmachines
- Draadloze machines
- virtuele terminals
Elk heeft zijn eigen opzet en maandelijkse kosten en is afhankelijk van of u het huurt of koopt. De kosten variëren van £15 tot £30 per maand, afhankelijk van de optie die u kiest.
U moet ook transactiekosten betalen voor elke kaartbetaling die u doet. Het bedrag is afhankelijk van het aantal transacties dat u doet en of u een percentage van elke transactie betaalt of een vast bedrag. U kunt ook minimale gebruikskosten betalen bij sommige providers als uw aantal transacties laag is.
Kaartbetalingen of bankoverschrijvingen online
Er zijn verschillende manieren om online te werken of producten en diensten te verkopen. eBay en Amazon zijn bekende platforms om online te beginnen met verkopen, maar afhankelijk van het soort werk dat je doet, zijn Etsy, Patreon, Freelancer of Fiverr wellicht geschikter.
Als u online betalingen via uw website wilt ontvangen, is de veiligste en gemakkelijkste manier om een betalingsgateway te gebruiken. Ze betekenen dat u direct betaald kunt krijgen, geloofwaardigheid kunt toevoegen en de beveiliging kunt verbeteren ten opzichte van het ontvangen van automatische incasso's.
Er zijn veel aanbieders, waaronder:
- SagePay
- WorldPay
- 2Checkout
- Stripe
- Paypal
Voor het integreren van uw website met een betalingsgateway heeft u expertise nodig. Als u het niet zeker weet, kunt u het beste professionele hulp inschakelen.
Hoe u uw financiën kunt bijhouden
Het doen van de boekhouding is cruciaal voor elk bedrijf. En helaas is dit waar de meeste stereotypen van saaie boekhouding vandaan komen.
Veel van het harde werk dat deze reputatie te danken heeft, kan nu worden gedaan met software, waar accountants experts in zijn. Accountants en boekhouders beschikken nog steeds over onschatbare vaardigheden en het is de moeite waard om hun hulp in te schakelen (met name als het gaat om belastingaangiften of zakelijk advies) om ervoor te zorgen dat de financiën van het bedrijf correct worden afgehandeld.
Er zijn veel tools die facturen kunnen automatiseren, betalingen kunnen bijhouden en alles kunnen koppelen aan uw zakelijke bankrekening. Sommige hiervan zijn makkelijker onder de knie te krijgen dan andere, maar kunnen u tijd besparen als u niet iemand in uw team volledig verantwoordelijk wilt hebben voor de financiële kant van het bedrijf.
U kunt overwegen om online aanbieders zoals Xero, Quickbooks of Freeagent te gebruiken, maar u hebt mogelijk een accountant of financieel professional nodig die u kan helpen dit voor uw bedrijf op te zetten.
Facturering
Wanneer u iets aan een klant verkoopt, moet u een factuur verstrekken en ook een kopie van deze factuur bewaren voor uw administratie. Dit kan digitaal of op papier, maar er bestaan veel digitale factureringssystemen die dit makkelijker voor u kunnen maken.
Een factuur moet het volgende bevatten:
- Uw bedrijfsnaam, adres (geregistreerd en handelsadres) en contactgegevens
- Het bedrijfsidentificatienummer
- De bedrijfsnaam en het adres van de klant aan wie u een factuur stuurt
- Een duidelijke omschrijving van wat u vraagt
- De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd (leveringsdatum)
- De datum van de factuur
- Het bedrag/de bedragen die in rekening worden gebracht
- BTW-nummer indien geregistreerd voor BTW
- BTW-bedrag van toepassing
- Het totale verschuldigde bedrag
Als u en uw klanten btw-plichtig zijn, moet u een btw-factuur verstrekken met aanvullende btw-informatie.
Hoe u cashflowproblemen kunt voorkomen
Veel van deze kosten zijn voorspelbaar en daardoor gemakkelijk te plannen. U hoeft er alleen maar van tevoren over na te denken.
Voor elk onderwerp dat we vandaag hebben behandeld, moet u een lijst maken van alle kosten die gepaard gaan met het opzetten van uw bedrijf. Vervolgens moet u onderzoeken hoeveel deze kosten zijn en hoe vaak ze betaald moeten worden. Veel van deze kosten hebben een jaarlijkse of maandelijkse vergoeding. Zodra u deze kosten beter begrijpt, noteert u voor elke maand welke kosten betaald moeten worden en hoeveel deze bedragen.
Onverwachte uitgaven kunnen ervoor zorgen cashflow problemen Het is dus van cruciaal belang om vooraf over deze kosten na te denken om deze valkuilen te vermijden.
Conclusie
In dit artikel hebben we het volgende behandeld:
- Communicatie – hoe maak je een zakelijk e-mailadres?
- Uitrusting – welke uitrusting heb ik nodig?
- Logistiek – hoe logistiek te beheren
- Ruimte – hoe kiest u de juiste werkplek?
- De financiële infrastructuur van uw startende bedrijf
Nogmaals, er is veel om over na te denken en het meeste daarvan zal op de een of andere manier van toepassing zijn op uw bedrijf. Dus doe het rustig aan en zorg ervoor dat u alle basissen behandelt voordat u verdergaat.
Over doorgaan gesproken, in het volgende artikel gaan we kijken naar bescherming van uw bedrijf van wetten, regels en anderen die uw ideeën kopiëren!
