Qu'est-ce qu'un état des flux de trésorerie ?
Le état des flux de trésorerie est l'un des rapports les plus couramment utilisés par les comptables. Il s'agit d'une mesure de toutes les entrées et sorties de trésorerie de l'entreprise et est généralement estimée au niveau mensuel. Vous pensez peut-être que tout ce qui compte, c'est votre marge bénéficiaire, mais il est essentiel de comprendre et de savoir comment prévoir votre flux de trésorerie.
La principale différence entre une prévision de flux de trésorerie et d’autres rapports financiers comme le compte de résultat (également appelé Compte de résultat) est que tout est une question de timing. Le moment où l'argent est distribué ou reçu est d'une importance vitale. Il ne tiendra pas compte des ventes futures reçues à crédit. Il s'agit d'un véritable reflet de vos comptes bancaires entrées et sortiesNon pas ce qui pourrait être, mais ce qui est.
Pourquoi dois-je prévoir mes flux de trésorerie ?
En termes simples, vous pouvez être une entreprise très rentable et néanmoins faire faillite. Pourquoi ? Votre trésorerie devient négative.
Le flux de trésorerie dépend du moment où les transactions ont lieu. Vous pouvez recevoir des commandes d'une valeur de plusieurs milliers de livres sterling, mais si vous ne recevez pas cet argent pendant 60 jours en raison de vos conditions de paiement, vous risquez de ne pas avoir assez d'argent pour payer votre loyer la semaine prochaine !
Les problèmes de trésorerie sont à l'origine de la faillite d'un grand nombre d'entreprises. Vous pouvez donc commencer à comprendre pourquoi c'est important. Avoir une vision claire de votre trésorerie est essentiel pour exploiter votre entreprise à long terme et comprendre sa santé financière. Vous devez planifier afin de pouvoir voir les déficits à venir et trouver un moyen de combler le vide avant qu'il ne soit trop tard. Vous avez peut-être une entreprise parfaitement viable et en pleine croissance, mais si vous n'avez pas un œil sur l'avenir, tout pourrait mal tourner !
Où dois-je commencer?
Il peut sembler que vous devez être un expert-comptable pour calculer votre trésorerie, mais c'est plus simple qu'il n'y paraît. Les ingrédients sont en fait assez basiques.
- Décidez jusqu'où vous allez planifier dans le futur
- Estimez vos ventes
- Estimez vos coûts
- Planifiez quand vous paierez ou recevrez de l'argent
La durée de vos prévisions doit être d'au moins 12 mois dans le détail. Plus vous avancez dans le futur, plus il devient incertain et cela dépendra en grande partie de la type de commercePar exemple, si vous êtes une entreprise de logiciels qui crée des applications avec un cycle de développement de 2 ans, vous aurez besoin d'un horizon de planification plus long.
Une fois que vous avez choisi une durée pour vos prévisions, vous devez établir une liste complète de toutes les activités financières de l'entreprise avant même de commencer à penser aux chiffres. Cet exercice à lui seul est utile pour mettre en évidence ce que fait votre entreprise.
Voyons comment faire cela en utilisant notre logiciel de planification d'entrepriseJe vais décomposer cette tâche comme suit :
- Revenu
- Coût des ventes
- Coûts de fonctionnement
- Achats d'actifs
- Tirages et remboursements de prêts
Planifiez vos revenus
Dans quelle mesure devez-vous planifier vos prévisions de ventes de manière détaillée ?
Nous passons maintenant à l'estimation de vos prévisions de revenus. La première question que vous devez vous poser est de savoir jusqu'où vous souhaitez aller. Vous pouvez simplement créer une ligne pour tous vos revenus, ce qui facilite grandement la tâche. comparez vos prévisions à vos résultats réels. Cependant, cela donne peu d'informations sur les performances des produits ou services individuels et il sera plus difficile de faire des prévisions précises à l'avenir si vous ne savez pas quels éléments contribuent le plus ou sont les plus performants.
Vous pouvez donc ajouter une ligne pour chaque type d'article que vous vendez. Par exemple, si vous êtes propriétaire d'un café, vous vendez peut-être une variété de sodas. Il vous faudrait beaucoup trop de temps pour élaborer des prévisions de ventes individuelles pour chaque article si vous vendez beaucoup de choses différentes ; vous abandonnerez au bout d'une semaine. La valeur ajoutée d'un tel niveau de détail est limitée lors des prévisions. Si vous avez beaucoup de produits, vous souhaiterez probablement les regrouper en une seule ligne, par exemple « boissons froides ».
Le café pourrait répartir toutes ses ventes selon les lignes suivantes :
- Boissons chaudes
- Boissons froides
- Sandwichs/soupes
- Gâteaux/muffins/bonbons
- Événements de restauration
Vous pouvez étendre le nombre de lignes si vous le souhaitez, mais vous constaterez qu'il s'agit de trouver un équilibre entre le côté pratique et le maintien d'un niveau de détail utile. Tout dépendra du nombre d'articles différents que vous vendez et du temps dont vous disposez.
Comment estimez-vous vos prévisions de ventes ?
Ensuite, vous devez établir des chiffres et estimer vos prévisions. Cela sera plus facile si vous disposez de chiffres existants pour extraire une tendance, mais cela peut être plus difficile si vous êtes juste dans la phase de planification de votre entreprise. En tant que start-up, vous devez extrapoler vos ventes probables. Une façon simple de commencer est d'utiliser la technique suivante :
- Calculez la portée potentielle par jour/semaine/mois (la taille du marché que vous pouvez cibler)
- Calculez la proportion qui verra vos produits
- Calculer la proportion de téléspectateurs qui effectueront un achat
- Multipliez cela par un prix d’achat moyen.
Un exemple serait un magasin installé dans un centre commercial :
- Le centre commercial accueille quotidiennement 2000 personnes (reach).
- 5% entrent dans la boutique conduisant à 100 spectateurs.
- 20 % des téléspectateurs achètent un produit pour une valeur moyenne de 80 £.
- Cela génère un revenu journalier de 1600 48,000 £ et un revenu mensuel de XNUMX XNUMX £
Ensuite, vous devez prendre en compte la saisonnalité et d’autres efforts marketing qui pourraient affecter le trafic. Vous pouvez utiliser cette méthode pour tous les types d’entreprises, quel que soit le produit que vous vendez. De nombreux facteurs influencent toujours le volume de vos ventes quotidiennes, mais vous pouvez commencer à créer une impression en utilisant cette méthode.
Période de montée en puissance des ventes
Alors que récemment planification financière en tant que startup, vous devrez également tenir compte de votre période de démarrage. C'est le temps qu'il faut pour passer de zéro chiffre d'affaires au niveau que vous prévoyez d'atteindre en tant qu'entreprise pleinement opérationnelle. Il est peu probable que vous réussissiez le premier jour de vente. Vous devez laisser le temps à votre marque de se faire connaître, à vos efforts marketing de faire leur travail et à une clientèle stable de s'établir. Il est essentiel que vous planifiiez cette période de croissance en fonction de votre trésorerie, car elle déterminera le moment où vous manquerez de liquidités. Si votre période de démarrage est trop longue, vous devrez peut-être rechercher de nouveaux financements pour couvrir vos coûts permanents.
Jetez un oeil sur le tableau ci-dessous.
Dans l'exemple ci-dessus, la startup a reçu un prêt en mars 17 qui a couvert la période initiale de coûts. L'entreprise commence à réaliser des ventes un an plus tard, mais la montée en puissance des ventes prévue n'est pas assez rapide pour couvrir les coûts de l'entreprise et l'entreprise fait faillite peu de temps après. Il s'agit d'un autre cas où les flux de trésorerie ont tué une entreprise potentiellement formidable. Comme vous pouvez le constater, par la suite, l'entreprise s'est bien comportée ! Il a juste fallu trop de temps pour y arriver et l'entreprise s'est retrouvée à court d'argent.
Planifiez votre coût de ventes
Une fois que vous avez décidé du niveau de détail, répertorié les produits ou groupes de produits et entré quelques chiffres, vous devrez entrer votre coût des ventes. Il s'agit de coûts qui varient directement en fonction du volume des ventes. Le coût des ventes courant serait le coût d'achat ou de fabrication d'un produit, ou le coût de son emballage et de son expédition. Il est utile de le faire en même temps que vos prévisions de revenus, car elles sont très étroitement liées. Le timing est ici important. Vous pouvez acheter un produit un mois avant de percevoir les revenus de sa vente, tandis que les frais d'expédition peuvent être payés après qu'un client a acheté le produit. Vous pouvez acheter une grande quantité de stock pour plusieurs mois ou vous pouvez commander des stocks uniquement au fur et à mesure que les demandes des clients arrivent. Ces variations peuvent signifier la vie ou la mort de l'entreprise, alors planifiez-les correctement !
L'autre facteur que vous devez prendre en compte est de savoir si vous êtes une entreprise assujettie à la TVA. Vous ne trouverez pas de TVA sur une prévision de profits et pertes, car elle n'affecte pas les bénéfices. Vos clients vous paient 20 % supplémentaires pour vos produits, que vous conservez ensuite pendant un certain temps avant de les transmettre au gouvernement quelques mois plus tard. cela Cela peut avoir un impact sur votre trésorerie, car cela modifie le montant de trésorerie dont vous disposez à un moment donné. Vous encaisserez davantage de vos clients, mais de temps à autre, vous aurez peut-être une facture de TVA importante à payer, ce qui peut surprendre certaines entreprises. Raison de plus pour planifier votre trésorerie !
Planifier vos coûts opérationnels
Ensuite, nous examinerons les frais généraux de votre entreprise, les coûts que vous paierez toujours, que vous gagniez 1 £ ou 10000 12 £. Ces coûts sont souvent plus faciles à prévoir avec précision. Pourquoi ? Eh bien, même si vous avez une bonne idée de vos prévisions de ventes pour les XNUMX prochains mois, il peut s'agir d'une quantité assez inconnue, surtout pour une jeune startup. Qui peut vraiment prédire si vos ventes exploseront la première année ou si elles seront lentes à augmenter au cours des deux années suivantes ? Vos coûts, en revanche, sont, malheureusement, un peu plus prévisibles.
Vous aurez des montants fixes pour le loyer, les factures de services publics, les téléphones et le reste des coûts de fonctionnement quotidiens de l'entreprise. Ce sont des montants connus sans aucune approximation. Vérifiez vos accords de prélèvement automatique dans votre banque pour avoir une bonne idée. Incluez également les salaires ici, ils font tous partie de vos frais généraux. Réfléchissez bien, il est très facile d'oublier les coûts cachés tels que les assurances, les frais administratifs et les frais de carte de crédit. Prenez votre temps, faites les choses correctement.
Une fois que vous avez tout cela réuni, vous aurez une assez bonne idée de la somme d'argent dont vous aurez besoin pour couvrir les coûts d'exploitation de votre entreprise. Vous devez également commencer à prendre conscience du moment où les coûts les plus importants surviennent. Payez-vous vos factures mensuellement ou recevez-vous une grosse somme une fois par an ? Y a-t-il un mois spécifique qui est plus élevé que les autres et auquel vous devez faire attention ? Assurez-vous de bien planifier ces paiements pour garantir un flux de trésorerie précis.
Prêt à commencer à planifier votre trésorerie en toute simplicité ?
Achats d'actifs
Il s'agit des articles que vous devez acheter pour faire fonctionner votre entreprise et qui conservent également une valeur après le coût initial. Il s'agit souvent d'articles que vous posséderez physiquement. Il est utile de considérer ces coûts séparément de vos coûts d'exploitation normaux, car il peut souvent s'agir d'achats importants (véhicules, ordinateurs, etc.) qui auront un impact important sur votre trésorerie.
Si c'était un guide du bilan Ensuite, je développerais davantage ce point, mais voici un exemple que la plupart des gens reconnaîtraient : l'achat d'une voiture. Vous avez un coût initial (qui affecte votre flux de trésorerie), mais il a également une valeur après l'achat. Ainsi, contrairement à un coût tel qu'un loyer, la valeur figure dans votre bilan, qui, dans le cas d'une voiture, commence immédiatement à diminuer au fil du temps en raison de dépréciation. L'amortissement n'apparaît pas dans votre flux de trésorerie car il ne s'agit pas réellement d'argent qui quitte votre compte bancaire. Finalement, quelques années plus tard, vous pourrez le vendre (ou l'amortir). La vente se fait à la valeur amortie, qui apparaît alors dans votre flux de trésorerie. C'est simple !
Les achats d’actifs varient beaucoup en fonction du type d’entreprise. Si vous êtes un garage de vente de voitures, cela sera très important ! Une entreprise de bureau peut avoir des ordinateurs, des bureaux et d’autres équipements qui sont renouvelés tous les deux ou trois ans. Un point de vente au détail peut avoir des étagères, des zones de stockage, des caisses et, surtout, des stocks. Ils ont tous des calendriers d’achat qui affecteront votre trésorerie et il s’agira souvent d’achats importants qui doivent être planifiés à l’avance.
- lecture recommandée: Solde normal des comptes
Tirages et remboursements de prêts
Vous auriez probablement pu inclure cela dans votre section frais généraux, mais il est utile de penser au financement séparément. Vous devez être conscient de l'accord de remboursement de votre prêt, car cela affectera considérablement votre trésorerie. Il existe de nombreuses politiques différentes, allant des intérêts uniquement aux paiements mensuels fixes en passant par les prêts à remboursement in fine où tout est remboursé à la fin du terme. Cela devrait être un chiffre assez constant qui affecte votre trésorerie chaque mois. L'exception pourrait être un prêt à remboursement in fine où vous remboursez la totalité de la somme à la fin du prêt, ce qui entraîne un coup dur pour votre trésorerie, faites attention !
Rassembler le tout dans un rapport et un graphique
Tout ce qui précède peut être divisé en entrées et sorties. Au niveau de base :
Afflux
- Ventes de produits/services
- Ventes d'actifs
- Tirage de prêt ou autres investissements.
Sorties
- Coûts opérationnels et salaires
- Coût des ventes
- Achats d'actifs
- Remboursements de prêts
Le résultat de tout cela devrait être une prévision du solde de votre compte bancaire à la fin de chaque mois.
Mise en place d'une feuille de calcul prévisionnelle de trésorerie
- Dans une nouvelle feuille de calcul, configurez les mois comme en-têtes de colonnes en haut.
- Ajoutez une colonne de total à la fin de chaque année.
- Configurez des lignes pour vos entrées et sorties.
- Décomposez-les en lignes individuelles comme décrit dans l'article
- Ajouter un total en bas des entrées et un total en bas des sorties
- Ajoutez un total au bas de l’ensemble du rapport qui calcule le net des entrées – sorties.
- Créez un tableau des flux de trésorerie en utilisant les totaux pour visualiser vos prévisions. (facultatif)
Sinon...
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Cela couvre à peu près les bases, j'espère que cela vous a été utile. Veuillez laisser un commentaire ci-dessous et dites-nous ce que vous pensez de cet article ou de votre expérience avec la planification de votre entreprise, faites-le nous savoir !
