Qu’est-ce que l’infrastructure d’entreprise ?
Il est important de rechercher et d'établir votre infrastructure de démarrage afin que les activités quotidiennes de votre entreprise se déroulent sans problème.
Une entreprise bien organisée et bien structurée sera en mesure de livrer ses produits et services en temps opportun, de garantir que les clients existants et nouveaux sont satisfaits et que l'entreprise est rentable.
Dans cet article de blog, nous aborderons les spécificités du choix de votre infrastructure pour une startup, notamment :
- Communication – comment créer un email professionnel
- Équipement – de quel équipement ai-je besoin ?
- Logistique – comment gérer la logistique
- Locaux – comment choisir le bon espace de travail
- L’infrastructure financière de entreprise en démarrage
Communication – comment créer un email professionnel
La plupart des entreprises disposent de plusieurs moyens de communication avec leurs clients, fournisseurs ou partenaires. Si vous avez besoin d'accéder à des téléphones, des e-mails ou à Internet, vous devez commencer à organiser cela dès que vous savez dans quel espace vous travaillerez. Parfois, ces choses peuvent prendre un temps frustrant à organiser/installer, et vous devez prévoir suffisamment de temps pour cela. La dernière chose que vous voulez, c'est que des problèmes de démarrage technologique impactent vos clients.
Il est recommandé de créer des e-mails d'entreprise qui représentent clairement votre entreprise, comme : [email protected].
C'est aussi une bonne idée d'avoir un générique [email protected] or [email protected] adresse e-mail pour que les gens puissent vous contacter afin que plusieurs membres du personnel y aient accès et puissent agir.
Vous pouvez souvent configurer vos e-mails via votre hébergeur de site Web, que nous aborderons plus en détail plus loin dans le chapitre consacré au site Web. Cependant, une option standard consiste à utiliser un grand fournisseur comme GSuite de Google ou Office 365 de Microsoft. Ces fournisseurs ont des coûts mensuels assez bas en échange d'une infrastructure solide et fiable et d'une sécurité à jour.
Quel équipement ai-je besoin?
De quel équipement avez-vous besoin pour votre entreprise ? Cela relève également de l'infrastructure pour le démarrage. Par équipement, j'entends tout ce que vous utilisez pour créer vos produits ou services. Si vous êtes comptable, vous aurez besoin d'un ordinateur, d'une connexion Internet et d'un accès à un logiciel de comptabilité. Si vous démarrez une salle de sport, vous aurez besoin d'équipements de sport, de casiers, de tapis, de systèmes de musique, de téléviseurs, de routeurs sans fil…
Pour certaines entreprises comme les salles de sport ou les cafés-restaurants, le coût de l'équipement représente une part importante de leurs coûts de démarrage. Renseignez-vous dès que possible sur les options de financement de l'équipement dont vous avez besoin. Vous devrez examiner les coûts à long terme de ces options afin de décider s'il est judicieux de louer ou d'acheter votre équipement. Une variété surprenante d'équipements est disponible à la location, et pour les entreprises qui ne disposent pas de beaucoup de financement, cela peut être un moyen peu coûteux de démarrer.
Comment gérer la logistique
La logistique est l’art de gérer l’approvisionnement et le transport. Une logistique, une livraison et une planification opérationnelle efficaces concernent la production, le stockage et la livraison de vos produits à votre utilisateur final. Une gestion efficace de ces éléments vous fera gagner du temps et de l’argent – cela vaut la peine d’y réfléchir et de faire des recherches !
Le transport de marchandises peut être l'un des aspects les plus difficiles de la gestion d'une entreprise : il peut être coûteux et nécessiter beaucoup de paperasse, en particulier si le produit est expédié hors de votre pays. Il est également surprenant de constater le nombre de transporteurs imposant des restrictions sur les types de marchandises qu'ils livrent.
Comprendre cet aspect de l’entreprise et avoir quelqu’un qui en est responsable peut faire une grande différence en termes d’efficacité.
En plus de réfléchir à la manière dont vous allez livrer vos produits, pensez à vos fournisseurs. Où se trouvent-ils, comment peuvent-ils vous livrer et quels sont les coûts pour le faire ? Les réponses à ces questions peuvent avoir un impact non seulement sur votre planification logistique, mais aussi sur l'emplacement de votre entreprise.
Avec autant d’aspects impliqués, il est important d’avoir un document de planification logistique à côté de votre plan d’affaires si vous démarrez une entreprise qui vend des biens physiques.
Locaux – comment choisir le bon espace de travail
Lors de la recherche d’une infrastructure pour une start-up, le choix du type de locaux et de leur emplacement sont deux décisions importantes à prendre. La combinaison heureuse d’un prix bas, d’un bon emplacement et d’une marge de manœuvre pour une expansion future peut être difficile à trouver. Déménager des locaux est coûteux, en termes de temps et d’argent. Trouver le bon endroit peut prendre un certain temps, mais soyez assuré que lorsque vous le faites, vous pouvez alors vous concentrer sur la création de l’atmosphère et de l’environnement parfaits pour votre entreprise.
Si vous louez ou achetez vos locaux ou une partie de ceux-ci, vous devrez peut-être payer des taxes professionnelles en plus du loyer. Ces taxes sont appliquées sur la plupart des propriétés non résidentielles. Les petites entreprises peuvent demander une réduction sur les taxes professionnelles, tandis que certaines peuvent ne pas payer de taxes du tout ! Certaines municipalités factureront des taxes professionnelles aux entreprises mobiles si elles disposent d'un emplacement fixe. Les tarifs seront calculés sur le coût du terrain plutôt que sur celui de l'unité mobile.
Que contiennent vos locaux ? Si vous n'y avez pas pensé dans la section sur l'équipement ci-dessus, c'est le moment. L'aménagement de votre bureau peut entraîner des coûts cachés, comme le mobilier, les ordinateurs, les imprimantes, les câbles, les téléphones, la signalisation du bâtiment, la sécurité/les alarmes, le matériel et les logiciels, les licences de logiciels (plusieurs licences peuvent être coûteuses), la papeterie, le thé et le café. Dans la plupart des cas, ces coûts augmenteront à mesure que de nouvelles personnes rejoindront votre entreprise. Le thé et le café pour un effectif de 50 personnes sont sensiblement différents de ceux pour 5.
L’emplacement est un élément délicat à choisir : si vous comptez sur le trafic de passage, il s’agit souvent d’un équilibre entre la fréquentation (trafic de passage) et les dépenses (les taux d’imposition des entreprises ont tendance à être plus élevés dans les zones plus populaires).
Il peut également y avoir certaines exigences légales auxquelles vous devrez vous conformer, en fonction de l'emplacement réel de vos locaux :
- Si vous avez modifié la propriété de quelque façon que ce soit, cela devra être approuvé par le service de contrôle des bâtiments du conseil local.
- La propriété dispose-t-elle des autorisations nécessaires pour être utilisée pour votre type d'entreprise ?
- Existe-t-il des restrictions concernant le bruit, les niveaux de pollution et l’élimination des déchets dont vous devez être conscient ?
L'infrastructure financière de votre startup
Il est essentiel de bien comprendre la manière dont votre entreprise gère les aspects « financiers » pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. En vous familiarisant avec ces pratiques et ces systèmes dès maintenant, vous économiserez du temps, de l’argent et éviterez les frustrations à long terme. Alors, allons-y.
comptes bancaires
Les sociétés à responsabilité limitée sont tenues d'avoir un compte bancaire professionnel, car légalement, l'entreprise est une entité distincte de vous. Par conséquent, les entrepreneurs individuels ne sont pas tenus d'avoir un compte bancaire professionnel. Cependant, il existe souvent de bonnes raisons d'en ouvrir un :
- Votre banque peut vous demander de le faire (si ses conditions générales stipulent que les comptes personnels ne doivent pas être utilisés à des fins professionnelles) ;
- Il peut être plus facile de séparer les transactions personnelles et professionnelles, en particulier lors de la soumission des déclarations au HMRC.
- Cela semble plus professionnel si vous avez un compte bancaire professionnel distinct
Un compte bancaire professionnel offre les mêmes avantages qu'un compte personnel, mais signifie également que l'entreprise peut emprunter de l'argent, obtenir une carte de crédit d'entreprise et accepter les paiements par carte de ses clients. Selon le type de compte, des frais mensuels minimes seront facturés.
Méthodes de paiement
Vous devez également établir les meilleurs moyens pour que vos clients vous paient et pour que vous payiez vos fournisseurs.
Vous disposez des options suivantes :
- Via débit ou crédit cartes de votre banque
- Paiements BACS de votre compte bancaire vers le compte bancaire de votre fournisseur
- Comptes PayPal
- Argent liquide
- Chèque
- Paiements en ligne via des passerelles de paiement
Paiements par carte – Sur place
Pour accepter les paiements par carte physique de vos clients, vous aurez besoin d'un terminal de paiement (un terminal PDQ). Discutez avec votre banque ou votre prestataire de services de paiement de la possibilité de créer un compte marchand pour les paiements par carte. Cela signifie que l'argent est sur un compte séparé et réservé jusqu'à ce que le paiement soit autorisé. La banque ou le prestataire de services de paiement mettra également en place une passerelle de paiement pour vous.
Il existe de nombreuses options de terminaux de paiement différentes à votre disposition, notamment :
- Terminaux de paiement par smartphone
- Machines sans fil
- Terminaux virtuels
Chacun d'entre eux aura sa propre configuration et ses propres coûts mensuels et dépendra de votre choix (location ou achat). Les coûts varient de 15 à 30 £ par mois selon l'option choisie.
Vous devrez également payer des frais de transaction pour chaque paiement par carte que vous effectuez. Le montant dépend du nombre de transactions que vous effectuez et du fait que vous payez un pourcentage de chaque transaction ou un forfait. Vous pouvez également encourir des frais d'utilisation minimum avec certains fournisseurs si votre nombre de transactions est faible.
Paiements par carte ou virements bancaires en ligne
Il existe plusieurs façons de travailler ou de vendre des produits et des services en ligne. eBay et Amazon sont des plateformes bien connues pour commencer à vendre en ligne, mais selon le type de travail que vous effectuez, Etsy, Patreon, Freelancer ou Fiverr peuvent être plus appropriés.
Si vous souhaitez effectuer des paiements en ligne via votre site Web, le moyen le plus sûr et le plus simple est d'utiliser une passerelle de paiement. Cela signifie que vous pouvez obtenir un paiement instantané, ajouter de la crédibilité et une sécurité améliorée par rapport aux paiements par prélèvement automatique.
Il existe de nombreux fournisseurs, notamment :
- SagePay
- WorldPay
- 2Checkout
- Stripe
- Paypal
L'intégration de votre site Web à une passerelle de paiement nécessitera une expertise, et si vous n'êtes pas sûr, il est préférable de demander l'aide d'un professionnel.
Comment suivre vos finances
La tenue des comptes est essentielle pour toute entreprise. Et c'est malheureusement de là que viennent la plupart des stéréotypes selon lesquels la comptabilité est ennuyeuse.
Une grande partie du travail acharné qui a fait cette réputation peut désormais être effectuée grâce à des logiciels, dans lesquels les comptables sont experts. Les comptables et les teneurs de livres possèdent toujours des compétences inestimables, et il vaut la peine de solliciter leur aide (en particulier lorsqu'il s'agit de déclarations de revenus ou de conseils commerciaux) pour s'assurer que les finances de l'entreprise sont gérées correctement.
Il existe de nombreux outils permettant d'automatiser les factures, de suivre les paiements et de relier le tout à votre compte bancaire professionnel. Certains d'entre eux sont plus faciles à maîtriser que d'autres, mais peuvent vous faire gagner du temps si vous ne souhaitez pas qu'un membre de votre équipe soit entièrement responsable de l'aspect financier de l'entreprise.
Vous souhaiterez peut-être consulter des fournisseurs en ligne tels que Xero, Quickbooks ou Freeagent, mais vous aurez peut-être besoin d'un comptable ou d'un professionnel de la finance pour vous aider à mettre cela en place pour votre entreprise.
Facturation
Lorsque vous vendez quelque chose à un client, vous devez fournir une facture et conserver une copie de cette facture pour vos archives. Celle-ci peut être numérique ou sur papier, mais il existe de nombreux systèmes de facturation numérique qui peuvent vous faciliter la tâche.
Une facture doit inclure :
- Le nom de votre entreprise, son adresse (enregistrée et commerciale) et ses coordonnées
- Le numéro d'identification de l'entreprise
- Le nom et l'adresse de l'entreprise du client auquel vous facturez
- Une description claire de ce que vous facturez
- La date à laquelle les biens ou le service ont été fournis (date de livraison)
- La date de la facture
- Le(s) montant(s) facturé(s)
- Numéro de TVA si enregistré à la TVA
- Montant de la TVA applicable
- Le montant total dû
Si vous et vos clients êtes enregistrés à la TVA, vous devez fournir une facture avec TVA, qui doit inclure des informations supplémentaires sur la TVA.
Comment éviter les problèmes de trésorerie
Bon nombre de ces coûts sont prévisibles et donc faciles à planifier. Il suffit d’y penser à l’avance.
Pour chaque sujet que nous avons abordé aujourd'hui, vous devez dresser une liste de tous les coûts associés à la création de votre entreprise. Vous devez ensuite rechercher le montant de ces coûts et la fréquence à laquelle ils doivent être payés. Beaucoup d'entre eux auront des frais annuels ou mensuels. Une fois que vous aurez une meilleure compréhension de ces coûts, notez, pour chaque mois, les coûts à payer et leur montant.
Des dépenses imprévues peuvent entraîner problèmes de trésorerie il est donc essentiel de réfléchir à ces coûts à l’avance pour éviter ces pièges.
Conclusion
Dans cet article, nous avons abordé :
- Communication – comment créer un email professionnel
- Équipement – de quel équipement ai-je besoin ?
- Logistique – comment gérer la logistique
- Locaux – comment choisir le bon espace de travail
- L'infrastructure financière de votre startup
Encore une fois, il y a beaucoup de choses à prendre en compte ici et la plupart d'entre elles s'appliqueront à votre entreprise d'une manière ou d'une autre. Alors, allez-y doucement et assurez-vous de couvrir toutes les bases avant de passer à autre chose.
En parlant de passer à autre chose, dans le prochain article, nous allons examiner protéger votre entreprise des lois, des règlements et d’autres qui copient vos idées !
