Mengurangi Beban Administrasi UKM

"Waktu adalah uang" kini lebih tepat daripada sebelumnya. Salah satu cara terbaik untuk menjalankan bisnis yang efektif adalah dengan menjaga biaya operasional tetap rendah. Namun, seringkali proses bisnis menyita waktu (dan uang) yang hampir sama banyaknya dengan biaya operasional itu sendiri. Administrasi, pencatatan, dan infrastruktur merupakan kebutuhan bagi bisnis apa pun dan tidak dapat dihindari. Namun, banyak di antaranya yang dapat ditingkatkan.

Sebuah studi yang dilakukan oleh Sage terhadap usaha kecil dan menengah mengungkapkan bahwa rata-rata UKM di Inggris menghabiskan rata-rata 71 hari dan £35,600 per tahun untuk tugas-tugas administrasi, seperti dokumen, akuntansi, dan rekrutmen. Ini merupakan biaya ekonomi gabungan yang mencapai miliaran poundsterling, dengan rekor 5.7 juta bisnis sektor swasta perdagangan pada awal tahun 2017.

Meskipun banyak tugas administrasi merupakan kebutuhan yang tak terhindarkan, sebagian besar waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas tersebut dapat dimanfaatkan secara lebih produktif untuk bisnis. Tidak ada seorang pun yang menjadi wirausahawan hanya untuk menghabiskan waktu menerbitkan faktur, menagih pembayaran yang terlambat, atau memeriksa ulang SPT pajak. Namun, itulah realitas menjalankan bisnis bagi banyak wirausahawan dan pemilik usaha kecil.

Beberapa usaha kecil hingga menengah tidak tahu bagaimana cara mengurangi beban administrasi mereka, sementara yang lain merasa biaya waktu dan energi untuk membangun dan menjalankan sistem otomatis terlalu besar. Kelambanan dalam menghadapi perubahan adalah sesuatu yang harus kita semua, sebagai manusia dan pebisnis, hadapi. Namun, bagi bisnis yang kesulitan meluangkan waktu untuk mencari cara meningkatkan sistem mereka, terus melakukan hal yang sama dapat... terlihat lebih murah daripada menghabiskan waktu untuk menyelidiki dan menyesuaikan diri dengan sistem baru. Lagipula, waktu adalah uang…

Namun, waktu yang dihabiskan dengan baik seringkali mengurangi biaya dalam jangka panjang. Dan sebagai pelaku bisnis, tujuan jangka panjang adalah tujuan kita semua.

Tapi bagaimana caranya? 40% perusahaan yang disurvei mengatakan mereka kesulitan menghemat biaya untuk beban kerja administratif mereka. Jadi, opsi apa saja yang bisa dipertimbangkan oleh perusahaan?

Outsourcing ke pihak ketiga

Outsourcing adalah konsep yang sangat sederhana – pilih tugas dari daftar tugas Anda dan tugaskan orang lain untuk mengerjakannya. Realitas outsourcing sedikit lebih rumit dari itu. Namun, outsourcing tetap merupakan cara yang efektif untuk menyederhanakan alur kerja Anda, sehingga Anda dan karyawan Anda dapat fokus pada tugas-tugas lain yang lebih penting.

Langkah 1: Identifikasi tugas mana yang perlu dialihdayakan

Tanyakan pada diri sendiri fungsi bisnis mana yang ingin Anda alihkan. Area tugas yang sangat umum untuk disubkontrakkan adalah TI, tetapi pada kenyataannya hampir semua bagian alur kerja Anda dapat dialihdayakan, mulai dari SDM hingga rekrutmen atau akuntansi. Pada tahap proses ini, penting untuk memutuskan tingkat visibilitas yang Anda butuhkan dan seberapa besar kendali yang ingin Anda pertahankan atas pekerjaan yang sedang dilakukan.

Langkah 2: Siapkan data Anda

Sebelum menyerahkan pekerjaan kepada pihak ketiga, siapkan data yang ada dengan memastikannya dalam format yang mudah dipahami dan mudah ditransfer. Ini bisa berarti merapikan catatan personalia Anda sebelum menyerahkannya kepada spesialis SDM, atau merapikan akun Anda untuk diserahkan kepada pembukuan.

Langkah 3: Teliti pilihan Anda

Langkah selanjutnya adalah menemukan orang, perusahaan, atau layanan yang tepat untuk pekerjaan tersebut. Ini bisa menjadi bagian tersulit dari proses ini karena banyaknya penyedia layanan di pasaran. Jangan ragu untuk meminta rekomendasi dari rekan Anda atau mencarinya secara online.

Digitalisasi

Berkat aplikasi seperti Google Drive dan iCloud, penggunaan penyimpanan cloud sehari-hari menjadi semakin umum. Menerapkan aplikasi dan layanan cloud ke berbagai fungsi bisnis Anda dapat mengubah cara Anda memproses tugas administratif dan mengurangi tenaga kerja, waktu, dan upaya manual yang diperlukan untuk tugas-tugas tersebut.

Langkah 1: Luangkan waktu Anda

Sebagian besar layanan dan aplikasi cloud dirancang agar mudah digunakan dan terintegrasi dengan rutinitas kerja harian Anda. Namun, Anda tetap harus berusaha untuk mahir menggunakannya. Memulainya relatif mudah – dengan produk seperti Ruang Kerja Google sangat terjangkau dan mudah digunakan.

Langkah 2: Merangkul kolaborasi

Layanan dan aplikasi cloud juga dirancang untuk mendorong berbagi dan kolaborasi. Sebagai contoh, komputasi awan memungkinkan Anda menghubungkan perangkat lunak akuntansi Anda ke solusi pembukuan akuntan Anda untuk kemudahan akses data.

Langkah 3: Merangkul teknologi baru

Penggunaan teknologi baru cenderung membuat adopsi layanan dan aplikasi berbasis cloud jauh lebih mudah, dan manfaatnya pun lebih besar. Terutama karena komputer desktop dan laptop tidak lagi diperlukan untuk melakukan semua tugas yang diperlukan.