Seberapa Sering Anda Harus Memperbarui Proyeksi Keuangan Anda?

Sebagian besar pemilik bisnis memahami betapa pentingnya peramalan keuangan. Meskipun demikian, banyak yang menganggapnya sebagai latihan yang agak statis. Buat perkiraan, tinjau, setujui, lalu abaikan hingga periode keuangan berikutnya!

Tentu saja, ada beberapa kesalahan dalam cara berpikir ini. Bisnis tidak diam. Pasar dapat berubah, biaya dapat berubah, dan asumsi sebelumnya dapat bergeser. Jika perkiraan tidak diperbarui secara teratur, perkiraan tersebut akan dengan cepat menjadi hampir tidak berguna.

Jadi… Seberapa sering Anda harus memperbarui perkiraan keuangan – dan, seperti apa praktik yang baik itu?

Apa itu prakiraan keuangan dan mengapa prakiraan tersebut cepat ketinggalan zaman?

Prakiraan keuangan mengamati kinerja keuangan bisnis Anda di masa depan. Ini tidak berarti bahwa prakiraan tersebut akan seratus persen akurat. Prakiraan ini akan didasarkan pada asumsi tentang bisnis, seperti biaya, pendapatan, arus kas, dan banyak lagi. Prakiraan ini fleksibel, dan dapat disesuaikan dengan keadaan Anda, tidak seperti anggaran, misalnya, yang seringkali tetap dan terkendali.

Karena prakiraan ini bergantung pada asumsi, prakiraan tersebut mulai kehilangan akurasi begitu asumsi tersebut berubah – dan hal ini terjadi jauh lebih sering daripada yang diperkirakan kebanyakan orang!

Mengapa ramalan yang sudah usang berisiko?

Ramalan yang sudah ketinggalan zaman mungkin tidak tampak akan menimbulkan masalah langsung – seperti genangan air di malam yang membeku. Namun, justru inilah yang membuatnya sangat berbahaya. Seiring waktu, ketidakakuratan apa pun akan menumpuk, dan keputusan dapat dibuat berdasarkan angka-angka yang tidak lagi mencerminkan sifat sebenarnya dari bisnis tersebut.

Risiko yang paling umum meliputi:

• Kekurangan uang tunai yang tak terduga
• Kepercayaan diri yang berlebihan terhadap profitabilitas
• Reaksi tertunda terhadap penurunan kinerja
• Kredibilitas dengan mitra bisnis menurun.

Masalah-masalah ini biasanya bukan berasal dari perkiraan yang buruk, melainkan merupakan akibat dari pembaruan yang jarang dilakukan.

Seberapa sering Anda harus memperbarui prakiraan Anda?

Tidak ada praktik baku yang cocok untuk semua jenis bisnis dalam memperbarui perkiraan. Namun, ada beberapa opsi dan pola yang dapat diterapkan dengan baik untuk sebagian besar jenis bisnis.

Pembaruan bulanan: terbaik untuk bisnis yang sedang berkembang

Bagi perusahaan rintisan dan bisnis baru, pembaruan prakiraan bulanan memberikan keseimbangan yang tepat antara upaya dan akurasi. Hal ini memungkinkan bisnis untuk meninjau data keuangan dan memasukkan perubahan penting apa pun sebelum tren berubah menjadi masalah.

Pembaruan bulanan juga mendukung prakiraan bergulir, yang memudahkan untuk mempertahankan visibilitas di luar periode keuangan terdekat.

Pembaruan triwulanan: upaya minimal untuk bisnis yang stabil.

Bisnis yang sudah mapan dan stabil seringkali memiliki basis pendapatan dan biaya yang cukup dapat diprediksi (tergantung jenis industrinya). Ini berarti bahwa pembaruan triwulanan sudah cukup. Pembaruan triwulanan seringkali selaras dengan tinjauan dan rapat bisnis, dan seringkali dapat memberikan pengawasan yang memadai tanpa menciptakan beban kerja yang tidak perlu.

Namun, pembaruan triwulanan dapat meninggalkan celah dalam lingkungan yang bergerak cepat.

Pembaruan khusus: peristiwa penting memerlukan pembaruan segera.

Tidak peduli seberapa sering Anda memperbarui perkiraan Anda, jika peristiwa tertentu terjadi, bisnis perlu segera meninjau dan memperbarui perkiraan tersebut. Beberapa contoh peristiwa tersebut adalah:

• Suntikan dana, baik dari mitra maupun melalui pinjaman.
• Karyawan baru atau restrukturisasi bisnis
• Pembaruan harga besar atau perubahan produk
• Faktor eksternal seperti masalah rantai pasokan

Ketika masa depan bisnis berubah, perkiraan harus segera mencerminkannya.

Bagaimana cara menentukan frekuensi pembaruan yang tepat?

Seberapa sering suatu bisnis memperbarui perkiraan mereka sepenuhnya bergantung pada seberapa fluktuatif lingkungannya atau seberapa sensitif kondisi keuangannya.

Faktor-faktor kunci dalam frekuensi meliputi:

Tahap bisnis (bisnis tahap awal perlu memperbarui lebih sering)

• Prediktabilitas pendapatan
• Ketersediaan kas dan tingkat pengeluaran
• Ekspektasi pelaporan dari investor atau pemberi pinjaman
• Volatilitas industri dan pasar

Semakin sulit diprediksi suatu bisnis, semakin berharga peramalan yang dilakukan secara berkala.

Prakiraan bergulir vs. prakiraan tetap

Prakiraan tradisional (prakiraan tetap) biasanya berjalan hingga akhir yang tetap, seperti akhir tahun keuangan. Seringkali, prakiraan ini dibuat dalam alat statis, seperti Excel. Seiring waktu, hal ini dapat membuat bisnis merencanakan berdasarkan jangka waktu yang semakin menyempit!

Prakiraan bergulir menghindari titik akhir ini dengan terus memperpanjang cakupan prakiraan, yang dapat dengan mudah dilakukan dalam perangkat lunak seperti Brixx. Manfaatnya meliputi:

• Selalu merencanakan dengan pandangan menyeluruh ke masa depan.
• Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyusun prakiraan dari awal.
• Respons yang lebih cepat terhadap perubahan.

Pendekatan ini mengubah peramalan menjadi proses berkelanjutan, bukan lagi peristiwa tahunan.

Tanda-tanda Anda tidak cukup sering memperbarui prakiraan cuaca Anda

Ada banyak tanda yang menunjukkan bahwa perkiraan bisnis saat ini tidak berjalan dengan baik. Jika Anda menemukan kesenjangan besar antara perkiraan dan data aktual, perkiraan tersebut perlu diperbarui. Jika ada kejutan dalam arus kas – seharusnya tidak ada! Bisnis harus menyadari arus kas yang akan datang.

Demikian pula, jika saat meninjau prakiraan sulit untuk menjawab pertanyaan skenario "bagaimana jika" yang mendasar, maka pembaruan diperlukan. Hal yang sama berlaku jika keputusan penting perlu ditunda karena ada angka yang tidak dapat diandalkan. Semua itu adalah gejala dari masalah waktu, bukan masalah alat.

Cara mempermudah pembaruan prakiraan cuaca.

Tidak mengherankan jika prakiraan akan tertinggal jika terasa sulit untuk duduk dan memperbaruinya. Tim yang memperbarui dan memelihara prakiraan dengan baik biasanya melakukan beberapa hal secara berbeda.

1. Mereka mengintegrasikan data aktual secara otomatis jika memungkinkan.
2. Mereka berfokus pada penyesuaian asumsi, bukan membangun ulang model.
3. Mereka menggunakan perencanaan skenario alih-alih perkiraan titik tunggal.

Alat peramalan modern seperti Brixx membuat pendekatan ini jauh lebih mudah dicapai daripada spreadsheet tradisional.

Bagaimana Brixx mendukung peramalan berkelanjutan?

Brixx dirancang untuk mendukung perencanaan keuangan berkelanjutan – alih-alih bergantung pada perkiraan statis.

Mulailah hari ini untuk melihat betapa mudahnya memperbarui asumsi. Bisnis dapat memodelkan berbagai skenario dengan mudah, dan mempertahankan visibilitas yang jelas atas arus kas tidak pernah semudah ini. Pembaruan rutin di Brixx adalah tugas sederhana sehari-hari – tidak mengganggu alur kerja.

Manfaatkan prakiraan Anda untuk keuntungan Anda.

Prakiraan keuangan bukanlah sesuatu yang Anda perbarui karena kalender menunjukkan demikian. Anda memperbaruinya karena bisnis Anda telah berubah – dan itu selalu terjadi!
Bagi sebagian besar bisnis yang sedang berkembang, pembaruan bulanan memberikan keseimbangan yang tepat antara kejelasan dan upaya. Pembaruan triwulanan mungkin cocok untuk bisnis yang lebih stabil, tetapi hanya jika dikombinasikan dengan pembaruan segera setelah peristiwa besar. Kuncinya adalah daya tanggap.

Jika prakiraan cuaca Anda belum diperbarui baru-baru ini, ada baiknya mempertanyakan apakah prakiraan tersebut masih membantu Anda membuat keputusan yang tepat – atau malah diam-diam menghambat Anda.

Cobalah Brixx secara gratis untuk melihat betapa mudahnya memperbarui prakiraan cuaca Anda. Mulailah hari ini dan Anda akan berterima kasih pada diri sendiri di masa mendatang.