Masalah arus kas dapat menyebabkan bisnis yang tadinya sukses menjadi bangkrut. Ini adalah kebenaran yang perlu diulang, itulah sebabnya saya mengulanginya di artikel ketiga!
Usaha kecil sangat berisiko karena mereka mungkin tidak memiliki akses yang andal ke sumber keuangan, sehingga harus bergantung pada pinjaman untuk keluar dari masalah, yang pada gilirannya akan berdampak negatif pada arus kas mereka di masa depan. Oleh karena itu, hari ini kita akan membahas secara spesifik teori dan praktik arus kas yang baik:
- Manfaat memperkirakan arus kas masa depan Anda.
- Masalah arus kas umum yang mungkin dialami bisnis.
- Lima langkah praktis yang dapat Anda ambil sebagai pemilik bisnis atau akuntan untuk memastikan bahwa risiko mematikan dari kas negatif dapat dikurangi atau dihindari sama sekali.
Manfaat perkiraan arus kas
Pertama – apa itu proyeksi arus kas? Terkadang disebut 'Laporan Arus Kas', perkiraan arus kas adalah prediksi berapa banyak uang tunai yang akan diterima dan dibayarkan bisnis setiap bulan. Sementara Anda perkiraan laba rugi memberi tahu Anda berapa banyak laba yang diperoleh bisnis dengan mencatat apa yang menjadi utang dan yang menjadi hak bisnis, sedangkan garis bawah arus kas menunjukkan apa yang ada di rekening bank bisnis pada akhir setiap bulan.
Terkadang, ini bisa sangat berbahaya dan hampir mendekati "tidak cukup". Jika bisnis akhirnya tidak memiliki cukup uang di bank untuk memenuhi kewajibannya di akhir bulan, hal-hal buruk akan terjadi. Tapi bagaimana ini bisa terjadi? Mudah saja, jika Anda dibayar terlambat, atau jika bisnis harus menanggung biaya tak terduga.
Hal ini bisa terjadi bahkan jika bisnis tersebut menguntungkan. Bagaimana caranya? Nah, laba hanya menunjukkan hasil bersih dari transaksi bisnis yang disepakati dalam suatu periode dibandingkan dengan kerugian yang ditimbulkannya. Tergantung pada jenis bisnisnya, hal ini bisa sangat berbeda dengan posisi kasnya. Mengandalkan laba saja untuk menentukan keberlanjutan suatu bisnis tidak memberikan informasi yang cukup. Anda perlu memiliki perkiraan jumlah uang tunai yang sebenarnya akan dimiliki bisnis untuk membayar tagihannya pada waktu tertentu.
Jika suatu bisnis tidak memiliki uang tunai yang cukup untuk membayar pemasok, karyawan, dan pemerintah, maka perusahaan tersebut harus segera melikuidasi sebagian asetnya, atau berutang agar dapat bertahan hidup. Alternatifnya adalah kebangkrutan.
Masalah arus kas yang mungkin dialami bisnis
Apa yang dapat menyebabkan bisnis mengalami masalah arus kas? Berikut tiga contoh umum:
1. Model Bisnis – Margin Keuntungan
Mengukur kesuksesan bisnis hanya berdasarkan margin keuntungan bisa jadi berbahaya. Margin keuntungan adalah selisih antara pendapatan penjualan dan biaya bisnis selama periode tertentu. Periode ini bisa sebulan, seperempat tahun, atau setahun. Jangka waktu yang panjang ini membantu menyamarkan pergerakan kas yang sebenarnya dalam bisnis. Seperti yang telah kita bahas, bisnis mungkin memiliki margin keuntungan yang sehat, tetapi janji keuntungan tersebut tidak dapat digunakan untuk membayar tagihan.
2. Manajemen Stok dan Tren Musiman
Jika bisnis Anda bersifat musiman, penjualan Anda akan lebih tinggi di waktu-waktu tertentu dalam setahun. Hebat, kan?
Ya – memang demikian – namun seiring bertambahnya pendapatan, biaya juga ikut bertambah. Baik Anda menjual kembali produk, membuatnya sendiri dari bahan mentah, atau memiliki biaya lain yang berhubungan langsung dengan penjualan, biaya-biaya ini akan meningkat seiring dengan peningkatan penjualan Anda. Hal ini dapat menyebabkan tagihan yang sangat tinggi. Jika Anda dibayar tepat waktu, semuanya baik-baik saja. Namun, beberapa pembayaran yang terlambat atau tagihan yang lebih tinggi dari yang diantisipasi dapat membuat Anda kekurangan uang tunai.
Selain itu, jika bisnis memiliki stok inventaris, mereka akan membeli stok baru sebelum dijual. Hal ini meningkatkan risiko stok bisnis akan terbengkalai dan tidak terjual dalam jangka waktu yang lama, terutama jika pembelian stok dalam jumlah besar dilakukan di muka untuk mengantisipasi tren musiman. Membayar sesuatu sebelum menghasilkan pendapatan akan selalu berisiko, tetapi semakin besar potensi jeda waktu antara pembelian, penjualan, dan pembayaran stok, semakin besar pula risikonya.
3. Kreditor dan Debitur
Mudah untuk berasumsi bahwa Anda akan dibayar pada tanggal tertentu. Namun, ada beberapa cara praktis untuk memastikannya. Keterlambatan pembayaran akan selalu ada dalam bisnis. Namun, konsekuensinya bagi bisnis Anda bisa jauh lebih buruk daripada bagi mereka yang bertanggung jawab atas keterlambatan pembayaran.
Mengelola kreditor dan debitur bisa menjadi tindakan penyeimbangan yang rumit – di mana Anda mungkin mendapati diri Anda menjadi pembayar terlambat yang ditakuti untuk menutupi kesenjangan modal kerja yang muncul dalam bisnis Anda karena alasan yang sama.
5 tips untuk mengelola arus kas dengan lebih baik
1. Selesaikan akuntansi, faktur, dan perkiraan arus kas Anda
Memprediksi masalah sebelum hal itu terjadi pada Anda adalah dasar dari perencanaan bisnis.
Penting untuk menginvestasikan waktu dan energi di awal bisnis guna memastikan Anda memiliki sistem yang baik (dan orang-orang yang baik!) untuk mengelola aktivitas keuangan bisnis. Hal ini meliputi, tetapi tidak terbatas pada:
- Faktur
- Mengelola pengeluaran rutin
- Order pembelian
- Penggajian (bukan hanya gaji, tetapi juga pengaturan pensiun dan NI – pajak asuransi nasional)
- Pajak (PPN dan Pajak Penghasilan/Perusahaan, jika berlaku)
- Mencatat semua hal di atas!
Jika Anda merasa tidak sepenuhnya mengendalikan keuangan bisnis Anda, langkah pertama adalah membangun gambaran tentang apa yang sebenarnya terjadi secara finansial dalam bisnis Anda. Apa saja transaksi yang dilakukan bisnis dan apa saja kewajibannya? Hanya setelah Anda mengetahui hal ini, Anda dapat menjawab pertanyaan yang mungkin lebih sering Anda pikirkan – dapatkah bisnis memenuhi kewajiban dan aspirasinya?
Pengumpulan dan penyajian informasi ini seringkali lebih mudah dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi daring. Sebagian besar merupakan layanan yang dapat digunakan oleh bisnis, atau akuntan mereka, untuk menghasilkan keluaran yang bermanfaat guna memantau keuangan bisnis. Setidaknya, grafik arus kas bulanan akan membantu Anda memantau posisi kas bisnis dan mengidentifikasi seberapa dekat bisnis tersebut dengan batas kas siap pakai. Ada banyak alat lain yang dapat Anda gunakan untuk menganalisis kesehatan kas bisnis. Perhitungan sederhana seperti hari penjualan terutang (rata-rata waktu yang dibutuhkan pendapatan untuk dikumpulkan dari suatu penjualan) akan membantu Anda mengidentifikasi praktik yang tidak efisien dan juga memberikan informasi untuk membantu Anda merencanakan masa depan secara efektif.
2. Tagih di muka
Cara terbaik untuk menghindari situasi pesta dan kelaparan adalah dengan menagih di muka. Ini mungkin bukan cara berbisnis yang Anda inginkan, tetapi ada baiknya mempertimbangkan dengan serius keuntungan dan kerugiannya sebelum Anda mengambil keputusan. Menagih di muka berarti ada uang tunai di kantong bisnis sebelum bisnis itu sendiri perlu membuat komitmen, baik itu produk maupun layanan.
Tentu saja, ini merupakan keuntungan besar jika arus kas bisa menjadi masalah bagi bisnis. Jika Anda menagih di muka, keterlambatan pembayaran hanya berarti keterlambatan pengiriman produk atau layanan. Hal ini mungkin menimbulkan masalah tersendiri, tetapi setidaknya bisnis belum mengeluarkan uang tunai.
3. Ketentuan pembayaran faktur
Syarat pembayaran faktur adalah cara lain untuk mengontrol periode pembayaran yang Anda inginkan. Dengan mengurangi hari pembayaran yang disepakati, Anda dapat memastikan bahwa selisih waktu antara penjualan dan penerimaan uang tunai berkurang. Menerima pembayaran dengan cepat akan membantu bisnis mencapai arus kas positif, dan mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.
4. Menyediakan cara pembayaran yang lebih mudah
Pelanggan Anda akan lebih senang menyelesaikan transaksi dan melakukan pembayaran jika prosesnya mudah dan nyaman. Cari tahu bagaimana pelanggan Anda lebih suka membayar, dan sediakan mekanisme pembayaran tersebut. Entah itu berarti berinvestasi pada peralatan fisik atau metode pembayaran online, semuanya akan sepadan dalam jangka panjang.
5. Mempekerjakan seorang pembukuan/akuntan
Mengelola arus masuk dan arus keluar uang tunai dari bisnis adalah seni yang bagus – dan sesuatu yang banyak bisnis mempekerjakan seorang akuntan Selain menangani dasar-dasar pengelolaan faktur dan tagihan, Anda juga bisa menyewa jasa profesional untuk memproses faktur (yang selanjutnya mengurangi risiko keterlambatan pembayaran) atau memberikan informasi berkualitas baik tentang kondisi keuangan bisnis.
